Висновок
За результатами аналізу питання щодо відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону із урахуванням вимог Постанови №1178 установлено порушення пункту 28 Постанови №1178.
За результатами аналізу питання щодо розгляду тендерної пропозиції філією «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» установлено порушення вимог абзацу другого пункту 1 частини першої статті 31 Закону та пункту 43 Постанови №1178.
За результатами аналізу питань щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, внесення змін до договору про закупівлю та їх оприлюднення – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 16 вересня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) із урахуванням вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року №1178 (далі – Постанова №1178), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, внесення змін до договору про закупівлю та їх оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель «Агенції місцевого економічного розвитку міста Ладижин» Ладижинської міської ради Гайсинського району Вінницької області (далі – Замовник) на 2024 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07 травня 2024 року (далі – тендерна документація), реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій, тендерну пропозицію філії «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України», рішення уповноваженої особи від 16 травня 2024 року №4, повідомлення про намір укласти договір, договір про закупівлю від 28 травня 2024 року №95 (далі – Договір), повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, додаткову угоду від 15 липня 2024 року №1 та пояснення (інформацію та документи) Замовника, отримані 03 вересня 2024 року через електронну систему закупівель.
Абзацами першим та п’ятим пункту 28 Постанови №1178 визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням Постанови №1178, а саме: відомості, наведені у пункті 2 частини другої статті 22 Закону визначаються відповідно до вимог, зазначених в абзацах шостому - восьмому пункту 28 Постанови №1178.
Так, в абзаці восьмому пункту 28 Постанови №1178 визначено, що у тендерній документації зазначаються підстави для відмови в участі у відкритих торгах, встановлені пунктом 47 Постанови №1178, та інформація про спосіб підтвердження відсутності підстав для відхилення.
Згідно з вимогами пункту 47 Постанови №1178 замовник приймає рішення про відмову учаснику процедури закупівлі в участі у відкритих торгах та зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі за наявності виключного переліку підстав, визначених підпунктами №1-№12 вказаного пункту Постанови №1178.
Водночас в абзаці п’ятнадцятому пункту 47 Постанови №1178 передбачено, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Постанови №1178.
За результатами моніторингу установлено, що в пунктах 1 та 5 розділу ІІІ тендерної документації Замовником встановлені вимоги для учасників торгів та їх переможця щодо надання ними довідки в довільній формі про те, що між ними і замовником не було укладено договору про закупівлю, за яким переможець процедури закупівлі не виконав свої зобов’язання, що призвело до його дострокового розірвання, і було застосовано санкції у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків - протягом трьох років з дати дострокового розірвання такого договору, згідно з абзацом чотирнадцятим пункту 47 Постанови №1178.
Також в пункті 5 розділу ІІІ тендерної документації Замовником зазначено, що учаснику процедури закупівлі буде відмовлено в участі у відкритих торгах у разі наявності підстави, визначеної абзацом чотирнадцятим пункту 47 Постанови №1178.
При цьому, постановою Кабінету Міністрів України від 02 квітня 2024 року №382 до Постанови №1178 внесені зміни, а саме виключені положення абзацу чотирнадцятого пункту 47 Постанови №1178.
Отже, тендерна документація Замовника складена з порушенням вимог пункту 28 Постанови №1178.
Крім того, установлено невідповідність в змісті тендерної документації та її додатках, а саме: в підпункті 4.1. пункту 4 розділу VI тендерної документації Замовником визначені істотні умови, які обов'язково включаються до договору про закупівлю, – предмет договору (найменування, номенклатура, асортимент); кількість товарів та вимоги щодо їх якості; порядок здійснення оплати; сума, визначена у договорі; термін та місце поставки; строк дії договору; права та обов'язки сторін; зазначення умови щодо можливості зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків; відповідальність сторін; інші умови, тоді як в пункті 11.3. розділу 11 додатку 2 «Проект договору про закупівлю» істотними умовами визначено лише предмет (найменування, кількість, якість), ціна та строк дії Договору.
Вимогами підпункту 1.1. пункту 1 розділу ІІІ тендерної документації визначено, що тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації, в тому числі інформації та документів, які підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям (у випадку встановлення їх тендерною документацією).
Так, в підпунктах 5.1.1. та 5.2.1. пункту 5 розділу ІІІ тендерної документації Замовником встановлена вимога для учасників торгів щодо надання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційному критерію, а саме: підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) шляхом надання копії аналогічного договору/аналогічних договорів зазначених в довідці, що виконаний в повному обсязі та позитивний лист відгук від замовника згідно аналогічного договору/ів, інформацію про який надано у складі пропозиції та зазначено в довідці довільної форми щодо виконання учасником умов такого договору, що має бути складений на фірмовому бланку замовника (за наявності), датований, завірений підписом уповноваженої посадової особи та містити інформацію про реквізити відповідного аналогічного договору, щодо виконання якого надається зазначений відгук.
Проте тендерна пропозиція учасника філія «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України», якого обрано переможцем, не містить довідки довільної форми із зазначеною в ній інформацією про виконання учасником умов аналогічних договорів, копії яких ним надано на підтвердження досвіду виконання аналогічних за предметом закупівлі договорів.
