Висновок
інші порушення
За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення пункту 4 частини другої статті 4 Закону.
Аналізом питання відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено порушення частини другої статті 22 Закону, пункту 28 Особливостей №1178.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями вимогам законодавства, оприлюднення інформації про закупівлю, розгляду тендерної пропозиції ТОВ «Ромус-Поліграф», своєчасності укладення договору про закупівлю, його оприлюднення та відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання пояснення (інформації, документів) у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення у подальшому порушень вимог пункту 4 частини другої статті 4 та частини другої статті 22 Закону, а також пункту 28 Особливостей №1178, дотримуватись вимог Наказу №27593 при складанні тендерної документації.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 08 квітня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями та тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 №922-VIII (далі - Закон) та Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості №1178), оприлюднення інформації про закупівлю, розгляд тендерної пропозиції, своєчасності укладення договору про закупівлю, його оприлюднення та відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Управління Державної міграційної служби України в Тернопільській області (далі – Замовник) на 2025 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, оголошення про проведення закупівлі (тендерну документацію), тендерну пропозицію товариства з обмеженою відповідальністю «Ромус-Поліграф» (далі – ТОВ «Ромус-Поліграф»), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 18.02.2025 за №21, повідомлення про намір укласти договір від 19.02.2025, договір на закупівлю товарів від 26.02.2025 за №20, пояснення Замовника від 27.03.2025 та 03.04.2025 отримані через електронну систему закупівель.
Аналізом відображення закупівлі у річному плані щодо відповідності вимогам Закону встановлено порушення пункту 4 частини другої статті 4 Закону, так як Замовником у річному плані не зазначено інформацію про код економічної класифікації видатків бюджету.
Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області (далі - Управління) 31.03.2025 надало Замовнику запит про надання пояснення стосовно вищезазначеного.
Замовник у відповіді від 03.04.2025 зауважив, «…Повторно надсилаємо інформацію про Річний план закупівель згідно розрахунку кошторису на 2025 рік, затверджений 13.01.2025 року і зазначаємо, що у 4 графі таблиці «Код згідно КЕКВ» відображена інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету, скан копія додається: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)», що не спростовує факт порушення.
Відповідно до пункту 11 частини першої статті 9 Закону України «Про публічні закупівлі» та з метою забезпечення формування уніфікованих вимог щодо підготовки замовниками тендерної документації в електронній системі закупівель наказом Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації» (далі – Наказ №27593) затверджено Примірну тендерну документацію для процедури закупівлі - відкриті торги.
Однак Замовником не враховано вимоги Наказу №27593 при складанні тендерної документації, яка оформлюється у вигляді таблиці, що складається із відповідного переліку складових тендерної документації та з вимогами щодо їх заповнення.
З огляду на викладене, під час здійснення моніторингу процедури закупівлі, Управління 31.03.2025 звернулось через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання пояснення (інформації, документів).
Замовник 03.04.2025 надав пояснення, які не спростовують факт порушення, зазначивши, що: «…Під час розроблення тендерної документації було звернуто увагу на досвід проведення ідентичних процедур закупівель попередніх років, в оголошенні зазначені основні вимоги до учасників закупівлі…».
Відповідно до пункту 3 Особливостей №1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.
Так, у пункті 28 Особливостей №1178 визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей №1178.
Відповідно до частини третьої статті 22 Закону тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством.
Абзацами першим та п’ятим пункту 28 Особливостей №1178 визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей №1178, зокрема відомості, наведені у пункті 2 частини другої статті 22 Закону визначаються відповідно до вимог, зазначених в абзацах шостому - восьмому пункту 28 Особливостей №1178.
Аналізом питання відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено, що:
1) в порушення частини другої статті 22 Закону в оголошенні (тендерній документації) не зазначені такі відомості:
- інструкція з підготовки тендерних пропозицій;
- місце поставки товарів;
- строк дії тендерної пропозиції, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
- валюта, у якій повинна бути зазначена ціна тендерної пропозиції;
- мова (мови), якою (якими) повинні бути складені тендерні пропозиції;
- прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;
2) в порушення пункту 28 Особливостей №1178 в оголошенні (тендерній документації) не зазначено інформацію:
- про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів;
- підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 цих особливостей, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення;
- для об’єднання учасників як учасника процедури закупівлі не зазначено умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких учасників об’єднання підставам, визначеним пунктом 47 Особливостей №1178.
Отже, виходячи із вищевикладеного тендерна документація Замовника складена з порушенням вимог частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей №1178.
Усунення порушень
Звіт замовника від 11.04.2025
На виконання висновку про результати моніторингу процедури закупівлі
UA-2025-02-06-014063-a щодо усунення порушень частини другої статті 22 Закону, пункту 28 Особливостей та підпункту 11 пункту 47 Особливостей було здійснено наступні заходи:
- проведено ґрунтовний аналіз розробленої форми (шаблону) тендерної документації на предмет усунення невідповідностей Закону з урахуванням Особливостей та наказу Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації»;
- у відповідності до рекомендацій здійснено навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в інтернеті;
- розроблено механізм внутрішнього контролю для недопущення у подальшому встановлених порушень.
