Придбання розсадницької продукції (садивний матеріал: саджанці та великомірні дерева, кущі, квіти)

У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом «ДК 021:2015: 03450000-9 — Розсадницька продукція» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2026-05-06-013129-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північного офісу Держаудитслужби в Черкаській області, затвердженого наказом Північного офісу Держаудитслужби від 20 жовтня 2016 р. № 18, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів) з питань щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі:

- як та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат та визначено очікувану вартість цієї закупівлі?

- чи забезпечено оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному вебсайті (або на офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі ID: UA-2026-05-06-013129-a відповідно до пункту 4¹ постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 р. № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами)? Надайте посилання на вебсайт, на якому відображена вказана інформація.

- чому Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ФОП Мягкоход Л.В на підставі підпункту 2 пункту 44 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, у редакції станом на дату проведення процедури закупівлі (далі – Особливості) та надав йому 24 години для виправлення невідповідностей щодо документів про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, які були відсутні в тендерній пропозиції?

Зокрема, у пункті 3 додатку 1 до тендерної документації «Перелік документів та/або інформації на підтвердження інформації про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі» (далі – Додаток 1), Замовником встановлено обов'язкові вимоги до учасників процедури закупівлі, а саме:

- згідно з підпунктом 3.2 Додатку 1 учасник гарантує, що розсадницька продукція (саджанці, великомірні дерева, кущі, квіти), яка поставлятиметься за результатами закупівлі, є якісною, здоровою, відповідає вимогам чинного законодавства України, технічним, сортовим та фітосанітарним нормам, не має ознак хвороб, пошкоджень або шкідників і придатна для висаджування. На підтвердження цього учасник у складі тендерної пропозиції повинен надати гарантійний лист про відповідність запропонованого товару вимогам документації;

- згідно з підпунктом 3.4 Додатку 1 учасник надає лист-зобов’язання про те, що технічні та якісні характеристики предмета закупівлі передбачають необхідність застосування заходів із захисту довкілля;

- згідно з підпунктом 3.5 Додатку 1 учасник повинен взяти на себе зобов’язання, щодо заміни товару протягом 3 (трьох) робочих днів у разі поставки неякісного товару або такого, що не відповідає технічним вимогам Замовника. Виконання цієї вимоги підтверджується гарантійним листом, що включається учасником до складу тендерної пропозиції;

- згідно з підпунктом 3.7 Додатку 1 учасник повинен надати гарантійний лист що вартість однієї одиниці посадкового матеріалу (саджанців та великомірних дерев, кущів, квітів) буде залишатися незмінною протягом 2026 року.

Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Мягкоход Л.В. гарантійні листи та листи-зобов'язання, передбачені підпунктами 3.2, 3.4, 3.5 та 3.7 пункту 3 Додатку 1 до тендерної документації, відсутні.

Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.

Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.

На виконання норми частини 5 статті 8 Закону України "Про публічні закупівлі", надаємо відповідь на запит органу державного фінансового контролю такого змісту:

1. У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом «Придбання розсадницької продукції (садивний матеріал: саджанці та великомірні дерева, кущі, квіти)», код ДК 021:2015: 03450000-9 «Розсадницька продукція» (ID закупівлі: UA-2026-05-06-013129-a), повідомляємо наступне.

Закупівля здійснювалася на виконання заходів, передбачених Комплексною програмою охорони навколишнього природного середовища на території Української міської територіальної громади на 2026–2030 роки, затвердженою рішенням шістдесят другої сесії Української міської ради VIII скликання від 18.12.2025 № 278 (далі – Програма), яка додається.

Відповідно до Додатка 1 до Програми «Пріоритетні природоохоронні заходи на 2026 рік на виконання Комплексної програми охорони навколишнього природного середовища на території Української міської територіальної громади на 2026–2030 роки згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.09.1996 № 1147 (зі змінами)», зокрема підпунктів 2.2 та 2.3 пункту 2, передбачено придбання розсадницької продукції (дерев, кущів, квітів) для здійснення заходів з озеленення та благоустрою території громади з метою охорони і раціонального використання природних рослинних ресурсів.

