Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель встановлено порушення вимог пунктів 10, 11 частини 1 статті 10 Закону, абзацу 4 пункту 10, пункту 24 Особливостей та пункту 3 Порядку № 1082.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «Вогнебезпека» установлено порушення вимог підпунктів 2 та 3 пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питання щодо дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору про закупівлю установлено порушення вимог підпункту 4 пункту 19 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, своєчасності укладання договору про закупівлю, відповідності умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 11 квітня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (в редакції, чинній на момент проведення процедури закупівлі) (далі - Особливості), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов укладеного договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству, дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору про закупівлю, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Комунального виробничого житлового ремонтно-експлуатаційного підприємства №1 (далі – Замовник) на 2023 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація, затверджена протоколом уповноваженої особи Замовника від 02.10.2023 № 97, тендерна пропозиція переможця товариства з обмеженою відповідальністю «Вогнебезпека» (далі - ТОВ «Вогнебезпека»), повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей від 11.10.2023, протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 12.10.2023 № 101, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю від 12.10.2023, договір про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П, додаткова угода від 01.11.2023 № 1, від 21.12.2023 № 2, від 28.12.2023 № 3 та № 4, від 19.02.2024 № 5, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю від 22.12.2023, від 28.12.2023 та від 20.02.2024, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 01.04.2024.
Пунктом 24 Особливостей визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.07.2020 за № 610/34893 (далі - Порядок № 1082), та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію не пізніше ніж за сім днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
Відповідно до вимог пункту 3 Порядку № 1082, розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника, після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
За нормою пункту 23 частини першої статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, а відповідно до пункту 17 частини першої статті 1 зазначеного закону засіб кваліфікованого електронного підпису – апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів та/або створення кваліфікованого електронного підпису, та/або перевірки кваліфікованого електронного підпису, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису, який відповідає вимогам цього закону.
Згідно з частиною другою статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги», кваліфікований електронний підпис вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо, серед іншого, під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису; під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов’язаний цей кваліфікований електронний підпис.
Відповідно до пункту 12 частини другої статті 23 зазначеного закону, кваліфіковані сертифікати відкритих ключів обов’язково повинні містити, в тому числі, відомості про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису (для кваліфікованого сертифіката електронного підпису).
Водночас, проведеною під час моніторингу перевіркою накладених Замовником електронних підписів (за посиланням https://czo.gov.ua/verify) встановлено, що після внесення Замовником інформації у відповідні електронні поля, реалізовані в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів (оголошення про проведення відкритих торгів, тендерна документація), на них накладено удосконалений електронний цифровий підпис фізичної особи Рочняк Наталії Василівни (тип носія особистого ключа – незахищений, тип підпису - удосконалений, сертифікат - кваліфікований, інформація про зберігання особистого ключа в засобі кваліфікованого електронного підпису відсутня), який в розумінні Закону України «Про електронні довірчі послуги» не є кваліфікованим електронним підписом, чим не дотримано вимоги пункту 24 Особливостей та пункту 3 Порядку № 1082.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції ТОВ «Вогнебезпека» встановлено наступне.
Так, відповідно до вимог пункту 1 розділу 3 тендерної документації, Замовником визначено, що тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються Замовником у тендерній документації, зокрема, листа-згоди на обробку персональних даних (Додаток № 6).
Проте, моніторингом встановлено, що учасником ТОВ «Вогнебезпека» у складі тендерної пропозиції не надано листа-згоди на обробку персональних даних, чим не дотримано вимоги пункту 1 розділу 3 тендерної документації.
Також, моніторингом встановлено, що в порушення вимог абзацу 15 пункту 47 Особливостей, переможцем торгів ТОВ «Вогнебезпека» у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (12.10.2023) не надано, шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель, документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей, у спосіб, зазначений в пункті 1 розділу 3 тендерної документації та Додатку № 8 до тендерної документації.
Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі невідповідності тендерної пропозиції вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Відповідно до підпункту 3 пункту 44 Особливостей передбачено, що Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі, зокрема, не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
Таким чином, за результатами проведеного моніторингу установлено, що на порушення вимог підпунктів 2 та 3 пункту 44 Особливостей, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «Вогнебезпека», як таку, що не відповідала вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону та через ненадання у спосіб, зазначений в пункті 1 розділу 3 тендерної документації та Додатку № 8 до тендерної документації, документів, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 50 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
За результатами моніторингу питання оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель установлено наступне.
Пунктом 10 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме, договір про закупівлю та всі додатки до нього - протягом трьох робочих днів з дня його укладення.
Слід відмітити, що невід’ємною частиною договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П є дефектний акт (Додаток № 1), договірна ціна (Додаток № 2) та календарний графік (Додаток № 3).
Однак, моніторингом установлено, що Замовником 18.10.2023 оприлюднено договір про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П без дефектного акту (Додаток № 1) та договірної ціни (Додаток № 2), які відповідно до пункту 12.1 вказаного договору про закупівлю є його невід’ємною частиною, чим не дотримано вимоги пункту 10 частини 1 статті 10 Закону.
Відповідно до абзацу 4 пункту 10 Особливостей визначено, що повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей, та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей, оприлюднюються відповідно до вимог Закону з урахуванням Особливостей.
Пунктом 11 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону - протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.
Моніторингом встановлено, що до договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П (далі - Договір) між Замовником та переможцем торгів ТОВ «Вогнебезпека» 28.12.2023 укладено додаткову угоду № 4, якою внесено зміни до істотних умов вказаного Договору в частині зменшення ціни Договору.
Однак, в порушення вимог пункту 11 частини 1 статті 10 Закону та абзацу 4 пункту 10 Особливостей. Замовником додаткову угоду від 28.12.2023 № 4 до Договору та повідомлення про внесення змін до Договору в електронній системі закупівель не оприлюднено.
За результатами моніторингу питання щодо дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору про закупівлю установлено, що Замовником 18.10.2023 укладено з переможцем торгів ТОВ «Вогнебезпека» (далі по Договору – Виконавець) Договір, згідно з яким Виконавець зобов’язується в обумовлений строк у відповідності до даного Договору надати послуги з поточного ремонту житлового об’єкту комунальної власності, що знаходиться на балансі КВЖРЕП №1 за адресою: вул. В.Стуса 76, м. Коростень, Житомирської області.
Згідно із пунктом 5.1. Договору Виконавець розпочинає надання послуг з дати підписання Договору і завершує – до 31.12.2023.
Договір набирає чинності з дати його підписання і діє до 31.12.2023, але в будь-якому разі до повного виконання Сторонами зобов’язань за цим Договором (пункт 10.1 Договору).
При цьому, 28.12.2023 Замовником укладено з Виконавцем додаткову угоду № 3, відповідно до якої сторони дійшли згоди викласти пункти 5.1 та 10.1 Договору в наступній редакції: «5.1. Строки надання послуг: з дати підписання Договору до 20 лютого 2024 року» та «10.1. Даний Договір набирає чинності з дати його підписання і діє до 31.12.2024 року, але в будь- якому разі до повного виконання Сторонами зобов’язань за цим Договором».
Також, 19.02.2024 Замовником укладено з Виконавцем додаткову угоду № 5, відповідно до якої сторони дійшли згоди викласти пункти 5.1 та 10.1 Договору в наступній редакції: «5.1. Строки надання послуг: з дати підписання Договору до 01 травня 2024 року» та «10.1. Даний Договір набирає чинності з дати його підписання і діє до 31.12.2024 року, але в будь- якому разі до повного виконання Сторонами зобов’язань за цим Договором».
