Висновок
За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані встановлено порушення пункту 4 частини другої статті 4 Закону.
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства установлено порушення вимог частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей №1178.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями вимогам законодавства, оприлюднення інформації про закупівлю, розгляду тендерної пропозиції ТОВ «ЕКСПЕРТ СЕРВІС-Т», своєчасності укладення договору про закупівлю, його оприлюднення та відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області зобов’язує здійснити заходи (зокрема, проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо) щодо недопущення у подальшому встановлених порушень вимог пункту 4 частини другої статті 4, частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей №1178, дотримуватись вимог Наказу №27593 при складанні тендерної документації.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 08 квітня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, відповідності оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями та тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 №922-VIII (далі - Закон) та Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості №1178), оприлюднення інформації про закупівлю, розгляд тендерної пропозиції, своєчасності укладення договору про закупівлю, його оприлюднення та відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Управління державної міграційної служби України в Тернопільській області (далі – Замовник) на 2025 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, оголошення про проведення закупівлі (тендерну документацію), тендерну пропозицію Товариства з обмеженою відповідальністю «ЕКСПЕРТ СЕРВІС-Т» (далі – ТОВ «ЕКСПЕРТ СЕРВІС-Т») протокольне рішення уповноваженої особи від 27.01.2025 за №12, повідомлення про намір укласти договір від 27.01.2025, договір про надання послуг з технічного обслуговування і ремонту офісної техніки від 10.02.2025 за №10, пояснення Замовника від 27.03.2025 та 03.04.2025, отримані через електронну систему закупівель.
Моніторингом відображення закупівлі у річному плані щодо відповідності вимогам Закону встановлено, що Замовником у річному плані не зазначено інформацію про код економічної класифікації видатків бюджету.
На письмовий запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області (далі – Управління) від 31.03.2025 щодо вищевикладеного Замовником 03.04.2025 надано відповідь: «…Повторно надсилаємо інформацію про річний Річний план закупівель згідно розрахунку кошторису на 2025 рік, затверджений 13.01.2025 року і зазначаємо, що у 4 графі таблиці «Код згідно КЕКВ» відображена інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету, скан копія додається: «Річний план закупівель на 2025 рік (копія)», що не спростовує факт порушення.
Отже, на порушення пункту 4 частини другої статті 4 Закону Замовником у річному плані не зазначено інформацію про код економічної класифікації видатків бюджету.
Відповідно до пункту 11 частини першої статті 9 Закону України «Про публічні закупівлі» та з метою забезпечення формування уніфікованих вимог щодо підготовки замовниками тендерної документації в електронній системі закупівель наказом Міністерства економіки України від 06.12.2024 за №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації» (далі – Наказ №27593) затверджено Примірну тендерну документацію для процедури закупівлі - відкриті торги.
Однак, Замовником не враховано вимоги Наказу №27593 при складанні тендерної документації, яка оформлюється у вигляді таблиці, що складається із відповідного переліку складових тендерної документації та з вимогами щодо їх заповнення.
На письмовий запит Управління від 31.03.2025 щодо вищевикладеного Замовником 03.04.2025 надано пояснення, які не спростовують факт порушення та зазначено, що: «Під час розроблення тендерної документації було звернуто увагу на досвід проведення ідентичних процедур закупівель попередніх років, в оголошенні зазначені основні вимоги до учасників закупівлі.».
Відповідно до пункту 3 Особливостей №1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.
Так, у пункті 28 Особливостей №1178 визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей №1178.
Відповідно до частини третьої статті 22 Закону тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством.
Абзацами першим та п’ятим пункту 28 Особливостей №1178 визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Особливостей №1178, зокрема відомості, наведені у пункті 2 частини другої статті 22 Закону визначаються відповідно до вимог, зазначених в абзацах шостому - восьмому пункту 28 Особливостей №1178.
