Висновок
За результатами аналізу відповідності умов тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено порушення статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю та внесення змін до тендерної документації встановлено порушення пункту 3 частини першої статті 10 Закону та абзацу четвертого пункту 54 Особливостей.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ФОП Іванова К.В. та визначення переможця процедури закупівлі встановлено порушення пункту 43 Особливостей.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; повноти відображення/розміщення інформації про закупівлю; розгляду тендерних пропозицій та визначення переможця процедури закупівлі; дотримання вимог законодавства у сфері закупівель під час укладення договору про закупівлю; внесення змін до договору про закупівлю – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2, 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пунктом 5 частини сьомої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктом 14 пункту 6 Положення про Управління Північного офісу Держаудитслужби в Черкаській області, затвердженого наказом Північного офісу Держаудитслужби від 20 жовтня 2016 р. № 18, Управління Північного офісу Держаудитслужби в Черкаській області зобов’язує вжити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законом порядку, надалі не допускати такі порушення, та відповідно до частини восьмої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Предметом аналізу були наступні питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; повноти відображення/розміщення інформації про закупівлю; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності умов тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в України та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (у редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Особливості); внесення змін до тендерної документації; розгляду тендерних пропозицій та визначення переможця процедури закупівлі; дотримання вимог законодавства у сфері закупівель під час укладення договору про закупівлю; внесення змін до договору про закупівлю.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план Смілянської загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 7 Смілянської міської ради Черкаської області (далі – Замовник) на 2025 рік; оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 31.12.2024 №1, оприлюднену 04.01.2025; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 02.01.2025 №1, оприлюднену 10.01.2025; реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; тендерну пропозицію фізичної особи-підприємця Іванова Костянтина Вячеславовича (далі – ФОП Іванов К.В.); протокольне рішення уповноваженої особи від 15.02.2025 № 2; документи, надані переможцем відкритих торгів з особливостями ФОП Івановим К.В., що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктом 47 Особливостей; повідомлення про намір укласти договір про закупівлю; договір від 21.01.2025 № 13; додаткову угоду № 1 від 21.01.2025; повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; звіт про результати проведення процедури закупівлі; пояснення Замовника, отримане 13.03.2025 в електронній системі закупівель.
Відповідно до пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Аналізом питання відповідності умов тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено, що тендерна документація Замовника, затверджена протокольним рішенням уповноваженої особи від 02.01.2025, складена без врахування змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 02 квітня 2024 р. № 382 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 166 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178», які набрали чинність 09.04.2024. Зокрема, пункт 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу 5 «Оцінка тендерної документації», додаток 1 до тендерної документації не відповідають вимогам пункту 47 Особливостей, оскільки містять вимогу про надання переможцем процедури закупівлі довідки щодо обставин, зазначених в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей, та вимогу щодо відхилення переможця процедури закупівлі на підставі абзацу третього підпункту 3 пункту 44 Особливостей, якщо переможець процедури закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 цих особливостей.
Крім того, пункт 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу 5 «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації складений без врахування змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 09.02.2024 № 131 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178», які набрали чинність 13.02.2024 (не зазначена інформація щодо Ісламської республіки Іран).
Відповідно до пункту 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. Отже, враховуючи вищезазначене, тендерна документація складена не у відповідності до вимог статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей.
Аналізом питання оприлюднення інформації про закупівлю та внесення змін до тендерної документації встановлено, що Замовник вніс зміни у розділ «Загальні положення» тендерної документації, 10.01.2025 оприлюднив тендерну документацію, проте не оприлюднив перелік змін в окремому документі, чим порушив вимоги пункту 3 частини першої статті 10 Закону та абзацу четвертого пункту 54 Особливостей.
Аналізом питання розгляду тендерної пропозиції та визначення переможця процедури закупівлі встановлено порушення пункту 43 Особливостей. Зокрема, згідно з підпунктом 2.3 пункту 1 «Перелік документів та інформації для підтвердження відповідності Учасника кваліфікаційним критеріям, визначеним у статті 16 Закону «Про публічні закупівлі» Додатку 1 до тендерної документації для підтвердження відповідності учасника кваліфікаційному критерію (наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід) учасник повинен надати у складі тендерної пропозиції, копії особових медичних книжок персоналу відповідно до Наказу Міністерства охорони здоров’я України від 21.02.2013 № 150, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 квітня 2013 р. за № 662/23194, першу та останню сторінки із відміткою про допуск до роботи, на працівників, які безпосередньо беруть участь у приготуванні їжі.
