Обладнання системи гучномовного зв’язку (VoIP) (ДК 021:2015: 32340000-8 Мікрофони та гучномовці)

У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Обладнання системи гучномовного зв’язку (VoIP) (ДК 021:2015: 32340000-8 Мікрофони та гучномовці)» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2025-07-07-010929-a), відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з наступних питань.

1. Надати пояснення та долучити відповідні документи щодо джерел фінансування даної закупівлі (у тому числі із зазначенням відповідного КПКВК).

2. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари, що є предметом даної закупівлі), на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних, якісних та кількісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.

3. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному вебсайті чи офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.

4. Відповідно до пункту 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.

Крім того, згідно із частиною 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.

Враховуючи вищевикладене, просимо надати інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника ФОП Васильченко Олег Олександрович на відповідність тендерній документації Головного управління Державної служби України з надзвичайних ситуацій у Житомирській області (далі – Замовник) (протоколу, рішення).

5. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що в порушення вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей в підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації відсутня інформація щодо посади особи, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками (Малиновський С. Ф.) та по батькові особи, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками (Хлань Вадим).

Враховуючи викладене вище, поясніть чому Замовником при складанні та затвердженні тендерної документації порушено норми пункту 17 частини 2 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей?

6. Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі невідповідності тендерної пропозиції вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону, умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.

Відповідно до пункту 3 Додатку 4 до тендерної документації для підтвердження технічних характеристик предмета закупівлі, встановлено імперативну вимогу щодо надання учасником в складі тендерної пропозиції копію сертифікату відповідності та/або посвідчення про якість та/або паспорт якості та/або інших документів (декларація відповідності тощо).

Крім того, вказаним пунктом встановлено, що технічні характеристики товару, що пропонується учасником, повинні бути підтверджені інформацією з офіційних відкритих джерел, а саме: офіційний сайт виробника/виробників або інші офіційні джерела інформації.

На виконання вищевказаних вимог учасником ФОП Васильченко Олег Олександрович в складі тендерної пропозиції надано паспорти якості від 14.07.2025 № 12 та №№ 15-18, які видані виробником товарів ТОВ «Гучний зв’язок».

Однак, в складі тендерної пропозиції учасника ФОП Васильченко Олег Олександрович відсутня інформація щодо офіційних відкритих джерел, а саме: офіційного сайту виробника або інших офіційних джерел інформації, що підтверджують вказані технічні характеристики товару, що пропонується учасником, чим не дотримано вимоги пункту 3 Додатку 4 до тендерної документації.

Слід зазначити, що проведеним аналізом встановлено відсутність у виробника ТОВ «Гучний зв’язок» сайту або іншого офіційного джерела.

Враховуючи викладене вище, поясніть свою позицію щодо невідхилення тендерної пропозиції учасника ФОП Васильченко Олег Олександрович на підставі підпункту 2 пункту 44 Особливостей та яким чином Замовником підтверджено відповідність учасника ФОП Васильченко Олег Олександрович вимогам пункту 3 Додатку 4 до тендерної документації, із наданням копій таких документів та зазначенням інформації щодо їх подання у складі пропозиції учасника (назва файлу).

Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 50 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.

Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.

1. Джерелом фінансування закупівлі являються кошти загального та спеціального фондів державного бюджету України, призначення на які затверджені Законом України «Про державний бюджет України на 2025 рік» по КПКВК 1006280 «Забезпечення діяльності органів та підрозділів цивільного захисту, підготовка кадрів Державною службою України з надзвичайних ситуацій».

2. Розмір витрат визначено відповідно до затвердженого кошторису Головного управління на 2025 рік по КЕКВ 2210 “Предмети, матеріали, обладнання та інвентар” за КПКВК 1006280 та з урахуванням вимог статті 4 Закону України “Про публічні закупівлі”, пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, Бюджетного кодексу України, постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 №228 “Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ” на підставі наявної потреби у закупівлі товарів в фактичній кількості.

Обґрунтування технічних та якісних характеристик здійснено на підставі стандартів ISO 7240-16 - сигналізація та системи гучномовного оповіщення, ДСТУ IEC 60268-1:2009 – електроакустика та протоколам SIP, RTP, IEEE 802.3af/at.

Для визначення очікуваної вартості предмета закупівлі «Обладнання системи гучномовного зв’язку (VoIP) застосовано Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджену наказом Мінекономрозвитку від 18.02.2020 № 275 (далі — Порядок №275) методом порівняння ринкових цін, у спосіб отримання інформації про ціну, шляхом направлення 3-х письмових запитів цінових пропозицій постачальниками зазначеної продукції ТОВ «Гучний зв’язок», ТОВ «Телерадіомережа», ТОВ «Дніпрозв'язокбуд» з подальшим визначенням очікуваної ціни, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховується формулою запропонованою пунктом 1 розділу ІІІ Порядку №275. У запитах цінових пропозицій було зазначено інформацію щодо характеристики предмета закупівлі(комплектація, кількість, розміри, площа, привід, склад, колір, тощо).

3. Відповідно до вимог пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання державних коштів» на веб-сайті Головного управління, як розпорядника бюджетних коштів Державного бюджету, за посиланням https://zt.dsns.gov.ua/derzhavni-zakupivli (конкретно для закупівлі UA-2025-07-07-010929-a - https://zt.dsns.gov.ua/upload/2/4/3/2/5/9/3/obgruntuvannia-zakupivli-710-gucnomovci.pdf ), 07.07.2025 було розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, визначених ініціативним підрозділом, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі.

