Висновок
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, - порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Південний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу закупівлі: 11 березня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, наявність підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунальної установи «Центр фінансування та господарської діяльності закладів та установ системи освіти Хаджибейського району м. Одеси» (далі – Замовник) на 2025 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі від 11.02.2025 (далі – Обґрунтування), протокол доручень, які надані на апаратній нараді структурних підрозділів Департаменту освіти та науки Одеської міської ради 06.02.2025, клопотання від 04.02.2025 № 35/01-21, довідку про зміни до кошторису на 2025 рік, розподіл видатків бюджету розвитку на 2025 рік, договір від 11.02.2025 № 19/25, експертний звіт (позитивний) від 10.05.2024 № ЕК-5586/04-24 з додатком, зведений кошторисний розрахунок вартості об’єкта будівництва, договірну ціну, дефектні акти, локальні кошториси, підсумкову відомість ресурсів, відомість обсягів робіт, пояснення Замовника, отримані 07.03.2025 через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено.
Відповідно до Обґрунтування, завантаженого Замовником в електронній системи закупівель 12.02.2025, Замовником здійснено цю закупівлю без використання електронної системи закупівель на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей, а саме: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.
В Обґрунтуванні також зазначено, що у Замовника виникла необхідність термінового проведення капітального ремонту підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в Одеському ліцеї № 8 Одеської міської ради за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8 для негайного забезпечення очного навчально-виховного процесу у закладі. Враховуючи обмежений час, у Замовника відсутня можливість проведення цієї закупівлі у строки, встановлені Особливостями та при цьому підтверджується наявність нагальної потреби в закупівлі клопотанням від Одеського ліцею № 8 Одеської міської ради.
Також в Обґрунтуванні зазначено, що з метою дотримання принципу ефективності закупівлі, як найшвидшого забезпечення наявної потреби Замовника в умовах воєнного стану Замовник прийняв рішення щодо здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу та застосування під час здійснення закупівлі, як виняток підпункт 4 пункту 13 Особливостей.
Замовником до Обґрунтування додано документальне підтвердження наявності підстави для застосування підпункту 4 пункту 13 Особливостей, а саме: протокол доручень, які надані на апаратній нараді структурних підрозділів Департаменту освіти та науки Одеської міської ради 06.02.2025, клопотання від 04.02.2025 № 35/01-21, довідку про зміни до кошторису на 2025 рік, розподіл видатків бюджету розвитку на 2025 рік, експертний звіт (позитивний) від 10.05.2024 № ЕК-5586/04-24 з додатком, зведений кошторисний розрахунок вартості об’єкта будівництва, договірну ціну, дефектні акти, локальні кошториси, підсумкову відомість ресурсів, відомість обсягів робіт.
Водночас зі змісту підпункту 4 пункту 13 Особливостей вбачається, що для здійснення замовниками закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів зазначеної підстави мають настати одночасно такі умови:
1. нагальна потреба у здійсненні закупівлі;
2. виникнення об’єктивних обставин;
3. неможливлість дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів;
4. має бути документально підтверджено замовником.
У межах проведення моніторингу Південним офісом Держаудитслужби Замовнику було надано запит від 04.03.2025 про надання пояснень (інформації, документів), які підтверджують нагальність потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, яка повинна бути документально підтверджена замовником, на який Замовник 07.03.2025 надав пояснення, в якому зазначив, що «На виконання протоколу доручень (п.3), які надані на апаратній нараді структурних підрозділів Департаменту освіти та науки Одеської міської ради 06.02.2025 року, яким доручено у зв’язку з нагальною потребою забезпечити проведення ремонту та оснащення укриттів в ЗО в закладах за потребою – тобто там де існують приміщення, які можливо використати для укриттів, а також з урахуванням клопотання від Одеського ліцею № 8 Одеської міської ради від 04.02.2025 № 35/01-21 стосовно нагальної потреби у збільшенні кількості місць в укритті, необхідного для виходу усіх учнів на очне навчання, у Замовника виникла нагальна потреба в укладанні договору на закупівлю Капітальний ремонт підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в Одеському ліцеї № 8 Одеської міської ради за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8, за кодом ДК 021:2015: 45450000-6 Інші завершальні будівельні роботи».
