Висновок
За результатами аналізу питання правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до законодавства про публічні закупівлі встановлено порушення пункту 7 частини третьої статті 3 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі; наявності підстав та обгрунтування для проведення закупівлі та укладення договору про закупівлю без застосування процедур закупівель, визначених Законом з урахуванням Особливостей №1178; відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю; укладення договору про закупівлю та його оприлюднення – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) щодо недопущення в подальшому порушень пункту 7 частини третьої статті 3 Закону при заповненні документів, що оприлюднюються відповідно до законодавства про публічні закупівлі.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 07 лютого 2024 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі; наявність підстав та обгрунтування для проведення закупівлі та укладення договору про закупівлю без застосування процедур закупівель, визначених Законом України від 25.12.2015 №922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості №1178); відображення закупівлі у річному плані; розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю; правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до законодавства про публічні закупівлі; укладення договору про закупівлю та його оприлюднення.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Відділу культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради (далі – Замовник) на 2023 рік (UA-P-2023-12-23-000154-c); опубліковану в електронній системі закупівель інформацію про предмет закупівлі та умови оплати договору; звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель; договір №614508-Y05130 від 22.12.2023; опубліковані наказ від 22.12.2023 №58; обгрунтування (від 22.12.2023 №604) застосування Замовником виключень при укладанні договору про закупівлю відповідно до підпункту 6 пункту 13 Особливостей №1178 та звіт про результати проведення процедури закупівлі UA-2023-12-14-017838-a; наявну в електронній системі закупівель інформацію щодо проведеної Замовником процедури закупівлі за ID: UA-2023-12-14-017838-a, опубліковані Замовником під час моніторингу пояснення та документи на запит органу державного фінансового контролю.
Відповідно до норм частини 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз.
Так, постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 затверджено Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування.
За нормою пункту 3 Особливостей №1178 замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Відповідно до пункту 13 Особливостей №1178, за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до цього пункту, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.
Одночасно, відповідно до пункту 7 частини третьої статті 3 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, повинен містити, зокрема, інформацію про строк поставки товарів.
Замовником при здійсненні закупівлі за ID: UA-2023-12-23-000993-a оприлюднено 23.12.2023 договір від 22.12.2023 №614508-Y05130 (далі – Договір №614508-Y05130) та звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Відповідно до умов Договору №614508-Y05130 строк поставки товару з дати укладання договору про закупівлю до 31.12.2023 року (п.5.1 договору).
Водночас, у звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, за досліджуваною закупівлею вказано строк поставки товару: з 22 грудня 2023 до 22 грудня 2023 року, що не відповідає умовам укладеного договору та чим порушено вимоги пункту 7 частини третьої статті 3 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.02.2024
За результатами моніторингу було встановлено порушення п.7 ч.3 ст. 3 ЗУ " Про публічні закупівлі" та зобов'язано нас здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз'яснювальної роботи, економічних навчань) щодо недопущення в подальшому порушень п.7 ч.3 ст. 3 ЗУ " Про публічні закупівлі". Ми погоджуємося з висновком, оскільки дійсно допустили технічну помилку при заповненні звіту про договір про закупівлю і вказали невірну дату ( замість 31 грудня,вказали 22 грудня). На сьогоднішній день звіт про договір про закупівлю опублікований і закупівля завершена, а тому ми не можемо внести відновідні зміни до опублікованого звіту. Зі свого боку хочемо зазначити, що усі зауваження прийняті до уваги, і ми зобов'язуємось у подальшому чітко дотримуватися вимог ЗУ "Про публічні закупівлі" при заповненні документів, що оприлюднюються відповідно до законодавства про публічні закупівлі. Начальник відділу культури,молоді та спорту Гайсинської міської ради провів роз'яснювальну роботу з уповноваженою особою щодо недопущення порушень при проведенні закупівель. Крім цього, уповноважена особа Голючек В.П. найближчим часом пройде навчання по підвищенню кваліфікації з публічних закупівель для уповноважених осіб.
Запити й пояснення
19.01.2024 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 №2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі без використання електронної системи за ID: UA-2023-12-23-000993-a, яка проведена Відділом культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради, виникла необхідність в наданні пояснень.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
1. Надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість
2. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних надавачів послуг, що є предметом закупівлі, та вибрано для її надання саме ПРИВАТНЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ХМЕЛЬНИЧЧИНА-АВТО», з яким укладений договір від 22.12.2023 № 614508-Y05130 (далі – Договір № 614508-Y05130) без використання електронної системи закупівель?
Замовником в оприлюдненому обгрунтуванні підстави для здійснення закупівлі без застосування відкритих торгів вказано, що закупівля здійснена згідно з підпунктом 6 пункту 13 Особливостей №1178 постанови Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (у чинній для досліджуваної процедури закупівлі редакції, далі – Особливості №1178).
Відповідно до підпункту 6 пункту 13 Особливостей №1178 придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли відмінено відкриті торги через неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом.
