Послуги з впровадження системи автоматизації бізнес-процесів типу ERP

Запит замовнику на пояснення

У межах проведення Управлінням Західного офісу Держаудитслужби в Закарпатській області моніторингу процедури закупівлі «Послуги з впровадження системи автоматизації бізнес-процесів типу ERP» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-04-17-006023-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби в Закарпатській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 № 114, постала потреба в отриманні інформації (пояснення) із питань:

1) Поясніть, чому Уповноваженою особою ДЕРЖАВНОГО СПЕЦІАЛІЗОВАНОГО ГОСПОДАРСЬКОГО ПІДПРИЄМСТВА «ЛІСИ УКРАЇНИ» не відхилено тендерну пропозицію переможця ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ПІДПРИЄМСТВО «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» (далі – ТОВ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ПІДПРИЄМСТВО «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ»), тоді як:

Відповідно до ч. 4 ст. 25 Закону України «Про Публічні закупівлі» (далі – Закон № 922-VIII) тендерні пропозиції залишаються дійсними протягом зазначеного в тендерній документації строку.

Так, відповідно до інформації наявної в електронній системі закупівель, кінцевий строк подання тендерних пропозицій 28.05.2025, 23:00 год. Замовником в пункті 4 Розділу III. «Інструкція з підготовки тендерних пропозицій» тендерної документації, затвердженої рішенням уповноваженої особи від 15.05.2025 (зі змінами) встановлено, зокрема, наступне: «Тендерні пропозиції вважаються дійсними протягом 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій, який зазначено у оголошенні про проведення процедури закупівлі» (файл: «Тендерна документація ERP (нова редакція 15.05.2025).docx»), а також учасником ТОВ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ПІДПРИЄМСТВО «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» у складі своєї тендерної пропозиції подано документ: «Тендерна пропозиція/пропозиція UA-2025-04-17-006023-a» від 28.05.2025 (файл: «Електронна пропозиція.p7s»), в якому зокрема, зазначено, що строк дії тендерної пропозиції із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій 90 днів.

Виходячи з інформації, зазначеної в тендерній документації та в тендерній пропозиції учасника-переможця ТОВ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ПІДПРИЄМСТВО «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» строк дії тендерних пропозицій становить 90 днів, який закінчився 26 серпня 2025 року.

За нормами пункту 31 Особливостей тендерні пропозиції залишаються дійсними протягом зазначеного в тендерній документації строку, який у разі необхідності може бути продовжений. До закінчення зазначеного строку замовник має право вимагати від учасників процедури закупівлі продовження строку дії тендерних пропозицій. Учасник процедури закупівлі має право:

відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення тендерної пропозиції;

погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним тендерної пропозиції і наданого забезпечення тендерної пропозиції.

У разі необхідності учасник процедури закупівлі має право з власної ініціативи продовжити строк дії своєї тендерної пропозиції, повідомивши про це замовникові через електронну систему закупівель.

Окрім того за нормами частини 8 статті 12 Закону № 922-VIII подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.

Однак, під час проведення моніторингу встановлено, що в електронній системі закупівель станом з 26 серпня 2025 по теперішній час відсутня інформація (вимога Замовника) для учасників процедури закупівлі щодо продовження строку дії тендерних пропозицій та/або повідомлення учасника процедури закупівлі стосовно продовження строку дії своєї тендерної пропозиції.

Згідно вимог пункту 49 Особливостей Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, саме протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі. У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.

Водночас, відповідно до абзацу третього підпункту 2 пункту 44 Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція є такою, строк дії якої закінчився.

З огляду на викладене, просимо надати пояснення з приводу вчинених дій та забезпечення дотримання вимог пункту 49 Особливостей під час укладення договору про закупівлю з учасником, строк дії тендерної пропозиції якого минув.

Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

За перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.

Відповідно до пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету міністрів України від 12.10.2022 №1178 (зі змінами) (далі - Особливості), та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) повідомляємо наступне.

