Висновок
За результатами аналізу питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення абзацу 1 пункту 43, абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Постанови № 1178; своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю - порушень не встановлено.
Зобов'язання
-.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 29 липня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Постанова № 1178, Особливості); дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерних пропозицій учасників; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель ПОЛТАВСЬКОГО ЛІТЕРАТУРНО-МЕМОРІАЛЬНОГО МУЗЕЮ І.КОТЛЯРЕВСЬКОГО (далі – замовник) UA-P-2025-07-08-010586-a на 2025 рік; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи замовника від 08.07.2025 № 2; тендерну пропозицію учасника ФОП «ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ» (далі – учасник); протокольне рішення уповноваженої особи замовника від 16.07.2025 № 3; відповідь замовника на запит органу державного фінансового контролю, оприлюднену 24.07.2025 в електронній системі закупівель.
Моніторингом питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції встановлено порушення замовником чинного законодавства, а саме:
- абзацу 1 пункту 43 Особливостей в частині не надання вимоги про усунення невідповідностей;
- абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Постанови № 1178 в частині невідхилення тендерної пропозиції учасника, як такої, що не відповідає умовам технічної специфікації.
Так, вимогою пункту 1.3. Додатку 1 тендерної документації замовника встановлено, що «на підтвердження наявності в учасника працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід надання послуг учасник має надати довідку за формою 3. При цьому формою 3 Додатку 1 визначено 1. «* документи, передбачені законодавством, та які підтверджують наявність правовідносин учасника з відповідними працівниками (трудові книжки, наказ про призначення на посаду, наказ про сумісництво (за наявності), трудовий договір, штатний розпис тощо)» та 2. «** документи, що підтверджують наявність відповідної кваліфікації працівників для виконання певного виду робіт / надання послуг / поставки товарів за предметом закупівлі (дипломи, сертифікати, свідоцтва, посвідчення, протоколи перевірки знань тощо)».
Однак відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що учасником надано заповнену форму 3 (файл: Форма 3 підписаний.pdf) без зазначення у ній відповідної інформації, як це вимагалось тендерною документацією замовника.
Також, вимогою підпункту 2 пункту 4 Додатку 1 до тендерної документації встановлено, що «учасник підтверджує відсутність підстав, визначених підпунктом 2 пункту 45 Особливостей, шляхом надання у складі тендерної пропозиції: довідки в довільній форми про відсутність фактів невиконання своїх зобов’язань за раніше укладеним договором про закупівлю із замовником, що призвело до його дострокового розірвання протягом трьох років до дати оголошення про проведення відкритих торгів, і застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків.».
При цьому, як свідчать відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель учасником ФОП «ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ» не було надано відповідної довідки, отже тендерна пропозиція учасника не відповідає вимогам тендерної документації замовника.
Абзацом 1 пункту 43 Особливостей встановлено, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).
При цьому, замовником не надано вимоги про усунення невідповідностей учаснику ФОП «ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ».
З метою підтвердження або спростування встановленого порушення, органом державного фінансового контролю в ході моніторингу 21.07.2025 через електронну систему закупівель надано відповідний запит Замовнику.
Замовником 24.05.2025 в електронній системі закупівель надано відповідь:
«4. Замовником переглянуто повторно документацію Учасника (на момент проведення моніторингу - «Переможця»), і дійсно допущені помилки при виборі. Дані помилки не можливо вже виправити, і в подальшому буде скасовано Закупівлю.», яка не спростовує вказаного порушення.
Отже, тендерна пропозиція учасника не відповідає вимогам тендерної документації замовника, чим порушено вимоги абзацу 1 пункту 43 Особливостей.
Моніторингом питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення замовником абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Постанови № 1178 в частині невідхилення тендерної пропозиції учасника, як такої, що не відповідає умовам технічної специфікації.
Так, встановлено, що відповідно пункту 2 «Документи, що підтверджують відповідність умовам технічного завдання» Додатку 1 до тендерної документації замовника визначено: «Документи, які учасник повинен надати для підтвердження відповідності тендерної пропозиції технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам предмета закупівлі. Учасник у складі тендерної пропозиції надає підписане технічне завдання за формою, викладеною в додатку 1.1 до тендерної документації.».
В порушення вищевказаної вимоги пункту 2 Додатку 1 учасником ФОП «ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ» не надано підписаного технічного завдання за формою, викладеною в Додатку 1.1 до тендерної документації.
Відповідно до абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Постанови № 1178 замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей, що ним не забезпечено.
Таким чином, замовником на порушення абзацу 2 підпункту 2 пункту 44 Постанови № 1178 не відхилено тендерну пропозицію учасника, як таку, що не відповідає умовам технічної специфікації.
Натомість, учасника ФОП «ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ» визнано переможцем процедури закупівлі та оприлюднено повідомлення про намір укласти договір.
Відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що станом на дату завершення моніторингу процедура закупівлі відмінена, чим усунуто порушення, встановлені в ході моніторингу.
Усунення порушень
Звіт замовника від 11.08.2025
У відповідь на ваш запит про результати моніторингу закупівлі повідомляємо про те, що станом на даний час закупівля скасована. Уповноважена особа зобов’язується в майбутньому не допускати порушень при проведенні закупівель та проводити всі закупівлі виключно з відповідністю до чинного законодавства. Було прийнято рішення про проходження навчання та семінарів, щодо підвищення кваліфікацій Уповноваженої особи
Відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами), на даний час прийнято рішення: за відсутності власного веб сайту, обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено очікуваної вартості буде здійснюватися на веб-сайті Полтавської міської ради, в розділі «Державні закупівлі», для недопущення подальших таких порушень законодавства у сфері закупівель. Окрім того, керівником вжито заходів та проведено роз’яснювальну роботу з уповноваженою особою щодо недопущення в подальшому порушення законодавства України в сфері публічних закупівель. З повагою!
