Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостям встановлено порушення абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 8 пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; дотримання вимог Постанови № 710; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника; своєчасності укладання та оприлюднення договору; відповідності умов укладеного договору умовам тендерної пропозиції переможця; внесення змін до умов договору та їх оприлюднення; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону, Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 10 квітня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; дотримання вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами) (далі – Постанова № 710); відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Постанова № 1178, Особливості); дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника; своєчасності укладання та оприлюднення договору; відповідності умов укладеного договору умовам тендерної пропозиції переможця; внесення змін до умов договору та їх оприлюднення; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель ДЕПАРТАМЕНТУ КУЛЬТУРИ, МОЛОДІ ТА СІМ’Ї ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі − Замовник) UA-P-2025-03-17-013426-a; тендерну документацію, затверджену протокольним рішенням уповноваженої особи від 17.03.2025 №28; тендерну пропозицію учасника ТОВ «СОЛОФЛОРА» (далі – Учасник); протокол уповноваженої особи від 26.03.2025 № 30; договір про закупівлю від 01.04.2025 № 28 на суму 577 545,00 грн без ПДВ; додаткова угода від 02.04.2025 № 1 договору про закупівлю від 01.04.2025 № 28 на суму 504 775,00 грн без ПДВ; відповідь замовника на запит органу державного фінансового контролю, оприлюднену 07.04.2025 в електронній системі закупівель.
Моніторингом питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостям встановлено порушення абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 8 пункту 28 Особливостей.
Пунктом 28 Особливостей визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих Особливостей.
В абзаці 8 пункту 28 Особливостей визначено, що у тендерній документації зазначаються підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 Особливостей, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення.
Проте, моніторингом встановлено, що замовник в тендерній документації в пункті 3 розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» зазначив, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, зокрема коли «не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 цих особливостей».
В редакції Особливостей, які діяли на момент проведення процедури закупівлі (12.03.2025) відсутня інформація щодо відхилення тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі у разі не надання документів що підтверджують відсутність підстав визначених в абзаці чотирнадцятому пункту 47 особливостей.
Також, Замовником встановлено вимогу (розділи 2 в Додатку 3 та Додатку 5 до тендерної документації) щодо подання учасником в складі тендерної пропозиції довідки у довільній формі щодо відсутності підстави для відмови учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах, встановленої в абзаці 14 пункту 47 Особливостей, зокрема «Учасник процедури закупівлі, що перебуває в обставинах, зазначених у цьому абзаці, може надати підтвердження вжиття заходів для доведення своєї надійності, незважаючи на наявність відповідної підстави для відмови в участі у відкритих. торгах. Для цього учасник (суб’єкт господарювання) повинен довести, що він сплатив або зобов’язався сплатити відповідні зобов’язання та відшкодування завданих збитків. Якщо замовник вважає таке підтвердження достатнім, учаснику процедури закупівлі не може бути відмовлено в участі в процедурі закупівлі».
При цьому, абзацом чотирнадцятим пункту 47 Особливостей в редакції, що діяла на момент проведення процедури закупівлі (12.03.2025) визначено, що «Переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 цього пункту». Тобто, абзац чотирнадцятий з пункту 47 Особливостей виключено.
Таким чином, замовником до тендерної документації на порушення абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону включено інформацію, вимоги щодо наявності якої не передбачені законодавством.
Враховуючи викладене, тендерна документація складена без врахування змін до Особливостей, внесених Постановою Кабінету Міністрів України № 382 від 02.04.2024, в результаті чого порушено абзац 1 частини 3 статті 22 Закону та абзац 8 пункту 28 Особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 18.04.2025
Департамент культури, молоді та сім’ї Полтавської міської ради ознайомившись з результати моніторингу закупівлі з огляду на встановлені порушення, виявлені правління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, повідомляє про наступне:
На виконання висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-P-2025-03-17-013426-a щодо усунення порушень абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 8 пункту 28 Особливостей було здійснено наступні заходи: - проведено ґрунтовний аналіз розробленої форми (шаблону) тендерної документації на предмет усунення невідповідностей Закону з урахуванням Особливостей; у відповідності до рекомендацій буде здійснено навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в інтернеті.
