Висновок
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції установлено порушення вимог абзацу першого пункту 43 Особливостей.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостям, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 20 лютого 2026 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178, в редакції від 18.12.2025 (далі – Особливості), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Управління освіти Конотопської міської ради Сумської області (далі – Замовник) на 2026 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 16.01.2026 (протокол № 7), реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій від 29.01.2026, тендерну пропозицію фізичної особи–підприємця Деревянко Яна Олександровича (далі – ФОП Деревянко Я.О.), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 30.01.2026 № 10, повідомлення про намір укласти договір від 30.01.2026, договір про закупівлю від 05.02.2026 № 53, пояснення та документи Замовника, отримані через електронну систему закупівель від 13.02.2026.
За результатами моніторингу процедури закупівлі установлено, що Замовник у пункті 3 Додатку 3 «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі – технічні вимоги до предмета закупівлі» (далі – Додаток 3) до тендерної документації встановив вимогу, що з метою недопущення поставки незаконно добутої деревини учасник у складі тендерної пропозиції повинен надати копію дозволу на лісосічні роботи, або копію лісорубного квитка, або іншого первинного документа, що підтверджує право (можливість) Учасника реалізовувати деревину, яка є предметом закупівлі.
У складі тендерної пропозиції учасника ФОП Деревянко Я.О. міститься договір про закупівлю товару від 03.04.2024 № 17, укладений з ТОВ «СТІЛМЕН-23» (файл «Дог №17 від 03.04.2024 ТОВ СТІЛМЕН-23.pdf») та договір купівлі-продажу необробленої деревини від 15.10.2024 № UUВ-17253-3 (далі – Договір № UUВ-17253-3), укладений з Недригайлівським дочірнім агролісогосподарським підприємством «Недригайлівський лісгосп» (файл «Дог_UUB_17253_3_від_15_10_2024_НДАП_Недригайлівський_лісгосп.pdf»).
Однак, Договір № UUВ-17253-3 надано учасником не в повному обсязі: відсутня сторінка 9 та додатки до нього (Додаток 1 «Графік поставки», Додаток 2 «Акт відбору», Додаток 3 «Специфікація»), які згідно пунктів 3.2 та 3.5 цього договору є його невід'ємними частинами.
З огляду на викладене, у межах проведення моніторингу процедури закупівлі, керуючись вимогами частини п’ятої статті 8 Закону, Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області (далі -Управління) 11.02.2026 звернулось через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання пояснень.
На зазначений запит Управління Замовник 13.02.2026 оприлюднив в електронній системі закупівель пояснення, в якому, зокрема, зазначив: «…відсутність окремих додатків не спростовує факту укладення договору та не нівелює самого права учасника реалізовувати деревину».
Слід зазначити, що абзацом першим пункту 43 Особливостей імперативно визначені наступні умови та зобов’язання: якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Однак, Замовник на порушення вимог абзацу першого пункту 43 Особливостей не виявив вищезазначені невідповідності в документі, що подано у тендерній пропозиції учасником процедури закупівлі ФОП Деревянко Я. О. та не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про їх усунення, тим самим не надав можливість цьому учаснику усунути такі невідповідності.
Усунення порушень
Звіт замовника від 23.02.2026
Інформація про вжиті заходи управлінням освіти Конотопської міської ради Сумської області за результатами висновку моніторингу Закупівлі за предметом «03410000-7 – Деревина (деревина дров`яна, 1 групи, неколоті, ТУУ-00994207-005)» за номером ID: UA-2026-01-16-013509-а
На виконання вимог, викладених у висновку про результати моніторингу процедури закупівлі, та керуючись статтями 5 і 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» і статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», повідомляємо про вжиті заходи, спрямовані на недопущення аналогічних порушень у подальшій діяльності.