Потребу у закупівлі, номенклатуру та кількісні характеристики предмета закупівлі визначено спеціалістами відділу благоустрою та сектору екології та природних ресурсів управління розвитку інфраструктури Виконавчого комітету Української міської ради на підставі фактичної потреби громади, результатів обстеження територій, що підлягають озелененню, аналізу стану об’єктів благоустрою та запланованих заходів відповідно до діючих місцевих програм.

Відповідно до частини першої статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (зі змінами) закупівля здійснюється відповідно до річного плану закупівель та на підставі наявної потреби Замовника. Потреба у придбанні розсадницької продукції була сформована на підставі затверджених програмних заходів, спрямованих на забезпечення належного стану об’єктів благоустрою, озеленення території громади та виконання природоохоронних заходів місцевого значення.

Очікувану вартість предмета закупівлі визначено відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 (зі змінами).

При визначенні очікуваної вартості закупівлі Замовником застосовано метод порівняння ринкових цін, передбачений зазначеною Методикою.

З метою визначення актуального рівня ринкових цін на розсадницьку продукцію Замовником проведено аналіз ринку та отримано три письмові цінові (комерційні) пропозиції від потенційних постачальників відповідної продукції. Надані пропозиції містили інформацію щодо вартості товару з урахуванням номенклатури та кількості, визначених Замовником.

Під час визначення очікуваної вартості враховувалися актуальні ринкові умови станом на дату планування закупівлі, обсяги закупівлі, особливості та сезонність реалізації садивного матеріалу, умови його транспортування, а також специфіка використання продукції для потреб благоустрою та озеленення території громади.

На підставі аналізу отриманих цінових пропозицій та з урахуванням визначеної потреби Замовника було розраховано очікувану вартість закупівлі у розмірі 700 000,00 грн (з ПДВ).

Розмір витрат на закупівлю визначено в межах бюджетних асигнувань та обсягів фінансування, передбачених на 2026 рік для реалізації заходів Комплексної програми охорони навколишнього природного середовища на території Української міської територіальної громади на 2026–2030 роки.

Визначена очікувана вартість не перевищувала наявних бюджетних призначень та була достатньою для забезпечення конкурентного середовища під час проведення процедури закупівлі.

Технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі були сформовані виходячи з фактичної потреби Замовника, вимог чинного законодавства у сфері благоустрою та озеленення населених пунктів, без створення дискримінаційних умов для потенційних учасників процедури закупівлі.

Очікувана вартість предмета закупівлі сформована з урахуванням фактичної потреби Замовника, актуальної ринкової вартості відповідної продукції та наявного бюджетного ресурсу, що відповідає принципам ефективного, результативного та раціонального використання бюджетних коштів.

Очікувана вартість закупівлі становила 700 000,00 грн. За результатами проведення процедури відкритих торгів з особливостями укладено договір про закупівлю на суму 694 680,00 грн, що є меншою за очікувану вартість закупівлі. Таким чином, за результатами проведення конкурентної процедури закупівлі досягнуто економії бюджетних коштів.

У процедурі закупівлі забезпечено дотримання принципів здійснення публічних закупівель, визначених статтею 5 Закону України «Про публічні закупівлі», зокрема принципів добросовісної конкуренції серед учасників, максимальної економії, ефективності та пропорційності, відкритості та прозорості на всіх стадіях закупівлі, недискримінації учасників та рівного ставлення до них.

Додатково зазначаємо, що Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджена наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275, має рекомендаційний характер* та передбачає можливість застосування Замовником одного або декількох методів визначення очікуваної вартості залежно від специфіки предмета закупівлі та наявної інформації про ринок відповідної продукції, що також підтверджується роз’ясненнями Міністерства економіки України.

*Джерело інформації:

1) https://www.me.gov.ua/InfoRez/Details?lang=uk-UA&isSpecial=True&id=7615409c-fd23-4a8b-9297-501c6842ce30

2) https://me.gov.ua/InfoRez/Details?id=4ddd00a6-b25c-4b71-bec7-4e80c8ae93ca&lang=uk-UA

Таким чином, розмір бюджетного призначення, технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, а також очікувана вартість закупівлі визначені Замовником на підставі затверджених програмних документів, фактичної потреби громади, результатів аналізу ринку та відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» і Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275.