З метою виконання зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку про результати моніторингу закупівлі, вжито заходи щодо недопущення виявлених порушень в подальшому, проведено роз’яснювальну роботу. Повідомляємо, що в майбутніх закупівлях виявлені порушення будуть враховані та допущені не будуть.
Запити й пояснення
02.04.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі очікуваною вартістю 582022,00 грн (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2025-03-17-011019-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів з наступних питань:
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари, матеріальні ресурси, що є предметом даної закупівлі, технічне завдання, тощо), на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати посилання на сторінку власного веб-сайту на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
3. Яким чином Замовником перевірено тендерну пропозицію учасника ТОВ «СОЛОФЛОРА» на відповідність тендерній документації, зокрема в частині відповідності тендерної пропозиції учасника технічним, якісним та кількісним характеристики предмета закупівлі та іншим вимогам предмета закупівлі, установленим в Додатку № 2 до тендерної документації, де зазначено зокрема, кількість товару: 6950 одиниць. Проте, у складі тендерної пропозиції учасником надано лист від 24.03.2025 № 24/3 «Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі та інші вимоги щодо предмета закупівлі», в якому зазначено кількість товару: 5247 одиниці. Поясніть вказане.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненні, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого питання, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
За перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
07.04.2025 · Замовник: Надання пояснення, щодо запиту від 01.04.2025 № 27-З
ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРИ, МОЛОДІ ТА СІМ’Ї ПОЛТАВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ, розглянувши запит на пояснення згідно Рішення від 01.04.2025 року, Наказ № 01.04.2025 № 27-З, повідомляє наступне, що відповідно до статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари, матеріальні ресурси, що є предметом даної закупівлі, технічне завдання, тощо), на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Згідно частини першої статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі- Закон), планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель. Також згідно пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою КМУ від 12 жовтня 2022 року № 1178 (із змінами), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. Таким чином, замовник аналізує та виходячи з наявної потреби визначає очікувану вартість предмета закупівлі, враховуючи його специфіку, з дотриманням принципів, передбачених згідно статті 5 Закону. На період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів) товарів, робіт і послуг. Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі». Законодавство у сфері закупівель регламентує принципи, відповідно яких здійснюються закупівлі. Один з них — принцип максимальної економії, ефективності та пропорційності. Процес та особливості визначення очікуваної вартості предмета закупівлі регулюється наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275, яким затверджена Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (далі – Методика). Крім того, очікувана вартість предмета закупівлі визначена методом порівняння ринкових цін, на підставі відкритих даних ринку про ціни на товари з відповідними характеристиками з використанням інтернет-ресурсу, який знаходиться у відкритому доступі. Замовником здійснено пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації, в тому числі: інформації що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі. Розрахунок очікуваної вартості предмету закупівлі з урахуванням роз’яснення Мінекономіки «Щодо розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі» № 3301-04/34980-06 від 20.08.2019 р., здійснювався замовником шляхом моніторингу середньо ринкових цін та цін на майданчику прозоро. Додаток додається
2. Надати посилання на сторінку власного веб-сайту на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
При відсутності власного веб сайту, Департаментом культури, молоді та сім’ї Полтавської міської ради було прийнято рішення оприлюднювати Обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі на веб-сайті Полтавської міської ради, в розділі «Державні закупівлі». Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі було опубліковано 21.03.25 року за номером 210235
https://www.rada-poltava.gov.ua/documents
3. Яким чином Замовником перевірено тендерну пропозицію учасника ТОВ «СОЛОФЛОРА» на відповідність тендерній документації, зокрема в частині відповідності тендерної пропозиції учасника технічним, якісним та кількісним характеристики предмета закупівлі та іншим вимогам предмета закупівлі, установленим в Додатку № 2 до тендерної документації, де зазначено зокрема, кількість товару: 6950 одиниць. Проте, у складі тендерної пропозиції учасником надано лист від 24.03.2025 № 24/3 «Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі та інші вимоги щодо предмета закупівлі», в якому зазначено кількість товару: 5247 одиниці. Поясніть вказане. Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненні, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого питання, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. За перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю передбачено відповідальність відповідно до статті 351-1 Кримінального кодексу України.
