Ведення баз даних абонентів замовника за послуги з управління побутовими відходами,актуальна обробка та облік даних по кожному споживачу послуги з управління побутовими...

У межах проведення моніторингу закупівлі ДК 021:2015: 72310000-1 — Послуги з обробки даних (інформацію про закупівлю оприлюднено в електронній системі закупівель за номером (UA-2025-02-03-004296-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Північно-східний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Держаудитслужби від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в перевірці питання щодо правомірності прийняття рішень, а саме:

1. Надати документальне підтвердження, яким чином та на підставі яких вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?

2. Згідно вимогам тендерної документації Додатку №2 «ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі, зазначено строк надання послуг: березень-грудень 2025 року.

При цьому Учасник у складі тендерної пропозиції (Файл 16 Технічна специфікація.pdf) надана Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ де вказано строк надання послуг: січень-грудень 2025 року.

Просимо надати пояснення стосовно вищевикладених невідповідностей.

3. Згідно підпункту 5.2 пункту 5 проекту договору про надання послуг з обробки даних, Місце надання послуги: Харківська область м . Лозова, смт. Панютине, с. Українське, с . Хлібне, с . Катеринівка, с. Домаха.

При цьому у Додатку №1 до тендерної документації Технічне завдання на закупівлю вказано Місце надання послуг: місто Лозова .

Просимо надати пояснення стосовно вищевикладених невідповідностей.

4. Згідно підпункту 3.1. пункту 3 укладеного договору про надання послуг з обробки даних від 18.02.2025р. №08/-0 Загальна сума цього Договору становить1 573 477,50грн., тоді як згідно Додатку №1 Технічне завдання на закупівлю який є невід’ємною частиною Договору вказано ціна, яка не відповідає ціні зазначеної в договорі.

5. Просимо надати пояснення та копії підтверджуючих документів щодо відповідності пропозиції КП Житлова управляюча компанія, згідно вимогам пункту 7 розділу 1 тендерної документації, щодо документів або копії документів (які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї), які надаються Учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою, зокрема копій трудових книжок працівників Гаража Т.А., Карпова Е.Н., Перескока Г.Р., Сизова А.И., Смилак О.В., поданих на вимогу пункту 2.1.1 Додатку №1 до тендерної документації, без відповідного перекладу.

Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Відповідно до вимог статті 351-¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк

Відповідно до наказу управління Північно- східного офісу Держаудитслужби м .Харків (далі – ДАСУ) від 10.03.2025 № 70 «Про початок моніторингу закупівель» 11 березня 2025 року в електронній системі закупівель (далі – ЕСЗ) оприлюднено інформацію щодо початку моніторингу процедури закупівлі за предметом послуги з управління побутовими відходами,актуальна обробка та облік даних по кожному споживачу послуги з управління побутовими відходами код 72310000-1 Послуги з обробки даних 12 березня 2025 року в ЕСЗ було оприлюднено запит замовнику на пояснення наступного змісту:

«Про надання пояснення

Запит про надання пояснень

У межах проведення моніторингу закупівлі ДК 021:2015: 72310000-1 — Послуги з обробки даних (інформацію про закупівлю оприлюднено в електронній системі закупівель за номером (UA-2025-02-03-004296-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Північно-східний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Держаудитслужби від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в перевірці питання щодо правомірності прийняття рішень, а саме:

1. Надати документальне підтвердження, яким чином та на підставі яких вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?

2. Згідно вимогам тендерної документації Додатку №2 «ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі, зазначено строк надання послуг: березень-грудень 2025 року. При цьому Учасник у складі тендерної пропозиції (Файл 16 Технічна специфікація.pdf) надана Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ де вказано строк надання послуг: січень-грудень 2025 року. Просимо надати пояснення стосовно вище викладених невідповідностей.

3. Згідно підпункту 5.2 пункту 5 проекту договору про надання послуг з обробки даних, Місце надання послуги: Харківська область м .Лозова, смт. Панютине, с. Українське, с .Хлібне, с . Катеринівка, с. Домаха. При цьому у Додатку №1 до тендерної документації Технічне завдання на закупівлю вказано Місце надання послуг: місто Лозова . Просимо надати пояснення стосовно вище викладених невідповідностей.

