Висновок
За результатами надання запиту про надання пояснень встановлено порушення частини п’ятої статті 8 Закону №922 в частині в ненадання інформації, документів у випадках, передбачених законом.
За результатами аналізу питань дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо обрання процедури закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляду тендерних пропозицій, аналізу питання укладання договору, додаткових угод – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 № 2939-XII, та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922 Держаудитслужба забов’язує здійснити заходи, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’ять робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вживання таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 14 травня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: обрання процедури закупівлі, визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону № 922 та Постанові Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі - Особливості), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, укладання додаткових угод до договору про закупівлю, та їх оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу процедури закупівлі проаналізовано: річний план закупівель UA-P-2023-12-18-002119-a на 2023 рік ВІДДІЛУ ОСВІТИ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КАНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ (далі Замовник), тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи б/н від 20.12.2023, тендерну пропозицію учасника ФОП "БОРИСЕНКО НАДІЯ АНАТОЛІЇВНА", повідомлення про намір укласти договір, оприлюднене в електронній системі закупівель 02.01.2024, Договір про закупівлю №2 від 08.01.2024 ,Додаткову угоду №1 від 18.01.2024 до Договору та Додаткову угоду №2 від 13.05.2024 до Договору, пояснення Замовника, отриманні 02.05.2024 , 07.05.24 та 10.05.24 через електронну систему закупівель на запит Східного офісу Держаудитслужби від 29.04.2024, 02.05.2024 та 09.05.2024 відповідно, Посилання на веб-сайт, де розміщено обґрунтування: URL: https://kaniv-osvita.gov.ua/news/1703149030/.
Згідно з абзацом першим частини п’ятої статті 8 Закону №922 протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
На запит Східного офісу Держаудитслужби від 09.05.2024, щодо надання пояснення з питання, яке було предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі Східного офісу Держаудитслужби, Замовником, в порушення частини п’ятої статті 8 Закону №922 через електронну систему закупівель, відповідні документи не надані.
Усунення порушень
Звіт замовника від 23.05.2024
Щодо висновку про результати моніторингу процедури закупівлі № UA-2023-12-20-001873-a від 17.05.2024р. відмічаємо: Відповідно до приписів Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування затверджених Постановою Кабінету Міністрів України №1178 від 12.10.2022 р. (зі змінами) (далі – Особливості) та Закону України «Про публічні закупівлі», а саме ч.4 ст.8 визначає, що строк здійснення моніторингу процедури закупівлі не може перевищувати 15 робочих днів з наступного робочого дня від дати оприлюднення повідомлення про початок моніторингу процедури закупівлі в електронній системі закупівель. Відповідно до інформації в електронній системі закупівель Дата публікації рішення про проведення моніторингу: 23 квітня 2024 18:32. висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-12-20-001873-a було прийнято та опубліковано 17 травня 2024р., що є 18-м робочим днем з наступного робочого дня від дати оприлюднення повідомлення про початок моніторингу процедури закупівлі в електронній системі закупівель. Таким чином висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-12-20-001873-a від 17.05.2024р. є незаконним оскільки порушує приписи Закону України «Про публічні закупівлі». Також звертаємо увагу на наявність судової практики про визнання протиправними висновків моніторингу у випадку порушення строків здійснення моніторингу процедури закупівлі, наприклад справа № 640/33411/20 рішення від 06 квітня 2021 року ОКРУЖНОГО АДМІНІСТРАТИВНОГО СУДУ міста КИЄВА зазначає, що «з аналізу норм законодавства вбачається, що по завершенню моніторингу контролюючим органом має бути обов`язково складено та підписано висновок, а отже він має бути датований днем, коли відповідна процедура моніторингу була завершена. У подальшому, протягом трьох робочих днів з дня складання висновку він має бути опублікований в електронній системі закупівель. Тобто, висновок має бути обов`язково складено по завершенню моніторингу, тобто в останній день його проведення, та опубліковано протягом трьох робочих днів», та визнає висновок протиправним та скасовує його.
