«Придбання меблів та обладнання для оснащення кабінетів хімії та біології (Код згідно ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник» - 39160000-1 Шкільні меблі)».

Висновок

Інші порушення законодавства у сфері закупівель

За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення вимог пункту 81 Особливостей № 1178.

За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ТОВ «СОФТСТЕМ» встановлено порушення вимог пункту 43 Особливостей, з урахуванням норм пункту 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, оприлюднення інформації про закупівлю, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, дотримання порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей та умовам Рамкової угоди, своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, дотримання замовником законодавства під час укладання договору, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом – порушень не встановлено.

Зобов'язання

З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області зобов’язує здійснити заходи щодо недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.

Констатуюча частина

Дата закінчення моніторингу: 04 вересня 2026 року.

Предметом аналізу були наступні питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, дотримання порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), а також умовам Рамкової угоди щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування ЄС для України згідно з інструментом Ukraine Facility, підписаної між Україною та Європейським Союзом 21.05.2024 у м. Києві та 22.05.2024 у м. Брюсселі та ратифікованої Законом України від 06.06.2024 №3786-IX (далі – Рамкова угода), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, дотримання замовником законодавства під час укладання договору, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом.

Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Відділу освіти, молоді та спорту виконавчого комітету Полонської міської ради об'єднаної територіальної громади (далі – Замовник) на 2026 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 30.07.2026 № 76, реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій, тендерну пропозицію товариства з обмеженою відповідальністю «СОФТСТЕМ» (далі – ТОВ «СОФТСТЕМ»), протокольне рішення (протокол) щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 07.08.2026 № 77, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю від 07.08.2026, пояснення (інформацію, документи) від 28.08.2026 надані Замовником через електронний кабінет Держаудитслужби в електронній системі закупівель.

Пунктом 3-7 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт та послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз та з дотриманням вимог, встановлених пунктом 3-8 цього розділу.

Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, Кабінет Міністрів України затвердив постановою від 12 жовтня 2022 року № 1178 (далі – Особливості).

Відповідно до пункту 3 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.

Під час проведення моніторингу встановлено, що закупівля здійснюється в рамках виконання заходів Плану України, що схвалений для реалізації фінансування Європейського Союзу для України згідно з інструментом Ukraine Facility (далі - інструмент Ukraine Facility), передбаченого Рамковою Угодою.

Моніторингом дотримання законодавства у сфері закупівель в частині відображення закупівлі у річному плані встановлено наступне.

Вимогами пункту 81 Особливостей визначено, що Замовник у річному плані закупівель незалежно від вартості закупівлі зазначає інформацію, передбачену частиною другою статті 4 Закону, а також інформацію зокрема про: захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля.

Під час моніторингу виявлено, що Замовником, у річному плані закупівель, не зазначено інформацію про захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля.

Таким чином, Замовником, при здійсненні закупівлі в рамках коштів Ukraine Facility, на порушення пункту 81 Особливостей № 1178 у річному плані закупівель не зазначено інформацію захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля.

За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «СОФТСТЕМ» встановлено наступне.

Відповідно до вимог пункту 1 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, затвердженої протоколом уповноваженої особи Замовника від 30.07.2026 № 76, визначено, що дані створюються та подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Учасники процедури закупівлі подають тендерні пропозиції у формі електронного документа чи скан-копій через електронну систему закупівель. При цьому встановлено, що тендерна пропозиція учасника повинна бути підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Замовник перевіряє КЕП учасника на сайті центрального засвідчувального органу за посиланням https://czo.gov.ua/verify.

Під час перевірки КЕП повинні відображатися: прізвище та ініціали особи, уповноваженої на підписання тендерної пропозиції (власника ключа).

Крім того, згідно пункту 6.6 Додатку 1 до тендерної документації від учасників вимагається накладення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на тендерну пропозицію відповідно до пункту 1 розділу 3 тендерної документації. Учасники-нерезиденти можуть подати тендерну пропозицію без накладання електронного підпису.

Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», який визначає правові та організаційні засади електронної ідентифікації та надання електронних довірчих послуг, права та обов’язки суб’єктів відносин у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, порядок здійснення державного контролю за дотриманням вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг, визначено, що кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 27 частини першої статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги»).

Відповідно до пункту 59 частини першої статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.

Слід зазначити, що в листі Міністерства цифрової трансформації України від 16.02.2021 за № 1/06-3-1587 щодо роз’яснення законодавства у сфері електронних довірчих послуг, зазначено, що «якщо за результатом перевірки електронного підпису засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки надає інформацію, що тип підпису «удосконалений», то такий електронний підпис не може вважатися кваліфікованим».

За результатами аналізу інформації, оприлюдненої в електронній системі закупівель, встановлено, що кінцевий строк подання тендерних пропозицій у зазначеній процедурі закупівлі було визначено до 07 серпня 2026 року.

Учасником ТОВ «СОФТСТЕМ», якого визначено переможцем процедури закупівлі, тендерну пропозицію було подано та підписано електронним підписом 06 серпня 2026 року. Водночас, за результатами перевірки електронного підпису учасника ТОВ «СОФТСТЕМ» (підписувач: директор — Дмитренко Василь Васильович) від 06.08.2026 на офіційному вебпорталі Центрального засвідчувального органу (czo.gov.ua) встановлено, що тип носія особистого ключа — «незахищений», а тип підпису — «удосконалений» (УЕП).

Тобто, тендерна пропозиція учасника ТОВ «СОФТСТЕМ» містить накладений електронний підпис Дмитренка Василя Васильовича, який не може вважатися кваліфікованими електронним підписом згідно законодавства у сфері електронних довірчих послуг, чим не дотримано вимог п.1 розділу 3 та пункту 6.6 Додатку 1 тендерної документації.

Відповідно до пункту 43 Особливостей якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.

Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).

Однак, за результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі ТОВ «СОФТСТЕМ» Замовник не виявив вищезазначених невідповідностей та не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником ТОВ «СОФТСТЕМ» чим порушив вимоги пункту 43 Особливостей.

Натомість 07.08.2026 в електронній системі закупівель розміщено повідомлення про намір укласти договір з ТОВ «СОФТСТЕМ».

На запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області щодо відповідністості тендерної пропозиції учасника ТОВ «СОФТСТЕМ» вимогам пункту 1 розділу 3 та пункту 6.6 Додатку 1 тендерної документації, Замовник 28.08.2026 надав пояснення: «…Замовник погоджується, що електронний підпис учасника ТОВ «Софтстем» на офіційному вебпорталі Центрального засвідчувального органу (czo.gov.ua) зазначений як тип носія особистого ключа — «незахищений», а тип підпису — «удосконалений» (УЕП), що не відповідає пункту 1 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, затвердженої протоколом уповноваженої особи Замовника від 30.07.2026 № 76. Всі інші документи тендерної пропозиції були перевірені, крім електронного підпису переможця. Замовник врахує на майбутнє це і буде неодмінно перевіряти електронний підпис переможців».

Усунення порушень

Звіт замовника від 14.09.2026

ІНФОРМАЦІЯ

ПРО УСУНЕННЯ ПОРУШЕННЯ (ПОРУШЕНЬ) ЗАКОНОДАВСТВА У СФЕРІ ПУБЛІЧНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ

Запити й пояснення