Запити й пояснення
21.07.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі очікуваною вартістю 1 450 000,00 гривень (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2025-07-08-009970-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та/або підтверджуючих документів з наступних питань:
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на послуги) на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Зазначити джерела фінансування даної закупівлі (субвенція тощо) із зазначенням КПКВ, КЕКВ та назви бюджетної програми на виконання якої здійснюється придбання даного предмету закупівлі.
3. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному вебсайті (або на офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів) обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.
4. Яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію учасника ФОП "ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ" (далі – учасник) на відповідність вимог п. 1.3. Додатку 1 тендерної документації в частині: «надання документів, що підтверджують наявність правовідносин учасника з відповідними працівниками, наявність відповідної кваліфікації працівників»?
- формою 3 Додатку 1 визначено «** документи, що підтверджують наявність відповідної кваліфікації працівників для виконання певного виду робіт / надання послуг / поставки товарів за предметом закупівлі (дипломи, сертифікати, свідоцтва, посвідчення, протоколи перевірки знань тощо)», однак відомості веб-порталу Уповноваженого органу з питань закупівель свідчать, що учасником надано заповнену Форму 3 (файл: Форма 3 підписаний.pdf) без зазначення відповідної інформації. Поясніть вищезазначене.
- яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію учасника на відповідність вимоги пп.2 п. 4 Додатку 1 в частині надання довідки в довільній форми про відсутність фактів невиконання своїх зобов’язань за раніше укладеним договором про закупівлю із замовником, що призвело до його дострокового розірвання протягом трьох років до дати оголошення про проведення відкритих торгів, і застосування санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків?
На підставі вищевказаного надайте пояснення чому замовником не було надано вимогу про усунення невідповідностей відповідно до пункту 43 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення торгів)?
5. Яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію учасника на відповідність п. 2 Додатку 1 в частині надання учасником підписаного технічного завдання за формою, викладеною в додатку 1.1 до тендерної документації.
6. Як замовником перевірено ФОП "ГОЛОТА ОЛЕГ ВОЛОДИМИРОВИЧ" на відповідність вимоги п. 3 Додатку 2 в частині надання заповненого Додатку 2.1?
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
У разі, якщо оприлюднення запитуваної інформації може нести загрозу національній безпеці та/або громадській безпеці і порядку, просимо надати відповідь на зазначене питання з приховуванням інформації з обмеженим доступом.
За перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
24.07.2025 · Замовник: Інформація на запит за процедурою UA-2025-07-08-009970-a
ДЕРЖАВНА АУДИТОРСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ ПІВНІЧНО – СХІДНИЙ ОФІС ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ УПРАВЛІННЯ ПІВНІЧНО-СХІДНОГО ОФІСУ ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ В ПОЛТАВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
Інформація на запит за процедурою
UA-2025-07-08-009970-a
ПОЯСНЕННЯ
ПОЛТАВСЬКИЙ ЛІТЕРАТУРНО-МЕМОРІАЛЬНИЙ МУЗЕЙ І.КОТЛЯРЕВСЬКОГО, розглянувши запит на пояснення згідно Рішення від 18.07.2025 року, Наказ № 18.07.2025 № 85-З, повідомляє наступне, що відповідно до статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
1. Згідно частини першої статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі- Закон), планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель. Також згідно пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою КМУ від 12 жовтня 2022 року № 1178 (із змінами), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Таким чином, замовник аналізує та виходячи з наявної потреби визначає очікувану вартість предмета закупівлі, враховуючи його специфіку, з дотриманням принципів, передбачених згідно статті 5 Закону. На період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів) товарів, робіт і послуг. Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі». Законодавство у сфері закупівель регламентує принципи, відповідно яких здійснюються закупівлі. Запланована закупівля та очікувана вартість предмета даної закупівлі закупівлі, передбачена згідно грантової угоди з Українським культурним фондом №8CUH21-37880 від 01.07.2025 року культурно – мистецького проекту «Віртуальна подорож “У пошуках скарбу Івана Котляревського”». Замовнику було надано комерційні пропозиції, стосовно закупівлі, з чого і формувалася очікувана вартість (Додатки додаються). Очікувана вартість формувалася виходячи з найбільш економічно вигідної вартості.
2. Підписано грантову угоду з Українським культурним фондом №8CUH21-37880 від 01.07.2025 року культурно – мистецького проекту «Віртуальна подорож “У пошуках скарбу Івана Котляревського”».
Фінансування здійснюватиметься з Державного бюджету
• КПКВ: 1014040 — Забезпечення діяльності музеїв i виставок
• КЕКВ: 3160 — Придбання землі та нематеріальних активів
Так, як Замовником технічно було зазначено не відповідний КЕКВ при оприлюдненні закупівлі (було зазначено КЕКВ 2240 - 2240 Оплата послуг (крім комунальних)), закупівлю буде відмінено
3. Замовник не здійснив публікацію обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі, оскільки на даний час не має власного веб-сайту. В той же час Замовником було затверджено протокольно під час оприлюднення .(Протокол та обґрунтування додається)
4. Замовником переглянуто повторно документацію Учасника (на момент проведення моніторингу - «Переможця»), і дійсно допущені помилки при виборі. Дані помилки не можливо вже виправити, і в подальшому буде скасовано Закупівлю.
Уповноважена особа Артем МОРОЗ