4. Згідно підпункту 3.1. пункту 3 укладеного договору про надання послуг з обробки даних від 18.02.2025р. №08/-0 Загальна сума цього Договору становить1 573 477,50грн., тоді як згідно Додатку №1 Технічне завдання на закупівлю який є невід’ємною частиною Договору вказано ціна, яка не відповідає ціні зазначеної в договорі.

5. Просимо надати пояснення та копії підтверджуючих документів щодо відповідності пропозиції КП Житлова управляюча компанія, згідно вимогам пункту 7 розділу 1 тендерної документації, щодо документів або копії документів (які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї), які надаються Учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою, зокрема копій трудових книжок працівників Гаража Т.А., Карпова Е.Н., Перескока Г.Р., Сизова А.И., Смилак О.В., поданих на вимогу пункту 2.1.1 Додатку №1 до тендерної документації, без відповідного перекладу.

Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.

Відповідно до вимог статті 351-¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк

Доброго дня! Надаємо відповідь на запит замовнику на пояснення.»

Питання № 1. Надати документальне підтвердження, яким чином та на підставі яких вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?

Відповідь № 1.Закупівля здійснюється за власні кошти від господарської діяльності підприємства.

Обсяг закупівлі послуги визначено на підставі аналізу фактичного використання для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах та з урахуванням планових потреб замовника на 2025 рік відповідно до службової записки від головного економіста Семененко Н.А. від 23 грудня 2024 року.

Розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі проведено відповідно до рекомендацій Наказу Мінекономіки від 18.02.2020р. №275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» з урахуванням інформації, отриманої з сайту https://zakupki.prom.ua/ ,комерційної пропозиції та з урахуванням закупівлі попередніх періодів. Також слід враховувати інші можливі чинники, що впливають на ціну товарів та послуг.

Очікувану вартість предмету закупівлі визначено відповідно до очікуваної потреби, обрахованої Замовником на основі планових обсягів послуги на 2025 рік та кошторису витрат від КП ЖУК

Технічні вимоги розроблені відповідно до потреб замовника на підставі аналізу фактичного використання послуги для забезпечення діяльності замовника у минулих періодах.

На підтвердження інформації надаються наступні документи :

1. Службова записка від 23.12.2024 р.

2. Кошторис витрат КП «Житлова управляюча компанія» на надання послуг з абонентського обслуговування на 2025рік

Питання № 2 Згідно вимогам тендерної документації Додатку №2 «ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі, зазначено строк надання послуг: березень-грудень 2025 року. При цьому Учасник у складі тендерної пропозиції (Файл 16 Технічна специфікація.pdf) надана Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ де вказано строк надання послуг: січень-грудень 2025 року. Просимо надати пояснення стосовно вищевикладених невідповідностей.

Відповідь № 2

Учасник у складі тендерної пропозиції (Файл 16 Технічна специфікація.pdf ,вих. №336 від 06.02.2025року) надана Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі — технічні вимоги до предмета закупівлі ТЕХНІЧНА СПЕЦИФІКАЦІЯ де вказано строк надання послуг: січень-грудень 2025 року,але специфікація зареєстрована за № 336 від 06.02.2025року , тому дану помилку,описку вважати технічною,яка не призводить до зміни предмета закупівлі.

Враховуючи інші надані документи та розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі бачимо,що послуга в місяць становить 157347,75 грн за 10місяців( березень-грудень) 1 573 477,50грн

Варто зазначити, що вище вказана помилка є технічною ( механічною) помилкою,яка жодним чином не призвела до зміни предмета закупівлі, зміни технічних характеристик предмету закупівлі чи зміни істотних умов Договору про закупівлю.

Ця помилка ніяким чином не вплинула на порушення принципів здійснення публічних закупівель, а саме добросовісна конкуренція серед учасників; максимальна економія та ефективність; відкритість та прозорість на всіх стадіях закупівель; недискримінація учасників; об'єктивна та неупереджена оцінка тендерних пропозицій; запобігання корупційним діям і зловживанням.

