Вікна дерев’яні, двері дерев'яні

Висновок

Встановлено порушення вимог пункту 14 Порядку № 1082, пункту 4-1 Постанови КМУ №710, а також пунктів 3, 4 та 24 Особливостей №1178. Замовником допущено порушення вимог частини п’ятої статті 8 Закону внаслідок несвоєчасного надання інформації у випадках, передбачених законом.

За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 14 Порядку № 1082, пункту 4-1 Постанови КМУ №710, а також пунктів 3, 4 та 24 Особливостей №1178 та пункту 12 частини першої статті 10 Закону.

Крім того, Замовником допущено порушення вимог частини п’ятої статті 8 Закону внаслідок несвоєчасного надання інформації, а також ненадання документів у випадках, передбачених законом.

За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; відповідності тендерної документації вимогам Закону та Особливостей №1178; правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону та Особливостей №1178; розгляду тендерних пропозицій; надання переможцем документів при укладанні договору про закупівлю; укладення договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов договору умовам тендерної документації та тендерній пропозиції переможця процедури закупівлі – порушень не встановлено.

Зобов'язання

З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи (зокрема, проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо) щодо недопущення у подальшому порушень вимог пункту 14 Порядку № 1082, пункту 4-1 Постанови КМУ №710, а також пунктів 3, 4 та 24 Особливостей №1178 та пункту 12 частини першої статті 10 Закону при розміщенні та оприлюдненні інформації про закупівлю та вимог частини п’ятої статті 8 Закону при наданні інформації, документів у випадках, передбачених законом.

Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.

Констатуюча частина

Дата закінчення моніторингу: 06 червня 2024 року.

Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності тендерної документації вимогам Закону України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (у чинній для досліджуваної процедури закупівлі редакції, далі – Закон) та постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (у чинній для досліджуваної процедури закупівлі редакції, далі – Особливості №1178); правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону та Особливостей №1178; розгляду тендерних пропозицій; надання переможцем документів при укладанні договору про закупівлю; укладення договору про закупівлю та його оприлюднення; відповідності умов договору умовам тендерної документації та тендерній пропозиції переможця процедури закупівлі.

Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Відділу культури виконавчого комітету Самбірської міської ради (далі – Замовник) на 2023 рік (UA-P-2023-05-11-002773-c); оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію Замовника; реєстр отриманих тендерних пропозицій; протокол розкриття тендерних пропозицій; тендерні пропозиції ПП «УКРПРОФІЛЬ» та ПП «КАПІТЕЛЬ 94» (щодо правомірності їх відхилення Замовником); протокольні рішення уповноваженої особи Замовника від 24.05.2023, від 30.05.2023 та від 31.05.2023; опубліковане повідомлення з вимогами про усунення невідповідностей у тендерній пропозиції ПП «УКРПРОФІЛЬ» та опубліковані вказаним учасником документи на усунення таких невідповідностей; протокольне рішення уповноваженої особи Замовника від 31.05.2023; тендерну пропозицію ТОВ «ІН ВУД»; повідомлення про намір укласти договір про закупівлю; опубліковані ТОВ «ІН ВУД» як переможцем тендеру документи та інформацію; договір від 15.06.2023 №25; опубліковані Замовником під час моніторингу пояснення та документи на запит органу державного фінансового контролю; опублікований під час моніторингу звіт про виконання договору про закупівлю.

Відповідно до пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі – Постанова КМУ №710) постановлено головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня) та суб’єктам господарювання державного сектору економіки забезпечити обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі; та оприлюднення такого обґрунтування шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.

Відповідно до наявної в електронній системі закупівель інформації джерело фінансування закупівлі UA-2023-05-11-010130-a – кошти місцевого бюджету. Крім того, відповідно до даних Єдиного реєстру розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів Замовник є розпорядником бюджетних коштів.

Частиною п’ятою статті 8 Закону визначено, що протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.

Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.

Під час моніторингу (23.05.2024) Західним офісом Держаудитслужби через електронну систему закупівель надано Замовнику запит щодо надання пояснення, зокрема про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування бюджетних призначень, розміру очікуваної вартості предмета закупівлі, його технічних та якісних характеристик. При цьому, у запиті зазначено, що до пояснень необхідно обов’язково долучити їх документальне підтвердження.

Водночас, на вищевказаний запит від 23.05.2024 Замовником надана відповідь в електронній системі закупівель лише 29.05.2024 (четвертий робочий день), тобто з порушенням строку, визначеного у частині п’ятій статті 8 Закону.

Зокрема, у Замовником у наданій (опублікованій) відповіді зазначено, що очікувана вартість визначена відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 №275, та повідомлено, що розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі здійснено на підставі вивчення та аналізу відкритих даних на ринку, зокрема, ціна за одиницю товару розрахована як середньоарифметичне значення цін, зазначених на сайтах продавців, а також з урахуванням результатів тендерів в електронній системі закупівель (https://prozorro.gov.ua/, https://bi.prozorro.org).

