Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством установлено порушення норм частини 5 статті 8 Закону та пункту 23 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо недопущення виявлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягненням до дисциплінарної або матеріальної відповідальності осіб, якими допущені порушення норм частини 5 статті 8 Закону та пункту 23 Особливостей, а також протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 09 лютого 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та вимог «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Департаменту цифрової трансформації Харківської міської ради (далі - Замовник) на 2023 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація, затверджена протоколом уповноваженої особи Замовника від 15.12.2023 № 1, тендерна пропозиція переможця товариства з обмеженою відповідальністю «СОФТМОР СОЛЮШЕН», протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 26.12.2023 № 2, повідомлення про намір укласти договір від 26.12.2023, договір про закупівлю від 01.01.2024 № 1.
Відповідно до пункту 23 Особливостей визначено, що Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону.
Частиною 5 статті 8 Закону передбачено, що протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
Під час здійснення моніторингу закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, 24.01.2024 звернулась через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання інформації та відповідних документів, на підставі яких здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Однак, Замовником на вказаний запит не надано запитуваної інформації та документів, чим порушено вимоги частини 5 статті 8 Закону та пункту 23 Особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 16.02.2024
Відповідно до вимог Висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-12-15-008141-a, затвердженого заступником начальника Управління Давидюком С.В. 09.02.2024, з метою вжиття заходів щодо усунення недоліків в роботі Уповноваженої особи Департаменту з останньою була проведена офіційна бесіда щодо необхідності підвищення рівня кваліфікації та недопущення у подальшому порушень вимог частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» під час проведення моніторингу процедур закупівель.
На виконання пункту 3 розділу 2 Висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-12-15-008141-a, затвердженого заступником начальника Управління Давидюком С.В. 09.02.2024, до Уповноваженої особи Департаменту були застосовані заходи щодо притягнення до матеріальної відповідальності відповідно до наказу директора Департаменту від 15.02.2024 №5/2к (додається).
Оцінка ДАСУ від 19.02.2024
Замовником порушення усунуто шляхом притягненням до матеріальної відповідальності особи, якою допущено порушення законодавства у сфері закупівель.
Запити й пояснення
24.01.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Послуги з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-12-15-008141-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні пояснення та документів до наступних питань.
Поясніть, яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
Пояснення та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Наголошуємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у його роботі, надання йому завідомо неправдивої інформації караються штрафом від ста до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років.
16.02.2024 · Замовник: ПОЯСНЕННЯ Уповноваженої особи Департаменту цифрової трансформації Харківської міської ради
Наказом УПРАВЛІННЯМ ПІВНІЧНОГО ОФІСУ ДЕРЖАУДИТСЛУЖБИ В ЖИТОМИРСЬКІЙ ОБЛАСТІ (далі - Управління) від 22.01.2024 №7-3 було розпочато моніторинг процедури закупівлі UA-2023-12-15-008141-a (далі -Закупівля).
У межах проведення моніторингу Закупівлі та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі» 24.01.2024 посадовою особою органу державного фінансового контролю, відповідальною за проведення моніторингу процедури закупівель, було оприлюднено Запит замовнику на пояснення через електронну систему закупівель щодо пояснення, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022р. №1178, зі змінами, (далі - Особливості) Замовник повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання запиту.
Прошу звернути увагу, що фактична ситуація у м. Харкові, в якому розташований Замовник Закупівлі, позбавляє можливості на даний момент на постійній основі мати доступ до електронної системи закупівель та своєчасно реагувати на запити Управління. Додатково зауважуємо, що чинне законодавство та локальні акти Замовника не регламентують періодичність перегляду інформації в електронній системі закупівель. Відповідно – існують об’єктивні обставини, які перешкоджали Уповноваженій особі в повному обсязі виконати вимоги частини 5 статті 8 Закону.
Враховуючи, що відповідно до інформації, відображеної в електронному кабінеті Уповноваженої особи на авторизованому електронному майданчику «E-tender», період усунення порушень визначено у строк з 09.02.2024 по 23.02.2024, надаються наступні пояснення.
1. Щодо питання, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі.
15 грудня 2023 року Замовником через електронну систему закупівель було оголошено про проведення відкритих торгів з особливостями для публічної закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику» (ДК 021:2015 72253200-5 Послуги з підтримки систем) за кодом ДК 021:2015 72250000-2 Послуги, пов’язані із системами та підтримкою (ідентифікатор закупівлі UA-2023-12-15-008141-a) відповідно до Закону з урахуванням Особливостей.
Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі були здійснені до початку проведення Закупівлі на підставі наданої в.о. начальника відділу розвитку цифрових навичок Управління розвитку публічних послуг службової записки від 07.12.2023 б/н, в якій зазначалося про обґрунтування потреби у Закупівлі, а також про орієнтовну інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація щодо послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», що була розроблена спеціалістами Замовника (Департаменту цифрової трансформації Харківської міської ради (далі – Департамент) на основі вимог та нормативів, що застосовуються до такого виду послуг, та надана у вигляді додатку до вищевказаної службової записки «Технічні умови до виконання послуг за Договором». Зазначений додаток був доданий до тендерної документації Замовника як Додаток 1 до тендерної документації, затвердженої протоколом уповноваженої особи Замовника від 15.12.2023 № 1 та оприлюдненої на підставі пункту 24 Особливостей самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик в електронній системі закупівель, а також відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, разом з оголошенням про проведення відкритих торгів не пізніше ніж за сім днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.
2. Щодо питання, яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Як зазначалося вище, 15 грудня 2023 року Замовником через електронну систему закупівель було оголошено про проведення відкритих торгів з особливостями для публічної Закупівлі (ідентифікатор закупівлі UA-2023-12-15-008141-a) відповідно до Закону з урахуванням Особливостей.
Обґрунтування розміру витрат та визначення його очікуваної вартості були здійснені до початку проведення Закупівлі на підставі отриманих трьох цінових пропозицій Замовником за результатами проведеної попередньої ринкової консультації, використовуючи метод "Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін" відповідно до Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275, а саме:
з метою аналізу ринку, планування закупівлі, підготовки до проведення закупівлі, формування очікуваної вартості предмету закупівлі та визначення можливих варіантів предмету закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень з дотримання принципів здійснення закупівель, визначених статтею 5 Закону Департаментом, керуючись статтею 4 Закону та наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі», було проведено попередню ринкову консультацію щодо закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», кількістю - 1 послуга, зі строком надання – до 31.12.2024 року, яка не вважається для суб'єкта господарювання участю у підготовці вимог до закупівлі, збір інформації не тягне за собою ніяких зобов'язань Департаменту, як замовника в розумінні Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами) та постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022р. №1178, що зобов’язаний здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону.
Не зважаючи на те, що Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі носить суто рекомендаційний характер, а також з врахуванням основних принципів статті 5 Закону щодо максимальної економії, ефективності використання бюджетних коштів, що стало надзвичайно актуальним в період дії правового режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24.02.2022 року №64/2022 (зі змінами), затвердженого Законом України від 24.02.2022 року № 2102, Замовником все ж було проведено попередню ринкову консультацію щодо закупівлі послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику» з метою визначення очікуваної вартості предмета закупівлі методом порівняння ринкових цін.
За результатами проведеної попередньої ринкової консультації було отримано три цінові пропозиції.
Оголошення (разом з наданою в.о. начальника відділу розвитку цифрових навичок Управління розвитку публічних послуг орієнтовною інформацією про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідна технічна специфікація щодо послуг з технічної підтримки «Програмного забезпечення для Автоматизованої системи електронної взаємодії виконавчих органів Харківської міської ради з жителями міста Харкова з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження Замовнику», що була розроблена спеціалістами Замовника на основі вимог та нормативів, що застосовуються до такого виду послуг у вигляді додатку до службової записки від 07.12.2023 б/н «Технічні умови до виконання послуг за Договором») та підсумки про проведення попередньої ринкової консультації щодо Закупівлі було оприлюднено на офіційному сайті Департаменту:
- https://www.digital.kharkiv.ua/post/ogoloshennya-shchodo-zdiysnennya-poperednoyi-rinkovoyi-konsultaciyi-shchodo-zakupivli-6;
- https://www.digital.kharkiv.ua/post/pidsumki-shchodo-zdiysnennya-poperednoyi-rinkovoyi-konsultaciyi-shchodo-zakupivli-5.
Використовуючи метод "Розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін", на підставі отриманих цінових пропозицій в межах проведення попередньої ринкової консультації було визначено для початку середньоарифметичне значення масиву отриманих даних, що розраховувалося за такою формулою:
Цод = (Ц1 +… + Цк) / К,
де:
Цод - очікувана ціна за одиницю;
Ц1, Цк - ціни, отримані з відкритих джерел інформації (з цінових пропозицій), приведені до єдиних умов;
К - кількість цін, отриманих з відкритих джерел інформації.
Тобто, Цод = (1 241 344,00+ 1 265 000,00+ 1 207 212,00) / 3 = 1 237 852,00 грн.
Тоді було визначено очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару/послуг, що розраховується за такою формулою:
ОВмрц = Цод * V,
де:
ОВмрц - очікувана вартість, розрахована за методом порівняння ринкових цін;
Цод - очікувана ціна за одиницю товару/послуги;
V - кількість (обсяг) товару/послуги, що закуповується.
Тобто, ОВмрц = 1 237 852,00 * 1 послуга = 1 237 852,00 грн.
З врахуванням вищевикладеного, ОВмрц цієї закупівлі, кількістю - 1 послуга, зі строком надання – до 31.12.2024 року, було визначено 1 237 852,00 грн. (один мільйон двісті тридцять сім тисяч вісімсот п’ятдесят дві грн. 00 коп.).