Питання № 3 Згідно підпункту 5.2 пункту 5 проекту договору про надання послуг з обробки даних, Місце надання послуги: Харківська область м . Лозова, смт. Панютине, с. Українське, с .Хлібне, с . Катеринівка, с. Домаха. При цьому у Додатку №1 до тендерної документації Технічне завдання на закупівлю вказано Місце надання послуг: містоЛозова . Просимо надати пояснення стосовно вище викладених невідповідностей.

Відповідь № 3 Згідно підпункту 5.2 пункту 5 проєкту договору про надання послуг з обробки даних, Місце надання послуги: Харківська область м . Лозова, смт. Панютине, с. Українське, с .Хлібне, с . Катеринівка, с. Домаха. При цьому у Додатку №1 Технічне завдання на закупівлю вказано Місце надання послуг: місто Лозова.

Враховуючи пп 5.2 пункту 5 договору внесено зміни до додатку 1 Технічне завдання ,а саме:Місце надання послуги: Харківська область м . Лозова, смт. Панютине, с. Українське, с .Хлібне, с . Катеринівка, с. Домаха.

Уповноважена особа працює в умовах особливого навантаження, регулярних повітряних тривог, які оголошуються через ракетні удари російськими військовими в ході російського вторгнення в Україну та частого перебування в укриттях. Невідповідність

( місце надання послуг) не впливає на зміст тендерної пропозиції та якість наданих послуг.

На підтвердження інформації надаються наступні документи:

1. Додаткова угода № 1 від 17.03.2025р

Питання № 4 Згідно підпункту 3.1. пункту 3 укладеного договору про надання послуг з обробки даних від 18.02.2025р. №08-0 Загальна сума цього Договору становить1 573 477,50грн., тоді як згідно Додатку №1 Технічне завдання на закупівлю який є невід’ємною частиною Договору вказано ціна, яка не відповідає ціні зазначеної в договорі.

Відповідь № 4

Підприємство закуповує послуги за власні кошти комунального підприємства, які отримує в результаті своєї господарської діяльності

КП ЕКО-САН надає послуги населенню з управління побутовими відходами ,забезпечує порядок у місті Лозова та ОТГ Лозівського р-ну

Згідно підпункту 3.1. пункту 3 укладеного договору про надання послуг з обробки даних від 18.02.2025р. №08-0 Загальна сума цього Договору становить1 573 477,50грн., згідно Додатку №1 Технічне завдання на закупівлю який є невід’ємною частиною Договору вказано ціна з розрахунку щомісячно . Якщо ми переглянемо додаток 1 технічне завдання,таблицю з переліком послуг то бачимо в найменуванні послуги прописано :

- п1 Ведення баз даних абонентів Замовника, актуальна обробка, облік даних по кожному абоненту, проведення нарахування, надання інформаційно-консультативних послуг споживачам послуг з управління побутовими відходами та приймання від них документів, необхідних для здійснення нарахування за послуги з управління побутовими відходами абонентів багатоквартирних житлових будинків міста (щомісячно)

-п 2 Ведення баз даних абонентів Замовника, актуальна обробка, облік даних по кожному абоненту, проведення нарахування, надання інформаційно-консультативних послуг споживачам послуг з управління побутовими відходами та приймання від них документів, необхідних для здійснення нарахування за послуги з управління побутовими відходами абонентів приватного сектору міста (щомісячно)

Згідно додатку : кількість абонентів 26445 ціна 5,95 грн разом за місяць 157347,75 грн

Згідно договору строк надання послуг : березень-грудень 2025р ,тобто 10місяців

Загальна сума договору становить : 1 573 477,50грн

Внесені зміни до договору ,додаткова угода № 1 від 17.03.2025р

На підтвердження інформації надаються наступні документи:

Додаткова угода № 1 від 17.03.2025р

Питання № 5 Просимо надати пояснення та копії підтверджуючих документів щодо відповідності пропозиції КП Житлова управляюча компанія, згідно вимогам пункту 7 розділу 1 тендерної документації, щодо документів або копії документів (які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї), які надаються Учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою, зокрема копій трудових книжок працівників Гаража Т.А., Карпова Е.Н., Перескока Г.Р., Сизова А.И., Смилик О.В., поданих на вимогу пункту 2.1.1 Додатку №1 до тендерної документації, без відповідного перекладу.

