Висновок
За результатом аналізу питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення абзацу 1 пункту 43 Особливостей.
За результатом аналізу питання укладання договору про закупівлю та його оприлюднення встановлено недотримання пункту 1 статті 530 Цивільного кодексу України, пункту 17 Особливостей, пункту 1 статті 41 Закону.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Особливостям; відповідності умов укладеного договору умовам тендерної пропозиції переможця; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом:
- приведення Договору у відповідність до норм чинного законодавства;
- недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення,
та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 09 січня 2025 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25 грудня 2015 року № 922-VIII (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 (в редакції станом на дату проведення торгів) (далі – Постанова № 1178, Особливості); дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника; укладання договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов укладеного договору умовам тендерної пропозиції переможця; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель КОМУНАЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА «ТЕПЛОВОДСЕРВІС» МИРГОРОДСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі − Замовник) на 2025 рік UA-P-2024-11-08-018096-a; тендерну документацію, затверджену протокольним рішенням уповноваженої особи від 08.11.2024 № 003/25-Т; тендерну пропозицію учасника ТОВ «БЕЛАМТОН»; Протокол уповноваженої особи КОМУНАЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА «ТЕПЛОВОДСЕРВІС» МИРГОРОДСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ від 19.11.2024 № 003/25-П; договір поставки від 27.11.2024 № 002/01/25 на суму 2 424 517,86 грн з ПДВ укладений з ТОВ «БЕЛАМТОН»; відповідь замовника на запит органу державного фінансового контролю, оприлюднену 08.01.2025 в електронній системі закупівель.
Моніторингом питання дотримання Замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення чинного законодавства, а саме: абзацу 1 пункту 43 Особливостей, в частині нерозміщення Замовником повідомлення з вимогою про усунення в інформації та/або документах, що подані учасником у тендерній пропозиції невідповідностей в електронній системі закупівель;
Так, в ході моніторингу встановлено, що в складі тендерної пропозиції Учасника надана інформація, яка не відповідає вимогам тендерної документації.
Зокрема, в пункті 15 «Інша інформація» Додатку 1 до тендерної документації зазначено, що «Учасник у складі тендерної пропозиції має надати документ, який підтверджує, що запропонований товар не є товаром, що походить з Російської Федерації / Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран».
Учасником завантажено файл «Довідка про походження товару.pdf». В документі зазначено, що «…запропонований товар не є товаром, що походить з Російської Федерації / Республіки Білорусь». При цьому, Учасником не зазначено інформацію щодо походження товару з Ісламської Республіки Іран, як це вимагалося тендерною документацією.
Також, в пункті 15 «Інша інформація» Додатку 1 до тендерної документації встановлено, що «Учасник у складі тендерної пропозиції має надати довідку в довільній формі про те, що він не здійснює господарську діяльність у взаємодії з державою-агресором, незаконними органами влади, створеними на тимчасово окупованій території, у тому числі окупаційною адміністрацією держави-агресора».
Проте, вищезазначеної довідки, як це вимагалося тендерною документацією, Учасником в складі тендерної пропозиції не надано. Тобто, Учасником не виконано встановлені вимоги тендерної документації Замовника.
Відповідно до пункту 43 Особливостей у разі виявлення замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель, що не забезпечено Замовником.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).
З метою підтвердження або спростування встановленої невідповідності, органом державного фінансового контролю в ході моніторингу 06.01.2025 через електронну систему закупівель надано відповідний запит замовнику.
Замовником 08.01.2025 в електронній системі закупівель надано відповідь, яка не спростовує виявленого порушення.
Таким чином, Замовник на порушення абзацу 1 пункту 43 Особливостей не розмістив повідомлення з вимогою про усунення в інформації та/або документах, що подані учасником у тендерній пропозиції невідповідностей в електронній системі закупівель.
Моніторингом питання укладання договору про закупівлю та його оприлюднення встановлено недотримання вимог замовником чинного законодавства в частині зазначення строків виконання зобов’язання.
Відповідно до частини 1 статті 41 Закону та пункту 17 Особливостей Договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного та Господарського кодексів України.
В пункті 1 статті 530 Цивільного кодексу України зазначено – якщо у зобов’язанні встановлений строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню у цей строк (термін).
Між Замовником та переможцем ТОВ «БЕЛАМТОН» укладений договір поставки від 27.11.2024 № 002/01/25 (далі – Договір).
