Уповноважена особа: як призначити, хто не може нею бути і як оформлювати рішення

Коротко. Уповноважена особа – працівник замовника, відповідальний за організацію й проведення закупівель. Її визначають розпорядчим рішенням або трудовим договором, вона має мати вищу освіту і підтвердити базові знання безкоштовним тестуванням на вебпорталі Уповноваженого органу. Стороннього підрядника за договором про надання послуг уповноваженою особою зробити не можна. Рішення оформлюються протоколом, а в системі він може формуватися автоматично після накладення підпису.

Як призначити

Закон № 922 дає три способи (ч. 1 ст. 11):

Спосіб	Що оформити
Покласти функції на працівника як додаткову роботу з доплатою	Розпорядче рішення (наказ) і доплата за законодавством
Ввести окрему посаду в штатний розпис	Зміни до штатного розпису, посадова інструкція
Укласти трудовий договір (контракт)	Трудовий договір

Уповноважених осіб може бути кілька, але кожна відповідає за конкретні процедури, а розмежування повноважень визначає рішення замовника (ч. 3, 7 ст. 11). Діє вона на підставі трудового договору чи розпорядчого рішення та положення; примірне положення затверджує Уповноважений орган (ч. 7, 9 ст. 11).

Хто не може бути уповноваженою особою

Особа, залучена за договором про надання послуг для проведення закупівель (ч. 4 ст. 11). Сама уповноважена особа за визначенням Закону є працівником замовника (п. 35 ч. 1 ст. 1).
Посадові особи й представники учасників, члени їхніх сімей, народні депутати й депутати місцевих рад (абз. 2 ч. 7 ст. 11).
Будь-хто, у кого є конфлікт інтересів щодо закупівлі (ч. 5 ст. 11).

Вища освіта обов'язкова, юридична чи економічна – «як правило», тобто бажана, але не обов'язкова (ч. 7 ст. 11).

Тестування і навчання

Навчання для уповноважених осіб добровільне. Тестування – обов'язкове: базові знання підтверджують безкоштовним тестуванням на вебпорталі Уповноваженого органу, а порядок тестування визначає Уповноважений орган (ч. 8 ст. 11). Навчання може бути й наслідком моніторингу: так, у справі про штраф 25 500 грн замовник після висновку ДАСУ направив уповноважену особу на навчання (Таблиця відповідності не підтвердила характеристики).

Що робить

За ч. 10 ст. 11 уповноважена особа планує закупівлі й формує річний план, обирає процедуру, проводить закупівлі, оприлюднює звіти про договори без електронної системи, забезпечує рівні умови для учасників, складання й зберігання документів та оприлюднення інформації.

Для документації вона може залучати інших працівників, а для розгляду пропозицій замовник може утворити робочу групу на чолі з уповноваженою особою. Рішення робочої групи мають дорадчий характер (ч. 11, 12 ст. 11).

Протокол рішень

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом з датою, який вона підписує (ч. 10 ст. 11, п. 3-1 Особливостей). Якщо є технічна можливість, протокол формується на підставі дій уповноваженої особи в системі й оприлюднюється автоматично після накладення кваліфікованого електронного підпису. Окремий паперовий протокол тоді не потрібен (п. 3-1).

Персональні дані в системі

Працюючи в системі, уповноважена особа вносить свої персональні дані, дає згоду на їх обробку й оновлює їх у разі змін. Ці дані не оприлюднюються (ч. 2 ст. 11). Недостовірні персональні дані чи неоновлення – ч. 3 ст. 164-14 КУпАП, від 25 500 грн.

Відповідальність

Штрафи за порушення закупівельного законодавства накладають саме на службових і уповноважених осіб замовника, а за окремі порушення – на керівника: Штрафи в публічних закупівлях. Як діяти під час перевірки – Моніторинг ДАСУ крок за кроком.

Що зробити замовнику

Видати наказ чи укласти договір, де чітко названо, за які закупівлі відповідає кожна уповноважена особа.
Затвердити положення про уповноважену особу на основі примірного.
Переконатися, що тестування пройдено, а персональні дані в системі актуальні.
Визначити, хто й коли передає уповноваженій особі підписані договори й додаткові угоди: від цього залежать строки оприлюднення (Що й коли оприлюднювати в Prozorro).

Першоджерела

Закон № 922-VIII, ст. 1, 11
Особливості, постанова КМУ № 1178, п. 3-1
Кодекс України про адміністративні правопорушення, ст. 164-14

Норми перевірено станом на 07.11.2026. Законодавство змінюється часто: перед застосуванням звіряйтеся з чинною редакцією.