На запит посадової особи органу державного фінансового контролю, відповідальної за проведення моніторингу процедури закупівель, від 27.03.2024 щодо надання документального підтвердження об’єктивних обставин, що спричинили продовження строків дії Договору до 31.12.2024 та надання послуг до 20.02.2024 та 01.05.2024 відповідно, Замовником 01.04.2024 надано відповідь, що документальним підтвердженням внесення змін до Договору є гарантійні листи Виконавця від 22.12.2023 № 317 та від 20.02.2024 № б/н.
У гарантійному листі від 22.12.2023 № 317 Виконавець звернувся до Замовника з проханням перенести термін виконання робіт до 20.02.2024 через неможливість виконання робіт в установлені Договором терміни, а саме: «Виконання робіт (мурування коминів, установка дефлекторів та снігозатримувачів) передбачає роботи, які неможливо виконати при наявному температурному режимі та на висоті по покрівлі, що порушує техніку безпеки та унеможливлює якісне виконання цих робіт».
У гарантійному листі від 20.02.2024 № б/н Виконавець звернувся до Замовника з проханням перенести термін виконання робіт до 01.05.2024 через неможливість виконання робіт в установлені Договором терміни, а саме: «Виконання робіт передбачає роботи на висоті по покрівлі, що не дає змоги працювати, коли погані умови, що порушує техніку безпеки».
Відповідно до норм підпункту 4 пункту 19 Особливостей визначено, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпункту 13 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
При цьому, самі листи Виконавця, без наявного документального підтвердження наведеної в них інформації щодо неможливості виконання робіт в установлені Договором терміни через температурний режим та погані умови, не можуть бути достатнім документальним підтвердженням виникнення об’єктивних обставин.
Слід відмітити, що додаткову угоду № 5 укладено 19.02.2024, а лист Виконавця, який слугує документальним підтвердженням внесення змін до Договору датовано 20.02.2024.
З огляду на викладене, Замовником укладено додаткові угоди від 28.12.2023 № 3 та від 19.02.2024 № 5, якими продовжено строки дії Договору до 31.12.2024 та надання послуг до 20.02.2024 та 01.05.2024 відповідно, без наявності виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, чим порушено вимоги підпункту 4 пункту 19 Особливостей.
Слід відмітити, що відповідно до норм пункту 7.3 Договору передбачена відповідальність сторін, а саме: за порушення строків надання послуг Виконавець сплачує Замовнику пеню в розмірі подвійної облікової ставки НБУ від ціни ненаданих послуг за кожен день прострочки.
Усунення порушень
Звіт замовника від 17.04.2024
На виконання висновку про результати моніторингу процедури закупівлі № UA-2023-10-02-010989-a від 11.04.2024 (далі – Висновок), складеного Управлінням Північного офісу Державної аудиторської служби України в Житомирській області (далі – ДАСУ), Комунальне виробниче житлове ремонтно-експлуатаційне підприємство № 1 (далі – Замовник) повідомляє наступне.
За Висновком ДАСУ зобов’язало Замовника здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання Договору від 18.10.2023 № 41.2023-П (далі – Договір).
Варто зазначити, що умовами Договору не визначено односторонньої можливості розірвати Договір за обставин, пов’язаних з виконанням висновку органу фінансового контролю. Тим самим Договір може бути розірваний за взаємною згодою сторін.
Водночас за пунктом 11.5. Договору будь-які зміни та доповнення до Договору мають юридичну силу лише в тому випадку, коли вони оформлені письмово шляхом укладання додаткової угоди та підписані обома сторонами.
Тим самим з метою належного виконання зобов’язань Висновку та норм чинного законодавства України, зокрема законодавства у сфері публічних закупівель, Господарського кодексу України (далі – ГКУ) і Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ), керуючись статтями 651, 653 і 654 ЦКУ та статтею 188 ГКУ, Замовник звернувся до Товариства з обмеженою відповідальністю «ВОГНЕБЕЗПЕКА» (далі – Виконавець), що є контрагентом за Договором, листом від 16.04.2024 № 429 щодо укладення додаткової угоди до Договору на розірвання Договору. Лист від 16.04.2024 № 429 та проєкт додаткової угоди до Договору на розірвання Договору направлено 16.04.2024 Виконавцю поштовим відправленням, а саме листом рекомендованим пріоритетним. Скановані копії наведених документів щодо листування з Виконавцем додаються.