4. Під час розгляду тендерної пропозиції учасника ФОП "ВАСИЛЬЧЕНКО ОЛЕГ ОЛЕКСАНДРОВИЧ" на відповідність вимогам тендерної документації Головного управління ДСНС України у Житомирській області не було виявлено формальних (несуттєвих) помилок, визначених пунктом 19 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» як такі, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на її зміст (технічні помилки, описки). У зв’язку з відсутністю таких помилок оформлення протоколу відповідно до частини 10 статті 11 Закону не вимагалося.

5. Відповідно до вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону у тендерній документації зазначається прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками. Підпунктом 2.3 «посадова особа замовника, уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками» пункту 2 «Інформація про замовника торгів» розділу І «Загальні положення» тендерної документації визначено такою уповноваженою особою начальника ЦОЗ електронних комунікацій та інформаційних технологій Головного управління ДСНС України у Житомирській області Вадима Хланя.

Варто зауважити, що в системі ДСНС України, до якої належить Замовник, закупівельні процедури регламентуються, зокрема, наказами ДСНС від 29.03.2019 № 200 «Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в системі ДСНС» та від 13.06.2023 № 477 «Про затвердження Порядку ведення публічних закупівель в апараті ДСНС».

Зазначеними Порядками визначено поняття ініціативного підрозділу — структурного підрозділу, до компетенції якого належать питання, пов’язані з предметом закупівлі. У разі застосування процедури відкритих торгів ініціативний підрозділ подає уповноваженій особі належним чином оформлену службову записку разом із документацією для закупівлі. До службової записки додаються: обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, обґрунтування розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості.

Крім того, у разі надходження запитань, вимог або скарг від користувачів електронної системи закупівель щодо предмету закупівлі, саме ініціативний підрозділ опрацьовує отримані матеріали та готує відповідні роз’яснення та відповіді.

У межах цієї закупівлі ініціативним підрозділом виступає ЦОЗ електронних комунікацій та інформаційних технологій Головного управління ДСНС України у Житомирській області. Керівник цього підрозділу, інформація про якого вказана в підпункті 2.3 тендерної документації, є уповноваженою особою для зв’язку з учасниками.

Таким чином, Малиновський С. Ф. не є уповноваженою особою для здійснення зв’язку з учасниками.

При цьому при формуванні тендерної документації норма пункту 17 частини другої статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» щодо зазначення по батькові особи, уповноваженої на зв’язок з учасниками, не була врахована у повному обсязі, що пов’язано, зокрема, із застосуванням загальних правил оформлення документів.

Зокрема, формат зазначення «Ім’я Прізвище» був обраний відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», яка передбачає можливість використання скороченого варіанта зазначення імені без по батькові у реквізитах документів.

Зазначене не вплинуло на прозорість процедури закупівлі та не створило жодних перешкод для подання тендерних пропозицій учасниками.

6. В ході розгляду тендерної пропозиції учасника – фізичної особи – підприємця Васильченка Олега Олександровича – встановлено наступне.

У складі тендерної пропозиції дійсно надано паспорти якості від 14.07.2025 №12 та №№15–18, видані виробником товарів ТОВ «Гучний зв’язок». Разом з тим, відповідно до пункту 3 Додатку 4 до тендерної документації, передбачено обов’язкову (імперативну) вимогу щодо надання учасником інформації з офіційних відкритих джерел (зокрема, з офіційного сайту виробника або інших офіційних джерел), яка підтверджує технічні характеристики запропонованого товару.

Під час первинного розгляду тендерної пропозиції зазначене порушення не було виявлено. Проте у процесі повторного перегляду пропозиції на підставі запиту Державної аудиторської служби України, а також на етапі підготовки до укладення договору, встановлено, що інформація з офіційних відкритих джерел, що підтверджує технічні характеристики товару, у складі тендерної пропозиції відсутня, виробник товару (ТОВ «Гучний зв’язок») не має власного офіційного сайту або іншого офіційного джерела, що містить відповідну інформацію.

Таким чином, тендерна пропозиція учасника не відповідає вимогам тендерної документації в частині підтвердження технічних характеристик товару інформацією з офіційних відкритих джерел. Це є підставою для її відхилення відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей.

Оскільки зазначене порушення є таким, що не може бути усунене та істотно впливає на результат процедури, замовником прийнято рішення про скасування процедури закупівлі на підставі пункту 2 частини першої статті 32 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), а також підпункту 2 пункту 50 Особливостей, як таку, що містить виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, яке неможливо усунути.

Враховуючи викладене, Замовником прийнято рішення скасувати закупівлю за предметом Обладнання системи гучномовного зв’язку (VoIP) (ДК 021:2015: 32340000-8 Мікрофони та гучномовці), UA-2025-07-07-010929-a на підставі пункту 2 частини першої статті 32 Закону, а також підпункту 2 пункту 50 Особливостей.

До пояснення додаються:

- документ — Технічні характеристики системи сповіщення VoIP_V3

- документ — Службова для закуп.

- документ — Запит 1;

- документ — Запит 2;

- документ — Запит 3;

- документ — Пропозиція 1 гучномов;

- документ — Пропозиція 2 гучномов;

- документ — Пропозиція 3 гучномов;

- Кошторис на 2025 рік, довідка про зміни до Кошторису 2025;

- Додаток 4 тех. вимоги гучномов;

- Протокол №558 25.07.25 про скасування закупівлі.