1. Щодо відсутності вимоги Замовника в електронній системі закупівель з 26 серпня 2025 року по теперішній час.

Відповідно до пункту 31 Особливостей, Замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії тендерних пропозицій.

Учасник процедури закупівлі має право:

відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення тендерної пропозиції;

погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним тендерної пропозиції і наданого забезпечення тендерної пропозиції.

У разі необхідності учасник процедури закупівлі має право з власної ініціативи продовжити строк дії своєї тендерної пропозиції, повідомивши про це замовникові через електронну систему закупівель.

Однак у даному випадку продовження строку дії тендерної пропозиції було ініційовано саме Замовником, а не учасником з власної ініціативи.

Так, Замовником таке продовження було ініційовано належним чином. Листом від 29.07.2025 №4813/9.7-2025 ДЕРЖАВНЕ СПЕЦІАЛІЗОВАНЕ ГОСПОДАРСЬКЕ ПІДПРИЄМСТВО «ЛІСИ УКРАЇНИ» звернулося до ТОВ НВП «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» з вимогою про продовження строку дії тендерної пропозиції до 12 вересня 2025 року включно (лист додається - архівна папка «4813_9.7-2025_29_07_2025»).

Переможець листом № 363 від 29.07.2025 повідомив про згоду продовжити строк дії своєї тендерної пропозиції до зазначеної дати (лист додається - архівна папка «9285_8-2025_29_07_2025»).

Таким чином, власна ініціатива учасника щодо продовження строку дії своєї тендерної пропозиції була відсутня.

Разом з тим, подання Замовником вимоги про продовження строку дії тендерних пропозицій через електронну систему закупівель технічно неможливе, оскільки функціонал системи Prozorro не передбачає окремої форми чи інструменту для цього, окрім як можливості оприлюднення рішень уповноваженої особи за процедурою, а саме: рішення про відхилення тендерної пропозиції переможця чи рішення про відміну торгів.

У зв’язку з цим Замовник не мав технічної можливості відобразити цю дію безпосередньо в електронній системі закупівель і здійснив її у позасистемному листуванні, що не суперечить положенням пункту 31 Особливостей.

Отже, Замовник діяв у межах чинного законодавства, ініціював продовження дії тендерної пропозиції переможця, проте через обмеження функціоналу електронної системи Prozorro не мав технічної можливості відобразити цю дію в системі.

2. Щодо не відхилення тендерної пропозиції переможця.

Відповідно до підпункту 3 пункту 44 Особливостей визначено виключний перелік підстав, за яких Замовник відхиляє тендерну пропозицію саме переможця процедури закупівлі.

Серед зазначених підстав відсутня норма, яка б передбачала можливість відхилення тендерної пропозиції у разі закінчення строку її дії.

Таким чином, положення підпункту 3 пункту 44 Особливостей не передбачають можливості відхилення пропозиції переможця з підстав закінчення строку її дії, а відповідна норма абзацу третього підпункту 2 пункту 44 стосується тендерних пропозицій учасників, а не переможця, щодо якого вже прийнято рішення про намір укласти договір.

Рішення про намір укласти договір було прийнято 16 липня 2025 року, а строк для укладення договору, продовжений до 60 днів відповідно до пункту 49 Особливостей, спливав 14 вересня 2025 року включно. Строк дії тендерної пропозиції закінчився 12 вересня 2025 року.

Після спливу цього строку учасник не надавав додаткового підтвердження про продовження дії своєї тендерної пропозиції.

У зв’язку з цим, оскільки договір про закупівлю може бути укладений виключно протягом строку дії тендерної пропозиції переможця з урахуванням положень пункту 49 Особливостей №1178 щодо строків укладення договору, після завершення зазначених строків Замовник втратив правові підстави для його укладення.