Звертаємо увагу, що відповідно до висновку визначається «Під час моніторингу процедури закупівлі проаналізовано: річний план закупівель UA-P-2023-12-18-002119-a на 2023 рік» - до даної закупівлі не приєднано планів на 2023 рік оскільки закупівля здійснена за потребою на 2024 рік, що відображено в електронній системі закупівель «ФОРМА РІЧНОГО ПЛАНУ ЗАКУПІВЕЛЬ на 2024 рік»
Щодо надання документів необхідно зупинитися на тому, що умовами тендерної документації не вимагалося надання документів, що були витребувані у запиті на надання пояснень, а саме санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв. Також відмічаємо, що дані документи містять персональні дані працівників надавача послуг.
Частиною 1 статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» визначено, що персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
Згода суб’єкта персональних даних - добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди. У сфері електронної комерції згода суб’єкта персональних даних може бути надана під час реєстрації в інформаційно-телекомунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, за умови, що така система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки.
Володілець персональних даних - фізична або юридична особа, яка визначає мету обробки персональних даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом.
Конституційний Суд України, даючи офіційне тлумачення положенням частин першої, другої статті 32, частин другої, третьої статті 34 Конституції України, у своєму рішенні від 20.01.2012 № 2 рп/2012 зазначив, що інформацією про особисте та сімейне життя особи (персональними даними), серед іншого, є: національність, освіта, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров’я, матеріальний стан, адреса, дата і місце народження, місце проживання та перебування тощо, дані про особисті майнові та немайнові відносини цієї особи з іншими особами, зокрема членами сім’ї, а також відомості про події та явища, що відбувалися або відбуваються у побутовому, інтимному, товариському, професійному, діловому та інших сферах життя особи, за винятком даних стосовно виконання повноважень особою, яка займає посаду, пов’язану зі здійсненням функцій держави або органів місцевого самоврядування.
За порядком доступу інформація поділяється на відкриту та з обмеженим доступом (частина перша статті 20 Закону № 2657).
Відкритою є будь-яка інформація, крім тієї, що віднесена законом до інформації з обмеженим доступом (частина друга статті 20 Закону № 2657). Зокрема, відкритою є публічна інформація, крім випадків, встановлених законом, яка відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб’єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених законом (частина перша статті 1 Закону № 2939).
Інформацією з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова. Конфіденційною є інформація про фізичну особу, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб’єктів владних повноважень. Конфіденційна інформація може поширюватися за бажанням (згодою) відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, а також в інших випадках, визначених законом (частини перша, друга статті 21 Закону № 2657).
До конфіденційної інформації про фізичну особу належать, зокрема, дані про її національність, освіту, сімейний стан, релігійні переконання, стан здоров’я, а також адреса, дата і місце народження (частина друга статті 11 Закону № 2657). Конституційний Суд України в абзаці першому пункту 1 резолютивної частини Рішення від 30 жовтня 1997 року № 5-зп відніс до конфіденційної інформації про фізичну особу, крім вказаної, ще й відомості про її майновий стан та інші персональні дані.
Таким чином, Конституційний Суд України вважає, що перелік даних про особу, які визнаються як конфіденційна інформація, не є вичерпним.
Зазначаємо, що обробка даних про фізичну особу, які є конфіденційною інформацією, не допускається без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
Замовник не є суб’єктом, що володіє документами, які вимагались у запиті, такі документи можуть бути надані лише надавачем послуг після отримання відповідної згоди працівників, що не є можливим здійснити протягом періоду визначеного для надання відповіді за запит на пояснення. Таким чином Замовник не є коректним адресатом вимоги щодо надання згаданих документів, що в свою чергу виключає склад порушення визначеного у висновку про результати процедури моніторингу.
В тому числі, повідомляємо про притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення шляхом проведення роз’яснювальних робіт по суті вказаного в ч.3 Розділу ІІ. Констатуючої частини висновку та недопущення зазначеного у подальшому.
Запити й пояснення
29.04.2024 · ДАСУ: Запит на пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель Prozorro за номером UA-2023-12-20-001873-a відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Східний офіс Держаудитслужби, затвердженого Наказом Держаудитслужби від 02.06.2016 № 23 постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) із наступних питань:
1. Обгрунтування ТЕХНІЧНИХ ТА ЯКІСНИХ ХАРАКТЕРИСТИК ПРЕДМЕТА ЗАКУПІВЛІ, РОЗМІРУ БЮДЖЕТНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ ТА/АБО ОЧІКУВАНОЇ ВАРТОСТІ ПРЕДМЕТА ЗАКУПІВЛІ Вами опубліковано в оголошенні про закупівлю , але ж просимо надати розрахунок розміру витрат та визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Яким чином і на підставі яких документів було здійснено це обґрунтування.