Замовником ретельно проаналізовано зміст зазначеного висновку та враховано виявлене порушення, яке стосувалося невідповідностей в інформації та/або документах, наданих у складі тендерної пропозиції учасника ФОП Деревянко Яна Олександровича., а також невжиття заходів щодо розміщення вимоги про усунення таких невідповідностей (порушення абзацу першого пункту 43 Особливостей, затверджених Постановою КМУ №1178 від 12.10.2022 в редакції від 18.12.2025). Замовник визнає факт порушення, що полягав у невиявленні невідповідностей у тендерній пропозиції учасника (відсутня сторінка 9 та додатки до нього (Додаток 1 «Графік поставки», Додаток 2 «Акт відбору», Додаток 3 «Специфікація»), та зазначає, що така помилка була зумовлена технічними та організаційними аспектами розгляду пропозицій.
Водночас, беручи до уваги вимоги висновку, Замовником вжито заходів для усунення порушення та недопущення подібних ситуацій у подальшому, зокрема:
1. Проведено службову нараду з уповноваженою особою та працівниками, відповідальними за організацію та проведення процедур закупівель, із детальним розглядом висновку моніторингу та вимог законодавства у сфері публічних закупівель.
2. Посилено внутрішній контроль за повнотою розгляду тендерних пропозицій, зокрема щодо застосування механізму усунення невідповідностей відповідно до пункту 43 Особливостей.
3. Зобов’язано уповноважену особу забезпечити неухильне дотримання вимог законодавства при розгляді тендерних пропозицій та документальне фіксування прийнятих рішень.
4. Проведено додатковий інструктаж та роз’яснювальну роботу серед уповноважених осіб і відповідальних працівників щодо порядку розгляду тендерних пропозицій, виявлення невідповідностей та розміщення вимог про їх усунення в електронній системі закупівель.
5. Розглянуто питання щодо притягнення відповідальних осіб до дисциплінарної відповідальності відповідно до норм трудового законодавства (у разі встановлення вини).
6. У плані роботи передбачено періодичні навчання для працівників, відповідальних за закупівлі, з метою підвищення рівня знань у сфері законодавства про публічні закупівлі.
Надалі замовником буде забезпечено більш ретельний аналіз документів, поданих учасниками процедур закупівель, та належне застосування норм чинного законодавства з метою недопущення подібних порушень.
Інформацію про вжиті заходи оприлюднено через електронну систему закупівель у встановлений законодавством строк.
Запити й пояснення
11.02.2026 · ДАСУ: Запит замовнику на пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом: «03410000-7 - Деревина (Деревина дров’яна, 1 групи, неколоті, ТУУ-00994207-005)» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2026-01-16-013509-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25 серпня 2016 року №2, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
1. Просимо надати пояснення яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Зокрема, надати комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на послуги, що є предметом даної закупівлі тощо.
2. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному веб-сайті чи офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.
3. Просимо надати пояснення яким чином учасником ФОП Деревянко Я.О. виконано вимогу пункту 3 Додатку 3 до тендерної документації в частині надання у складі тендерної пропозиції з метою недопущення поставки незаконно добутої деревини копії дозволу на лісосічні роботи, або копії лісорубного квитка, або іншого первинного документу, що підтверджує право (можливість) Учасника реалізовувати деревину, що є предметом закупівлі, з огляду на те, що договір купівлі-продажу деревини від 15.10.2024 № UUВ-17253-3, укладений з Недригайлівським дочірнім агролісогосподарським підприємством «Недригайлівський лісгосп» надано учасником ФОП Деревянко Я.О. не в повному обсязі (відсутня сторінка 9) та додатки до нього (Додаток 1 «Графік поставки», Додаток 2 «Акт відбору», Додаток 3 «Специфікація»), які згідно пунктів 3.2 та 3.5 цього договору є його невід'ємними частинами.
Інформацію (пояснення та документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
13.02.2026 · Замовник: Відповідь на запит Північно-Східного офісу Держаудитслужби
У відповідь на запит по моніторингу Закупівлі за предметом «03410000-7 – Деревина (деревина дров`яна, 1 групи, неколоті, ТУУ-00994207-005)» за номером ID: UA-2026-01-16-013509-а управління освіти Конотопської міської ради Сумської області надає інформацію.