На запит Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області Замовник у своєму поясненні зазначив, що внаслідок технічної помилки під час редагування тендерної документації та підготовки її до торгів у тексті не всюди було усунуто згадування про довідку щодо підтвердження виконання аналогічних договорів, окремої вимоги щодо надання якої тендерна документація не містить.
Пунктом 43 Постанови №1178 визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Разом з цим, Замовник не виявив вищезазначеної невідповідності та на порушення вимог пункту 43 Постанови №1178 не надав можливість учаснику філії «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» усунути невідповідність в цій частині.
Пунктом 3 Постанови №1178 визначено, що замовники, які зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням Постанови №1178 та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Відповідно до вимог абзацу другого пункту 1 частини першої статті 31 Закону замовник відхиляє тендерну пропозицію у разі, якщо учасник процедури закупівлі не відповідає кваліфікаційним критеріям, установленим статтею 16 Закону.
Враховуючи вищевикладене, Замовник на порушення вимог абзацу другого пункту 1 частини першої статті 31 Закону не відхилив тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі філії «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» як таку, що не відповідає кваліфікаційному критерію, установленому статтею 16 Закону, а обрав його переможцем та уклав з ним Договір загальною вартістю 250 000, 00 грн.
Усунення порушень
Звіт замовника від 19.09.2024
Замовником вжито заходів щодо усунення порушення, виявленого Управлінням Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області шляхом розірвання договору. На підтвердження надаємо додаткову угоду про розірварння договору №95 від 28 травня 2024 р., а також звіт про виконання договору про закупівлю UA-2024-05-07-009397-a.
Оцінка ДАСУ від 19.09.2024
Порушення усунуто.
Запити й пояснення
29.08.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі лісоматеріалів круглих (сосна) класу В, С (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2024-05-07-009397-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та підпунктів 2, 9 пункту 6 Положення про Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області, затвердженого наказом Північного офісу Держаудитслужби від 20 жовтня 2016 року №18, постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів) з питань:
1. Надати інформацію та розрахунки з підтвердними документами (аналіз ринку щодо цін (цінові пропозиції, прайс тощо), листування з учасниками ринку (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) щодо обґрунтування розміру витрат (з урахуванням вимог законодавства щодо звільнення від оподаткування ПДВ), технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості?
2. Чому тендерна документація містить вимоги визначені нормами абзацу 14 пункту 47 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року №1178 (а саме: відмову учаснику в участі та надання учасником й переможцем торгів довідки в довільній формі (пункти 1 та 5 розділу ІІІ тендерної документації), який виключений на підставі постанови КМУ від 02 квітня 2024 року №382?
3. Яким чином учасником філією «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України», якого обрано переможцем, виконано вимоги підпункту 5.2.1. пункту 5 розділу ІІІ тендерної документації, в частині зазначення в довідці довільної форми інформації про виконання учасником аналогічних договорів із попереднім замовником/контрагентом, копії яких надано у складі тендерної пропозиції?
4. Виникнення яких документально підтверджених об’єктивних обставин спричинили внесення змін додатковою угодою від 15 липня 2024 року №1 до істотних умов договору про закупівлю від 28 травня 2024 року №95, в частині зміни графіка поставки товару шляхом продовження терміну поставки 80 куб.м деревини до 31 грудня 2024 року (а саме: 31 липня, 31 серпня, 30 вересня, 31 жовтня 2024 року по 20 куб.м), тоді як за умовами зазначеного договору поставка передбачена протягом червня 2024 року (в тому числі 03, 10, 17, 24 та 28 червня 2024 року по 20 куб.м.)?
У разі, якщо оприлюднення запитуваної інформації може нести загрозу національній безпеці та/або громадській безпеці і порядку, просимо надати відповідь на зазначені запитання з приховуванням інформації з обмеженим доступом.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до вимог статті 351-1 Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від 100 до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або пробаційним наглядом на строк до трьох років або обмеженням волі на той самий строк.
03.09.2024 · Замовник: Відповідно до запиту про надання пояснень щодо закупівлі ДК 021:2015:03410000-7: Деревина, наданого Управлінням Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області, повідомляємо наступне:
1. Обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначення його очікуваної вартості:
Очікувана вартість предмета закупівлі визначена відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» та на підставі рекомендацій наказу Міністерства економіки України № 275 від 18.02.2020 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі». Розрахунок здійснено методом порівняння ринкових цін на аналогічні товари на підставі процедур закупівель, оголошених і проведених у системі Prozorro та аналізом загальнодоступної інформації про ціни, яка міститься у відкритому доступі.
При визначенні очікуваної вартості також враховано положення постанови Кабінету Міністрів України № 710 від 11 жовтня 2016 року «Про ефективне використання державних коштів». Очікувана вартість предмета закупівлі, передбачена кошторисом та відображена у річному плані закупівель на 2024 рік, розрахована з урахуванням податків, зборів та інших витрат відповідно до чинного законодавства.
Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі здійснювалося шляхом проведення моніторингу цін, з пошуком, збором та аналізом загальнодоступної інформації про ціни, яка міститься у відкритому доступі на аналогічні товари, що є предметом закупівлі, зокрема в системі Prozorro. Частина такої інформації надана у Додатку 1 до цього пояснення – «Моніторинг цін».
Технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі визначені з урахуванням потреб окремого структурного підрозділу для забезпечення лісоматеріалами. Інформація про найменування та місцезнаходження підрозділу не публікується з міркувань безпеки.
Під час проведення закупівлі Замовником разом з оголошенням було розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик, розміру бюджетного призначення та очікуваної вартості предмета закупівлі у файлі під назвою «Обґрунтування (деревина).docx» (Додаток 2 до цього пояснення).
2. Щодо наявності у тендерній документації вимог, визначених абзацом 14 пункту 47 Постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178, які були виключені на підставі Постанови КМУ від 02 квітня 2024 року № 382, повідомляємо наступне.
Дану закупівлю було оголошено повторно після скасування торгів з аналогічного предмета відповідно до оголошення UA-2024-05-03-007246-a. Вимогу щодо надання інформації про відсутність підстав для відмови в участі, а також довідки про відсутність договорів із Замовником, які були достроково розірвані, було включено до тендерної документації відповідно до норм, що діяли на момент підготовки документації для скасованих торгів.
Після скасування торгів потреба в забезпеченні окремого структурного підрозділу лісоматеріалами залишилася, і планування та підготовка до закупівлі здійснювалися повторно.
Однак на момент повторного оголошення торгів, у зв'язку зі змінами в законодавстві, з технічних причин та через високу динаміку цих змін, не було своєчасно оновлено тендерну документацію відповідно до останніх змін, внесених Постановою КМУ від 02 квітня 2024 року № 382.
Зазначена вимога щодо надання інформації в довільній формі на момент визначення переможця та укладення договору, відповідно до чинного законодавства, не могла та не призвела б до відхилення пропозиції учасника або порушення його прав.
Ми вживаємо заходів для усунення недоліків тендерної документації та недопущення їх у майбутньому. Зобов’язуємося надалі приділяти більше уваги актуальності та відповідності всіх нормативних вимог у наших тендерних документаціях.
3. Щодо виконання вимог підпункту 5.2.1. пункту 5 розділу ІІІ тендерної документації учасником, обраним переможцем торгів — філією «Гайсинське лісове господарство» державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України», повідомляємо наступне.
Тендерна документація не містила окремої вимоги щодо подання довідки, яка підтверджує інформацію про виконані аналогічні договори. Через технічну помилку під час редагування документації та підготовки її до торгів у тексті не всюди було усунуто згадування про довідку.
Для підтвердження кваліфікаційного критерію, а саме наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів), учаснику було необхідно надати копію аналогічного договору з попередніми Замовниками/контрагентами та відповідні відгуки.
Учасник виконав вимогу щодо підтвердження кваліфікаційного критерію шляхом подання копії аналогічних договорів з відгуками (Додаток 3).
Ми вживаємо заходів для усунення недоліків у тендерній документації та забезпечення їх недопущення в майбутньому.
4. ДУ а ваш запит щодо внесення змін до істотних умов договору про закупівлю від 28 травня 2024 року №95, зокрема щодо зміни графіка поставки товару, повідомляємо наступне:
Зміни до договору, внесені додатковою угодою від 15 липня 2024 року №1, були обумовлені об'єктивними обставинами, про що постачальник повідомив у своєму листі від 28 червня 2024 року.
Постачальник зазначив, що зміни до істотних умов договору, зокрема продовження терміну поставки деревини до 31 грудня 2024 року, зумовлені наступними документально підтвердженими об'єктивними обставинами:
• Мобілізація працівників: Унаслідок мобілізації працівників лісництва та робітників підрядника, що вплинула на можливість виконання первісного графіка поставок.
• Непередбачувані обставини: Виникли обставини, що стосуються забезпечення лісопродукцією, які не дозволили дотриматися первісного графіка поставок (частими загрозами ракетних обстрілів; перебої у поставці електричної енергії через графіки відключень).
З метою адаптації до описаних умов, сторонами було узгоджено зміни в графіку поставок, згідно з якими поставка деревини здійснюватиметься у нові строки: 31 липня, 31 серпня, 30 вересня, 31 жовтня 2024 року, по 20 куб. м щомісяця. Ці зміни були офіційно зафіксовані в додатковій угоді №1 від 15 липня 2024 року.
Враховуючи такі обставини, як воєнний стан, постійні повітряні тривоги через загрозу обстрілів, та потреби військових підрозділів у забезпеченні лісоматеріалами, ці зміни є обґрунтованими та необхідними для належного виконання умов договору.
Інформація про найменування та місцезнаходження підрозділу, на прохання якого здійснено закупівлю, не публікується з міркувань безпеки. Розголошення цієї інформації може загрожувати національній безпеці, тому ми дотримуємося забезпечення конфіденційності відповідної інформації.
Додатки:
1. Моніторинг цін.
2. Обґрунтування (деревина).docx.
3. Аналогічні договори.
4. Лист від постачальника від 28 червня 2024 р.