Висновок
Порушення законодавства у сфері публічних закупівель.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено, що тендерна документація не відповідає нормам пункту 17 частини другої статті 22 Закону та абзацу першого пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максим Петрович встановлено порушення вимог пункту 43 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» № 2939-XII від 26.01.1993, статтею 8 Закону, Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому та забезпечити притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності осіб, якими допущені порушення, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 19 травня 2026 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25.12.2015 (далі – Закон) та вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (в редакції, чинній на момент проведення процедури закупівлі), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерної пропозиції, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Комунального підприємства «Житомиртеплокомуненерго» Житомирської міської ради (далі – Замовник) на 2026 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація, затверджена протоколом уповноваженої особи від 14.04.2026, тендерна пропозиція учасника-переможця фізичної особи-підприємця Сокирко Максима Петровича (далі – ФОП Сокирко Максим Петрович), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 27.04.2026, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю 27.04.2026, договір від 04.05.2026 № 360-26, укладений з ФОП Сокирко Максим Петрович на суму 1 479 200,00 грн, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 08.05.2026.
Пунктом 3-7 розділу X Прикінцевих положень Закону установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 64/2022, затвердженим Законом України «Про затвердження Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24 лютого 2022 року № 2102-IX, та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт та послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз та з дотриманням вимог, встановлених пунктом 3-8 цього розділу.
Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, Кабінет Міністрів України затвердив постановою від 12 жовтня 2022 року № 1178 (далі – Особливості).
Відповідно до пункту 3 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
За результатами моніторингу відповідності вимог тендерної документації Замовника вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено, що тендерна документація Замовника складена не у відповідності до вимог законодавства, а саме, в порушення вимог пункту 17 частини другої статті 22 Закону та абзацу першого пункту 28 Особливостей в підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації відсутня інформація щодо електронних адрес осіб, уповноважених здійснювати зв'язок з учасниками (Шацило А. С. та Волощук А. Т.).
За результатами моніторингу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максим Петрович встановлено наступне.
Відповідно до вимог пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації Замовником встановлено імперативну вимогу щодо надання учасниками у складі тендерної пропозиції, зокрема, копії паспорта громадянина України.
На виконання вищевказаної вимоги учасником ФОП Сокирко Максим Петрович у складі тендерної пропозиції надано файл «Паспорт Сокирко М.П..pdf», в якому містяться 1-5, 14-15 сторінки паспорту Сокирко Максима Петровича.
Разом з тим, відповідно до пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, який зареєстровано 22.06.2015 за № 736/27181, зокрема визначено, що копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документальної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.
Однак, моніторингом встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максим Петрович відсутні копії сторінок 6-13 та 16 паспорту Сокирко Максима Петровича, чим не дотримано вимоги пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації.
На запит посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу закупівлі, Замовником 08.05.2026 надано пояснення, яке не спростовує виявлене порушення.
Відповідно до пункту 43 Особливостей визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Отже, Замовник в порушення вимог пункту 43 Особливостей не виявив та не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення вищезазначеної невідповідності, чим не надав можливість учаснику ФОП Сокирко Максим Петрович усунути таку невідповідність в інформації та/або документах у складі своєї тендерної пропозиції.
Усунення порушень
Звіт замовника від 20.05.2026
Уповноважену особу звільнено з роботи 15.05.2026 за угодою сторін. Копія наказу додається.
Запити й пояснення
05.05.2026 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Послуги з технічного обслуговування та ремонту колісних транспортних засобів» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2026-04-14-001003-a), відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань.
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на послуги, що є предметом даної закупівлі), на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Відповідно до пункту 19 частини другої статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Крім того, згідно із частиною десятою статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.
Враховуючи вищевикладене, просимо надати інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника фізичної особи-підприємця Сокирко Максима Петровича (далі – ФОП Сокирко Максим Петрович) на відповідність тендерній документації комунального підприємства «Житомиртеплокомуненерго» Житомирської міської ради (далі – Замовник) (протоколу, рішення).
3. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що в порушення вимог пункту 17 частини другої статті 22 Закону та абзацу першого пункту 28 Особливостей в підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації відсутня інформація щодо електронних адрес осіб, уповноважених здійснювати зв'язок з учасниками (Шацило А. С. та Волощук А. Т.).
Враховуючи викладене вище, поясніть чому Замовником при складанні та затвердженні тендерної документації порушено норми пункту 17 частини другої статті 22 Закону та абзацу першого пункту 28 Особливостей?
