Закупівлі за субвенціями в межах Ukraine Facility: документи треба зберігати 5 років після виконання кроку Плану України

Коротко. Постановою КМУ від 17.09.2026 № 1137 у вісім порядків надання субвенцій місцевим бюджетам додали однакову вимогу. Розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачі бюджетних коштів зберігають документи про закупівлі, договори, протоколи, листування й платежі 5 років з дати завершення виконання кроку Плану України. Строк рахують не від дати договору.

Яких коштів це стосується

Вимогу додано до порядків і умов використання коштів на такі публічні інвестиційні проєкти:

Напрям	Порядок (постанова КМУ)
Обладнання та модернізація їдалень (харчоблоків) закладів освіти	від 16.02.2022 № 120
Шкільні автобуси	від 28.04.2023 № 418
Укриття в закладах загальної середньої освіти	від 28.04.2023 № 419
Протипожежний захист закладів загальної середньої освіти	від 30.12.2024 № 1530
«Нова українська школа»	від 31.12.2024 № 1554
Безпечні умови в закладах освіти за рахунок вільних залишків коштів місцевих бюджетів на кінець 2024 року	від 29.10.2025 № 1393
Укриття в закладах дошкільної освіти (у частині дошкільної освіти)	від 19.01.2026 № 71
Майстерні й лабораторії закладів професійної та фахової передвищої освіти	від 18.03.2026 № 354

Якщо ви закуповуєте за кошти однієї з цих субвенцій, вимога вас стосується. Для інших джерел фінансування постанова № 1137 нічого не змінює.

Хто зберігає

Постанова називає двох суб'єктів:

розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня – наприклад, школу чи управління освіти, якщо вони не є головним розпорядником;
одержувачів бюджетних коштів – організації без статусу бюджетної установи, які отримують кошти на виконання заходів програми.

Головні розпорядники в цій нормі не названі. Але якщо закупівлю проводить, наприклад, управління освіти, а договір виконує школа, домовтеся заздалегідь, хто тримає повний комплект.

Що зберігати

Перелік у постанові такий:

документи, що стосуються закупівель;
договори;
порядки денні та протоколи засідань;
відповідна кореспонденція;
документи щодо виплат і повернення коштів.

Зберігають їх «згідно з вимогами, визначеними Рамковою угодою» між Україною та ЄС щодо Ukraine Facility, ратифікованою Законом від 06.06.2024 № 3786-IX.

Практично в закупівельну папку варто класти:

річний план і зміни до нього з протоколами уповноваженої особи;
тендерну документацію, роз'яснення, вимоги про усунення невідповідностей;
рішення про переможця, договір, додаткові угоди, акти, накладні;
листування з учасниками й постачальником, зокрема електронне;
платіжні документи й документи про повернення коштів, якщо воно було.

Те, що вже є в Prozorro, система зберігає сама, але внутрішні документи (службові записки, розрахунки очікуваної вартості, листування поза системою) існують лише у вас. Як визначати і документувати очікувану вартість, – у статті Очікувана вартість: як визначити.

Від якої дати рахувати п'ять років

Відлік іде від дати завершення виконання кроку Плану України, а не від дати договору чи звіту про виконання. Крок завершує не замовник, тож дату варто з'ясувати в головного розпорядника чи відповідального міністерства й записати в номенклатуру справ.

Умовний приклад. Школа купила автобус за субвенцією у 2026 році. Якщо відповідний крок Плану України буде визнано виконаним у 2027 році, документи треба зберігати щонайменше до 2032 року.

Замовнику

Позначте закупівлі за цими субвенціями в плані й реєстрі договорів, щоб не сплутати з іншими.
Зберіть повний комплект одразу після підписання договору і доповнюйте його до завершення платежів.
Зафіксуйте відповідального за зберігання і строк у наказі або номенклатурі справ.
Збережіть електронне листування у формі, яку можна буде показати перевіряльнику через кілька років.

Інші вимоги до закупівель за кошти Ukraine Facility (країни походження, санкції, довідки) – у статті Закупівлі за кошти Ukraine Facility.

Джерела

Норми перевірено станом на 08.11.2026. Законодавство змінюється часто: перед застосуванням звіряйтеся з чинною редакцією.