Відповідь № 5

Щодо відсутності перекладу перших сторінок трудових книжок працівників Гаража Т.А., Карпова Е.Н., Перескока Г.Р., Сизова А.И., Смілик О.В., з російської мови на українську повідомляємо,що з наданих учасником аркушів трудової книжок ,оригіналів трудових книжок, вбачається, що такі трудові книжки оформлені згідно норм чинного законодавства України на даний час зберігає свою дію на території України, не потребує перекладу українською мовою та не підлягає обміну у відповідності до положень чинного законодавства.( таблиця 1)

№ з/п П.І.Б Посада Дата видачі трудових книжок

1 Гаража Т.А інспектор 17.07.1992р

2 Карпова О.М Контролер енергонагляду 01.06.1999 р

3 Перескока Г.Р. інспектор 10.09.1975р

4 Сизова Г.І інспектор 27.09.1982р

5 Смілик О.В Начальник відділу 05.09.1978р

А отже, відхилення пропозиції Учасника на підставі відсутності автентичного перекладу трудових книжок, що видана за зразком бланку, затвердженого постановою Ради Міністрів УРСР і Укрпрофради від 16.11.1973 № 529 «Про трудові книжки робітників і службовців», та який наразі є чинним на території України, суперечило б положенням діючого законодавства України. Поряд з цим, записи на першій сторінці трудової книжки є доступними для розуміння та ідентифікації власника трудової книжки, а записи, викладені на останній сторінці трудової книжки, зроблені українською мовою та є достатніми для підтвердження наявності трудових відносин між учасником та працівником.

За результатами аналізу питання розгляду тендерних пропозицій встановлено.,що відповідно до частини 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД Замовником зазначено, що тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про загальну вартість пропозиції, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), шляхом завантаження необхідних документів через електронну систему закупівель, що підтверджують відповідність вимогам, визначеним замовником, в тому числі інформації та документів, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям у відповідності до додатку 1 до ТД.

Відповідно до розділу 1 пункту 2 додатку 1 до ТД для підтвердження наявності в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, учасник надає копії наказів про призначення або копії інших документів,договорів цивільно-правового характеру, трудові книжки або інші документи,що підтверджують можливість залучення працівників,на кожну особу,згідно таблиці. Учасник надав оригінали трудових книжок,що свідчать про наявність трудових відносин між учасником та працівником (перша та остання сторінка) та довідку від 06.02.2025р № 332. Також відповідно до частини 7 розділу І «Загальні положення» ТД тендерна пропозиція та всі документи, які передбачені вимогами ТД та додатками до неї, складаються українською мовою. Документи або копії документів (які передбачені вимогами ТД та додатками до неї), які надаються учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою. Учасником КП Житлова управляюча компанія у складі тендерної пропозиції надано довідку про наявність працівників, які мають необхідні знання та досвідвід06.02.2025 № 332 та документ, що свідчить про наявність трудових відносин між учасником та працівником(файл: 23Трудовіпрацівників.pdf), в якому є трудові,викладений іншою мовою. На запит Північно-східного офісу Держаудитслужби від12.03.2025 щодо надання учасником КП Житлова управляюча компанія у складі тендерної пропозиції документів, що свідчить про наявність трудових відносин між учасником та працівником(файл: 23Трудові працівників.pdf)без автентичного перекладу українською мовою, Замовник пояснює, що з наданих учасником аркушів трудової книжки вбачається, що такі трудові книжки оформлені Гаража Т.А. (1992р.), Карпова Е.Н.,(1999р.) Перескока Г.Р.(1975р.) Сизова А.И.(1982р.), Смілик О.В.(1978р.), та в силу норм чинного законодавства України на даний час зберігає свою дію на території України, не потребує перекладу українською мовою, а також зазначаю, що відхилення пропозиції учасника на підставі відсутності автентичного перекладу трудової книжки суперечило б положенням діючого законодавства України. Проте учасником КП Житлова управляюча компаніяу складі тендерної пропозиції надано документ, що свідчить про наявність трудових відносин між учасником та працівником(файл: 23Трудові працівників.pdf) , а саме копії першої та останньої сторінок трудової книжки, викладені іншою мовою без автентичного перекладу українською мовою, чим не дотримано вимоги розділу 1 пункту 2 додатку 1до ТД але надано довідку від 06.02.2025р № 332,що підтверджує трудові відносини між учасником та працівником.