4. Відповідно до абзацу другого підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.
Відповідно до вимог пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації встановлено імперативну вимогу щодо надання учасниками в складі тендерної пропозиції, зокрема, копії паспорта громадянина України.
На виконання вищевказаної вимоги учасником ФОП Сокирко Максим Петрович в складі тендерної пропозиції надано файл «Паспорт Сокирко М.П..pdf», в якому містяться 1-5, 14-15 сторінки паспорту Сокирко Максима Петровича.
Разом з тим, відповідно до пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, який зареєстровано 22.06.2015 за № 736/27181, зокрема визначено, що копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документальної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.
Однак, в складі тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максим Петрович відсутні копії сторінок 6-13 та 16 паспорту Сокирко Максима Петровича, чим не дотримано вимоги пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації.
Крім того, аналогічні позиції викладені в постановах Верховного Суду від 21.10.2021 у справі № 160/8402/19 та від 14.12.2023 у справі № 140/6549/22.
Враховуючи викладене вище, поясніть свою позицію щодо невідхилення тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максим Петрович на підставі підпункту 2 пункту 44 Особливостей та яким чином Замовником підтверджено відповідність учасника ФОП Сокирко Максим Петрович вимогам пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації, із наданням копій таких документів та зазначенням інформації щодо їх подання у складі пропозиції учасника (назва файлу).
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
08.05.2026 · Замовник: Відповідь на запит замовнику на пояснення
1. Очікувану вартість закупівлі «Послуги з технічного обслуговування та ремонту колісних транспортних засобів» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2026-04-14-001003-a) визначено відповідно до проведеного моніторингу та аналізу цін, шляхом отримання трьох комерційних пропозицій від потенційних постачальників, у відповідності з Примірною методикою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275.
Вартість закупівлі визначено за середньою ціною.
Комерційні пропозиції додаються.
2. Під час розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максима Петровича Замовником не було встановлено формальних (несуттєвих) помилок відповідно до пункту 19 частини другої статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі».
За результатами розгляду тендерної пропозиції Замовником було встановлено відповідність поданих учасником документів вимогам тендерної документації, у зв’язку з чим протокол щодо встановлення формальних (несуттєвих) помилок не оформлювався.
3. Замовником при підготовці та затвердженні тендерної документації інформацію про уповноважених осіб, відповідальних за здійснення зв’язку з учасниками процедури закупівлі, було зазначено в електронній системі закупівель, зокрема із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові та контактного телефону таких осіб.
Водночас у підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації дійсно не було окремо зазначено електронні адреси уповноважених осіб Шацило А. С. та Волощук А. Т.
Зокрема, електронна адреса Шацило А. С. зазначена у полі «Основний контакт» в електронній системі закупівель.
Вказане упущення має технічний характер, не вплинуло на зміст тендерної документації, не обмежило коло потенційних учасників та не призвело до порушення принципів здійснення публічних закупівель, визначених статтею 5 Закону України «Про публічні закупівлі». Учасники процедури закупівлі мали можливість безперешкодно здійснювати комунікацію із Замовником через електронну систему закупівель у встановленому законодавством порядку.
Замовником буде враховано зазначене зауваження та забезпечено надалі повне відображення інформації, передбаченої пунктом 17 частини другої статті 22 Закону та пунктом 28 Особливостей у подальшій роботі та при підготовці тендерної документації.
4. Під час розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Сокирко Максима Петровича Замовник виходив із того, що у складі тендерної пропозиції учасником було надано файл «Паспорт Сокирко М.П..pdf.p7s», який містив копії сторінок паспорта громадянина України, що дають можливість ідентифікувати особу учасника, підтвердити його персональні дані, серію, номер документа, орган видачі та місце реєстрації.
При цьому сторінки 6-13 та 16 паспорта громадянина України у формі книжечки є сторінками, які заповнюються лише у разі внесення відповідної інформації. Відсутність копій незаповнених сторінок паспорта не впливає на зміст тендерної пропозиції, не спотворює інформацію про учасника та не перешкоджає встановленню його особи.
Тендерною документацією Замовника не було окремо визначено вимоги щодо обов’язкового надання копій саме всіх сторінок паспорта незалежно від наявності чи відсутності на них записів.
У зв’язку з вищезазначеним Замовником було прийнято рішення, що надані учасником документи є достатніми для підтвердження відповідності вимогам пункту 4 Додатку № 1 до тендерної документації, а підстави для відхилення тендерної пропозиції відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей відсутні.