Висновок
Порушення законодавства у сфері закупівель.
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель та керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності осіб, якими допущено порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей, а також протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 10 лютого 2025 року.
Предметом аналізу були питання: дотримання Державною спеціалізованою установою «Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» (далі - Замовник) законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, визначення розміру витрат та очікуваної вартості предмета закупівлі, наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель на 2024 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, обґрунтування підстав для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель, погоджені начальником від 24.12.2024, договір від 24.12.2024 № 12, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 31.01.2025 та 10.02.2025 року.
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено, що відповідно до обґрунтування підстав для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель, погодженого начальником Державної спеціалізованої установи «Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» від 24.12.2024 (далі – Обґрунтування), завантаженого Замовником в електронній системи закупівель, Замовником здійснено цю закупівлю без використання електронної системи закупівель на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі - Особливості), а саме: «Існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником», яка обґрунтовується Замовником наступним «Враховуючи потребу Замовника у проведенні ремонтних робіт та відповідно до Довідки про зміни до кошторису від 19.11.2024 року, КЕКВ 2240 – «Оплата послуг (крім комунальних)», існує нагальна потреба у проведенні поточного ремонту приміщень будівлі лабораторного корпусу ДСУ «Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» за адресою: м. Житомир, вул. Володимирська, 10, для забезпечення умов роботи працівників та утримання приміщень будівлі в належному робочому і санітарному стані.
Замовником враховано, що при оголошенні відкритих торгів з особливостями термін проведення процедури закупівлі становить від 15 до 20 днів, тобто закінчення процедури закупівлі відбудеться приблизно 25 грудня 2024 року. Також, Замовником враховано, що при проведенні процедури відкритих торгів, в такий стислий термін підрядник не встигне виконати необхідні роботи з поточного ремонту в приміщенні будівлі до закінчення 2024 року».
На запит посадової особи органу державного фінансового контролю відповідальної за проведення моніторингу закупівель, наданий через електронну систему закупівель, з метою аналізу наявності підстав здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів, Замовником через електронну систему закупівель надано відповідь та завантажено документ, що на його думку документально підтверджує нагальність потреби, а саме: акт комісійного обстеження будівлі лабораторного корпусу.
Однак, вказаний акт не підтверджує нагальність проведення закупівлі та не доводить фактів виникнення об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів.
При цьому, слід зазначити, що відповідно до акта приймання-виконаних робіт (Форма КБ2-в) від 24.12.2024, підрядником ФОП Овсійчук Ярослав Володимирович надано послуги з поточного ремонту приміщень будівлі лабораторного корпусу в день підписання договору 24.12.2024 року, за які Замовником в той же день, відповідно до платіжної інструкції від 24.12.2024 № 431, здійснено оплату в повному обсязі, що спростовує зазначене Замовником твердження в Обґрунтуванні, щодо неможливості проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів внаслідок стислих термінів надання послуг підрядником з поточного ремонту приміщень будівлі лабораторного корпусу.
Отже, за результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель при укладанні договору, установлено, що в порушення вимог підпункту 4 пункту 13 Особливостей Замовником документально не підтверджено наявність нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів, а відтак Замовником укладено договір від 24.12.2024 № 12 з ФОП Овсійчук Ярослав Володимирович без застосування процедури закупівлі, визначеної пунктом 10 Особливостей.
Слід зазначити, що на запит посадової особи органу державного фінансового контролю відповідальної за проведення моніторингу закупівель Замовником в електронній системі закупівель надано інформацію щодо стану виконання договору від 24.12.2024 № 12 з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують повне виконання умов вказаного договору на суму 820 000,00 гривень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.02.2025
«На виконання норми частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», надаємо відповідь на висновок органу державного фінансового контролю наступного змісту.
- «Державною спеціалізованою установою "Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» ознайомившись з результатами моніторингу UA-M-2025-01-27-000005 договору про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, унікальний номер UA-2024-12-24-018416-a повідомляє наступне.
З фахівцем з публічних закупівель (уповноваженою особою) В’ячеславом КОРНІЙЧУКОМ. 14.02.2025 року була проведена роз᾽яснювальна робота щодо недопущення у подальшому порушень Закону України «Про публічні закупівлі» та вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, а саме вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону, пунктів 24 та 28 Особливостей, пункту 3 Порядку № 1082 та з метою підвищення рівня знань законодавства у сфері публічних закупівель рекомендовано пройти додаткові курси з даних питань .
При оголошенні чергових процедур закупівель уповноваженою особою буде враховано вказані зауваження.»
Оцінка ДАСУ від 21.02.2025
Порушення усунуто в повному обсязі шляхом притягнення уповноваженої особи до дисциплінарної відповідальності.
Запити й пояснення
28.01.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Поточний ремонт приміщень будівлі лабораторного корпусу за адресою м. Житомир вул.Володимирська,10» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-12-24-018416-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», п. 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі» на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, постала потреба в отриманні наступного пояснення (інформації та документів).
Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 24.12.2024 № 12 з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують вказану інформацію (акти, накладні, платіжні доручення, тощо).
