Висновок
Порушення законодавства у сфері публічних закупівель.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович встановлено порушення вимог пункту 43 та абзацу другого підпункту 2 пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, дотримання вимог Постанови № 710, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору про закупівлю, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» № 2939-XII від 26.01.1993, статтею 8 Закону, Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому шляхом проведення роз’яснювальної роботи та/або економічних навчань, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 17 квітня 2026 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25.12.2015 (далі – Закон) та вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (в редакції, чинній на момент проведення процедури закупівлі, далі – Особливості), дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі – Постанова № 710), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерної пропозиції, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору про закупівлю, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Інституту сільського господарства Полісся Національної академії аграрних наук України (далі – Замовник) на 2026 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація, затверджена рішенням уповноваженої особи від 20.02.2026, тендерна пропозиція учасника-переможця фізичної особи-підприємця Філімонова Сергія Вікторовича (далі – ФОП Філімонов Сергій Вікторович), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 09.03.2026, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю 09.03.2026, договір купівлі-продажу товарів від 20.03.2026 № 1Т укладений з ФОП Філімонов Сергій Вікторович на суму 1 183 500,00 грн, додаткова угода від 15.04.2026 № 1, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю від 16.04.2026, додаткова угода від 16.04.2026 № 2, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю від 16.04.2026, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 09.04.2026, інформація з власного веб-сайту за посиланням: https://isgpnaan.org/publichna-informatsiya/.
За результатами моніторингу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович встановлено наступне.
Відповідно до вимог пункту 13 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено імперативну вимогу щодо надання учасниками у складі тендерної пропозиції, зокрема, довідки у довільній формі, за підписом керівника, скріплена печаткою Учасника (за її наявності), з зазначенням кількості аналогічних договорів, переліку організацій (замовників) з адресами та контактними телефонами, сум договорів та стану їх виконання, в тому числі, своєчасності виконання цих договорів, які були укладені у 2023-2025 роках, разом із копіями договорів, що скановані із оригіналів.
Слід зазначити, що відповідно до пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, який зареєстровано 22.06.2015 за № 736/27181, зокрема визначено, що копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документальної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.
На виконання вищевказаних вимог учасник ФОП Філімонов Сергій Вікторович в складі тендерної пропозиції надав довідку про наявність в учасника досвіду виконання аналогічних за предметом закупівлі договорів від 27.02.2026 № 22, в якій вказано інформацію про договір від 22.10.2024 № 75/10/2024, укладений з Олевським професійним ліцеєм, а також надав копію вказаного договору.
Однак, моніторингом встановлено, що надана у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович копія договору від 22.10.2024 № 75/10/2024 не містить повного відтворення його змісту, оскільки подана не в повному обсязі, зокрема відсутні пункти 5.2, 5.3 розділу 5, розділ 6 та розділ 7, чим не дотримано вимоги пункту 13 Додатку № 4 до тендерної документації.
Відповідно до вимог пункту 12 Додатку № 2 до тендерної документації та пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено, що учасник повинен у складі тендерної пропозиції надати сканований оригінал діючого на дату кінцевого строку подання тендерних пропозицій сертифікат на систему екологічного управління відповідно до вимог ДСТУ ISO 14001:2015, що виданий на ім’я учасника або перевізника (у разі якщо доставка товару буде здійснюватися транспортом перевізника).
Також, відповідно до вимог пункту 12 Додатку № 2 до тендерної документації та пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено імперативну вимогу, що учасники в складі тендерної пропозиції повинні надати сканований оригінал атестату про акредитацію органу з сертифікації.
Учасником ФОП Філімонов Сергій Вікторович у складі тендерної пропозиції надано сертифікат на систему екологічного управління відповідно до вимог ДСТУ ISO 14001:2015 від 31.10.2025 № UA.ES.240918.01/1-25, виданого органом з сертифікації товариством з обмеженою відповідальністю «Центр оцінки відповідності «Фактум» (далі – ТОВ «Центр оцінки відповідності «Фактум»).
Однак, моніторингом встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович відсутній сканований оригінал атестату про акредитацію органу з сертифікації ТОВ «Центр оцінки відповідності «Фактум», чим не дотримано вимоги пункту 12 Додатку № 2 до тендерної документації та пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації.
Відповідно до пункту 43 Особливостей визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Отже, Замовник в порушення вимог пункту 43 Особливостей не виявив та не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення вищезазначених невідповідностей, чим не надав можливість учаснику ФОП Філімонов Сергій Вікторович усунути такі невідповідності в інформації та/або документах у складі своєї тендерної пропозиції.
