Висновок
(Інші порушення законодавства у сфері закупівель)
За результатами аналізу питання своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом встановлено порушення частини п’ятої статті 8 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю в електронній системі закупівель встановлено порушення пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, наявності підстав застосування закупівлі без використання електронної системи, повноти відображення інформації в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області зобов’язує врахувати виявлені порушення та здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) щодо недопущення таких порушень у подальшому.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 01 жовтня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю в електронній системі закупівель, наявності підстав для застосування закупівлі без використання електронної системи закупівель відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), оприлюднення договору про закупівлю, повноти відображення інформації в звіті про договір про закупівлю, укладеному без використання електронної системи закупівель, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2025 рік Комунального закладу культури Малієвецького обласного історико-культурного музею (далі – Замовник), звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель від 22.08.2025, Договір про постачання товару №13 від 21.08.2025 (далі – Договір), пояснення (інформацію, документи) від 29.09.2025, надані Замовником на запит органу державного фінансового контролю.
Відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу закупівлі орган державного фінансового контролю має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу закупівлі, повинен надати відповідні пояснення через електронну систему закупівель.
Під час здійснення моніторингу закупівлі Замовнику 23.09.2025 направлено через електронну систему закупівель запит про надання відповідних пояснень (інформації, документів) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу закупівлі.
Однак, Замовник оприлюднив відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель на четвертий робочий день з дня оприлюднення запиту (29.09.2025), чим порушив вимоги частини п’ятої статті 8 Закону.
Згідно пояснень від 29.09.2025, отриманих від Замовника через електронну систему закупівель, Замовником здійснено закупівлю «Деревина для опалення твердих порід непромислового використання, 1 групи» шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів на підставі підпункту 6 пункту 13 Особливостей, а саме: відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом.
Згідно підпункту 6 пункту 13 Особливостей придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом.
Відповідно до пункту 13 Особливостей за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Під час здійснення моніторингу закупівлі виявлено, що Замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не оприлюднив в електронній системі закупівель обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту.
На запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області Замовником 29.09.2025 надано через електронну систему закупівель пояснення наступного змісту: «Замовник дотримується вимог, що відповідно до пункту 13 Особливостей здійснення публічних закупівель, затверджених Постановою КМУ № 1178 від 12.10.2022, він зобов’язаний оприлюднити в електронній системі закупівель Prozorro укладений договір та всі додатки до нього. Однак, у зв’язку з перебоями в електропостачанні та нестабільною роботою інтернет-з’єднання за місцезнаходженням уповноваженої особи, які мали місце під час завантаження файлів, було допущено недолік, внаслідок чого разом із підписаним договором не відображається додатковий файл -обгрунтування. До цієї відповіді додається файл із обґрунтуванням для укладення договору без використання електронної системи закупівель, що підтверджує наявність підстав та відповідність вимогам законодавства».
Таким чином, Замовник в ході здійснення моніторингу 29.09.2025 оприлюднив в електронній системі закупівель обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель.
Усунення порушень
Звіт замовника від 08.10.2025
Комунальний заклад культури «Малієвецький обласний історико-культурний музей» ознайомився з висновком Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області від 01.10.2025 та визнає встановлені у ньому порушення щодо: (1) несвоєчасного надання пояснень на запит органу державного фінансового контролю, що суперечить частині п’ятій статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», та (2) неоприлюднення разом зі звітом обґрунтування підстави застосування підпункту 6 пункту 13 Особливостей, затверджених постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178. В інших перевірених аспектах (визначення предмета закупівлі, планування, наявність підстав для укладення договору без відкритих торгів, повнота звіту) порушень не встановлено, що відображено у висновку.
З метою негайного усунення виявлених недоліків та недопущення їх у подальшому Замовником забезпечено відновлення повноти оприлюднення документів: обґрунтування підстави застосування підпункту 6 пункту 13 Особливостей, підписаний договір та всі його додатки повторно перевірено на коректність КЕП/КЕП та завантажено до електронної системи закупівель із зазначенням причин попереднього технічного збою. Додатково оформлено службову записку уповноваженої особи з описом інциденту, журналом дій і скриншотами повідомлень системи, що підтверджує фактичне усунення порушення під час моніторингу. Відповідні матеріали оприлюднено через електронну систему у межах строку, визначеного частиною дев’ятою статті 8 Закону, а саме протягом п’яти робочих днів з дати оприлюднення висновку.
З урахуванням статей 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статті 8 (частини п’ята та дев’ята), статті 10 Закону України «Про публічні закупівлі», а також пункту 13, абзацу першого пункту 42, пункту 47 та пункту 19 Особливостей, затверджених постановою КМУ № 1178, Замовником запроваджено комплекс організаційних, правових і технічних заходів для запобігання повторенню аналогічних випадків. Видано наказ керівника від «__» жовтня 2025 року № __ «Про виконання вимог висновку за результатами моніторингу закупівлі № UA-2025-08-22-006832-a», яким затверджено поетапний план дій, визначено відповідальних осіб та встановлено граничні строки виконання. На випадок відсутності основної уповноваженої особи або виникнення технічних перешкод призначено резервного виконавця для своєчасного надання пояснень у триденний строк, передбачений частиною п’ятою статті 8 Закону. Запроваджено стандартну операційну процедуру щодо оприлюднення документів за пунктом 13 Особливостей і надання пояснень за статтею 8 Закону, що містить алгоритм дій, контрольні строки, перелік обов’язкових до завантаження документів, правила іменування файлів та обов’язкову подвійчу перевірку їх відображення у ЦБД після публікації.
З метою підвищення дисципліни публікацій і процесуальної своєчасності проведено інструктаж для уповноваженої особи та відповідальних працівників із фіксацією результатів у протоколі ознайомлення. Налаштовано календарні нагадування та дублювання сповіщень на службові адреси для оперативного реагування на запити органу державного фінансового контролю. Для забезпечення технічної стійкості процесів передбачено резервне інтернет-підключення на робочому місці уповноваженої особи та альтернативний канал доступу до системи на випадок перерв електропостачання; проведено тестування резервних каналів, за результатами чого складено акт.
Додатково здійснено внутрішній аудит дотримання вимог статті 10 Закону (щодо оприлюднення документів) і пункту 13 Особливостей (щодо складу пакета документів, які підлягають оприлюдненню разом зі звітом), а також перевірено відповідність наявних документів положенням пункту 28 та пункту 19 Особливостей і пункту 19 частини другої статті 22 Закону щодо змісту та формування тендерної документації. За результатами аудиту оновлено чек-лист контролю публікацій для кожної закупівлі з обов’язковою відміткою часу та факту завантаження договору, додатків, обґрунтування і наступної візуальної перевірки їх відображення у системі.
З огляду на викладене повідомляємо, що виявлені порушення усунуті, вжиті заходи реалізовані та документально підтверджені. Інформацію та документи, що свідчать про вжиття зазначених заходів (копія наказу керівника, стандартна операційна процедура, протокол інструктажу, чек-лист публікацій за конкретною закупівлею, службова записка про інцидент та докази повторного належного оприлюднення договору, додатків і обґрунтування підстави за підпунктом 6 пункту 13 Особливостей), оприлюднено через електронну систему закупівель у встановлений строк.
Враховуючи виконання вимог висновку та норми частини дев’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», просимо відобразити в електронній системі закупівель підтвердження органом державного фінансового контролю факту усунення Замовником порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку.