Висновок
За результатами аналізу питання наявності підстав для проведення закупівлі та укладення договору про закупівлю без застосування процедур закупівель, визначених Законом з урахуванням Особливостей №1178 встановлено порушення вимог пунктів 3, 5, 10 та пункту 13 Особливостей №1178.
За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю установлено порушення вимог пункту 13 Особливостей № 1178.
За результатами розгляду питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель при визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону, Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області зобов’язує вжити заходи щодо усунення виявлених порушень у встановленому законодавством порядку зокрема, в межах законодавства вжити заходів щодо розірвання договору від 20.01.2025 за №10 з дотриманням положень Господарського кодексу України та Цивільного кодексу України
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 11 березня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: дотримання порядку визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, наявність підстав для проведення закупівлі та укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, внесення змін до договору, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон).
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Відділу освіти Байковецької сільської ради Тернопільського району Тернопільської області (далі - Замовник) на 2025 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднений 21.01.2025, протокол розкриття тендерних пропозицій від 21.01.2025, пояснення (із долученими документами) Замовника від 25.02.2025 отримане через електронну систему закупівель.
За нормою пункту 3 Особливостей №1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Відповідно до пункту 5 Особливостей №1178 забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/ без проведення процедури закупівлі відкриті торги/ використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).
Замовник, на запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Тернопільській області (далі-Управління) щодо підстав застосування процедури закупівлі без використання електронної системи, надав 25.02.2025 інформацію та обґрунтування в якому зазначено, «Підстави для здійснення закупівлі: придбання замовниками послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару. Існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.»
Поряд з цим Замовник в своєму поясненні від 25.02.2025 зазначив, що відповідно до підпункту четвертого пункту 13 Особливостей №1178 на нагальну потребу здійснення вказаної закупівлі без використання електронної системи закупівель. До вказаного пояснення завантажено дефектний акт на сервісне обслуговування та поточний ремонт котельного обладнання в закладах освіти Байковецької сільської ради складений директором ТОВ «ФОРО» та затверджений начальником відділу освіти Байковецької сільської ради.
Договір від 20.01.2025 за №10 укладено на послуги з сервісного обслуговування та поточному ремонту обладнання з терміном дії до 31.12.2025 та відповідно до помісячного розпису (доданого до пояснення 25.02.2025) дані кошти затверджені рішенням сесії Байковецької сільської ради від 19.12.2024 за №8/59/39 на кожен місяць 2025 року .
Слід зазначити, що Замовнику було відомо про настання вищезазначених обставин, а саме про термін дії договору та про суми коштів затверджені на 2025 рік, що давало змогу провести процедуру відкритих торгів завчасно.
Отже, з врахуванням вищевказаного, Замовником на порушення підпункту 4 пункту 13 Особливостей №1178 не доведено та документально не підтверджено існування нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, чим порушено норми пунктів 5 і 10 та відповідно пункту 3 Особливостей №1178.
Відповідно до вимог підпункту 1 пункту 21 Особливостей №1178 та пункту 1 частини першої статті 43 Закону встановлено імперативну умову, що договір про закупівлю є нікчемним у разі, коли замовник уклав договір про закупівлю з порушенням вимог, визначених пунктом 5 цих особливостей (до/без проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі згідно з вимогами цього Закону).
Згідно пункту 13 Особливостей №1178 у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту. Обґрунтування у вигляді розпорядчого рішення замовника або іншого документа готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.
Під час моніторингу процедури закупівлі виявлено, що Замовником на порушення пункту 13 Особливостей №1178 не оприлюднено договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі.
Відповідно до письмового пояснення Замовника «…У зв’язку з відключеннями, електричної енергії оприлюднення електронних документів було не завершене, викликана технічними у зв’язку з виключенням…».
2. Висновок про наявність (із зазначенням переліку статей, пунктів нормативно-правових актів, що були порушені) або відсутність порушення, (порушень) законодавства.
За результатами аналізу питання наявності підстав для проведення закупівлі та укладення договору про закупівлю без застосування процедур закупівель, визначених Законом з урахуванням Особливостей №1178 встановлено порушення вимог пунктів 3, 5, 10 та пункту 13 Особливостей №1178.
За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю установлено порушення вимог пункту 13 Особливостей № 1178.
За результатами розгляду питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель при визначенні предмета закупівлі, відображенні закупівлі у річному плані, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Усунення порушень
Звіт замовника від 18.03.2025
На Ваш запит щодо розірвання договору № 10 від 20.01.2025 р. повідомляємо наступне:
Договір № 10 від 20.01.2025 р. було розірвано на підставі додаткової угоди, укладеної міжсторонами .
Причини розірвання договору:
Усунення порушень
Взаємна згода сторін.
Документи, що підтверджують розірвання договору:
Додаткова угода про розірвання договору № 10 від 20.01.2025 р.
що підтверджують розірвання договору.
Розірвання договору здійснено відповідно до статті 651 Цивільного кодексу України, що передбачає можливість розірвання договору за згодою сторін.
Висновок:
Розірвання договору № 10 від 20.01.2025 р. здійснено у встановленому законодавством порядку на підставі додаткової угоди, укладеної за згодою сторін.
Оцінка ДАСУ від 19.03.2025
Порушення усунуто.
Запити й пояснення
20.02.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі «Послуги з поточного ремонту, сервісного обслуговання та ремонту котельного обслуговування (У закладах освіти)» (інформацію про закупівлю опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2025-01-21-001280-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», виникла потреба в отриманні пояснення з документальним підтвердженням.
1. Яким чином та на підставі яких документів замовником здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, визначено розмір витрат та очікувану вартість предмета закупівлі, з наданням відповідних підтверджуючих документів?
Також, необхідно надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
2. Надати інформацію та її документальне підтвердження щодо наявності підстав для здійснення зазначеної процедури закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів.
3. Чому Вами не оприлюднено обгрунтування застосування процедури закупівлі без використання електронної системи?
4. Чому не оприлюднено укладений договір ?
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
25.02.2025 · Замовник: На ваш запит щодо закупівлі UA-2025-01-21-001280-a, послуги з поточного ремонту, сервісного обслуговування та ремонту котельного обладнання, надаємо наступні пояснення та документальне підтвердження:На ваш запит щодо закупівлі UA-2025-01-21-001280-a, послуги з поточного ремонту, сервісного обслуговування та ремонту котельного обладнання, надаємо наступні пояснення та документальне підтвердження:
1. Згідно із рішенням сесії Байковецької сільської ради від 19 грудня 2024 року №8/59/39 «Про сільський бюджет Байковецької сільської ради на 2025 рік» (додаток 3) виділено кошти на обслуговування закладів освіти Байковецької сільської ради. Покликання на рішення https://bsr1653.gov.ua/docs/1877855/ Згідно із помісячним кошторисом та потребами закладів освіти, виникла потреба у здійсненні закупівлі сервісного обслуговування та ремонту котельного обслуговування котелень. Згідно із ціновими пропозиціями (додаються) прийнято рішення про закупівлю даної послуги. Ціна закупівлі базувалась на найнижчій економічно вигідній пропозиції.
Весь перелік документації додається нижче.
3. Щодо не оприлюднення обґрунтування застосування процедури закупівлі без використання електронної системи: Відповідно до внесених змін в постанову КМУ № 1178, пункт 13 передбачає здійснення закупівель, що не перевищують вартісні межі, встановлені в пунктах 10 та 11, через електронний каталог, або без використання електронної системи закупівель. Враховуючи, що закупівля UA-2025-01-21-001280-a була проведена без використання електронної системи, обґрунтування застосування такої процедури не було оприлюднено у зв'язку з тим, що зміни в постановою № 1178 не передбачають обов'язкове оприлюднення такого обґрунтування. Проте, з метою забезпечення прозорості та відкритості, ми готові надати вам відповідне обґрунтування у письмовій формі на ваш запит.