Також просимо надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема, за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
02.05.2024 · Замовник: Відповідь Замовника на запит на пояснення
У відповідь на Ваш запит щодо надання пояснень повідомляємо наступне:
1. Очікувана вартість закупівлі розрахована на підставі встановленого тарифу, відповідно до вимог Наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» на послуги, що передбачалися предметом закупівлі. Тариф встановлюється органом місцевого самоврядування, так очікувану вартість було розраховано на підставі рішення №398 від 06.12.2023р. Виконавчого комітету Канівської міської ради відповідно до кількості дітоднів на які повинно бути забезпечено надання послуг з організації харчування. Посилання на веб-сайт, де розміщено обґрунтування: URL: https://kaniv-osvita.gov.ua/news/1703149030/
02.05.2024 · ДАСУ: Запит на пояснення 2
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель Prozorro за номером UA-2023-12-20-001873-a відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Східний офіс Держаудитслужби, затвердженого Наказом Держаудитслужби від 02.06.2016 № 23 постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) із наступних питань:
1. У складі пропозиції Учасника ФОП "БОРИСЕНКО НАДІЯ АНАТОЛІЇВНА "відсутні чинні особові санітарні книжки працівників, перелік яких вказано в Документі «Інформація про наявність працівників, які будуть залучені для надання послуг з організації харчування , що є предметом закупівлі, які мають необхідні знання та досвід » (технолога,кухарів, водія), у файлі 3. Pdf , а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв (технолога та кухарів), що мають безпосереднє відношення до роботи за зазначеним предметом закупівлі відповідно до Наказу МОЗ України від 21.02.2013 № 150 щодо працівників Товариства та що вимагалися Замовником Додатком 5 до Тендерної документації. Чому не надали вимогу на усунення не відповідності згідно п.43 Особливостей?
07.05.2024 · Замовник: Відповідь Замовника на запит на пояснення
У відповідь на Ваш запит щодо надання пояснень повідомляємо наступне: згідно Додатку 5 тендерної документації Учасник повинен забезпечити необхідну кількість штатного персоналу для приготування їжі, миття посуду, прибирання харчоблоку. Шкільна їдальня повинна бути укомплектована кваліфікованими кадрами, в обов’язковому порядку, надання послуг передбачає наявність санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв, а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв. Таким чином умовами тендерної документації не вимагається надання вказаних Вами документів в складі тендерної пропозиції, у зв’язку з чим у Замовника відсутні підстави для розміщення повідомлення щодо усунення невідповідностей. Замовником не може бути розміщено відповідну вимогу, оскільки згідно ч. 16 ст. 29 Закону України «Про публічні закупівлі» передбачено, що Повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей повинно містити таку інформацію: 1) перелік виявлених невідповідностей; 2) посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності; 3) перелік інформації та/або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей. В даному випадку немає можливості зазначення посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності оскільки відсутня вимога надання документів в складі пропозиції.
09.05.2024 · ДАСУ: Запит на пояснення 3
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель Prozorro за номером UA-2023-12-20-001873-a відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Східний офіс Держаудитслужби, затвердженого Наказом Держаудитслужби від 02.06.2016 № 23 постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) із наступних питань:
1. Згідно Додатку 5 «ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДК 021:2015:55320000-9-Послуги з організації харчування Послуги з організації шкільного харчування (аутсорсинг)» до тендерної документації Замовник запросив: «Учасник повинен забезпечити необхідну кількість штатного персоналу для приготування їжі, миття посуду, прибирання харчоблоку. Шкільна їдальня повинна бути укомплектована кваліфікованими кадрами, в обов’язковому порядку, надання послуг передбачає наявність санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв, а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв». Прошу надати документи , підтверджуючи виконання вищевказаної вимоги.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема, за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
10.05.2024 · Замовник: Відповідь Замовника на запит на пояснення 3
Додаток 5 до тендерної документації містить технічні вимоги до предмету закупівлі - Послуги з організації шкільного харчування (аутсорсинг).