Крім того, згідно з пунктом 4 частини першої статті 43 Закону, укладення договору про закупівлю з порушенням строків, визначених Законом (крім випадків зупинення перебігу строків у зв’язку з розглядом скарги органом оскарження), призводить до нікчемності такого договору.

Слід зазначити, що у пункті 50 Особливостей №1178 визначено підстави для відміни відкритих торгів, серед яких - неможливість усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.

З огляду на викладене, Замовником було вжито заходів, передбачених пунктом 50 Особливостей №1178. 17.09.2025 Замовником прийнято рішення відмінити відкриті торги за закупівлею «Послуги з впровадження системи автоматизації бізнес-процесів типу ERP», код ДК 021:2015: 72260000-5 Послуги, пов’язані з програмним забезпеченням, у зв’язку з неможливістю усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, а саме — договір не було укладено у визначений законодавством строк.

Не погоджуючись із рішенням Замовника про відміну торгів від 17.09.2025, переможець торгів ТОВ НВП «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» 26.09.2025 подав скаргу до комісії Антимонопольного комітету України з розгляду скарг про порушення законодавства у сфері публічних закупівель.

Комісією 08.10.2025 прийнято рішення №15260-р/пк-пз, яким зобов’язано Замовника скасувати рішення про відміну зазначеної процедури закупівлі.

Вищевказане рішення виконано Замовником 13.10.2025.

Водночас повідомляємо, що з метою дотримання вимог чинного законодавства Замовником договір за результатами процедури не укладено, що унеможливило порушення вимог пункту 49 Особливостей.

Додатки:

1. Лист щодо продовження строку укладання договору та строку дії пропозиції (архівна папка «4813_9.7-2025_29_07_2025»);

2. Лист ТОВ НВП «ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ» про згоду продовжити строк дії своєї тендерної пропозиції (архівна папка «9285_8-2025_29_07_2025»).

Запит замовнику на пояснення викладено у прикріпленому файлі (файл: "Запит замовнику на пояснення 2.docx")

Відповідно до пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету міністрів України від 12.10.2022 №1178 (зі змінами) (далі - Особливості), та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) повідомляємо наступне.

1. Щодо висновку Управління Західного офісу Держаудитслужби в Закарпатській області про те, що твердження Замовника не відповідає дійсності та суперечить вимогам частини шостої статті 10 та частини восьмої статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі».

Відповідно до частини восьмої статті 12 Закону, подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.

Замовник звертає увагу, що саме на стадії подання тендерних пропозицій не вимагав від учасників надання ними будь-яких документів поза межами електронної системи. Водночас вимога щодо продовження строку дії тендерних пропозицій переможцю була надіслана поза системою, оскільки функціонал електронної системи Prozorro не передбачає окремої форми чи інструменту для цього, за винятком можливості оприлюднення рішень уповноваженої особи за процедурою в той момент, а саме: рішення про відхилення тендерної пропозиції переможця чи рішення про відміну торгів. Тому направлення такої вимоги переможцю у спосіб, відмінний від електронної системи, було вимушеним і єдиним можливим способом реалізації норми Закону.

У зв`язку із цим, застосування Управлінням Західного офісу Держаудитслужби під час моніторингу закупівлі частини восьмої статті 12 Закону для оцінки порядку подачі вимоги про продовження строку дії пропозиції є безпідставним і необґрунтованим.

Замовником також проаналізовано постанову Верховного Суду від 02.03.2023 №640/26603/21, на яку посилається орган контролю. Відзначаємо, що у цій справі замовник у пунктах 3 та 6 розділу 6 тендерної документації висунув вимогу про надання кошторису та банківської гарантії у паперовому вигляді. У зв`язку із цим, правовий висновок у такій справі не може бути застосований до випадку, який розглядається.