З метою виконання зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку про результати моніторингу закупівлі, вжито заходи щодо недопущення виявлених порушень в подальшому. Повідомляємо, що в майбутніх закупівлях виявлені порушення будуть враховані та допущені не будуть.
Оцінка ДАСУ від 11.04.2025
Порушення усунуто
Запити й пояснення
26.03.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a), відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», виникла потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
Яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, визначено розмір витрат та очікувану вартість предмета закупівлі, з наданням відповідних підтверджуючих документів?
Також, необхідно надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
27.03.2025 · Замовник: пояснення до запиту
У зв’язку із проведенням моніторингу процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a), надаємо пояснення до Запиту про надання пояснення від 26.03.2025.
З метою підтримки безперебійної роботи структурних підрозділів, недопущення зупинки друкуючого процесу та документообігу виникла необхідність у закупівлі паперу для Управління ДМС у Тернопільській області у кількості 1200 пачок, що визначено Наказом УДМС №149/аг від 14.12.2022 року. Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі визначені відповідно до наявних потреб управління Державної міграційної служби України у Тернопільській області.
Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі
Папір формату А4 для друку
Клас паперу: білий, чисто целюлозний, ксерографічний, не крейдований, одношаровий (без захисних властивостей), не календрований папір формату 210мм х 297мм (А4), щільність аркуша - не менше 80 г/м², білизна СІЕ, % - 150-161, колір паперу – білий, кількість в пачці-500 аркушів. Кількість: 1200 пачок.
• Товар повинен бути новим, таким, що не був у вжитку, непошкодженим, без дефектів, без запаху, відповідної якості.
• Якісно поставленим товаром вважається такий товар, який відповідає вимогам, що звичайно ставляться до товару відповідного характеру.
• Товар відпускається Учасником Замовнику в упаковці, яка забезпечує збереження та цілісність товару під час його транспортування і зберігання згідно з вимогами державних стандартів України, технічних умов. Упаковка повинна мати пристосування для можливих перевантажень. Кожна упакована частина Товару, що є предметом поставки, повинна мати маркування на тарі, упаковці або бирці згідно із відповідними стандартами або технічними умовами.
• Передача Товару оформлюється видатковою накладною, що підписується представниками обох Сторін.
• Країна походження товару: відповідно до розпорядження КМУ від 22 березня 2022р. № 245-р забороняється здійснення публічних закупівель товарів походженням з Російської Федерації, а також товарів у осіб, пов’язаних з державою-агресором.
Відповідно до статті 4 Закону «Про публічні закупівлі» планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, отже розмір бюджетного призначення, визначений відповідно до Річного плану закупівель на 2025 рік, затвердженого 13.01.2025 року.
При розрахунку очікуваної вартості закупівлі було застосовано положення наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 №275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (із змінами), отже очікувана вартість предмету закупівлі розрахована на підставі показників минулих років, методом розрахунку очікуваної вартості товарів/послуг на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.
Додається посилання на сторінку власного веб-сайту https://dmsu.gov.ua/ternopil/zakupivli.html, на даній сторінці розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Додатки: Річний план закупівель на 2025 рік (копія);
Протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою;
Договір №21 за 2024 рік(копія);
Оголошення закупівлі.
31.03.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a), відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», виникла потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
1. Аналізом планування закупівель та інших передумов здійснення закупівель встановлено, що у річному плані не зазначено інформацію про код економічної класифікації видатків бюджету, при тому що джерелом фінансування закупівлі є Державний бюджет України.
Чому у річному плані не міститься інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету ?
2. Чому оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформації про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції ?
3. Відповідно до пункту 11 частини першої статті 9 Закону України «Про публічні закупівлі» та з метою забезпечення формування уніфікованих вимог щодо підготовки замовниками тендерної документації в електронній системі закупівель наказом Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації» (далі – Наказ №27593) затверджено Примірну тендерну документацію для процедури закупівлі - відкриті торги.
Чому Замовником при складанні тендерної документації не враховано вимоги Наказу №27593 ?
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
03.04.2025 · Замовник: Про надання пояснення
У зв’язку із проведенням моніторингу процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a), надаємо пояснення до Запиту про надання пояснення від 31.03.2025.
Щодо питання 1:
Повторно надсилаємо інформацію про річний Річний план закупівель згідно розрахунку кошторису на 2025 рік, затверджений 13.01.2025 року і зазначаємо, що у 4 графі таблиці «Код згідно КЕКВ» відображена інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету, скан копія додається: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)».
Щодо питання 2:
Відкриті торги з особливостями щодо процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a) велися українською мовою та всі пропозиції від учасників подавались теж українською мовою згідно із частиною 9 статті 12 Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII.
На стадії публікування оголошення про закупівлю опублікованого в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a, в описі критеріїв визначена українська мова як обов’язкова, файл для перегляду додається : «Мова тендерної пропозиції»
Щодо питання 3:
Під час розроблення тендерної документації було звернуто увагу на досвід проведення ідентичних процедур закупівель попередніх років, в оголошенні зазначені основні вимоги до учасників закупівлі, що визначені замовником, зокрема перелік критеріїв і вимоги до учасників, а також загальні положення, які були описані у повному обсязі і сформовані відповідно до вимог Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII, «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування", затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 "Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, наказу Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації».
Додатки: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)»
«Мова тендерної пропозиції»