Проте надане Замовником пояснення не обґрунтовує наявність підстави для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей, оскільки нормативно-правові акти (Конституція України, Закон України «Про правовий режим воєнного стану», Закон України «Про Кабінет Міністрів України», Укази Кабінету Міністрів України, Укази Президента України) та інші документи, на які є посилання в Обґрунтуванні, не є документами, що підтверджують для Замовника нагальність потреби у здійсненні закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, яка повинна бути документально підтверджена замовником. Крім того, Замовником розроблено проєктно-кошторисну документацію та отримано експертний звіт (позитивний) ще у травні 2024 року, що додатково підтверджує обізнаність Замовника у необхідності здійснення закупівлі зазначених робіт з травня 2024 року.
Отже, на порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей Замовник безпідставно здійснив цю закупівлю шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, оскільки Замовником документально не підтверджено нагальність потреби у здійсненні цієї закупівлі, у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів.
Запити й пояснення
04.03.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі, відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
1. Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати інформацію та документи, які підтверджують нагальність потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, яка повинна бути документально підтверджена замовником «Капітальний ремонт підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в Одеському ліцеї № 8 Одеської міської ради за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8» (ДК 021:2015: 45450000-6 Інші завершальні будівельні роботи).
3. Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 11.02.2025 № 19/25.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Разом з тим повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог представників органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
07.03.2025 · Замовник: Пояснення
1. Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Відповідь: Очікувана вартість було визначено на підставі експертної оцінки, проектно-кошторисної документації та на підставі розміру наданих бюджетних призначень. Експертний звіт щодо розгляду проектної документації на будівництво № EK-5586/04-24 від 10 травня 2024 (розміщений в електронній системі закупівель - файл дог 19-25 з додатками.pdf). Відповідно до розподілу видатків бюджету розвитку на 2025 рік було передбачено видатки на проведення капітального ремонту захисної споруди цивільного захисту (сховища) Одеського ліцею № 8 Одеської міської ради, за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8, у сумі 5517900,00 грн., але безпосередньо кошти на проведення вищезазначених робіт було виділено відповідно до Довідки про зміни до кошторису від 11.02.2025 № 15. Також в електронній системі закупівель розміщена Довідка про зміни до кошторису на 2025 рік №15 від 11 лютого 2025 (файл обґрунтування дог 19-25.pdf). Договір на проведення капітального ремонту захисної споруди цивільного захисту (сховища) Одеського ліцею № 8 Одеської міської ради, за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8 було укладено на 2238255,96 грн. 11.02.2025 року.
2. Надати інформацію та документи, які підтверджують нагальність потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, яка повинна бути документально підтверджена замовником «Капітальний ремонт підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в Одеському ліцеї № 8 Одеської міської ради за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8» (ДК 021:2015: 45450000-6 Інші завершальні будівельні роботи).
Відповідь: На виконання протоколу доручень (п.3), які надані на апаратній нараді структурних підрозділів Департаменту освіти та науки Одеської міської ради 06.02.2025 року, яким доручено у зв’язку з нагальною потребою забезпечити проведення ремонту та оснащення укриттів в ЗО в закладах за потребою – тобто там де існують приміщення, які можливо використати для укриттів (розміщено в електронній системі закупівель – файл обґрунтування дог 19-25.pdf), а також з урахуванням клопотання від Одеського ліцею № 8 Одеської міської ради № 35/01-21 від 04.02.2025 р. стосовно нагальної потреби у збільшенні кількості місць в укритті, необхідного для виходу усіх учнів на очне навчання (розміщено в електронній системі закупівель – файл обґрунтування дог 19-25.pdf), у Замовника виникла нагальна потреба в укладанні договору на закупівлю Капітальний ремонт підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в ОДЕСЬКОМУ ЛІЦЕЇ №8 ОДЕСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8, за кодом ДК 021:2015: 45450000-6 Інші завершальні будівельні роботи.
Враховуючи викладене, вважаємо, що нагальність потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником цілком обґрунтована та не порушує чинне законодавство. Окрім того, слід зазначити, що існуючі нормативні акти не містять переліку документів, якими замовник може підтвердити нагальну потребу, таким чином, замовник самостійно визначає документи, що підтверджують наявність умов застосування пункту 13.
