Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель установлено порушення норм частини першої статті 30 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель при плануванні закупівлі, визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані (додатку), правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом – порушень законодавства у сфері публічних закупівель не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень в установленому законодавством порядку, зокрема шляхом вжиття заходів щодо скасування попереднього рішення Замовника та повторного розгляду тендерної пропозиції або заходів передбачених частиною першою статті 31 Закону, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення законодавства у сфері публічних закупівель, викладеного у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявленого порушення.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 24 березня 2020 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оприлюднення інформації щодо закупівлі, правильності заповнення форм документів, затверджених Уповноваженим органом, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель (додаток до річного плану) Управління державної міграційної служби України у Волинській області (далі – Замовник) на 2020 рік, оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію (далі – Тендерна документація), затверджену протоколом тендерного комітету Замовника від 07.02.2020 № 10, реєстр отриманих тендерних пропозицій, тендерні пропозиції товариства з обмеженою відповідальністою «ВКФ «ВВ», фізичної особи-підприємця «Логвинюк Вадим Володимирович», та товариства з обмеженою відповідальністю «Ромус-Поліграф» (далі – ТОВ «Ромус-Поліграф»), протоколи засідання тендерного комітету від 26.02.2020 № 18, від 03.03.2020 № 19, 10.03.2020 №23.
Проведеним моніторингом установлено, що рішенням тендерного комітету Замовника (протоколом від 10.03.2020 №23) відхилено пропозицію учасника торгів ТОВ «Ромус-Поліграф» як таку, що не відповідає умовам тендерної документації, зокрема:
- невідповідність технічних, якісних характеристик предмета закупівлі.
Так, Замовником у вимогах додатку 3 до тендерної документації передбачено, що необхідно поставити папір формату А4 для друку з білизною СІЕ- 146% (граничні відхилення - ±3).
Учасником ТОВ «Ромус-Поліграф» запропоновано, згідно тендерної пропозиції, папір формату А4 для друку з білизною СІЕ- 150%, що з врахуванням граничних відхилень (±3 або 150,38%) відповідає вимогам тендерної документації.
- не відображення в тендерній пропозиції код ЄДРПОУ замовника, для якого виконувався аналогічний договір, а також відсутня кількість товару згідно аналогічного товару.
В тендерній пропозиції наявні відомості про виконання аналогічних договорів щодо предмета закупівлі, де не вказано код ЄДРПОУ замовника, для якого виконувався аналогічний договір, а також відсутня кількість товару згідно аналогічного товару. Однак, в тендерній пропозиції наявні аналогічні договори, в яких вказано всю вищевказану інформацію. Отож, вказані помилки можна віднести до формальних та які не впливають на зміст пропозиції.
- не накладення електронного підпису або кваліфікаційного електронного підпису на кожен документ, який завантажив у складі тендерної пропозиції.
У пункті 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерній документації Замовник вказав «документи учасника повинні бути завантажені у вигляді сканованих файлів PDF(PortableDocumentFormat) з накладанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) або кваліфікованого електронного підпису (КЕП)…).
Аналізом інформації, оприлюдненої на веб-порталі Уповноваженого органу установлено, що учасником ТОВ «Ромус-Поліграф» накладено електронний цифровий підпис на завантажені файли.
Отже, Замовник відхилив тендерну пропозицію ТОВ «Ромус-Поліграф» за відсутності підстав, визначених у частині першій статті 30 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 30.03.2020
Розглянувши висновок про результати моніторингу закупівлі Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, опублікованого 24.03.2020 в електронній системі закупівель (надалі-Висновок), тендерний комітет Управління Державної міграційної служби у Волинській області повідомляє наступне.
При оголошенні та проведенні процедури «відкриті торги» щодо закупівлі за кодом ДК 021:2015:30190000-7-Офісне устаткування та приладдя різне (папір формату А4 для друку, антистеплер, файл для документів, офісні ножниці, маркер текстовий флуоресцентний, маркер перманентний, канцелярські скріпки, ручка кулькова, ручка гелева, стиплер, клей ПВА, клей-олівець, клейка стрічка канцелярська, коректор-ручка, коректор-стрічка, діркопробивач, скоби, канцелярські кнопки, настільні перекидні календарі на 2020 рік, канцелярське шило, лінійка, лоток для паперу, картон формату А4, стержень для кулькової ручки, ножі канцелярські, гумка, біндер, точила для олівців, папка-реєстратор, конверти, пломбір під пластилін, кліше), номер оголошення UA-2020-02-07-000965-b, члени тендерного комітету замовника керувалися основними принципами здійснення публічних закупівель, що визначені у ст. 3 Закону України «Про публічні закупівлі» (надалі-Закон), а саме: добросовісна конкуренція серед учасників; максимальна економія та ефективність; відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель; недискримінація учасників; об’єктивна та неупереджена оцінка тендерних пропозицій; запобігання корупційним діям і зловживанням.