4. Щодо неоприлюднення укладеного договору: Відповідно до п. 65 Постанови № 1178, договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен бути оприлюднений в електронній системі закупівель протягом 10 робочих днів з дня його укладення. У зв'язку з тим, що договір за закупівлею UA-2025-01-21-001280-a не був оприлюднений у встановлений строк. У звязку з відключеннями, електриною енергією оприлюднення електроних документів було не завершене, викликана технічними у зв’язку з виключеням, ми визнаємо свою помилку. Вжито заходів для негайного оприлюднення договору в системі Prozorro. Приношу вибачення за допущену помилку.
Додається весь перелік документів, а саме документальне підтвердження:
-Кошторисна документація на ремонтні роботи тобто цінові пропозиції.
-Дефектний акт, що підтверджує необхідність проведення ремонтних робіт.
- Договір з підряд ряду.
25.02.2025 · Замовник: На ваш запит щодо закупівлі UA-2025-01-21-001280-a, послуги з поточного ремонту, сервісного обслуговування та ремонту котельного обладнання, надаємо наступні пояснення та документальне підтвердження:
На ваш запит щодо закупівлі UA-2025-01-21-001280-a, послуги з поточного ремонту, сервісного обслуговування та ремонту котельного обладнання, надаємо наступні пояснення та документальне підтвердження:
1. Згідно із рішенням сесії Байковецької сільської ради від 19 грудня 2024 року №8/59/39 «Про сільський бюджет Байковецької сільської ради на 2025 рік» (додаток 3) виділено кошти на обслуговування закладів освіти Байковецької сільської ради. Покликання на рішення https://bsr1653.gov.ua/docs/1877855/ Згідно із помісячним кошторисом та потребами закладів освіти, виникла потреба у здійсненні закупівлі сервісного обслуговування та ремонту котельного обслуговування котелень. Згідно із ціновими пропозиціями (додаються) прийнято рішення про закупівлю даної послуги. Ціна закупівлі базувалась на найнижчій економічно вигідній пропозиції.
2. Щодо підстав для здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів:
Згідно з пунктом 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 (далі – Особливості), придбання замовниками послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару.
У нашому випадку, вартість послуг з поточного ремонту, сервісного обслуговування та ремонту котельного обладнання становить105 000.00 гивень , що перевищує 200 000,00 гривень.
Додається весь перелік документів, а саме документальне підтвердження:
-Обгрунтування
-Кошторисна документація на ремонтні роботи тобто цінові пропозиції.
-Дефектний акт, що підтверджує необхідність проведення ремонтних робіт.
- Договір з підряд ряду.
3. Щодо неоприлюднення обґрунтування застосування процедури закупівлі без використання електронної системи: Відповідно до внесених змін в постанову КМУ № 1178, пункт 13 передбачає здійснення закупівель, що не перевищують вартісні межі, встановлені в пунктах 10 та 11, через електронний каталог, або без використання електронної системи закупівель. Враховуючи, що закупівля UA-2025-01-21-001280-a була проведена без використання електронної системи, обґрунтування застосування такої процедури не було оприлюднено у зв'язку з тим, що зміни в постановою № 1178 не передбачають обов'язкове оприлюднення такого обґрунтування. Проте, з метою забезпечення прозорості та відкритості, ми готові надати вам відповідне обґрунтування у письмовій формі на ваш запит.
4. Щодо неоприлюднення укладеного договору: Відповідно до п. 65 Постанови № 1178, договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен бути оприлюднений в електронній системі закупівель протягом 10 робочих днів з дня його укладення. У зв'язку з тим, що договір за закупівлею UA-2025-01-21-001280-a не був оприлюднений у встановлений строк. У звязку з відключеннями, електриною енергією оприлюднення електроних документів було не завершене, викликана технічними у зв’язку з виключеням, ми визнаємо свою помилку. Вжито заходів для негайного оприлюднення договору в системі Prozorro. Приношу вибачення за допущену помилку.