Висновок
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення Замовником договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено порушення пункту 10 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області зобов’язує здійснити заходи щодо не допущення у подальшому виявлених порушень, зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 22 січня 2024 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення та розміщення інформації про закупівлю, наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель, своєчасності надання інформації, документів у випадках передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план Замовника на 2023 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель UA-2023-12-22-009136-a, протокол розкриття тендерних пропозицій/пропозицій, Обґрунтування підстави, затверджені розпорядженням міського голови від 19.12.2023 №227-Р, договір від 19.12.2023 № КІ-19122023/01, укладений з товариством з обмеженою відповідальністю «Компас інженіринг» (код ЄДРПОУ 34713900) на суму 3 351 360,00 грн. (далі – Договір), пояснення Замовника з підтверджуючими документами від 15.01.2024, надані на запит Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області через електронну систему закупівель (далі – Управління).
За результатами аналізу питання наявності підстав для укладення договору про закупівлю без використання електронної системи закупівель встановлено, що на виконання вимог пункту 3 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням Особливостей.
Відповідно до підпункту 4 пункту 13 Особливостей придбання замовниками товарів, вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.
В ході проведення моніторингу Управлінням через електронну систему закупівель оприлюднено 11.01.2024 запит Замовнику щодо надання документального підтвердження підстави для здійснення закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, а саме: надання двох листів звернень військової частини 9971 від 14.12.2023.
Однак, зміст листів-запитів військової частини 9971 (6-й прикордонний Волинський загін) №28/2605-23-Вих та №28/2612-23-Вих від 14.12.2023, оприлюднених Замовником разом з поясненням від 15.01.2024, документально не підтверджує по суті існування нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливили дотримання Замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу.
Тобто, Замовник мав можливість здійснити закупівлю товарів шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу», з урахуванням положень, визначених Особливостями.
Таким чином, Замовником в порушення пункту 10 Особливостей, придбано товар шляхом укладення з товариством з обмеженою відповідальністю «Компас інженіринг» договору про закупівлю без застосування відкритих торгів від 19.12.2023 № КІ-19122023/01.
Усунення порушень
Звіт замовника від 25.01.2024
На виконання розпорядження №14-р від 24 січня 2024 року «Про взяття до уваги висновку Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області», в рамках проведення моніторингу по закупівлі «Предмети довгострокового користування для здійснення заходів з територіальної оборони та для надання боєздатності військових частин (комплекс відеоспостереження «Зір Про +» та комплекс відеоспостереження «Зір +» або еквівалент) за кодом ДК 021:2015 35120000-1 Системи та пристрої нагляду та охорони, ID закупівлі UA-2023-12-22-009136-a, здійснити заходи щодо недопущення порушень вимог законодавства під час здійснення публічних закупівель в подальшому. А саме:
- здійснити аналіз помилок при організації закупівлі для недопущення їх в подальшому;
- постійно приймати участь у семінарах, навчаннях, тренінгах для підвищення економічних знань та кваліфікаційного рівня уповноважених осіб у сфері законодавства та практичних навичок з організації публічних закупівель.
Запити й пояснення
11.01.2024 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі предметів довгострокового користування для здійснення заходів з територіальної оборони та для надання боєздатності військових частин (комплекс відеоспостереження «Зір Про +» та комплекс відеоспостереження «Зір +» або еквівалент) за кодом ДК 021:2015 35120000-1 Системи та пристрої нагляду та охорони (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером UA-2023-12-22-009136-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
1. Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних постачальників товару, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме товариство з обмеженою відповідальністю «Компас інженіринг» (ЄДРПОУ 34713900), з яким укладено договір про закупівлю товарів від 19.12.2023 № КІ-19122023/01 без використання електронної системи закупівель?
3. Надати інформацію та її документальне підтвердження щодо надсилання запитів цінових пропозицій іншим учасникам ринку, окрім переможця та надати документальне підтвердження відповідей на них.
4. Замовнику надати документи, які були підставою для затвердження міським головою, згідно з розпорядженням від 19.12.2023 №227-Р, Обґрунтування підстави для здійснення закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, а саме: два листа звернення військової частини 9971 від 14.12.2023.
Пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено в поясненнях, та які обґрунтовують позицію замовника з поставленого(-их) питання(-нь), необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема, за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
15.01.2024 · Замовник: Предмети довгострокового користування для здійснення заходів з територіальної оборони та для надання боєздатності військових частин (комплекс відеоспостереження «Зір Про +» та комплекс відеоспостереження «Зір +» або еквівалент) за кодом ДК 021:2015 35120000-1 Системи та пристрої нагляду та охорони, ID закупівлі UA-2023-12-22-009136-a (ID моніторингу UA-M-2024-01-09-000018)
1) Надати інформацію та відповідні документи, на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
У відповідності до Порядку взаємодії між структурними підрозділами під час планування та проведення закупівель, затвердженого розпорядження міського голови №207-р від 28 грудня 2022 року, Ініціатор закупівлі разом із відділом бухгалтерського обліку та звітності готують заявку на проведення закупівлі товарів, робіт чи послуг відповідно до паспорта бюджетної програми та/або фінансового плану, враховуючи наявну потребу в товарах, роботах чи послугах на бюджетний рік. У Заявці на проведення закупівлі обов’язково надають інформацію про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі та очікувану вартість, статті витрат згідно з KEKB.
В заявці на проведення закупівлі ініціатором закупівлі було сформовано технічні та якісні характеристики предмета закупівлі на підставі вимог ДСТУ та технічних характеристик відповідних товарів розміщених у вільному доступі в мережі Інтернет їх виробниками та постачальниками на підставі поданого запиту військової частини.
Розрахунок очікуваної вартості предмета закупівлі проведено методом порівняння ринкових цін у спосіб, передбачений пунктом 1 частини 1 розділу ІІІ Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 р. №275, а саме шляхом пошуку, збору та аналізу загальнодоступної інформації про ціни товарів що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, зокрема, на сайтах постачальників відповідної продукції та спеціалізованих торгівельних майданчиках. Також при розрахунку очікуваної вартості враховувалися пропозиції подані постачальником на запити Ківерцівської міської ради. Під час збору інформації про ціни враховувалась можливість співставлення параметрів запланованої закупівлі (обсяги закупівлі, умови оплати та поставки) з умовами закупівель, інформацію про які було використано з відкритих джерел для розрахунку очікуваної вартості, а також можливі коливання цін на предмет закупівлі.
2) Яким чином та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних постачальників товару, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме товариство з обмеженою відповідальністю «Компас інженіринг» (ЄДРПОУ 34713900), з яким укладено договір про закупівлю товарів від 19.12.2023 № КІ-19122023/01 без використання електронної системи закупівель?
14 грудня 2023 року за вихідним №1739/02-03/2-23 був сформований запит цінової пропозиції на комплекс відеоспостереження «Зір Про +» та комплекс відеоспостереження «Зір +» або еквівалент відповідно до технічних характеристик, вказаних у запитах Військової частини 9971 (6-й прикордонний Волинський загін). Відповідно до інформації про можливих потенційних постачальників, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, зокрема, на сайтах постачальників відповідної продукції та спеціалізованих торгівельних майданчиках, Ківерцівською міською радою був розісланий запит цінової пропозиції на наступні електронні скриньки:
v.kostylov@c-e.world – https://www.c-e.world
office@7s.com.ua - https://seven-systems.com.ua/ua/contacts
service@sec.ua - https://www.sec.ua/
orders@forter.com.ua - https://www.forter.com.ua
У відповідь на запит цінової пропозиції, надійшла комерційна пропозиція лише від ТзОВ «Компас інженірінг». Інші потенційні учасники комерційних пропозицій не надали, а під час спілкування в телефонному режимі зазначили, що подібної продукції із зазначеними технічними характеристиками у них немає. Скріни надсилання запиту цінової пропозиції іншим зазначеним вище учасникам додаються.
Зважаючи на нагальну потребу, зазначену у запиті військової частини, а також важливість швидкого його виконання, Ківерцівською міською радою був укладений договір із ТзОВ «Компас Інженірінг».
3) Надати інформацію та її документальне підтвердження щодо надсилання запитів цінових пропозицій іншим учасникам ринку, окрім переможця та надати документальне підтвердження відповідей на них?
Скріни надсилання запиту цінової пропозиції іншим зазначеним вище учасникам додаються.
4) Замовнику надати документи, які були підставою для затвердження міським головою, згідно з розпорядженням від 19.12.2023 №227-Р, Обґрунтування підстави для здійснення закупівлі шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, а саме: два листа звернення військової частини 9971 від 14.12.2023?
Запити військової частини 9971 (6-й прикордонний Волинський загін) №28/2605-23-вих та №28/2612-23 вих від 14 грудня 2023 року додаються.