Враховуючи викладене Замовник здійснив заходи та усунув порушення законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у Висновку. Тобто Замовник виконав зобов’язання Висновку належним чином.
Оцінка ДАСУ від 14.05.2024
Порушення усунуто шляхом розірвання договору про закупівлю.
Запити й пояснення
27.03.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснень (інформації, документів)
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Поточний ремонт житлового об’єкту комунальної власності,що знаходиться на балансі КВЖРЕП №1 за адресою: вул. В.Стуса 76,м.Коростень,Житомирської області» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-10-02-010989-a), відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та пункту 23 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі - Особливості), постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів) з наступних питань.
1. Надати проєктну документацію (копії усіх сторінок, в тому числі локальних кошторисів, підсумкову відомість ресурсів, тощо), на підставі якої вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Відповідно до пункту 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Крім того, згідно із частиною 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.
Враховуючи вищевикладене, надайте інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника ТОВ «Вогнебезпека» на відповідність тендерній документації КВЖРЕП № 1 (далі – Замовник) з наданням документального підтвердження (протоколу, рішення).
3. Пунктом 1 розділу 3 тендерної документації Замовником встановлено, що тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються Замовником у тендерній документації, зокрема, листа-згоди на обробку персональних даних (Додаток № 6).
Поясніть, яким чином Замовником підтверджено відповідність учасника ТОВ «Вогнебезпека» вимогам пункту 1 розділу 3 тендерної документації, оскільки у складі тендерної пропозиції відсутній вказаний лист-згода?
4. Відповідно до підпункту 3 пункту 44 Особливостей передбачено, що Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі, зокрема, не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
Однак, переможцем торгів ТОВ «Вогнебезпека» у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (12.10.2023) не надано, шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель, вищевказаних документів, чим не дотримано вимоги, передбачені пунктом 1 розділу 3 тендерної документації та Додатком № 8 до тендерної документації.
Поясніть, чому в порушення вимог, передбачених підпунктом 3 пункту 44 Особливостей не відхилено тендерну пропозицію подану учасником ТОВ «Вогнебезпека»?
5. Пунктом 10 частини 1 статті 10 Закону визначено, що замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, а саме, договір про закупівлю та всі додатки до нього - протягом трьох робочих днів з дня його укладення.
Слід відмітити, що невід’ємною частиною договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П є дефектний акт (Додаток № 1), договірна ціна (Додаток № 2), календарний графік (Додаток № 3).
Однак аналізом встановлено, що Замовником 18.10.2023 оприлюднено договір про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П без дефектного акту (Додаток № 1) та договірної ціни (Додаток № 2).
Поясніть, чому Замовником при оприлюдненні договору про закупівлю не дотримано норм пункту 10 частини 1 статті 10 Закону?
5. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, встановлено, що Замовником до договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П укладено додаткову угоду від 28.12.2023 № 3, якою, зокрема, продовжено строк дії вказаного договору до 31.12.2024 та строк надання послуг до 20.02.2024.
Додатковою угодою від 19.02.2024 № 5 до договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П продовжено строк надання послуг до 01.05.2024.
Відповідно до підпункту 4 пункту 19 Особливостей визначено, що істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпункту 13 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
Надайте документальне підтвердження об’єктивних обставин, що спричинили продовження строку дії договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П до 31.12.2024 та строку надання послуг до 20.02.2024 та 01.05.2024 відповідно.
6. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, встановлено, що Замовником оприлюднено, зокрема, додаткові угоди від 28.12.2023 № 3 та від 19.02.2024 № 5 до договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П.