Відповідно до вимог пункту 3 Додатку № 2 до тендерної документації та пункту 19 Додатку № 4 до тендерної документації, на підтвердження відповідності тендерної пропозиції учасника технічним, якісним та кількісним характеристикам предмета закупівлі, Замовником встановлено імперативну вимогу, що деревина має бути сертифікована за міжнародною системою сертифікації FSC, та учасники у складі тендерної пропозиції повинні надати дійсний на момент подання пропозиції відповідний сертифікат, що виданий на ім’я виробника товару.
Однак, моніторингом встановлено, що в складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович відсутній відповідний сертифікат FSC, чим не дотримано вимоги пункту 3 Додатку № 2 до тендерної документації та пункту 19 Додатку № 4 до тендерної документації.
Таким чином, за результатами проведеного моніторингу встановлено, що в порушення вимог абзацу другого підпункту 2 пункту 44 Особливостей, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович, як таку, що не відповідала умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.
Слід зазначити, що на запит посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу закупівлі, Замовником 09.04.2026 зазначено, що «…Замовником прийняте рішення про розірвання договору з ФОП Філімонов Сергій Вікторович за згодою сторін» та додатковою угодою від 15.04.2026 № 1 розірвано договір купівлі-продажу товарів від 20.03.2026 № 1Т.
Усунення порушень
Звіт замовника від 23.04.2026
На виконання висновку ДАСУ за моніторингом закупівлі UA-2026-02-20-002166-a (17.04.2026) замовником проведено роз’яснювальну роботу з уповноваженою особою (22.04.2026) та видано наказ про застосування заходів реагування (зменшення стимулюючої надбавки на 5% на 1 календарний місяць). Підтвердні документи оприлюднено в ЕСЗ.
Оцінка ДАСУ від 24.04.2026
Замовником порушення усунуто.
Запити й пояснення
07.04.2026 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Деревина дров’яна непромислового використання (1 та 2 групи)» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2026-02-20-002166-a), відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань.
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари, що є предметом даної закупівлі), на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному вебсайті чи офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.
3. Відповідно до пункту 19 частини другої статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Крім того, згідно із частиною десятою статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.
Враховуючи вищевикладене, просимо надати інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника фізичної особи-підприємця Філімонова Сергія Вікторовича (далі – ФОП Філімонов Сергій Вікторович) на відповідність тендерній документації Інституту сільського господарства Полісся Національної академії аграрних наук України (далі – Замовник) (протоколу, рішення).
4. Відповідно до абзацу другого підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.
Відповідно до вимог пункту 19 Додатку № 4 до тендерної документації Замовником встановлено імперативну вимогу, що деревина має бути сертифікована за міжнародною системою сертифікації FSC, та учасники у складі тендерної пропозиції повинні надати дійсний на момент подання пропозиції відповідний сертифікат, що виданий на ім’я виробника товару.
Проте, аналізом встановлено, що в складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович відсутній відповідний сертифікат FSC, чим не дотримано вимоги пункту 19 Додатку № 4 до тендерної документації.
Відповідно до вимог пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено, що учасник повинен у складі тендерної пропозиції надати сканований оригінал діючого на дату кінцевого строку подання тендерних пропозицій сертифікату на систему екологічного управління відповідно до вимог ДСТУ ISO 14001:2015, що виданий на ім’я учасника або перевізника (у разі якщо доставка товару буде здійснюватися транспортом перевізника).
Також відповідно до вимог пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено імперативну вимогу, що учасники в складі тендерної пропозиції повинні надати сканований оригінал атестату про акредитацію органу з сертифікації.
Учасником ФОП Філімонов Сергій Вікторович у складі тендерної пропозиції надано сертифікат на систему екологічного управління відповідно до вимог ДСТУ ISO 14001:2015 від 31.10.2025 № UA.ES.240918.01/1-25, виданого органом з сертифікації товариством з обмеженою відповідальністю «Центр оцінки відповідності «Фактум» (далі – ТОВ «Центр оцінки відповідності «Фактум»).
Однак, у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович відсутній сканований оригінал атестату про акредитацію органу з сертифікації ТОВ «Центр оцінки відповідності «Фактум», чим не дотримано вимоги пункту 21 Додатку № 4 до тендерної документації.
Відповідно до вимог пункту 13 Додатку № 4 до тендерної документації встановлено імперативну вимогу щодо надання учасниками у складі тендерної пропозиції, зокрема, довідки у довільній формі, за підписом керівника, скріплена печаткою Учасника (за її наявності), з зазначенням кількості аналогічних договорів*, переліку організацій (замовників) з адресами та контактними телефонами, сум договорів та стану їх виконання, в тому числі, своєчасності виконання цих договорів, які були укладені у 2023-2025 роках, разом із копіями договорів.