Аналізом питання відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено, що:
1) в порушення частини другої статті 22 Закону в оголошенні (тендерній документації) не зазначені такі відомості:
- інструкція з підготовки тендерних пропозицій;
- місце поставки товарів;
- строк дії тендерної пропозиції, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними;
- валюта, у якій повинна бути зазначена ціна тендерної пропозиції;
- мова (мови), якою (якими) повинні бути складені тендерні пропозиції;
- прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками;
2) в порушення пункту 28 Особливостей №1178 в оголошенні (тендерній документації) не зазначено інформацію:
- про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів;
- підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 цих особливостей, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення;
- для об’єднання учасників як учасника процедури закупівлі не зазначено умови щодо надання інформації та способу підтвердження відповідності таких учасників об’єднання підставам, визначеним пунктом 47 Особливостей №1178;
Крім цього, на порушення пункту 28 Особливостей №1178 оголошення про проведення закупівлі (тендерна документація) не містить перелік документів та/або інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі. Зазначений перелік оформлюється як окремий додаток до тендерної документації.
Отже, виходячи із вищевикладеного тендерна документація Замовника складена з порушенням вимог частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей №1178.
Усунення порушень
Звіт замовника від 11.04.2025
На виконання висновку про результати моніторингу процедури закупівлі
UA-2025-01-17-005117-a щодо усунення порушень частини другої статті 22 Закону, пункту 28 Особливостей та підпункту 11 пункту 47 Особливостей було здійснено наступні заходи:
- проведено ґрунтовний аналіз розробленої форми (шаблону) тендерної документації на предмет усунення невідповідностей Закону з урахуванням Особливостей та наказу Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації»;
- у відповідності до рекомендацій здійснено навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в інтернеті;
- розроблено механізм внутрішнього контролю для недопущення у подальшому встановлених порушень.
З метою виконання зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку про результати моніторингу закупівлі, вжито заходи щодо недопущення виявлених порушень в подальшому. Повідомляємо, що в майбутніх закупівлях виявлені порушення будуть враховані та допущені не будуть.
Оцінка ДАСУ від 14.04.2025
Порушення усунуто
Запити й пояснення
25.03.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «Послуги із технічного обслуговування та ремонту офісної техніки», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), виникла потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
Яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, визначено розмір витрат та очікувану вартість предмета закупівлі, з наданням відповідних підтверджуючих документів?
Також, необхідно надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
27.03.2025 · Замовник: відповідь на запит
У зв’язку із проведенням моніторингу процедури закупівлі «Послуги із технічного обслуговування та ремонту офісної техніки», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a), надаємо пояснення до Запиту про надання пояснення від 25.03.2025.
З метою підтримки безперебійної роботи копіювально-розмножувальної техніки, недопущення зупинки друкуючого процесу та документообігу виникла необхідність у закупівлі послуг для Управління ДМС у Тернопільській області з технічного обслуговування та ремонту офісної техніки. Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі визначені відповідно до наявних потреб управління Державної міграційної служби України у Тернопільській області.
Якість послуг повинна відповідати вимогам законодавства України та інших діючих в Україні нормативно-правових актів щодо якості аналогічних або подібних послуг, зокрема учасник має надати копії сертифікатів про наявність у виробника та/або імпортера запропонованого тонеру системи контролю якості ISO 9001:2015 та системи екологічного менеджменту ISO 14001:2015, надати копії сертифікатів про наявність у Учасника процедури закупівлі системи контроля якості ISO 9001:2015 та системи екологічного менеджменту ISO 14001:2015, виданих органом з сертифікації систем менеджменту, який офіційно акредитований Національним агентством з акредитації України, на відповідність вимогам ДСТУ EN ISO/IEC 17021-1:2017 (ISO/IEC 17021-1:2015), дійсних на момент подання пропозиції Учасника.
Детальніша інформація про технічні, якісні, кількісні характеристики — технічні вимоги до предмета закупівлі визначена у Додатку 1 до Оголошення техобслуговування техніки 2025.
Відповідно до статті 4 Закону «Про публічні закупівлі» планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, отже розмір бюджетного призначення, визначений відповідно до Річного плану закупівель на 2025 рік, затвердженого 13.01.2025 року.
При розрахунку очікуваної вартості закупівлі було застосовано положення наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 №275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» (із змінами), тож очікувана вартість предмету закупівлі розрахована на підставі показників минулих років, методом розрахунку очікуваної вартості товарів/послуг на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.
Додається посилання на сторінку власного веб-сайту https://dmsu.gov.ua/ternopil/zakupivli.html, на даній сторінці розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Додатки: Річний план закупівель на 2025 рік (копія);
Протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою;
Договір №8 за 2024 рік(копія);
Оголошення техобслуговування техніки 2025.