Поясніть, чи укладалася до договору про закупівлю від 18.10.2023 № 41.2023-П додаткова угода № 4? У разі укладання надайте її скан-копію?
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію Замовника з поставлених питань, необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до вимог статті 351-¹ Кримінального кодексу України невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років.
01.04.2024 · Замовник: Відповідь на запит
На виконання запиту Управління Північного офісу Державної аудиторської служби України в Житомирській області (далі – ДАСУ) від 27.03.2024 Комунальне виробниче житлове ремонтно-експлуатаційне підприємство № 1 (далі – Замовник) повідомляє наступне.
1. На виконання першого пункту запиту Замовник надає проєктну документацію (копії усіх сторінок, в тому числі локальних кошторисів, підсумкову відомість ресурсів, тощо), на підставі якої Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Відповідно до пункту 1 розділу 3 Тендерної документації формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме технічні помилки та описки.
Цим ж пунктом визначено перелік та опис формальних помилок, що відповідає переліку формальних помилок, затвердженому наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 15.04.2020 № 710, що зареєстрований в Міністерстві юстиції України 29.07.2020 за № 715/34998, (далі – Перелік).
Відповідно до пункту 41 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, (далі – Особливості) розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон 922) (положення частин 2, 12, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону 922 не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Згідно частини 9 та абзацу 1 частини 15 статті 29 Закону 922 після оцінки тендерних пропозицій/пропозицій замовник розглядає на відповідність вимогам тендерної документації/оголошення про проведення спрощеної закупівлі тендерну пропозицію/пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною.
За результатами розгляду та оцінки тендерної пропозиції/пропозиції замовник визначає переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю згідно з Законом 922.
Віднесення помилки тендерної пропозиції до формальної помилки є частиною розгляду тендерної пропозиції учасника. Тим самим за результатом такого розгляду приймається рішення. Законодавством у сфері публічних закупівель не визначено положень, за якими є обов’язковим фіксування та віднесення будь-яких помилок до формальних за рішенням уповноваженої особи.
За результатом розгляду тендерної пропозиції учасника Товариства з обмеженою відповідальністю «ВОГНЕБЕЗПЕКА» (далі – Учасник) прийнято рішення про визначення Учасника переможцем цієї процедури закупівлі та про намір укласти з ним договір, що зафіксовано у протоколі щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 12.10.2023 № 101 (далі – Протокол 101). Протокол 101 оприлюднено в електронній системі закупівель разом із повідомленням про намір укласти договір про закупівлю 12.10.2023.
Протокол 101 сам по собі, як рішення про результат розгляду тендерної пропозиції Учасника, визначає, що уповноваженою особою Замовника віднесено деякі незначні помилки в документах Учасника до формальних. Наприклад до формальної помилки за пунктом 4 Переліку віднесено помилки у документах: рішення одноособового учасника Учасника від 07.06.2023 № 4; договір на поточний ремонт складських приміщень від 02.02.2022 № 2548/21. Зокрема окремі сторінки цих документів не завірені підписом та/або печаткою Учасника.
Таким чином уповноваженою особою Замовника не приймалось окремого рішення щодо віднесення помилок у документах тендерної пропозиції Учасника до формальних помилок.
3. Відповідно до пункту й розділу 3 Тендерної документації тендерні пропозиції подаються відповідно до порядку, визначеного статтею 26 Закону 922, крім положень частин першої, четвертої, шостої та сьомої статті 26 Закону 922.
Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 Особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації, а саме: Додаток № 6. Лист-згода на обробку персональних даних.
Своєю чергою згідно з підпунктом 6 пункту 2 розділу 5 Тендерної документації факт подання тендерної пропозиції учасником — фізичною особою чи фізичною особою — підприємцем, яка є суб’єктом персональних даних, вважається безумовною згодою суб’єкта персональних даних щодо обробки її персональних даних у зв’язку з участю в процедурі закупівлі, відповідно до абзацу 4 статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.