В пункті 4.1 розділу «Порядок здійснення оплати» Договору встановлено строк (термін) оплати за товар: «Розрахунки проводяться шляхом: оплати Замовником після пред’явлення Постачальником рахунку на оплату Товару та підписаної Сторонами акту прийому-передачі та/або видаткової накладної, шляхом перерахування коштів місцевого бюджету на рахунок Постачальника, з/без урахування ПДВ протягом 40-ка календарних днів з дати поставки Товару». При цьому, в Специфікації № 1 (Додаток № 1 до Договору) встановлений інший строк (термін) – «Замовник оплачує товар шляхом безготівкової оплати у національній валюті України протягом 180-ка календарних днів з дати поставки Товару та підписання видаткової накладної та/або акту прийому-передачі».
Таким чином, умовами Договору встановлено строк (термін) виконання зобов’язання в частині здійснення розрахунків за поставлений товар, які суперечить один одному, чим недотримано вимоги статті 530 Цивільного кодексу України, пункту 1 статті 41 Закону та пункту 17 Особливостей.
З метою підтвердження або спростування встановленого, органом державного фінансового контролю в ході моніторингу 06.01.2025 через електронну систему закупівель надано відповідний запит Замовнику.
Замовником 08.01.2025 в електронній системі закупівель надано відповідь, яка не спростовує виявленого порушення. Зокрема, у своїй відповіді Замовник зазначив, що «Різниця у строках оплати виникла через людську неуважність при підготовці тендерної документації…».
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.01.2025
У зв’язку з виявленими порушеннями повідомляємо, що з метою їх усунення між Замовником та ТОВ "Беламтон" укладено Додаткову угоду №1 до Договору №002/01/25, якою виправлено виявлені неточності. Зазначена угода укладена відповідно до вимог чинного законодавства та є дійсною з моменту її підписання сторонами.
Крім того, ТОВ "Беламтон" з власної ініціативи надало довідки, що підтверджують походження товару, а також документ, який свідчить про відсутність співпраці з державою-агресором. Ці документи забезпечують додаткові гарантії відповідності продукції встановленим вимогам і підтверджують дотримання учасником вимог санкційного законодавства.
Ужиті заходи гарантують усунення недоліків та забезпечують подальше належне виконання умов договору.
Запити й пояснення
06.01.2025 · ДАСУ: запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі очікуваною вартістю 2425990,00 грн (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2024-11-08-014481-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів з наступних питань:
- надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
- відповідно до річного плану закупівель на 2025 рік UA-P-2024-11-08-018096-a джерело фінансування закупівлі зазначено – власний бюджет (кошти від господарської діяльності підприємства), проте в пункті 4.1 розділу «Порядок здійснення оплати» Договору поставки зазначено, що «Розрахунки проводяться шляхом: оплати Замовником … шляхом перерахування коштів місцевого бюджету…». Поясність вказані невідповідності.
- відповідно до оголошення про проведення відкритих торгів строк поставки товару зазначено «від 01 січня 2025 до 31 грудня 2025», у пункті 4.4 розділу «Загальні положення» тендерної документації замовником зазначено строк поставки товару – «…протягом 2024 року згідно Заявок Замовника», у Додатку № 1 до Договору – «за заявкою протягом 24 годин з моменту Замовлення». Не визначено чіткі строки поставки товару. Поясність вказані невідповідності.
- яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію учасника ТОВ «БЕЛАМТОН» на відповідність вимогам тендерної документації (пункт 15 «Інша інформація» Додатку 1 до тендерної документації), а саме: «Учасник у складі тендерної пропозиції має надати довідку в довільній формі про те, що він не здійснює господарську діяльність у взаємодії з державою-агресором, незаконними органами влади, створеними на тимчасово окупованій території, у тому числі окупаційною адміністрацією держави-агресора…»?
- яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію учасника ТОВ «БЕЛАМТОН» на відповідність вимогам тендерної документації (пункт 15 «Інша інформація» Додатку 1 до тендерної документації), а саме: «Учасник у складі тендерної пропозиції має надати документ, який підтверджує, що запропонований товар не є товаром, що походить з … Ісламської Республіки Іран»?
- яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію ТОВ «БЕЛАМТОН» на відповідність вимогам тендерної документації (пункт 3 розділу «Оцінка та розгляд тендерної пропозиції») щодо доведення своєї надійності по виконанню своїх зобов’язань за раніше укладеними договорами?
- яким чином замовником перевірено тендерну пропозицію ТОВ «БЕЛАМТОН» на відповідність вимозі тендерної документації (Додаток 5 до тендерної документації), а саме: «У випадку, якщо переможець процедури закупівлі є товариством з обмеженою відповідальністю або товариством з додатковою відповідальністю та договір про закупівлю буде вважатися значним правочином, тобто вартість майна, робіт або послуг, що є предметом такого правочину, перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства відповідно до останньої затвердженої фінансової звітності…» в частині подання останньої затвердженої фінансової звітності та статуту такого переможця?