У складі тендерної пропозиції учасник відкритих торгів з особливостями ФОП Іванов К.В. на виконання цієї вимоги надав медичні книжки працівників Заскальної Л.В., Похилюк О.В., Антонової І.М., Животiвської А.Р. Проте, останній запис в медичній книжці працівниці Животiвської А.Р – «Дата наступного медичного огляду – 21 грудня 2024 року», при тому, що дата подання тендерної пропозиції учасника – 11 січня 2025 року. Відомостей щодо проведення медичного огляду працівниці Животiвської А.Р. після 21.12.2024 медична книжка не містить, відповідно, медична книжка не є чинною.
Відповідно до пункту 43 Особливостей якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Згідно з поясненнями Замовника, отриманими в електронній системі закупівель 13.03.2025, Замовник під час розгляду тендерної пропозиції виявив невідповідність тендерної пропозиції ФОП Іванова К.В. вимогам тендерної документації в частині подання нечинної медичної книжки Животiвської А.Р. Однак, на порушення пункту 43 Особливостей Замовник не розмістив в електронній системі закупівель повідомлення із вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані ФОП Івановим К.В. у складі тендерної пропозиції щодо подання чинної медичної книжки Животiвської А.Р., чим не надав можливість ФОП Іванову К.В. усунути невідповідності.
Усунення порушень
Звіт замовника від 20.03.2025
Відповідно до частини восьмої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» надаємо інформацію та документи, що свідчать про усунення порушень законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку.
Вносити зміни до плану, тендерної документації чи у рішення щодо учасників вже неможливо, так як укладено договір.
Усі недоліки враховані і надалі не будуть допускатися порушення:
1. статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей про внесення змін до тендерної документації.
2. пункту 3 частини першої статті 10 Закону та абзацу четвертого пункту 54 Особливостей про належне оприлюднення інформації про закупівлю та змін до тендерної документації.
3. пункту 43 Особливостей у процесі розгляду тендерної пропозиції про розміщення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей у документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції, подання яких передбачалося тендерною документацією.
ФОП Іванова К.В. надав медичну книжку Животiвської А.Р.
Запити й пояснення
10.03.2025 · ДАСУ: Про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за предметом «ДК 021:2015:55510000-8: Послуги їдалень» (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-04-000320-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північного офісу Держаудитслужби в Черкаській області, затвердженого наказом Північного офісу Держаудитслужби від 20 жовтня 2016 р. № 18, постала потреба в отриманні пояснення (інформації, документів) з питань щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі:
1) яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат та визначено очікувану вартість цієї закупівлі?
2) чи забезпечено оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному вебсайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівель відповідно до пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 р. № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами)? Надайте посилання на вебсайт, на якому відображена вказана інформація;
3) чому тендерна документація Замовника складена не у відповідності із вимогами Закону та Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в України та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 02.04.2024 № 382 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 166 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178» (у редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Особливості), а саме: пункт 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу 5 «Оцінка тендерної пропозиції», додаток 1 до тендерної документації складені без врахування змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 02.04.2024 № 382 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 р. № 166 і від 12 жовтня 2022 р. № 1178», які набрали чинність 09.04.2024? Зокрема, містять вимогу про надання переможцем процедури закупівлі довідки щодо обставин, зазначених в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
Крім того, пункт 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу 5 «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації складений без врахування змін, внесених постановою Кабінету Міністрів України від 09.02.2024 № 131 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178», які набрали чинність 13.02.2024 (не зазначена інформація щодо Ісламської республіки Іран).
4) з яких підстав не оприлюднено в окремому документі перелік змін, які були внесені до тендерної документації?
5) чому в п. 4.3 розділу «Загальні положення» тендерної документації зазначені обсяги послуги у кількості 7618 дітоднів (одноразове гаряче харчування для учнів від 6 до 11 років), а в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями 23477 дітоднів?
6) чи було виявлено під час розгляду тендерної пропозиції учасника відкритих торгів з особливостями ФОП Іванова К.В., що ним подано у складі тендерної пропозиції, особисту медичну книжку серія 1ААМ №446478 Животiвської Анастасiї Русланівни, без допуску до роботи (далі - Медична книжка)? Зокрема, згідно з Медичною книжкою датою проходження наступного медичного огляду є 21.12.2024. Відомостей щодо проведення медичного огляду після 21.12.2024 Медична книжка не містить.
Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідома неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
13.03.2025 · Замовник: Пояснення на запит від 10.03.2025
1) Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат та визначено очікувану вартість цієї закупівлі?
Обгрунтування розміру витрат та визначення очікуваної вартостіь закупівлі здійснювалося на основі Рішення ХС сесії Смілянської міської ради від 25.12.2024 № 90-3/VIII «Про встановлення вартості харчування в закладах освіти на 2025рік»
2) Чи забезпечено оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному вебсайті протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівель відповідно до пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 р. № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами)? Надайте посилання на вебсайт, на якому відображена вказана інформація.
Вебсайт школи забезпечує доступ до публічної інформації.
Вебсайт школи з посиланням на тендерні закупівлі: https://school7.smila.com/tenderni-zakupivli
3) Чому тендерна документація Замовника складена не у відповідності із вимогами Закону та Особливостей здійснення публічних закупівель?
Тендерна документація була підготовлена відповідно до норм чинного законодавства на момент її затвердження. Виявлені розбіжності пов'язані з тим, що зміни, внесені Постановою КМУ № 382 від 02.04.2024, набрали чинності 09.04.2024, а Постановою КМУ № 131 від 09.02.2024 — 13.02.2024.
1. Щодо вимоги про довідку згідно з абзацом чотирнадцятим пункту 47 Особливостей:
- Включення цієї вимоги базувалося на попередній редакції Особливостей. Після набрання чинності новими нормами Замовник вжив заходів для їх врахування в подальших закупівлях.
2. Щодо пункту 3 «Відхилення тендерних пропозицій» (відсутність згадки про Іран):
- Дана правка могла бути не врахована через технічну похибку або через розбіжності в оновленні документації. Замовник вживає заходів для усунення таких недоліків у майбутньому.
3. Запобіжні заходи:
- Проведено внутрішній аналіз відповідності тендерної документації актуальним вимогам.
- Надалі при внесенні змін до законодавства буде запроваджено механізм перевірки актуальності документації перед її оприлюдненням.
Тендерна документація не містила умисних порушень та не впливала на прозорість закупівель.
4) З яких підстав не оприлюднено в окремому документі перелік змін, які були внесені до тендерної документації?
Замовник діяв відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» та Особливостей здійснення закупівель. Перелік змін до тендерної документації, як правило, відображається безпосередньо в самих змінах до документації, а не в окремому документі.
Однак, у разі необхідності чи додаткових роз'яснень Замовник готовий надати відповідний перелік змін.
5) Чому в п. 4.3 розділу «Загальні положення» тендерної документації зазначено 7618 дітоднів, а в оголошенні про відкриті торги – 23477 дітоднів?
Різниця в зазначених обсягах може бути викликана наступними факторами:
1. Технічна помилка в одному з документів, яка не вплинула на саму процедуру закупівлі.
2. Коригування очікуваних обсягів під час підготовки тендерної документації.
3. Різниця у підходах до розрахунку загальної потреби в послузі та її відображення в документації.
У разі виявлення розбіжностей Замовник проведе внутрішній аналіз та за необхідності внесе коригування або надасть додаткові пояснення.
Замовник діє відповідно до вимог чинного законодавства, а виявлені неточності мають технічний характер. Будь-які розбіжності будуть виправлені або роз'яснені в межах правових норм.
6) Чи було виявлено під час розгляду тендерної пропозиції учасника відкритих торгів з особливостями ФОП Іванова К.В., що ним подано у складі тендерної пропозиції, особисту медичну книжку серія 1ААМ №446478 Животiвської Анастасiї Русланівни, без допуску до роботи (далі - Медична книжка)? Зокрема, згідно з Медичною книжкою датою проходження наступного медичного огляду є 21.12.2024. Відомостей щодо проведення медичного огляду після 21.12.2024 Медична книжка не містить.
Під час розгляду тендерної документації було виявлено термін наступного медогляду Животiвської Анастасiї Русланівни – 21.12.2024. З огляду на те, що харчування учнів починалося з 15.01.2025 ФОП Іванова К.В. запевнив, що медичний огляд Животiвською А. Р. до початку харчування учнів буде пройдено.