Висновок
За результатами моніторингу встановлено порушення п.43, абз. 5 пп. 2 п. 44 Особливостей.
За результатами аналізу питань щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», управління Східного офісу Держаудитслужби в Запорізькій області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень в подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: «16» листопада 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідність проведеної закупівлі, вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та постанови КМУ від 12.10.2022 №1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі - Особливості).
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального підприємства ""Інформатика"" виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Замовник) на 2023 рік; оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями; тендерну документацію, звіт про результати проведення процедури; тендерна пропозиція ТОВ "КОНСАЛТ СІСТЕМ"; повідомлення про намір укласти договір; договір про закупівлю товарів від 02 жовтня 2023 № 2102023 (далі – Договір).
За результатами розгляду тендерної пропозиції учасника переможцем визначено ТОВ "КОНСАЛТ СІСТЕМ".
Аналізом процедури закупівлі встановлено, що згідно інформації викладеної на сайті уповноваженого органу (https://prozorro.gov.ua) за результатами проведеної процедури закупівлі, між Замовником та ТОВ "КОНСАЛТ СІСТЕМ" укладено договір на суму 6 612 483,36 гривень.
Проведеним моніторингом встановлено, що відповідно до пп. 2 п. 1 розділу 1 Додатку 2 до тендерної документації «Інформація та документи, на підтвердження відповідності Учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям» учасником на підтвердження наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) повинен надати акти або накладні, що свідчать про виконання договорів та які містять посилання на номери договорів.
В порушення вищезазначених вимог учасником у складі пропозиції надано видаткові накладні від грудня 2022 року № 6. та від 20.07.2023 № 2 без наявності в них посилань на номери договорів, які надано для підтвердження виконання аналогічних договорів.
Також, в ході моніторингу встановлено, що відповідно до пп. 3 п. 1 розділу 1 Додатку 2 до тендерної документації «Інформація та документи, на підтвердження відповідності Учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям» учасником на підтвердження наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) повинен копії позитивних відгуків замовників за аналогічними договорами.
У складі тендерної пропозиції учасником надано Листи відгуки за аналогічними договорами які не містять обов’язкові реквізити листів, а саме: номери та дати.
Відповідно до абз. 2 п. 31 Особливостей Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
Замовником в порушення п.43 Особливостей не розміщено у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель.
Згідно з абз. 5 пп. 2 п. 44 Особливостей тендерна пропозиція ТОВ "КОНСАЛТ СІСТЕМ" підлягала відхиленню.
Усунення порушень
Звіт замовника від 23.11.2023
Аргументовані заперечення до Висновку. Комунальне підприємство «Інформатика», ознайомившись з висновком Східного офісу Держаудитслужби про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-09-11-013374-a, керуючись ч. 8 ст. 8 ЗУ «Про публічні закупівлі», надає свої аргументовані заперечення.
Так, за результатами здійсненого моніторингу державним аудитором встановлено порушення пункту 43, абзацу 5 підпункту 2 пункту 44 Особливостей № 1178.
Вважаємо такий висновок необґрунтованим, безпідставним та таким, що не відповідає фактичним обставинам та матеріалам, що містяться в електронній системі закупівель, з огляду на таке.
І. Державним аудитором стверджується – «що відповідно до пп. 2 п. 1 розділу 1 Додатку 2 до тендерної документації «Інформація та документи, на підтвердження відповідності Учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям» учасником на підтвердження наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) повинен надати акти або накладні, що свідчать про виконання договорів та які містять посилання на номери договорів. В порушення вищезазначених вимог учасником у складі пропозиції надано видаткові накладні від грудня 2022 року № 6. та від 20.07.2023 № 2 без наявності в них посилань на номери договорів, які надано для підтвердження виконання аналогічних договорів.»
По-перше. Відповідно до частини 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерській облік» Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
Крім того, варто відмітити, що дані наведені у наданих Учасником видаткових накладних за переліком (найменуванням) вартістю та кількості повністю співпадають з даними, що наведені у договорі та відповідних додатків до нього. Вказаний факт беззаперечно дав підстави для висновку про достатність інформації для підтвердження висновку про наявність необхідного досвіду у Учасника. Водночас, формальні неточності не давали підстав для твердження про наявність невідповідностей Тендерній документації, а отже й рішення про виявлення недоліків було б не правомірним.
По-друге. На підтвердження досвіду виконання аналогічних договорів ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "КОНСАЛТ СІСТЕМ" надало:
- скановану копію договору про закупівлю товарів від 14.12.2022 № 16-12;
- скановану копію видаткової накладної від грудня 2022 № 6;
- скановану копію листа-відгуку до договору від 14.12.2022 № 16-12 про підтвердження виконання всіх умов договору в повному обсязі;
- скановану копію договору про закупівлю товарів від 19.07.2023 № 21-07;
- скановану копію видаткової накладної від 20.07.2023 № 2;
- скановану копію листа-відгуку до договору від 19.07.2023 № 21-07 про підтвердження виконання всіх умов договору в повному обсязі.
Отже, оскільки зазначення номеру договору у видатковій накладній відповідно до частини 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерській облік» не є обов’язковим реквізитом, то вимагати в Учасника виправлення видаткової накладної та тим більше відхиляти тендерну пропозицію Учасника не має правових підстав.
ІІ. Державний аудитор помилково констатує - у складі тендерної пропозиції учасником надано Листи відгуки за аналогічними договорами які не містять обов’язкові реквізити листів, а саме: номери та дати.
Відповідно до абзацу 2 пункту 31 Особливостей Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
По-перше. Щодо відсутності у листах-відгуках Департаменту цивільного захисту, оборони та взаємодії з правоохоронними органами Київської обласної державної адміністрації до договорів від 14.12.2022 № 16-12 та від 19.07.2023 № 21-07 Замовник зазначає, що згідно з підпунктом 3 пункту 1 Розділу І Додатку 2 до тендерної документації Замовник вимагав надати копії позитивних відгуків замовників за цими договорами, не встановлюючи форму подання листа-відгуку. Відповідно, відсутність реквізитів листів, а саме: номерів та дат, які, за помилковим твердженням державного аудитора, є обов’язковими, не є порушенням ТОВАРИСТВОМ З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ "КОНСАЛТ СІСТЕМ" вимог тендерної документації (про що, окрім іншого також підтверджено і у рішенні Окружного адміністративного суду міста Києва від 04 грудня 2020 року № 640/16801/20 до закупівлі UA-2019-09-06-001739)
По-друге. Скановані копії листів-відгуків до договорів від 14.12.2022 № 16-12 та від 19.07.2023 № 21-07 не є електронними документами у розумінні Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, та які подаються в електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, на чому наполягає державний аудитор, посилаючись на абзац 2 пункту 31 Особливостей, а є саме копіями паперових документів, що відскановані та подаються шляхом завантаження сканованих копій в електронну систему закупівель.
Враховуючи вищевикладене, вважаємо висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-09-11-013374-a незаконним та необґрунтованим