Отже, визначення очікуваної вартості закупівлі здійснено Замовником з дотриманням вимог чинного законодавства, на підставі аналізу ринку, документально підтверджених цінових пропозицій та з урахуванням фактичної потреби Замовника.

2. Виконавчим комітетом Української міської ради забезпечено оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення відповідної інформації на офіційному вебсайті Замовника протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі ID: UA-2026-05-06-013129-a, відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).

Сторінка вебсайту, на якій розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами) знаходиться за посиланням:

https://ukrainska-gromada.gov.ua/ova_doc/obgruntuvannya-harakterystyk-predmeta-zakupivli-za-2023-rik

3. Під час розгляду тендерної пропозиції ФОП Мягкоход Л.В. Замовником було встановлено відсутність окремих документів, передбачених підпунктами 3.2, 3.4, 3.5 та 3.7 пункту 3 Додатка 1 до тендерної документації, а саме гарантійних листів та листа-зобов’язання.

Приймаючи рішення про розміщення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей відповідно до пункту 43 Особливостей, Замовник виходив із правової природи зазначених документів та змісту вимог тендерної документації.

Відповідно до пункту 43 Особливостей під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).

Разом з тим пунктом 43 Особливостей визначено, що невідповідностями в інформації та/або документах, які надаються учасником на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником у складі тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі, артикулу, технічних, якісних або кількісних характеристик предмета закупівлі.

Замовником було встановлено, що відсутні гарантійні листи та лист-зобов’язання не містять технічного опису товару, не визначають його номенклатуру, асортимент, сортність, кількість, технічні, якісні чи інші характеристики предмета закупівлі та не є документами, якими безпосередньо підтверджуються характеристики запропонованої розсадницької продукції.

При цьому гарантійні листи та лист-зобов'язання, передбачені підпунктами 3.2, 3.4, 3.5 та 3.7 Додатка 1 до тендерної документації, не містять опису технічних, якісних або кількісних характеристик товару, не встановлюють показників, параметрів, сортових ознак, розмірів, характеристик посадкового матеріалу чи інших показників, які визначають предмет закупівлі. Вказані документи лише підтверджують згоду учасника з умовами Замовника та виконання майбутніх договірних зобов'язань.

Зазначені документи мають декларативний характер та підтверджують прийняття учасником додаткових зобов’язань щодо належного виконання умов майбутнього договору про закупівлю, а саме:

- гарантування відповідності товару вимогам документації;

- дотримання природоохоронних вимог;

- здійснення заміни неякісного товару;

- забезпечення незмінності вартості одиниці товару протягом визначеного періоду.

Таким чином, відсутність зазначених документів на момент подання тендерної пропозиції не свідчила про зміну або невизначеність предмета закупівлі, не впливала на найменування, вид, асортимент, кількість, технічні та якісні характеристики товару, запропонованого учасником, а також не впливала на ціну тендерної пропозиції.

Подальше завантаження учасником відповідних гарантійних листів та листа-зобов’язання на виконання вимоги Замовника не призвело до зміни предмета закупівлі, марки, моделі, номенклатури, технічних, якісних або кількісних характеристик товару та не змінило ціну тендерної пропозиції.

Крім того, після усунення невідповідностей учасником не було змінено жодного показника тендерної пропозиції, який використовувався Замовником під час її оцінки та розгляду. Подання відповідних гарантійних листів та листа-зобов'язання не призвело до отримання учасником будь-яких конкурентних переваг, не вплинуло на результати процедури закупівлі та не створило ризиків порушення принципів рівного ставлення до учасників і об'єктивного визначення переможця.

Відсутні документи не містили жодної нової інформації щодо предмета закупівлі, а лише підтверджували вже заявлену учасником згоду на виконання вимог тендерної документації. Тому їх подання протягом 24 годин не призвело до зміни змісту тендерної пропозиції в частині предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик, а також ціни тендерної пропозиції.