- У пункті 4.1 розділу «Порядок здійснення оплати» Договору поставки зазначено, що «Розрахунки проводяться шляхом: оплати … протягом 40-ка календарних днів з дати поставки Товару». Проте, в Додатку № 1 до Договору – «Замовник оплачує товар шляхом безготівкової оплати у національній валюті України протягом 180-ка календарних днів з дати поставки Товару…». Поясність вказані невідповідності.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого питання, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років, або обмеженням волі на той самий строк.
08.01.2025 · Замовник: У відповідь на ваш запит щодо процедури закупівлі з очікуваною вартістю 2425990,00 грн (ID: UA-2024-11-08-014481-a) надаємо пояснення та відповідну інформацію:
У відповідь на ваш запит щодо процедури закупівлі з очікуваною вартістю 2425990,00 грн (ID: UA-2024-11-08-014481-a) надаємо пояснення та відповідну інформацію:
1.Обґрунтування очікуваної вартості закупівлі
Очікувана вартість визначена на підставі проведеного попереднього моніторингу цін на товари на підставі яких Замовником здійснено обґрунтування розміру витрат https://budpostach.pl.ua, https://beton.pl.ua, https://ukfreewell.com.ua/ua/gbi.html/kolodeznye-koltsa.html та аналітичних даних попередніх аналогічних закупівель.
2.Невідповідность джерела фінансування
Вірна інформація міститься в плані (UA-P-2024-11-08-018096-a), тобто закупівля здійснювалась за кошти від господарської діяльності підприємства. Різниця в інформації щодо джерел оплати виникла через вискоку завантаженість уповноваженої особи при підготовці тендерної документації на закупівлі на 2025 рік.
3.Невідповідності строків поставки
Вірна інформація міститься на майданчику, тобто закупівля була за планована та проведена на 2025 рік зі строками поставки з 01.01.2025 до 31.12.2025 року.
Виявлені розбіжності виникли через велику кількість інформації, що опрацьовувалась уповноваженою особою під час підготовки тендерної документації та проведення закупівлі на 2025 рік у 2024 році, коли паралельно з закупівлями на майбутній період проводилися закупівлі розраховані на потреби кінця 2024 року.
Розбіжності у тендерній документації та додатку № 1 до договору будуть виправлені шляхом внесення відповідних змін у документи, щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому.
4.та 5. Зважаючи на виявлені порушення та неможливість їх усунення Замовником прийнято рішення про підготовку додаткової угоди про розірвання Договору №002/01/25 від «27» листопада 2024 року (проект додаткової угоди додається)
6. Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178, яка встановлює Особливості публічних закупівель, вимога до Учасників надавати довідку щодо доведення їхньої надійності по виконанню своїх зобов’язань за раніше укладеними договорами не є обов’язковою нормою тож Замовником дану вимогу до кваліфікаційних критеріїв в дану закупівлю включено не було, згідно Додатку №2 « Кваліфікаційні критерії».
7. Перевірка тендерної пропозиції ТОВ «БЕЛАМТОН» (відповідність вимозі тендерної документації (Додаток 5 до тендерної документації)
Вимогою встановлено, що документи надаються лише переможцем для якого договір про закупівлю буде вважатися значним правочином та відповідно не надаються в усіх інших випадках.
За таких умов замовник згідно вимог ТД повинен перевірити лише документи у разі їх надання переможцем для якого договір про закупівлю буде вважатися значним правочином щодо наявності згоди рішення загальних зборів учасників (засновників) товариства або рішення одноособового учасника на вчинення значного правочину шляхом укладення договору про закупівлю за результатами проведення процедури закупівлі, а також останню затверджену фінансову звітність.
8. Невідповідності строків оплати
Різниця у строках оплати виникла через людську неуважність при підготовці тендерної документації. Вірним строком оплати є «протягом 180 календарних днів з дати поставки Товару», як зазначено в оголошенні на майданчику, п.5 Додатку №4 до Тендерної документації та Додатку №1 Специфікація до Проекту договору (Додаток № 6 до тендерної документації), відповідно строк у «40 календарних днів» зазначено помилково.
Подібні помилки будуть враховані та виправлені в типовій тендерній документації Замовника, для уникнення повторення їх в подальшому.
Додатки до пояснення:
1. Проект додаткової угоди на розірвання.