Разом із тим, Верховний Суд у постанові від 05.10.2022 у справі №120/14075/21-а зазначив, що дійсно, подання інформації під час проведення процедури закупівлі здійснюється через електронну систему. Проте у пункті 45 постанови Суд підкреслив, що вимога замовника щодо подання документів у паперовому вигляді для переможця (тобто після розкриття пропозицій) не є дискримінаційною та не порушує принципу добросовісної конкуренції, оскільки стосується етапу укладення договору, який відбувається після завершення процедури закупівлі.

Враховуючи викладене, Замовник діяв у межах чинного законодавства, ініціювавши продовження дії тендерної пропозиції переможця.

При цьому електронна система закупівель Prozorro після закінчення терміну подання тендерних пропозицій технічно не передбачає можливості розміщення замовником звернень до учасників про продовження строку дії тендерної пропозиції. На підтвердження зазначеного додаються листи-звернення Замовника та листи відповіді від ТОВ «СМАРТТЕНДЕР» і ДП «ПРОЗОРРО», які підтверджують зазначене.

Щодо відповіді учаснику ТОВ «ІНТЕЛЕКТ-СЕРВІС» на лист від 20.06.2025 р. № 5вп-Т/ДПЛУ (файл: «В_дпов_дь на лист від 20.06.2025 р. № 5вп-ТДПЛУ (1).docx») Замовник звертає увагу, що зазначена відповідь була опублікована не у спеціально відведеному електронному полі інформування в електронній системі закупівель, а разом із протоколом відхилення тендерної пропозиції учасника (підтверджується скріншотом, що додається).

Підсумовуючи викладене, зазначаємо, що уповноваженою особою під час проведення процедури закупівлі були враховані вимоги статей 10 та 12 Закону України «Про публічні закупівлі».

Дії уповноваженої особи здійснювались у межах та у спосіб, передбачений чинним законодавством, з урахуванням технічних можливостей електронної системи закупівель Prozorro, яка не передбачає окремого інструменту для подання вимоги про продовження строку дії тендерної пропозиції після завершення етапу подання пропозицій.

Відповідна вимога була направлена переможцю у позасистемному порядку виключно з метою реалізації положень пункту 31 Особливостей та забезпечення законності проведення процедури закупівлі, що підтверджує належне виконання уповноваженою особою своїх обов’язків і дотримання принципів здійснення публічних закупівель.

2. Щодо не відхилення тендерної пропозиції переможця на підставі абзацу третього підпункту 2 пункту 44 Особливостей.

Відповідно до пункту 3 Особливостей, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Відповідно до частини сьомої статті 26 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон) тендерні пропозиції залишаються дійсними протягом строку, зазначеного в тендерній документації. До закінчення цього строку замовник може звернутися до учасників з проханням про його продовження, на що учасник має право надати згоду або відмовити.

Разом з тим, стаття 31 Закону встановлює виключний перелік підстав для відхилення тендерної пропозиції:

1. Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, якщо:

1) учасник процедури закупівлі:

не відповідає кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, установленим статтею 16 цього Закону та/або наявні підстави, встановлені частиною першою статті 17 цього Закону;

не відповідає встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 цього Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства;

зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою при визначенні результатів процедури закупівлі, яку замовником виявлено згідно з частиною п’ятнадцятою статті 29 цього Закону;

не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або забезпечення тендерної пропозиції не відповідає умовам, що визначені замовником у тендерній документації до такого забезпечення тендерної пропозиції;

не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у своїй тендерній пропозиції, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей;

не надав обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції протягом строку, визначеного в частині чотирнадцятій статті 29 цього Закону;

визначив конфіденційною інформацію, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог частини другої статті 28 цього Закону;

2) тендерна пропозиція учасника:

не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації;

викладена іншою мовою (мовами), аніж мова (мови), що вимагається тендерною документацією;

є такою, строк дії якої закінчився;

3) переможець процедури закупівлі:

відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю;

не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 цього Закону;

не надав копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) відповідно до частини другої статті 41 цього Закону;

не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо таке забезпечення вимагалося замовником.