В складі тендерної пропозиції ТОВ «СОЛОФЛОРА» надано інформацію за № 24/3 від 24.03.2025, в якій у описовій частині зазначено кількість товару: 5247 одиниці, а в розділі «Істотні умови» того ж документу зазначено товар: троянда зрізана червона 80 см – 3240 шт., хризантема зрізана червона (в асортименті) 410 шт., гвоздика зрізана червона 3300 шт., що разом становить 3240+410+3300=6950 шт.
Разом з тим, Учасником, визначеним переможцем, в складі тендерної пропозиції (аркуш 3 файлу «Інформація про технічні характеристики.pdf) надано лист за № 24/3 від 24.03.2025, яким ТОВ «СОЛОФЛОРА», у особі директора, Солодовника Івана Васильовича, згоден, гарантує та підтверджує свою можливість і готовність виконувати усі технічні, якісні та кількісні вимоги Замовника, у повному обсязі.
Водночас, ТОВ «СОЛОФЛОРА» завантажено тендерну пропозицію за № 24/3 від 24.03.2025, в складі якої зазначено кількість товарів, а саме: троянда зрізана червона 80 см – 3240 шт., хризантема зрізана червона (в асортименті) 410 шт., гвоздика зрізана червона 3300 шт., що разом становить 3240+410+3300=6950 шт. та вказано окремо ціну за кожну одиницю товару по кожній номенклатурній позиції. Також Учасник, підписавши тендерну пропозицію, засвідчив свою безумовну згоду з усіма положеннями тендерної документації (у тому числі щодо відповідності їх чинному законодавству) та погодився на виконання всіх умов та вимог, передбачених цією документацією, на що вказує останній абзац завантаженої ним тендерної пропозиції за № 24/3 від 24.03.2025.
Серед іншого, ТОВ «СОЛОФЛОРА» надано лист – згоду з умовами проєкту договору, в складі якого теж наявна специфікація з загальною кількістю товару – 6950 штук та підписаний учасником проєкт договору, в складі якого зазначено (розділ «Предмет договору»): 1. У порядку та на умовах, визначених цим Договором, Постачальник зобов’язується передати Замовникові товари: квіткова продукція за Код згідно ДК 021:2015 "Єдиний закупівельний словник" - 03120000-8 - Продукція рослинництва, у тому числі тепличного, а Замовник зобов’язується прийняти та оплатити Товар, в асортименті, кількості та за цінами, які зазначені у Специфікації (Додаток 1 до Договору), яка є його невід’ємною частиною.
А отже, Замовник не мав підстав вважати, що кількість товару не є такою, що не відповідає потребам замовника та умовам тендерної документації, та ТОВ «СОЛОФЛОРА» мало намір поставити товар в кількості 5247, а не 6950 одиниць, та цілком правомірно визнав цю помилку формальною, механічною, як наслідок, вимога на усунення невідповідностей Замовником не висувалась. Учасник помилково зазначивши лише в одному місці в складі тендерної пропозиції загальну кількість товару, та надавши декілька документів, що підтверджують правильну кількість товару, який замовник мав намір придбати, надавши згоду на умови тендерної документації, та зокрема проєкту договору, жодним чином не змінив предмет закупівлі, найменування товару тощо. (протокол уповноваженої особи № 29 від 25 березня 2025 додається).