Висновок
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції установлено порушення вимог абзацу першого пункту 43 Особливостей та частини восьмої статті 12 Закону.
За результатами аналізу питання щодо своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом, установлено порушення частини п’ятої статті 8 Закону.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостям, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень).
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 14 жовтня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178, в редакції від 18.08.2025 (далі – Особливості), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального закладу Сумської обласної ради «Глинська спеціальна школа» (далі – Замовник) на 2025 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 27.08.2025 (протокол б/н), реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій від 05.09.2025, тендерну пропозицію Селянського (фермерського) господарства «Урожай» (далі СФГ «Урожай»), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 08.09.2025 № 122, повідомлення про намір укласти договір від 08.09.2025, договір від 18.09.2025 № 38, пояснення та документи Замовника, отримані через електронну систему закупівель від 06.10.2025, від 07.10.2025 та від 13.10.2025.
1. За результатами моніторингу процедури закупівлі установлено, що Замовником у пункті 1 розділу 3 тендерної документації визначено, що тендерна пропозиція учасника повинна бути підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Відповідно до пункту 27 частини першої статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис — це удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Слід зазначити, що в листі Міністерства цифрової трансформації України від 16.02.2021 за № 1/06-3-1587 щодо роз’яснення законодавства у сфері електронних довірчих послуг, зазначено, що «якщо за результатом перевірки електронного підпису засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки надає інформацію, що тип підпису «удосконалений», то такий електронний підпис не може вважатися кваліфікованим».
Моніторингом установлено, що пропозиція СФГ «Урожай» містить накладений електронний підпис Шевченка Михайла Івановича (голова), за результатами перевірки якого на сайті центрального засвідчувального органу (https://czo.gov.ua/verify) засіб кваліфікованого електронного підпису надає інформацію, що тип підпису «удосконалений», тип носія особистого ключа «незахищений», тобто накладений електронний підпис Шевченка Михайла Івановича не може вважатися кваліфікованим, що не відповідає вимогам пункту 1 розділу 3 тендерної документації Замовника.
2. Окрім того, Замовник у підпункті 1.1.4 пункту 1 Додатку 1 тендерної документації, для підтвердження відповідності кваліфікаційному критерію «Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)», установив вимогу щодо надання учасниками у складі тендерної пропозиції сканованого з оригіналу листа-відгуку про співпрацю від контрагента за договором, що вказаний у довідці. Відгук повинен мати посилання на договір, який виконаний в повному обсязі, та бути належно оформлений, тобто містити вихідний номер, дату видачі такого документу, суму та інформацію про виконання договору в повному обсязі.
Також, відповідно до пунктів 15 та 16 Додатку 4 «Перелік документів, які обов’язково подаються учасниками у складі тендерної пропозиції» (далі – Додаток 4) до тендерної документації, учасник процедури закупівлі повинен надати Сертифікат ДСТУ ISO 14001:2015 «Система екологічного управління» та Сертифікат ДСТУ ISO 9001:2015 «Система управління якістю» стосовно зберігання, транспортування та оптової торгівлі твердим паливом, які видані на ім’я учасника. Сертифікати повинні бути видані органом сертифікації, що акредитований Національним агентством з акредитації.
Однак, у складі тендерної пропозиції учасника СФГ «Урожай», якого визначено переможцем торгів, відсутні вищезазначені документи, що не відповідає вимогам підпункту 1.1.4. пункту 1 Додатку 1 та пунктам 15,16 Додатку 4 тендерної документації Замовника.
На запити Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області (далі - Управління) Замовник надав через електронну систему закупівель пояснення, в яких зазначив, що учасника СФГ «Урожай» було повідомлено в телефонному режимі про відсутність сертифікатів. В свою чергу, СФГ «Урожай» надало гарантійний лист від 08.09.2025 №427, в якому гарантувало надати сертифікати до дати укладення договору.
Також, Замовник надав через електронну систему закупівель сертифікати на систему екологічного управління та систему управління якістю, видані СФГ «Урожай», а також лист СФГ «Урожай» від 08.09.2025 № 428, в якому учасник повідомляє про відсутність у нього листа-відгуку про співпрацю від контрагента (ТОВ «Лімік») за аналогічним договором в зв’язку з неможливістю з ним зв’язатися.
При цьому, вимогами пункту 41 Особливостей встановлено, що розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин другої, дванадцятої, шістнадцятої, абзаців другого і третього частини п’ятнадцятої статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Абзацом першим пункту 43 Особливостей імперативно визначені наступні умови та зобов’язання: якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Таким чином, Замовник на порушення вимог абзацу першого пункту 43 Особливостей не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення учасником СФГ «Урожай» вищезазначених невідповідностей шляхом накладення КЕП на тендерну пропозицію, надання сертифікатів на систему екологічного управління та систему управління якістю та листа-відгуку від контрагента за аналогічним договором, тим самим не надав можливість цьому учаснику усунути такі невідповідності.