Таким чином, Закон чітко розмежовує підстави для відхилення тендерних пропозицій на три групи:

1. ті, що стосуються учасника;

2. ті, що стосуються тендерної пропозиції учасника;

3. ті, що стосуються переможця процедури закупівлі.

Пунктом 2 частини першої статті 31 Закону передбачено, що тендерна пропозиція учасника відхиляється, якщо вона, зокрема, «є такою, строк дії якої закінчився».

У той же час, пункт 3 частини першої статті 31 Закону, який визначає підстави для відхилення пропозиції переможця, не містить такої підстави.

Аналогічна норма закріплена і в пункті 44 Особливостей, де підставу «тендерна пропозиція є такою, строк дії якої закінчився» також віднесено до пропозицій учасників, а не переможця.

Підпункт 3 пункту 44 Особливостей містить виключний перелік підстав, за яких Замовник відхиляє тендерну пропозицію саме переможця процедури закупівлі, серед них відсутня норма, яка б передбачала можливість відхилення тендерної пропозиції у разі закінчення строку її дії.

Отже, закінчення строку дії тендерної пропозиції після визначення переможця не може бути підставою для її відхилення, оскільки така підстава не передбачена для переможця ні Законом, ні Особливостями.

Разом із тим, відповідно до абзацу четвертого пункту 49 Особливостей, договір про закупівлю укладається замовником протягом строку дії пропозиції переможця. Отже, у разі спливу як строку дії тендерної пропозиції, так і строку укладення договору, встановленого пунктом 49 Особливостей, замовник втрачає можливість укласти договір без порушення законодавства.

Враховуючи зазначене, у даній процедурі закупівлі склалася ситуація, коли:

1. строк дії тендерної пропозиції переможця сплив;

2. строк укладення договору, визначений пунктом 49 Особливостей, також закінчився.

У сукупності це призвело до неможливості укладення договору без порушення законодавства, що стало підставою для відміни процедури закупівлі відповідно до пункту 50 Особливостей — «неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень».

Саме з цих підстав замовником і було прийнято рішення про відміну процедури закупівлі, яке згодом оскаржено Переможцем до Антимонопольного комітету України.

Звертаємо увагу, що аналогічні правові позиції щодо випадків, коли після визначення переможця закінчився строк дії пропозиції, а також щодо спливу строку укладання договору, викладені у висновках моніторингів UA-M-2025-06-03-000036 та UA-M-2024-07-15-000047 (висновки додаються), проведених органом державного фінансового контролю. За результатами зазначених моніторингів контролюючим органом зроблено висновок про неможливість укладення договору без порушення законодавства та зобов’язано замовників вжити заходів відповідно до пункту 50 Особливостей №1178, тобто відмінити процедуру закупівлі у зв’язку з неможливістю усунення виявлених порушень.

Додатки:

1. Лист звернення до ТОВ СМАРТТЕНДЕР (архівна папка «7365_9.7-2025_07_11_2025»);

2. Лист звернення до ДП ПРОЗОРРО (архівна папка «7369_9.7-2025_07_11_2025»);

3. Лист відповідь ТОВ СМАРТТЕНДЕР (файл «ДЕРЖАВНЕ+СПЕЦІАЛІЗОВАНЕ+ГОСПОДАРСЬКЕ+ПІДПРИЄМСТВО+«ЛІСИ+УКРАЇНИ»);

4. Лист відповідь ДП ПРОЗОРРО (файл «Лист відповідь ДП ПРОЗОРРО»);

5. Скріншот відхилення тендерної пропозиції учасника ТОВ «ІНТЕЛЕКТ-СЕРВІС»;

6. Висновок моніторингу UA-M-2025-06-03-000036, випадок закінчення строку дії тендерної пропозиції переможця (файл «Моніторинг UA-M-2025-06-03-000036»).

7. Висновок моніторингу UA-M-2024-07-15-000047, випадок спливу строку укладення договору (файл «Моніторинг UA-M-2024-07-15-000047»).