31.03.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «Послуги із технічного обслуговування та ремонту офісної техніки», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), виникла потреба в отриманні пояснення (інформації, документів).
1. Відповідно до пункту 11 частини першої статті 9 Закону України «Про публічні закупівлі» та з метою забезпечення формування уніфікованих вимог щодо підготовки замовниками тендерної документації в електронній системі закупівель наказом Міністерства економіки України від 06.12.2024 за №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації» (далі – Наказ №27593) затверджено Примірну тендерну документацію для процедури закупівлі - відкриті торги.
Чому Замовником при складанні тендерної документації не враховано вимоги Наказу №27593?
2. Чому оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформації про мову (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції?
3. Аналізом планування закупівель та інших передумов здійснення закупівель встановлено, що у річному плані не зазначено інформацію про код економічної класифікації видатків бюджету, при тому що джерелом фінансування закупівлі є державний бюджет.
Чому у річному плані не міститься інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету?
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
03.04.2025 · Замовник: про надання відповіді на запит
У зв’язку із проведенням моніторингу процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a), надаємо пояснення до Запиту про надання пояснення від 03.04.2025.
Щодо питання 1:
Повторно надсилаємо інформацію про річний Річний план закупівель згідно розрахунку кошторису на 2025 рік, затверджений 13.01.2025 року і зазначаємо, що у 4 графі таблиці «Код згідно КЕКВ» відображена інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету, скан копія додається: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)».
Щодо питання 2:
Відкриті торги з особливостями щодо процедури закупівлі «Папір А4, 1200 пачок» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a) велися українською мовою та всі пропозиції від учасників подавались теж українською мовою згідно із частиною 9 статті 12 Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII.
На стадії публікування оголошення про закупівлю опублікованого в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-02-06-014063-a, в описі критеріїв визначена українська мова як обов’язкова, файл для перегляду додається : «Мова тендерної пропозиції»
Щодо питання 3:
Під час розроблення тендерної документації було звернуто увагу на досвід проведення ідентичних процедур закупівель попередніх років, в оголошенні зазначені основні вимоги до учасників закупівлі, що визначені замовником, зокрема перелік критеріїв і вимоги до учасників, а також загальні положення, які були описані у повному обсязі і сформовані відповідно до вимог Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII, «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування", затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 "Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, наказу Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації».
Додатки: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)»
«Мова тендерної пропозиції»
03.04.2025 · Замовник: Пояснення з власної ініціативи
У зв’язку із проведенням моніторингу процедури закупівлі«Послуги із технічного обслуговування та ремонту офісної техніки», (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a), надаємо пояснення до Запиту про надання пояснення від 31.03.2025.
Щодо питання 1:
Під час розроблення тендерної документації було звернуто увагу на досвід проведення ідентичних процедур закупівель попередніх років, в оголошенні зазначені основні вимоги до учасників закупівлі, що визначені замовником, зокрема перелік критеріїв і вимоги до учасників, а також загальні положення, які були описані у повному обсязі і сформовані відповідно до вимог Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII, «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування", затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 "Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, наказу Міністерства економіки України від 06.12.2024 №27593 «Про затвердження примірної тендерної документації».
Щодо питання 2:
Відкриті торги з особливостями щодо процедури закупівлі «Послуги із технічного обслуговування та ремонту офісної техніки» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a ) велися українською мовою та всі пропозиції від учасників подавались теж українською мовою згідно із частиною 9 статті 12 Закону України "Про публічні закупівлі" від 25 грудня 2015 року № 922-VIII.
На стадії публікування оголошення про закупівлю опублікованого в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-17-005117-a, в описі критеріїв визначена українська мова як обов’язкова, файл для перегляду додається : «Мова тендерної пропозиції»
Щодо питання 3:
Повторно надсилаємо інформацію про річний Річний план закупівель згідно розрахунку кошторису на 2025 рік, затверджений 13.01.2025 року і зазначаємо, що у 4 графі таблиці «Код згідно КЕКВ» відображена інформація щодо коду економічної класифікації видатків бюджету, скан копія додається: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)».
Додатки: «Річний план закупівель на 2025 рік(копія)»
«Мова тендерної пропозиції»