Окрім того, Замовником порушено вимоги частини восьмої статті 12 Закону, якою визначено, що подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Замовникам забороняється вимагати від учасників подання у паперовому вигляді інформації, поданої ними під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі.
3. Відповідно до вимог частини п’ятої статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель.
Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
На поданий запит Управління від 30.09.2025 Замовник надав в електронній системі закупівель запитувану інформацію 06.10.2025, з порушенням встановленого строку (понад три робочі дні з дня оприлюднення запиту), чим порушив вимоги частини п’ятої статті 8 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 17.10.2025
Адміністрація Комунального закладу Сумської обласної ради "Глинська спеціальна школа" уважно опрацювала інформацію Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області, про результати моніторингу закупівлі від 14.10.2025року, яка була опублікована в системі прозоро та зобов'язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель. За результатами розгляду повідомляємо. Відповідно до наказу від 06.06.2024року №192-ОД "Про призначення уповноваженої особи з питань проведення публічних закупівель" виконання додаткової роботи щодо закупівель товарів (робіт) послуг покладено на Крикуна Сергія Миколайовича.
Уповноважена особа з публічних закупівель Крикун Сергій Миколайович- є директором школи. Механізм заохочення та притягнення до відповідальності керівника відповідно себе- не встановлено законодавством.
Адміністрація закладу освіти зобов'язується здійснювати заходи, направлені на недопущення в подальшому порушень у сфері здійснення піблічних закупівель, а саме:
1.Вирішити питання стосовно призначення нової уповноваженої особи.
2.Направити на навчання уповноважену особу з питань проведення публічних закупівель.
3.Видано наказ по закладу від 17.10.2025р. №216-ОД "Про призначення уповноваженої особи з питань проведення публічних закупівель".
Запити й пояснення
30.09.2025 · ДАСУ: Запит замовнику на пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом: «Щепа-код за ДК 021:2015 (03410000-7)- Деревина» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-08-28-010062-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25 серпня 2016 року №2, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
1. Просимо надати пояснення яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному веб-сайті чи офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.
3. Просимо вказати в якому файлі (зазначити назву файлу(ів) та номер сторінки, можливо виділити кольором) у складі тендерної пропозиції СФГ «УРОЖАЙ» містяться Сертифікат ДСТУ ISO 14001:2015 «Система екологічного управління» та Сертифікат ДСТУ ISO 9001:2015 «Система управління якістю», надання яких передбачено пунктом 10 Додатку 2 «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі-технічні вимоги до предмета закупівлі».
Інформацію (пояснення та документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
У разі якщо оприлюднення інформації може нести загрозу національній безпеці та/або громадській безпеці і порядку, просимо надати відповідь на зазначені запитання з приховуванням інформації з обмеженим доступом.
Повідомляємо, що відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
06.10.2025 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
Відповідь на запит.
06.10.2025 · ДАСУ: Запит замовнику на пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом: «Щепа-код за ДК 021:2015 (03410000-7)- Деревина» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-08-28-010062-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25 серпня 2016 року №2, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
Просимо вказати в якому файлі (зазначити назву файлу(ів) та номер сторінки) на вимогу підпункту 1.1.4. Додатку 1 до тендерної документації у складі тендерної пропозиції СФГ «УРОЖАЙ» міститься лист-відгук про співпрацю від контрагента (ТОВ «Лімік») за аналогічним договором.
Інформацію (пояснення та документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
07.10.2025 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
Учасником СФГ "Урожай" було надано пояснення про неможливість отримання листа-відгуку.
08.10.2025 · ДАСУ: Запит замовнику на пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом: «Щепа-код за ДК 021:2015 (03410000-7)- Деревина» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-08-28-010062-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Сумській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25 серпня 2016 року №2, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
1. Надати інформацію з посиланням на нормативно-правові документи, у відповідності до яких вами не розміщено в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення виявлених невідповідностей при розгляді тендерної пропозиції СФГ «Урожай».
2. Надати пояснення щодо невідхилення тендерної пропозиції СФГ «Урожай» з огляду на те, що в учасника відсутній сканований з оригіналу лист-відгук про співпрацю від контрагента за аналогічним договором та надані учасником Сертифікат ДСТУ ISO 14001:2015 «Система екологічного управління» та Сертифікат ДСТУ ISO 9001:2015 «Система управління якістю» не стосуються зберігання, транспортування та оптової торгівлі твердим паливом.
Інформацію (пояснення та документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Повідомляємо, що за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
13.10.2025 · Замовник: Відповідь на запит.
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом "Щепа-код за ДК 021:2015 (03410000-7)-Деревина"
13.10.2025 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
Відповідь на запит Державної аудиторської служби України у зв'язку із проведеним моніторингом за предметом закупівлі- "Щепа-код за ДК 021:2015 (03410000-7 Деревина"