Разом з тим, відповідно до пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, який зареєстровано 22.06.2015 за № 736/27181, зокрема визначено, що копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документальної інформації іншого документа і в окремих випадках - деяких його зовнішніх ознак.
На виконання вищевказаних вимог учасник ФОП Філімонов Сергій Вікторович в складі тендерної пропозиції надав довідку про наявність в учасника досвіду виконання аналогічних за предметом закупівлі договорів від 27.02.2026 № 22, в якій вказано інформацію про договір від 22.10.2024 № 75/10/2024, укладений з Олевським професійним ліцеєм, а також надав копію вказаного договору.
Однак, надана у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович копія договору від 22.10.2024 № 75/10/2024 не містить повного відтворення його змісту, оскільки подана не в повному обсязі, зокрема відсутні пункти 5.2, 5.3 розділу 5, розділ 6 та розділ 7, чим не дотримано вимоги пункту 13 Додатку № 4 до тендерної документації.
Враховуючи викладене вище, поясніть свою позицію щодо невідхилення тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович на підставі підпункту 2 пункту 44 Особливостей та яким чином Замовником підтверджено відповідність учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович вимогам пунктів 13, 19 та 21 Додатку № 4 до тендерної документації, із наданням копій таких документів та зазначенням інформації щодо їх подання у складі пропозиції учасника (назва файлу).
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
09.04.2026 · Замовник: Пояснення на запит Північного офісу Держаудитслужби (щодо закупівлі ID:UA-2026-02-20-002166-a)
Відповідь на запит про надання інформації, отриманого від Північного офісу Держаудитслужби (обл.):
1. Обґрунтування розміру витрат, технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості здійснено на підставі аналізу ринкових цін у відкритому доступі та аналогічних закупівель в системі Прозорро (UA-2026-01-12-003307-a, UA-2026-01-21-016931-a тощо). Визначення потреби обумовлено аналізом споживання (річного і місячного) обсягу деревини за календарний рік (бюджетний період) 2025/2026 років із відповідним прогнозуванням на 2027 рік. Розрахунок вартості проведено згідно з Примірною методикою, затвердженою Мінекономіки.
2. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі оприлюднено на вебсайті Інституту сільського господарства Полісся за посиланням: https://isgpnaan.org/publichna-informatsiya/ (додається).
3. Під час оцінки тендерної пропозиції учасника ФОП Філімонов Сергій Вікторович на відповідність вимогам тендерної документації факти формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками призведе до відхилення їх тендерних пропозицій, не були встановлені, тому окреме рішення (протокол) щодо них не складалось.
4. Під час розгляду пропозиції Замовником було помилково не враховано відсутність сертифіката FSC (п. 19 Додатку 4) у складі тендерної пропозиції. Це сталося внаслідок помилкового трактування наданих учасником екологічних сертифікатів та гарантійного листа як достатніх для підтвердження вимог щодо захисту довкілля.
Щодо атестата про акредитацію (п. 21 Додатку 4). Учасник надав сертифікат відповідності системи екологічного управління ДСТУ ISO 14001:2015 від 31.10.2025 № UA.ES.240918.01/1-25, відповідний звіт про технічний нагляд. Відсутність атестата акредитації органу з сертифікації («ЦОВ «Фактум») була розцінена як така, що може бути перевірена у відкритих джерелах (Реєстр акредитованих ООВ), оскільки цей документ видається третій особі, а не безпосередньо учаснику.
Щодо неповного обсягу договору (п.13 Додатку 4) від 22.10.2024 № 75/10/2024: Замовник врахував видаткові накладні і позитивний лист-відгук, які підтверджували факт реального виконання зобов’язань Учасником
Разом з тим, за результатами моніторингу ми визнаємо, що вказані факти (відсутність атестатів та неповна копія договору) вимагали від Замовника застосування процедури усунення невідповідностей протягом 24 годин згідно з п.43 Особливостей. Оскільки вказана процедура не була вчасно застосована, а технічна можливість виправлення помилок на даному етапі відсутня, Замовником прийняте рішення про розірвання договору з ФОП Філімонов Сергій Вікторович за згодою сторін.
З метою запобігання подібним порушенням у майбутньому:
1. Уповноважену особу буде направлено на додаткове навчання щодо застосування Постанови №1178.
2. Готується додаткова угода про розірвання договору.