Висновок
інші порушення
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено порушення вимог абзацу восьмого пункту 28, пункту 44 та абзаців п’ятнадцятого, шістнадцятого, сімнадцятого пункту 47 Особливостей.
За результатами аналізу питання відповідності вимог дотримання порядку розміщення інформації про публічні закупівлі встановлено порушення вимог абзацу 4 пункту 54 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, оприлюднення інформації щодо закупівлі, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, внесення змін до тендерної документації, розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області зобов’язує врахувати виявлені порушення та дотримуватись вимог абзацу восьмого пункту 28, пункту 44 та абзаців п’ятнадцятого, шістнадцятого, сімнадцятого пункту 47 , а також вимог абзацу 4 пункту 54 Особливостей під час формування тендерної документації та здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) щодо недопущення таких порушень у подальшому.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 17 жовтня 2024 року.
Предметом аналізу були наступні питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, оприлюднення інформації щодо закупівлі, дотримання порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), внесення змін до тендерної документації, розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладення договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2024 рік Комунального підприємства "Шепетівське ремонтно-експлуатаційне підприємство Шепетівської міської ради" (далі – Замовник), оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену протокольним рішенням уповноваженої особи Замовника від 22.08.2024 №128, звернення за роз’ясненнями щодо тендерної документації від 23.08.2024, відповідь Замовника на звернення від 26.08.2024, реєстр пропозицій, протокол розкриття від 30.08.2024, тендерну пропозицію товариства з обмеженою відповідальністю "Компанія ВІП-ОЙЛ", протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою про обрання переможця від 02.09.2024 №131, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю від 02.09.2024, договір поставки від 09.09.2024 №222 (далі – договір), пояснення від 03.10.2024 отримані від Замовника через електронний кабінет Держаудитслужби в електронній системі закупівель.
Відповідно до пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.
Відповідно до пункту 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
При цьому, згідно абзацу восьмого пункту 28 Особливостей у тендерній документації зазначаються підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 цих особливостей, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення.
Моніторингом встановлено, що в підпункті 5.3.1 пункту 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації зазначено, що Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли: переможець процедури закупівлі: не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей;
Натомість, відповідно абзацу шістнадцятого пункту 47 Особливостей Учасник процедури закупівлі підтверджує відсутність підстав, зазначених в цьому пункті (крім підпунктів 1 і 7 цього пункту), шляхом самостійного декларування відсутності таких підстав в електронній системі закупівель під час подання тендерної пропозиції.
При цьому, відповідно абзацу сімнадцятого пункту 47 Особливостей Замовник не вимагає від учасника процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції в електронній системі закупівель будь-яких документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у цьому пункті, крім самостійного декларування відсутності таких підстав учасником процедури закупівлі відповідно до абзацу шістнадцятого цього пункту.
Враховуючи викладене, за результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що вимоги, встановлені Замовником в підпункті 5.3.1 пункту 3 розділу V тендерної документації до переможця процедури закупівлі не відповідають вимогам, встановленим у абзаці шістнадцятому та сімнадцятому пункту 47 Особливостей.
Відповідно до абзацу п’ятнадцятого пункту 47 Особливостей переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 цього пункту.
Натомість, в редакції Особливостей станом на дату проведення закупівлі абзац чотирнадцятий пункту 47 Постанови 1178 (в редакції 09.07.2024) виключено на підставі Постанови КМ № 382 від 02.04.2024, тому вказана вимога тендерної документації не відповідає умовам пункту 47 Особливостей.
Враховуючи викладене, за результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що вимоги, встановлені Замовником підпункті 5.3.1 пункту 3 розділу V тендерної документації до переможця процедури закупівлі не відповідають вимогам, встановленим у абзаці п'ятнадцятому пункту 47 Особливостей.