У пояснені також вказано, що технічні характеристики визначені з урахуванням потреб Замовника, зокрема, розміри товару у технічному завданні вказані, виходячи із фактичних замірів на об’єктах Замовника.

Однак, станом на час завершення моніторингу (06.06.2024) Замовником через електронну систему закупівель документальне підтвердження обґрунтування розміру очікуваної вартості предмета закупівлі, його технічних та якісних характеристик не надано, чим порушено вимогу частини п’ятої статті 8 Закону.

У наданому поясненні, на запит Західного офісу Держаудитслужби щодо надання посилання на сторінку вебсайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі (у разі такого розміщення), Замовником надано відповідь, у якій зазначено, що відповідне обґрунтування не було розміщено на веб-сайті, оскільки на час оголошення закупівлі не було технічної можливості.

Слід зазначити, що проведеним під час моніторингу аналізом інформації на власному вебсайті Замовника (https://sambirkultura.org.ua) та офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів (на сайті Самбірської міської ради, https://sambircity.gov.ua) наявності інформації щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, очікуваної вартості предмета закупівлі та/або розміру бюджетного призначення за процедурою закупівлі UA-2023-05-11-010130-a не встановлено.

Таким чином, Замовником (як розпорядником бюджетних коштів) не забезпечено оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення та/або очікуваної вартості предмета закупівлі UA-2023-05-11-010130-a шляхом розміщення на власному вебсайті або на офіційному вебсайті головного розпорядника бюджетних коштів, чим порушено вимогу пункту 4-1 Постанови КМУ №710.

Відповідно до норм частини 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз.

Так, постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 затверджено Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування.

За нормою пункту 3 Особливостей №1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.

Відповідно до пункту 24 Особливостей №1178 замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 №1082 (далі – Порядок №1082), та цих Особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію не пізніше ніж за сім днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.

Вимогами пункту 14 Порядку №1082 визначено, що під час унесення інформації щодо предмета закупівлі товарів та послуг в оголошення, оприлюднення яких передбачено Законом, в окремих електронних полях зазначається інформація, визначена пунктом 12 та абзацами другим-четвертим пункту 13 цього Порядку, та інформація щодо назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі, а також коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

Відповідно до оприлюдненої в електронній системі закупівель інформації про предмет досліджуваної закупівлі, Замовник зазначив вид предмету закупівлі: товар, а саме – вікна дерев’яні 1150 x 2230 та 1700 x 2230 (4 штуки) і двері дерев'яні 1330 x 2580 (1 штука) за кодом національного класифікатора України ДК 021:2015: 44220000-8 — Столярні вироби.

Водночас, Національний класифікатор ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затверджений наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 23.12.2015 №1749, містить наступні коди щодо товару, який є предметом досліджуваної закупівлі: 44221100-6 «Вікна», 44221200-7 «Двері».

Враховуючи вищенаведене, під час розміщення та оприлюднення інформації щодо предмета закупівлі (оголошення про проведення відкритих торгів) Замовником не зазначено коду товару, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі, чим порушено вимоги пункту 14 Порядку №1082, а також пунктів 3 та 24 Особливостей №1178.

Згідно з пунктом 4 Особливостей №1178 у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.

Відповідно до пункту 12 частини першої статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Згідно з підпунктом 4.4 пункту 4 Розділу 1 тендерної документації Замовника, а також пункту 5.1 укладеного договору від 15.06.2023 №25 (далі – Договір №25) строк поставки товарів – до 31.08.2023, а відповідно до пункту 10.1 Договору №25 договір діє до 31.12.2023, а в частині розрахунків до повного їх виконання.

На запит органу державного фінансового контролю Замовником надано (опубліковано) в електронній системі закупівель відповідь, у якій зазначено, що зобов'язання за Договором №25 виконані в повному обсязі, що підтверджено накладною Замовником від 25.08.2023 №ІВ-91. Також Замовником повідомлено, що звіт про виконання Договору №25 випадково не був опублікований, зважаючи на зумовлену людським фактором помилку.

Таким чином, Замовником 29.05.2024 опубліковано звіт про виконання договору про закупівлю із порушенням строку, чим порушено пункти 3 та 4 Особливостей №1178 та пункту 12 частини першої статті 10 Закону.

Усунення порушень

Звіт замовника від 12.06.2024

Західному офісу Держаудитслужби

Інформація про результати розгляду висновку моніторингу та усунення порушень у спосіб, визначений у висновку моніторингу

У висновку за результатами моніторингу закупівлі Вікна дерев’яні, двері дерев'яні UA-2023-05-11-010130-a були встановлені такі порушення:

1. Не оприлюднено обґрунтування технічних, якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення такого обґрунтування на власному веб-сайті відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі – Постанова КМУ №710).