При цьому, предмет закупівлі, його технічні, кількісні та якісні характеристики, проект договору про закупівлю, а також вимоги до суб’єкта, з яким укладається договір про закупівлю, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання
3. Надати інформацію з документальним підтвердженням, щодо дотримання Замовником вимог підпункту 6 пункту 13 Особливостей №1178.
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
24.01.2024 · Замовник: Пояснення на запит щодо моніторингу
Відділ культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради надає пояснення щодо проведення закупівлі автобуса UA-2023-12-23-000993-a ( що додається) разом із документальним підтвердженням
26.01.2024 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 №2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі без використання електронної системи за ID: UA-2023-12-23-000993-a, яка проведена Відділом культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради, виникла необхідність в наданні пояснень.
Під час моніторингу встановлено, що відповідно до умов укладеного за результатами проведеної закупівлі договору від 22.12.2023 № 614508-Y05130 (далі – договір № 614508-Y05130) cтрок поставки: з дати укладання Договору про закупівлю та до 31.12.2023 року. Оплата акту приймання-передачі товару або видаткової чи товарно-транспортної накладної, а також рахунку для оплати Постачальника має бути здійснена Замовником протягом 3 (трьох) робочих днів.
Аналізом інформації у відкритих джерелах (Єдиний веб-портал використання публічних коштів) Замовником 27.12.2023 здійснено оплату в повному розмірі договору № 614508-Y05130.
Відповідно до вимог пункту 13 Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.2022 №861 (далі – Порядок №861), учасник, з яким укладено договір про закупівлю предмета закупівлі, внесеного до переліку, одночасно з передачею товару надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
1. Надати інформацію про стан виконання сторонами договору від 22.12.2023 № 614508-Y05130 зобов’язань щодо поставки товару та його оплати відповідно до умов договору, а також щодо виконання вимог пункту 13 Порядку №861 (з долученням відповідних підтверджуючих документів).
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
30.01.2024 · Замовник: Відповідь на додаткове звернення від 26.01.2024
Відділ культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради з приводу додаткового звернення пояснює наступне: зобов'язання сторін згідно Договору про закупівлю від 22.12.2023 №614508-Y05130 виконані у повній мірі з дотриманням умов Договору та строків ( підтверджуючі документи додаються). Інформація щодо виконання вимог п.13 Порядку №861 викладена у поясненнях, що додаються
12.02.2024 · Замовник: 08.02.2024 отримали висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-12-23-000993-а
За результатами моніторингу було встановлено порушення п.7 ч.3 ст. 3 ЗУ " Про публічні закупівлі" та зобов'язано нас здійснити заходи (зокрема, шляхом проведення роз'яснювальної роботи, економічних навчань) щодо недопущення в подальшому порушень п.7 ч.3 ст. 3 ЗУ " Про публічні закупівлі". Ми погоджуємося з висновком, оскільки дійсно допустили технічну помилку при заповненні звіту про договір про закупівлю і вказали невірну дату ( замість 31 грудня,вказали 22 грудня). На сьогоднішній день строки по опублікуванню звіту про договір про закупівлю пройшли і ми не можемо внести відновідні зміни до опублікованого звіту. Просимо вашого роз'яснення як саме ми можемо виконати зобов'язання щодо проведення роз'яснювальної роботи і економічних навчань та надати вам у вказані строки відповідь щодо усунення порушень, викладених у висновку. Будемо вдячні за роз'яснення. Зі свого боку хочемо зазначити, що усі зауваження прийняті до уваги, і ми зобов'язуємось у подальшому чітко дотримуватися вимог ЗУ "Про публічні закупівлі" при заповненні документів, що оприлюднюються відповідно до законодавства про публічні закупівлі.
28.02.2024 · ДАСУ: Відповідь на звернення щодо висновку
Відповідно до норм частини восьмої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) замовник має право протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення висновку одноразово звернутися до органу державного фінансового контролю за роз’ясненням змісту висновку та його зобов’язань, визначених у висновку.
Відділ культури, молоді та спорту Гайсинської міської ради (далі – Замовник) 12.02.2024 звернувся до Західного офісу Держаудитслужби за роз’ясненням зобов’язань, визначених у висновку про результати моніторингу закупівлі за ID: UA-2023-12-23-000993-a (далі - Висновок) (шляхом розміщення відповідного запиту в електронній системі закупівель).
За результатами розгляду оприлюдненого в електронній системі Замовником звернення зазначаємо, що враховуючи відсутність можливості внесення змін в оприлюднений звіт про договір про закупівлю, укладеного без використання електронної системи закупівель, механізм усунення порушення, допущеного при заповненні такого звіту, що оприлюднюється відповідно до законодавства про публічні закупівлі, відсутній.
Враховуючи вищенаведене, зважаючи на те, що Висновок повинен містити зобов’язання щодо кожного встановленого порушення, орган державного фінансового контролю зазначив у Висновку зобов’язання не усунути встановлені порушення, а здійснити заходи щодо недопущення їх в подальшому, конкретизувавши, які саме заходи можуть бути здійсненні.
Таким чином, при визначені зобов’язання орган державного фінансового контролю врахував відсутність механізму усунення встановлених порушень на даному етапі проведення процедури закупівлі.