Відповідно до вимог абзацу 4 пункту 54 Особливостей зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
23.08.2024 Замовником було внесено зміни до тендерної документації, однак разом із змінами до тендерної документації в окремому документі не оприлюднено перелік змін, що вносилися, чим порушено вимоги абзацу 4 пункту 54 Особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 22.10.2024
Відповідно до зобов’язань Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області, враховано виявлені порушення (помилки попереднього працівника, уповноваженої особи), проведено детальний аналіз тендерної документації та внесено відповідні зміни, зокрема щодо дотримання вимог абзацу восьмого пункту 28, пункту 44 та абзаців п’ятнадцятого, шістнадцятого, сімнадцятого пункту 47 , а також вимог абзацу 4 пункту 54 Особливостей під час формування наступної тендерної документації.
Також планується пройти найближчі навчальні курси (семінар).
Додається квітанція про оплату для проходження онлайн курсу 23.10.2024р.
Запити й пояснення
02.10.2024 · ДАСУ: Про надання інформації (пояснень, документів)
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2024-08-22-011370-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 р. № 43, постала потреба в отриманні пояснення з наступних питань.
1. Надати інформацію та відповідні документи (комерційні пропозиції від потенційних учасників, посилання на сайти, на яких здійснювався попередній моніторинг цін на товари, що є предметом даної закупівлі на підставі яких Вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати інформацію щодо оприлюднення на власному веб-сайті чи офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. У разі оприлюднення надати посилання на сторінку, яка буде доступна для перегляду.
3. Чому у підпункті 5.3.1 пункту 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації підстава для відхилення переможця процедури закупівлі: «не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12», не відповідає вимогам абзацу третього підпункту 3 пункту 44 Особливостей із змінами, внесеними згідно з Постановою КМУ № 382 від 02.04.2024?
4. У підпункті 3.5.5 пункту 5 «Кваліфікаційні критерії до учасників та вимоги, установлені пунктом 47 Особливостей» розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації визначено, що замовник може прийняти рішення про відмову учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах та може відхилити тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі в разі, коли учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з цим самим замовником, що призвело до його дострокового розірвання, і було застосовано санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків — протягом трьох років з дати дострокового розірвання такого договору. Учасник процедури закупівлі, що перебуває в обставинах, зазначених у цьому абзаці, може надати підтвердження вжиття заходів для доведення своєї надійності, незважаючи на наявність відповідної підстави для відмови в участі у відкритих торгах. Для цього учасник (суб’єкт господарювання) повинен довести, що він сплатив або зобов’язався сплатити відповідні зобов’язання та відшкодування завданих збитків. Якщо замовник вважає таке підтвердження достатнім, учаснику процедури закупівлі не може бути відмовлено в участі в процедурі закупівлі.
Дана вимога була скасована на підставі Постанови КМУ № 382 від 02.04.2024.
Враховуючи викладене, надайте пояснення чому, встановлені Замовником у підпункті 3.5.3 пункту 12 розділу III тендерної документації до учасника процедури закупівлі не відповідають вимогам, встановленим пунктом 47 Особливостей?
5. Відповідно до вимог абзацу 4 пункту 54 Особливостей зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
Враховуючи викладене, для уточнення питань, що виникли в ході моніторингу, прошу надати інформацію (пояснення) чому в окремому документі не оприлюднено перелік змін, що вносилися до тендерної документації 23.08.2024?