Зокрема, Додаток 5 містить абзац наступного змісту: «Учасник повинен забезпечити необхідну кількість штатного персоналу для приготування їжі, миття посуду, прибирання харчоблоку. Шкільна їдальня повинна бути укомплектована кваліфікованими кадрами, в обов’язковому порядку, надання послуг передбачає наявність санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв, а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв».
Наголошуємо, що оскільки цей абзац не містить вимоги щодо «надання у складі пропозиції документів, які підтверджують …», або «надати у складі пропозиції» тощо, зазначена вимога означає, що такі вимоги встановлено для учасників, вони повинні з ними ознайомитись і забезпечити їх виконання у разі перемоги в торгах.
Крім того, у Додатку 5 замовником було встановлено вимогу «Учасник закупівлі зобов’язаний у складі тендерної пропозиції письмово гарантувати ЗГОДУ з умовами закупівлі, визначеними в цій тендерній документації, В ТОМУ ЧИСЛІ з положеннями щодо якісних та кількісних характеристик предмету закупівлі згідно ДОДАТКУ 5 до документації «Інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі».
На виконання цієї вимоги у складі пропозиції учасника надано:
1) Лист-згоду (вих№02 від 25.12.2023 р.) на сторінках 1-4 файлу «2.pdf», де зазначено, що учасник погоджується з технічними вимогами згідно додатку 5 до тендерної документації, цим погоджуюсь із наступними вимогами ….. Учасник повинен забезпечити необхідну кількість штатного персоналу для приготування їжі, миття посуду, прибирання харчоблоку. Шкільна їдальня повинна бути укомплектована кваліфікованими кадрами, в обов’язковому порядку, надання послуг передбачає наявність санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв, а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв.»;
2) Гарантійний лист (вих.№21/3 від 25.12.2023 р., на стор. 2 файлу «4.pdf»), яким Учасник «підтверджую та гарантую згоду з умовами закупівлі, визначеними у тендерній документації, в тому числі з положеннями щодо якісних та кількісних характеристик предмету закупівлі згідно ДОДАТКУ 5 до документації «Інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі»;
3) Інформація (вих № 21 від 25.12.2023 р. на стор. 7 файлу «3.pdf»), де міститься підтвердження відповідності тендерної пропозиції технічним, якісним, кількісним та іншим вимогами до предмета закупівлі;
4) Інформація про наявність працівників (вих№18 від 25.12.2023 року, на стор. 5 файлу «3.pdf») містить інформацію, що учасник має достатньо працівників відповідної кваліфікації, із досвідом роботи, щоб забезпечити якісне виконання послуг, маємо можливість забезпечити наявність достатньої кількості кухарів відповідно до норм чинного законодавства, для надання якісних послуг з організації харчування дітей, з переліком працівників, з зазначенням освіти, та їх посад.
Отже,
1) додаток 5 до тендерної документації НЕ МІСТИВ припису (вимоги) щодо необхідності надання у складі пропозиції документів, на підтвердження необхідної кількості штатного персоналу для приготування їжі, миття посуду, прибирання харчоблоку; кваліфікованими кадрами, в обов’язковому порядку, надання послуг передбачає наявність санітарних книжок представників Учасника, які безпосередньо будуть займатись приготуванням страв, а також наявність відповідної освіти представників Учасника, які безпосередньо займаються приготуванням страв;
2) додаток 5 до тендерної документації містить вимогу письмово гарантувати ЗГОДУ з положеннями щодо якісних та кількісних характеристик предмету закупівлі згідно ДОДАТКУ 5 до документації «Інформація про технічні, якісні та інші характеристики предмета закупівлі»;
3) ЗГОДУ з положеннями щодо якісних та кількісних характеристик предмету закупівлі згідно ДОДАТКУ 5 до документації та інформацію надано Учасником у складі пропозиції;
4) Словосполучення «учасник повинен», яке використовується БЕЗ словосполучення «надати у складі пропозиції», означає загальні вимоги до учасника, і не передбачає необхідності документального підтвердження.