Крім того, у складі тендерної пропозиції ФОП Мягкоход Л.В. вже були надані документи, що підтверджували відповідність запропонованого товару вимогам Замовника. Зокрема, учасником було подано технічне завдання, яким підтверджено згоду на поставку товару відповідно до встановлених Замовником технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі, а також гарантійні листи щодо наявності посадкового матеріалу (саджанців, великомірних дерев, кущів та квітів) у повному обсязі (100 відсотків), у належній кількості та належному стані.

Також учасник гарантував можливість ознайомлення представників Замовника із садивним матеріалом до укладення договору про закупівлю з метою перевірки його фактичної наявності та відповідності вимогам технічного завдання.

Таким чином, подані у складі тендерної пропозиції документи вже містили підтвердження наміру та готовності учасника поставити товар відповідно до вимог Замовника, а відсутні гарантійні листи та лист-зобов'язання лише дублювали та додатково конкретизували окремі зобов'язання учасника, не змінюючи при цьому предмет закупівлі, технічні, якісні чи кількісні характеристики товару та не впливаючи на ціну тендерної пропозиції.

При прийнятті рішення Замовник також керувався принципами здійснення публічних закупівель, визначеними статтею 5 Закону України «Про публічні закупівлі», зокрема принципами максимальної економії, ефективності, пропорційності, добросовісної конкуренції серед учасників та недискримінації учасників.

Замовник виходив із необхідності забезпечення конкуренції та недопущення відхилення тендерної пропозиції з формальних підстав у випадку, коли виявлені невідповідності можуть бути усунуті без зміни предмета закупівлі та без впливу на результати закупівлі.

До того ж, слід враховувати, що механізм, передбачений пунктом 43 Особливостей, запроваджений саме з метою усунення невідповідностей у документах тендерної пропозиції та спрямований на забезпечення максимальної конкуренції, ефективного використання бюджетних коштів і запобігання безпідставному відхиленню тендерних пропозицій учасників.

Правова позиція щодо можливості усунення документальних невідповідностей, які не змінюють предмет закупівлі, його технічні характеристики та ціну тендерної пропозиції, неодноразово підтримувалась судами адміністративної юрисдикції під час розгляду спорів, пов'язаних із застосуванням механізму усунення невідповідностей відповідно до законодавства у сфері публічних закупівель.

З огляду на викладене, Замовник дійшов висновку, що відсутність гарантійних листів та листа-зобов’язання, передбачених підпунктами 3.2, 3.4, 3.5 та 3.7 пункту 3 Додатка 1 до тендерної документації, є невідповідністю, яка може бути усунута в порядку, передбаченому пунктом 43 Особливостей, оскільки її усунення не призводить до зміни предмета закупівлі, технічних, якісних або кількісних характеристик товару та не впливає на ціну тендерної пропозиції учасника.

Саме з цих підстав Замовником було прийнято рішення про розміщення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей та надано учаснику строк для завантаження відсутніх документів через електронну систему закупівель у межах повноважень, визначених законодавством у сфері публічних закупівель.

Враховуючи викладене, Замовник дійшов висновку про відсутність правових підстав для відхилення тендерної пропозиції ФОП Мягкоход Л.В. на підставі підпункту 2 пункту 44 Особливостей та правомірно застосував механізм усунення невідповідностей, передбачений пунктом 43 Особливостей.

Просимо роз’яснити, яким чином Замовник повинен виконати вимогу висновку щодо припинення зобов’язань за договором у випадку, коли поставка товару завершена, товар прийнято Замовником, розсадницьку продукцію висаджено за цільовим призначенням та здійснено повний розрахунок за договором.

Станом на дату звернення договір № ОШ-74 від 26.05.2026 виконаний сторонами в повному обсязі: товар поставлено та прийнято Замовником, використано за цільовим призначенням, оплату за договором проведено в повному обсязі.

У зв’язку з цим Замовник не має можливості самостійно визначити спосіб виконання висновку та потребує офіційного роз’яснення органу державного фінансового контролю щодо конкретного механізму виконання покладеного зобов’язання.

На ваше звернення про надання роз’яснення щодо неможливості виконання Замовником вимоги висновку щодо припинення зобов’язань за договором про закупівлю у разі виконання його у повному обсязі, повідомляємо наступне.

Відповідно до абзацу другого частини восьмої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення органом державного фінансового контролю висновку замовник оприлюднює через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.