Враховуємо , що в п. 1 Постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 встановлено, що трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

З урахуванням викладеного, відхилення пропозиції учасника на підставі відсутності автентичного перекладу трудових книжок працівників Гаража Т.А. (1992р.), Карпова Е.Н.,(1999р.) Перескока Г.Р.(1975р.) Сизова А.И.(1982р.), Смілик О.В.(1978р.), не відповідатиме положенням діючого законодавства України.

Однак, встановлені порушення носять виключно формальний характер, оскільки не пов`язані із неможливістю забезпечення ефективного та прозорого здійснення закупівель, створення конкурентного середовища у сфері публічних закупівель, запобігання проявам корупції у цій сфері, розвитком добросовісної конкуренції.

Зазначаємо, що втручання органу державного фінансового контролю в публічні закупівлі є виправданим виключно у разі, якщо виявлене порушення має негативний вплив для бюджету (зайве витрачання бюджетних коштів). Підприємство є критично важливим,забезпечує порядок у місті та ОТГ,надає послуги населенню з управління побутовими відходами, використовує власні кошти не використовує неефективно, незаконно, за нецільовим призначенням бюджетні кошти, підстав для розірвання укладеного за результатами проведених торгів договору не має.

Враховуємо необхідність чіткого дотримання учасниками торгів вимог, визначених у тендерній документації, а також необхідності підтверджувати відповідність учасника кваліфікаційним вимогам саме тими документами, які визначені у такій документації. В той же час, відповідні протиправні дії замовника неодмінно повинні утворювати порушення одного з основних принципів здійснення державних закупівель, визначеного статтею 5 Закону №922-VIII, а саме – недискримінація учасників Замовник будь-яким чином не поставив учасників закупівлі у дискримінаційне становище.

Таким чином, підстав для відхилення тендерної пропозиції, а тим паче для розірвання договору, - немає, закупівля здійснена відповідно до законодавства .

Зокрема,аналогічна позиція викладена у рішенні суду Номер відкриття провадження №420/18791/23 від 31.07.2023 рокуномер документа рішення 113964261від 04.10.2023р

Згідно з проведеним розглядом тендерної пропозиції Учасника КП ЖУК на відповідність її вимогам тендерної документації у Замовника були відсутні будь-які підстави для відхилення його тендерної пропозиції, про що зазначено у Протокольному рішенні (протоколі) уповноваженої особи від 12.02.2025 № 79-ВТ-О

На підтвердження інформації надаються наступні документи

Копії трудових : Гаража Т.А., Карпова Е.Н., Перескока Г.Р., Сизова А.И., Смілик О.В

Довідка : від 06.02.2025 р № 332 про наявність працівників,відповідної кваліфікації.

Для запобігання в подальшому порушень при проведені публічних закупівель та підготовці тендерної пропозиція, я, як Уповноважена особа, зобов'язуюся більш ретельно переглядати документацію учасників та документи переможця, уважно і якісно здійснювати підготовку тендерної документації відповідно до останніх змін в закупівельному законодавстві, посилити увагу та вжити максимальних заходів щодо неухильного дотримання норм чинного законодавства у сфері публічних закупівель у своїй подальшій роботі враховуючи військовий стан в країні та те,що підприємство перебуває у зоні можливих бойових дій,постійних тривог,сирен та проблем з інтернет-зв’язком

Враховуючи вищевикладене зазначаємо, що вказана вище процедура закупівлі проведена з дотриманням норм законодавства у сфері публічних закупівель .