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до вимог ст. 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або апробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
31.01.2025 · Замовник: Відповідь на звернення від 28.01.2025 року
На Ваш запит від 28.01.2024 року повідомляєм що роботи з поточного ремонту приміщень лабораторного корпусу СМЕ, передбачені Договором від 24.12.2024 року №12, виконані та завершені згідно вимог Договору.
На Вашу вимогу надаємо копії документів:
1) Дефектний акт;
2) Договірна ціна;
3) Підсумкова відомість ресурсів;
4) Акт №1 приймання виконаних робіт.
В'ячеслав Корнійчук-063-597-12-12
05.02.2025 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Поточний ремонт приміщень будівлі лабораторного корпусу за адресою м. Житомир вул. Володимирська,10» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-12-24-018416-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), п. 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі» на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) з питань:
1. Надайте пояснення та долучіть відповідні документи щодо джерела фінансування даної закупівлі (у тому числі із зазначенням відповідного КПКВК).
2. Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
3. Відповідно до обґрунтування, оприлюдненому Державною спеціалізованою установою «Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» (далі –Замовник), в електронній системі закупівель, підставою для укладання договору про закупівлю без застосування відкритих торгів є підп. 4 п. 13 Особливостей, а саме: «Придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником».
Просимо надати документальне підтвердження наявності саме нагальної потреби в Замовника щодо здійснення закупівлі шляхом укладення договору від 24.12.2024 № 12 без застосування відкритих торгів на підставі підп. 4 п. 13 Особливостей.
4. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних надавачів послуг з поточного ремонту, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ФОП Овсійчук Ярослав Володимирович, з яким укладений договір від 24.12.2024 № 12 без використання електронної системи закупівель?
Повідомляємо, що відповідно до вимог ст. 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або апробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
10.02.2025 · Замовник: Відповідь на запитання від 05.02.2025 року
«На виконання норми частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», надаємо відповідь на запит органу державного фінансового контролю наступного змісту.
- «1.Надайте пояснення та долучіть відповідні документи щодо джерела фінансування даної закупівлі (у тому числі із зазначенням відповідного КПКВК)»
Джерело фінансування кошти державного бюджету, про що свідчить довідка про зміни до кошторису від 19.11.2024 р.№3 по КПКВК -2301350 - Організація і регулювання діяльності установ та окремі заходи у системі охорони здоров'я». – Копія до пояснення додається.
- «2. Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?»
Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість було визначено відповідно до Акту комісійного обстеження приміщень лабораторного корпусу СМЕ, проведеного моніторингу ринку цін, про що свідчать пропозиції договірної ціни підрядниками, які здійснювали попередній огляд об’єкту для подальшого обрахунку визначення очікуваної вартості. Таку процедуру було опрацьовано трьома підрядниками 1.ФОП Еременко В.П.2.Овсійчук Я.В. 3.Фоп Булак В.В. про що свідчать пропозиції договірної ціни які долучаємо до цього ж пояснення.
- «3. Відповідно до обґрунтування, оприлюдненому Державною спеціалізованою установою «Житомирське обласне бюро судово-медичної експертизи» (далі –Замовник), в електронній системі закупівель, підставою для укладання договору про закупівлю без застосування відкритих торгів є підп. 4 п. 13 Особливостей, а саме: «Придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником». Просимо надати документальне підтвердження наявності саме нагальної потреби в Замовника щодо здійснення закупівлі шляхом укладення договору від 24.12.2024 № 12 без застосування відкритих торгів на підставі підп. 4 п. 13 Особливостей».
Проаналізувавши запитання, повідомляємо наступне. Здійснення закупівлею займався В'ячеслав Корнійчук – заступник начальника з економічних питань, а також на нього покладені обов’язки уповноваженої особи. Оскільки В'ячеслав Корнійчук, був у відпустці в період 18.11.24 по 29.11.24 про що свідчить витяг з наказу, що додається, а також враховуючи той факт, що виділені кошти були зареєстровані в органі Державної казначейської служби України 09.12.2024 про що свідчить повідомлення з системи СДО, яке додається, та на дату реєстрації асигнувань 09.12.2024 не було затвердженого дефектного акту з узгодженими точними об’ємами для проведення поточного ремонту, який би можна було затвердити та оприлюднити в електронній системі закупівель відповідно до порядку проведення процедури закупівель за Особливостями. Враховуючи надання відповідей підрядників – комерційних пропозицій, дату затвердження дефектного акту з об’ємами, терміни для проведення виконання поточного ремонту з врахуванням факту обсягів та факт вчасного освоєння бюджетних коштів в кінці фінансового року, було прийнято рішення укласти договір про закупівлю без застосування відкритих торгів з особливостями керуючись пп. 4 п. 13 Особливостей.
- «4. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних надавачів послуг з поточного ремонту, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме ФОП Овсійчук Ярослав Володимирович, з яким укладений договір від 24.12.2024 № 12 без використання електронної системи закупівель?»
Оскільки замовником було здійснено попередньо моніторинг цін з підрядниками, що надавали свої комерційні пропозиції, які розглядалися замовником, було прийнято рішення укласти договір з підрядником ФОП Овсійчуком Ярославом Володимировичем, як з таким, що надав саму економічно вигідну пропозицію серед підрядників. Про що надаємо копії відповідних документів.