Тендерна документація на проведення вищевказаної закупівлі була розроблена відповідно до ч.2 ст.22 Закону та затверджена на засіданні тендерного комітету замовника (протокол від 07.02.2020 №10).
Так, Додатком 3 до цієї тендерної документації встановлено вимоги до предмету закупівлі, а саме зазначена інформація про його необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики.
У констатуючій частині Висновку, а саме у п.1 вказано, що замовник неправомірно відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «Ромус-Поліграф», обґрунтовуючи це тим, що білизна паперу формату А4 відповідає вимогам тендерної документації замовника.
Тендерним комітетом замовника допущено при розгляді тендерної пропозиції учасника ТОВ «Ромус – Поліграф» та тендерних пропозицій інших учасників, які приймали участь у вищевказаних торгах арифметичну невідповідність під час підрахунку граничних відхилень у такій вимозі до паперу формату А4 , як білизна.
Додатково повідомляємо, що у тендерній документації Замовника встановлена вимога, згідно якої учаснику торгів необхідно надати відомості про виконання аналогічного (-их) договору (-ів) щодо предмета закупівлі (Додаток 6 до цієї тендерної документації). Вищезазначені відомості необхідно було надати у вигляді заповненої таблиці із внесенням необхідної інформації, визначеної чітко замовником.
Відповідно до ч.3 ст.22 Закону тендерна документація може містити опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасником не призведе до відхилення їх пропозиції.
Так, у тендерній документації міститься вичерпний перелік помилок, які замовник вважає формальними та при допущення яких тендерна пропозиція учасника не буде відхилена тендерним комітетом замовника, а саме:
-незначні неточності перекладу, якщо вони не впливають на зміст пропозиції;
-розміщення інформації не на фірмовому бланку;
-самостійне виправлення учасником технічних, механічних помилок у поданій пропозиції під час складання такої пропозиції, якщо вони не впливають на зміст пропозиції;
-не завіряння окремої сторінки (сторінок) підписом та/або печаткою (за наявності) учасника торгів;
-невірне (неповне) завірення або не завірення учасником копії документа згідно вимог цієї тендерної документації;
- орфографічні помилки та механічні описки в словах та словосполученнях , що зазначені в документах, що підготовлені безпосередньо учасником та надані у складі пропозиції;
-зазначення невірної назви документа, що підготовлений безпосередньо учасником, у разі якщо зміст такого документа повністю відповідає вимогам.
Окрім того, замовник відповідно до цієї тендерної документації не зобов’язаний приймати пропозиції, що містять інші помилки, аніж ті, що названі вище.
Варто зазначити, що відповідно до п.1 Розділу III «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» документи учасника повинні бути завантажені у вигляді сканованих файлів PDF (PortableDocumentFormat) накладанням ЕЦП або КЕП. Замовник мав на увазі, що на кожен завантажений сканований файл має бути накладений ЕЦП або КЕП (троє із учасників закупівлі виконали вищезазначену вимогу).
Якщо учасник торгів не повній мірі розуміє вимоги тендерної документації, відповідно до ст.23 Закону останній має право не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації.
Відповідно до п.2 Розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» відсутність будь-яких запитань або уточнень стосовно змісту та викладення вимог тендерної документації з боку учасників процедури закупівлі, які отримали цю документацію у встановленому порядку, означатиме, що учасники процедури закупівлі , що беруть участь в цих торгах, повністю усвідомлюють зміст цієї тендерної документації та вимоги, викладені замовником при підготовці цієї закупівлі.
Встановлене Управлінням Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області за результатами проведеного моніторингу порушення щодо неправомірного відхилення учасника за однією із підстав, як невідповідність запропонованого паперу формату А4 встановленій вимозі замовника щодо білизни паперу, є наслідком допущення арифметичної невідповідності під час підрахунку граничних відхилень у такій вимозі та не створює негативного впливу для бюджету.
Водночас, повідомляємо, що строк оскарження учасниками щодо відхилення їх пропозицій - 30.03.2020 до 01.00, а тому при розгляді тендерним комітетом замовника вищевказаного висновку, електронна система закупівель автоматично відмінила вищевказані торги, оскільки всі тендерні пропозиції були відхилені, а тому усунути вищевказані недоліки на підставі абз.2 ч.1ст.31 Закону безпосередньо замовником не вбачається можливим.
З метою недопущення вказаного порушення у майбутньому, тендерним комітетом замовника було взято до уваги Ваші зауваження.