6. Умовами підпункту 3.1.7. пункту 1 розділу ІІІ. Інструкція з підготовки тендерної пропозиції тендерної документації визначено, що на На вимогу Закону України «Про захист персональних даних» Учасник повинен надати в складі пропозиції згоду у вигляді листа згідно пункту 4 розділу 3 Додатку № 2. Розділом 3 Додатку № 2 Замовником визначено вимогу надати Лист в довільній формі) на обробку персональних даних (ІЗ ЇХ ЗАЗНАЧЕННЯМ: ПІБ, АДРЕСА ПРОЖИВАННЯ/РЕЄСТРАЦІЇ, ДАТА НАРОДЖЕННЯ, ІДЕНТИФІКАЦІЙНИЙ КОД, ПАСПОРТНІ ДАНІ) посадової особи/посадових осіб учасника, що підписали документи пропозиції (в т.ч. збирання, зберігання і поширення)
Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ "Компанія ВІП-ОЙЛ" у файлі Персональні дані.pdf надано лист –згоду на обробку даних, проте самі діні не зазначено (ПІБ, АДРЕСА ПРОЖИВАННЯ/РЕЄСТРАЦІЇ, ДАТА НАРОДЖЕННЯ, ІДЕНТИФІКАЦІЙНИЙ КОД, ПАСПОРТНІ ДАНІ), що не відповідає вимогам розділу 3 Додатку № 2 тендерної документації.
Відповідно згідно абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Враховуючи вищенаведене, надайте пояснення та документальні підтвердження (із зазначенням місця розташування та назви відповідного документа в електронній системі закупівель) яким чином учасник ТОВ "Компанія ВІП-ОЙЛ" підтвердив відповідність встановленим вимогам у розділу 3 Додатку № 2 тендерної документації Замовника?
Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснення необхідно долучити його документальне підтвердження.
Відповідно до норм статті 351¹ Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
03.10.2024 · Замовник: Про надання пояснень та документів
На Ваш Запит, за результатами моніторингу закупівлі UA-2024-08-22-011370-a, щодо надання пояснень по даних питаннях, повідомляю наступне:
1. Для визначення цін на мастильні засоби (оливи) було розіслано запити декільком Учасникам минулорічних закупівель, а також проведено моніторинг цін в мережі інтернет на відповідних сайтах. Комерційні пропозиції надали два Учасники.
Підставою для визначення очікуваної вартості були взяті до уваги комерційні пропозиції від Товариства з обмеженою відповідальністю "Компанія ВІП-ОЙЛ" , яке постачало даний вид товару в 2023 році (комерційна пропозиція додається) та ”Авто Стандард Груп” (комерційна пропозиція додається), а також моніторинг цін в мережі інтернет (скриншот сторінок додається).
2. Технічні та якісні характеристики предмета закупівлі визначалися виходячи з того, яка техніка знаходиться на підприємстві, відповідно до технічних вимог (паспортів).
Закупівля здійснюється відповідно до Програми благоустрою Шепетівської міської територіальної громади на 2023-2025 роки. https://shepetivka-rada.gov.ua/wp-content/uploads/2022/11/%E2%84%96-42-pro-zatverdzhennya-programa-blagoustroyu-shep.mtg.-na-2023-2025-rr..pdf
3. Взято до уваги, та обов'язково буде зазначено в наступних закупівлях, невідповідність підпункту 5.3.1 пункту 3 розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації вимогам абзацу третього підпункту третього пункту 44 Особливостей з урахуванням змін внесених згідно Постанови КМУ № 382 від 02.04.2024 (не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 цих особливостей)
Уповноважена особа, яка готувала тендерну документацію наразі розрахувалася.
4. В підпункті 3.5.3 за пунктом 12 розділу ІІІ тенденої документації зазначено вимогу викладену в підпункті 2 пункту 45 Особливостей «учасник процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з тим самим замовником, що призвело до його дострокового розірвання і застосування санкцій у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків протягом трьох років з дати дострокового розірвання такого договору. Зазначений учасник процедури закупівлі може надати підтвердження вжиття заходів для доведення своєї надійності, незважаючи на наявність відповідної підстави для відхилення тендерної пропозиції. Для цього учасник процедури закупівлі (суб’єкт господарювання) повинен довести, що він сплатив або зобов’язався сплатити відповідні зобов’язання та відшкодування завданих збитків. Якщо замовник вважає таке підтвердження достатнім, тендерна пропозиція такого учасника не може бути відхилена», даний абзац не відноситься до пункту 12.
5. Взято до уваги та обов'язково буде враховано в наступних закупівлях.
6. Лист –згода на обробку персональних даних додається.