В усіх інших випадках факт подання тендерної пропозиції учасником – юридичною особою, що є розпорядником персональних даних, вважається підтвердженням наявності у неї права на обробку персональних даних, а також надання такого права замовнику як одержувачу зазначених персональних даних від імені суб’єкта (володільця). Таким чином, відповідальність за неправомірну передачу замовнику персональних даних, а також їх обробку несе виключно учасник процедури закупівлі, що подав тендерну пропозицію.
За абзацом 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону 922.
Учасник шляхом подання своєї пропозиції підтвердив, що Учасник має підтвердження у неї права на обробку персональних даних, а також надання такого права замовнику як одержувачу зазначених персональних даних від імені суб’єкта (володільця). Тим самим в цій частині Учасник відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону 922. Ненадання у складі тендерної пропозиції Додатку № 6 – Листа-згода на обробку персональних даних не може вважатися невідповідністю наведеним нормам, оскільки є підтвердження, як вже зазначено, шляхом подання тендерної пропозиції.
4. Відповідно до абзацу 15 пункту 47 Особливостей переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому цього пункту.
Згідно абзацу 3 підпункту 3 пункту 44 Особливостей замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли переможець процедури закупівлі не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 та в абзаці чотирнадцятому пункту 47 Особливостей.
У зв’язку з великим навантаженням у роботі та необхідною потребою в послугах за предметом закупівлі уповноваженою особою неумисно упущено факт неподання Учасником як переможцем цієї процедури закупівлі документів, що вимагались за умовами Додатку 8 до Тендерної документації в порядку абзацу 15 пункту 47 Особливостей.
Своєю чергою за допомогою допоміжних ресурсів сервісу «YouControl» Замовником встановлено факт відсутності підстав для відмови Учаснику в участі в процедурі закупівлі, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.
Крім того інформації щодо відсутності підстави для відмови за підпунктом 3 пункту 47 Особливостей відображена у відкритому доступі.
Також Замовник сам по собі володіє інформацією щодо відсутності підстави для відмови за абзацом 14 пункту 47 Особливостей. Цей факт ще й підтверджується окремою Довідкою від 25.09.2023 № 112, що надана у складі тендерної пропозиції Учасника.
Відповідно до частини 6 статті 10 Закону 922 доступ до інформації, оприлюдненої в електронній системі закупівель, є безоплатним та вільним. Інформація про закупівлю, визначена цим Законом, розміщується в електронній системі закупівель безоплатно через авторизовані електронні майданчики.
Інформація про закупівлі, зазначена у частині першій цієї статті, оприлюднюється відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», у тому числі у формі відкритих даних.
В процедурі закупівлі UA-2023-10-04-002077-a Учасник завантажив відповідний документ, що відповідає вимогам додатку 8 до Тендерної документації.
5. З незалежних від Замовника причин, скоріш за все через технічну помилку, що зафіксовано рішенням уповноваженої особи Замовника, а саме протоколом від 18.10.2023 № 102, у строк визначений пунктом 10 частини 1 статті 10 Закону 922 разом із договором від 18.10.2023 № 41.2023-П (далі – Договір) не завантажено Додатку 1 «Дефектний акт» та Додатку 2 «Договірна ціна». Даний протокол та згадані додатки додаються у складі ціих пояснень.
5.1. Відповідно до підпункту 4 пункту 19 Особливостей істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпункту 13 пункту 13) Особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків продовження строку дії договору про закупівлю та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
Додатковими угодами № 3 та № 5 до Договору внесено зміни до договору за випадками підпункту 4 пункту 19 Особливостей.
Документальним підтвердженням внесення змін до Договору з наведеної підстави є Гарантійні листи Учасника від 22.12.2023 № 317 та від 20.02.2024 № б/н.
6. Між Замовником та Учасником укладалась Додаткова угода від 28.12.2023 № 4 до Договору, що додається у складі цієї відповіді на запит ДАСУ.