Підрядник був обраний шляхом порівняння ринкових цін. Серед можливих потенційних виконавців робіт, підрядник з яким укладено договір запропонував нижчу ціну на виконання вищезазначених робіт.
3. Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 11.02.2025 № 19/25.
Відповідь: За інформацією, наданою фахівцями з технічного нагляду, станом на 04.03.2025 виконані роботи з улаштування внутрішнього покриття з керамічної плитки, ремонт та прочищення системи каналізації, монтаж ємностей для води та гідрофору, улаштування аварійного освітлення, ремонт системи водопостачання. Виконано близько 45% робіт відповідно до проектно-кошторисної документації.
10.03.2025 · Замовник: Додатковий текст до попереднього пояснення/відповіді Замовника
На додаткове підтвердження проведення нагальної потреби Капітальний ремонт підвальних приміщень (захисної споруди цивільного захисту-укриття) в ОДЕСЬКОМУ ЛІЦЕЇ №8 ОДЕСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ за адресою: м. Одеса, вулиця Іцхака Рабіна, 8 комунальною установою "Центр фінансування та господарської діяльності закладів та установ системи освіти Хаджибейського району м. Одеси" готується додатковий пакет документів, який буде додано на протязі двох днів на підтвердження виконання нагальної потреби в проведенні капітального ремонту
13.03.2025 · Замовник: Заперечення до Висновку
При дослідженні питання укладання договору без використання електронної системи закупівель, посадовою особою органу ДФК не враховано пояснення Замовника з власної ініціативи, про що останнім було повідомлено в Прозорро. Тим самим, при складанні висновку не враховані документи, які готувались замовником на підтвердження нагальної потреби у проведенні робіт. Тобто замовнику не було надано можливість у законний спосіб та термін додатково обґрунтувати підставу нагальності виконання робіт додатковими документами. Наразі такі документи додаються.
Стосовно твердження, зазначеного в Висновку від 11.03.2025, що, Замовником розроблено проєктно-кошторисну документацію та отримано експертний звіт (позитивний) ще у травні 2024 року, що додатково підтверджує обізнаність Замовника у необхідності здійснення закупівлі зазначених робіт з травня 2024 року, додатково повідомляємо наступне.
Бюджетний Кодекс України визначає правові засади функціонування бюджетної системи України, її принципи, основи бюджетного процесу і міжбюджетних відносин та відповідальність за порушення бюджетного законодавства.
Стаття 23 цього Кодексу встановлює загальне правило, згідно з яким будь-які бюджетні зобов`язання та платежі з бюджету здійснюються лише за наявності відповідного бюджетного призначення, якщо інше не передбачено законом про Державний бюджет України (частина перша).
Згідно з пунктами 6 - 8 частини першої статті 2 БК України:
- бюджетне асигнування - повноваження розпорядника бюджетних коштів, надане відповідно до бюджетного призначення, на взяття бюджетного зобов`язання та здійснення платежів, яке має кількісні, часові та цільові обмеження;
- бюджетне зобов`язання - будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, згідно з якими необхідно здійснити платежі протягом цього ж періоду або у майбутньому;
- бюджетне призначення - це повноваження головного розпорядника бюджетних коштів, надане цим Кодексом, законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), яке має кількісні, часові і цільові обмеження та дозволяє надавати бюджетні асигнування.
Наведеною в частині першій статті 23 БК України умовою здійснення бюджетного зобов`язання та платежів з бюджету законодавець встановив особливості розрахунків бюджетними коштами - за наявності відповідного бюджетного призначення.
Відповідно до пункту 4 статті 48 БК України: Зобов'язання, взяті учасником бюджетного процесу без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, встановлених цим Кодексом та законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважаються бюджетними зобов'язаннями (крім витрат, що здійснюються відповідно до частини шостої цієї статті) і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Взяття таких зобов'язань є порушенням бюджетного законодавства. Витрати бюджету на покриття таких зобов'язань не здійснюються.
Враховуючи викладене, КУ «Центр фінансування та господарської діяльності закладів та установ системи освіти Хаджибейського району м. Одеси», яка є розпорядником бюджетних коштів та у своїй діяльності керується Бюджетним кодексом України, має можливість укладати договори та брати бюджетні зобов’язання лише на ті суми, які поступово надаються Довідками про зміни до кошторису для здійснення ремонтів та оснащення укриттів в закладах освіти.