1.Розмір бюджетного призначення визначений відповідно до розрахунку до кошторису на 2026 рік. Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі визначені відповідно до потреб замовника та з урахуванням вимог нормативних документів. Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі здійснювалося з урахуванням Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 із застосуванням методу порівняння ринкових цін способом проведення моніторингу цін, пошуку, збору та аналізу інформації про ціну на товар, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, а також наданих комерційних пропозиціях від потенційних постачальників товару. Комерційні пропозиції містяться у доданих файлах.
2. Надаємо посилання на сторінку веб-сайту, на якому розміщено обґрунтування технічних, якісніих та кількісних характеристик предмета закупівлі, яка доступна для перегляду: https://www.osvita-konotop.gov.ua/ob%d2%91runtuvannya-texnichnix-ta-yakisnix-xarakteristik-predmeta-zakupivli-rozmiru-byudzhetnogo-priznachennya-ochikuvano%d1%97-vartosti-predmeta-zakupivli-dk-0212015-03410000-7-derevina-dro-11.html
3. Відповідно до статті 655 Цивільного кодексу України договір купівлі-продажу є правочином, за яким одна сторона передає або зобов’язується передати майно у власність іншій стороні. Згідно зі статтею 204 ЦК України правочин є правомірним, якщо його недійсність прямо не встановлена законом або якщо він не визнаний судом недійсним. Наданий у складі тендерної пропозиції договір купівлі-продажу деревини від 15.10.2024 № UUB-17253-3, укладений з Недригайлівським дочірнім агролісогосподарським підприємством «Недригайлівський лісгосп», є первинним документом у розумінні статті 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та підтверджує факт набуття учасником права власності на деревину та можливість її подальшої реалізації.
Відповідно до пункту 3 Додатку 3 тендерної документації передбачено:
«З метою недопущення поставки незаконно добутої деревини, учасник у складі тендерної пропозиції повинен надати копію дозволу на лісосічні роботи, або копію лісорубного квитка, або іншого первинного документу, що підтверджує право (можливість) Учасника реалізовувати деревину, що є предметом закупівлі.»
Договір купівлі-продажу відповідає визначенню «іншого первинного документа», оскільки підтверджує законність походження товару та його придбання у спеціалізованого лісогосподарського підприємства.
Щодо відсутності сторінки 9 та додатків до договору зазначаємо, що:
- поданий документ містить реквізити сторін, предмет договору, обсяг та правову природу зобов’язань, що дозволяє ідентифікувати правочин та його зміст;
- відсутність окремих додатків не спростовує факту укладення договору та не нівелює самого права учасника реалізовувати деревину;
- тендерна документація не містила вимоги про обов’язкове надання договору з усіма додатками у повному обсязі, а вимагала саме документ, що підтверджує право реалізації.
Крім того у складі тендерної документації ФОП Деревянко Я.О. надав також договір купівлі-продажу (поставки) деревини, якій повністю відповідає вимогам пункту 3 Додатку 3 тендерної документації та підтверджує право (можливість) учасника здійснювати реалізацію деревини, що є предметом закупівлі.
Відповідно до частини першої статті 5 Закону України «Про публічні закупівлі» закупівлі здійснюються за принципами недискримінації учасників та об’єктивної та неупередженої оцінки тендерних пропозицій. Формальні неточності в оформленні документів не можуть бути підставою для відхилення пропозиції, якщо їх зміст дозволяє встановити відповідність вимогам документації та не впливає на результат процедури.
Таким чином, замовник, здійснивши оцінку наданого договору, обґрунтовано дійшов висновку про виконання учасником вимог пункту 3 Додатку 3 тендерної документації, оскільки наданий документ підтверджує законність набуття та право реалізації деревини, що є предметом закупівлі.