У Висновку моніторингу зазначено, що «…Відповідно до пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 №710 «Про ефективне використання державних коштів» (далі – Постанова КМУ №710) постановлено головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня) та суб’єктам господарювання державного сектору економіки забезпечити обґрунтування…». Із цього приводу хочемо уточнити, що згідно із зазначеним пунктом Постанови КМУ №710 головним розпорядникам лише рекомендовано оприлюднювати такі обґрунтування.

Водночас повідомляємо, що відносно інших закупівель ми оприлюднюємо відповідні обґрунтування та гарантуємо, що в подальшому будемо їх опубліковувати. Як вже було зазначено у поясненнях, не оприлюднення обґрунтування по закупівлі, як була предметом моніторингу, зумовлено технічною неможливістю. Тому вважаємо, що вини замовника у цій ситуації немає.

2. У Висновку моніторингу зазначено, що замовником надана відповідь в електронній системі закупівель на запит Західним офісом Держаудитслужби на четвертий робочий день, тобто з порушенням строку, визначеного у частині п’ятій статті 8 Закону.

З цього приводу повідомляємо, що, на жаль, замовник не отримав сповіщення на електронну скриньку про те, що такий запит взагалі надійшов, а повідомлення на електронному майданчику опинилося в численному списку інших непрочитаних сповіщень та не було помічене. Це ніяким чином не виправдовує замовника, але пояснює ситуацію так, як вона є. В подальшому гарантуємо ретельніше стежити за запитами та вчасно надавати відповіді на запити контролюючих органів. На жаль, механізму усунення такого порушення не існує. Проте просимо взяти до уваги, що замовник оприлюднив відповідь на запит в максимально стислі терміни відколи дізнався про його існування.

3. У Висновку моніторингу зазначено «Замовником через електронну систему закупівель документальне підтвердження обґрунтування розміру очікуваної вартості предмета закупівлі, його технічних та якісних характеристик не надано, чим порушено вимогу частини п’ятої статті 8 Закону.

Із таким твердженням ми погодитися взагалі не можемо.

29 травня 2024 року ми надали пояснення про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування бюджетних призначень, розміру очікуваної вартості предмета закупівлі, його технічних та якісних характеристик. Зокрема, як документальне підтвердження було надано Рішення ХХІХ позачергової сесії VIII демократичного скликання №2 від 16 березня 2023 року.

Цим рішенням підтверджено обґрунтування розміру бюджетних призначень. Інших документальних підтверджень нема. Такі підтвердження викладені вам у текстовому форматі. Чинним законодавством не передбачено ніякого порядку щодо документування процесу визначення технічних характеристик чи очікуваної вартості.

4. Щодо дотримання замовником пунктів 12-14 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 №1082 (далі – Порядок №1082).

Вважаємо, що заповнення технічної специфікації в електронних полях оголошення за четвертим знаком Єдиного закупівельного словника, а не за більш детальним кодом ніяк не вплинуло на процес закупівлі та її ефективність. Тому ця помилка при оприлюдненні оголошення має виключно формальний характер.

Проте ми зобов’язуємося на подальше обов’язково враховувати вимоги Порядку №1082. На даний час не існує механізму усунення такої невідповідності.

5. Щодо оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю згідно із вимогами пункти 3 та 4 Особливостей №1178 та пункту 12 частини першої статті 10 Закону.

У поясненнях на запит ми вказали, що звіт про виконання Договору №25 від 15.06.2023р. випадково не був опублікований, зважаючи на зумовлену людським фактором помилку. Замовником 29.05.2024 опубліковано звіт про виконання договору, тобто одразу як було виявлено порушення строку.

В подальшому зобов’язуємося вчасно оприлюднювати звіти про виконання договорів. А в даній ситуації було зроблено все для того, щоб припинити порушення.

У Висновку моніторингу визначено зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель. А саме: проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо щодо недопущення у подальшому порушень вимог пункту 14 Порядку № 1082, пункту 4-1 Постанови КМУ №710, а також пунктів 3, 4 та 24 Особливостей №1178 та пункту 12 частини першої статті 10 Закону при розміщенні та оприлюдненні інформації про закупівлю та вимог частини п’ятої статті 8 Закону при наданні інформації, документів у випадках, передбачених законом.

На виконання вимог висновку моніторингу повідомляємо, що уповноваженій особі було проведено роз’яснювальну роботу, а також їй надано можливість пройти навчання з питань публічних закупівель.

Уповноважена особа гарантує, що інформація, яка викладена у Висновку моніторингу, в подальшому буде обов’язково врахована. Уповноважена особа зобов’язується більше не допускати подібних порушень.

Загалом, можемо зазначити, що уповноважена особа Відділу культури виконавчого комітету Самбірської міської ради добросовісно виконує свою роботу, а порушення, які виявлені у ході моніторингу, сталися в тому числі через те, що функції уповноваженої особи є додатковими обов’язками працівника.

Сподіваємося на розуміння.

З повагою,

Начальник Відділу культури виконавчого

комітету Самбірської міської ради ___Оксана Фарович_____

Запити й пояснення