Висновок
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимоги абзацу двадцять дев’ятого пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, наявності підстав для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та на відсутність механізму їх усунення, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Південний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, шляхом оприлюднення інформації про закупівлю у відповідності до вимог Особливостей та притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 08 листопада 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, наявності підстав для укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунальної установи «Центр фінансування та господарської діяльності закладів та установ системи освіти Хаджибейського району м. Одеси» (далі – Замовник) на 2023 рік, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднений 28.09.2023, обґрунтування підстави для здійснення закупівлі від 28.09.2023 б/н, договір від 28.09.2023 № 220/23, протокольне рішення від 31.10.2023 № 43-П, пояснення та документи Замовника, отримані 02.11.2023 через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено.
Відповідно до вимоги абзацу двадцять дев’ятого пункту 13 особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (із змінами) (далі – Особливості) у разі укладення договору про закупівлю відповідно до цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту.
Замовник опублікував в електронній системі закупівель обґрунтування підстави для здійснення закупівлі згідно з підпунктом 4 пункту 13 Особливостей від 28.09.2023 б/н – існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу.
Замовник 31.10.2023 опублікував у електронній системі закупівель додатки до Договору, зазначені у пункті 5.1 Договору, а саме – план фінансування об'єкта (додаток № 1) та календарний графік виконання робіт (додаток № 2). Також Замовник 31.10.2023 опублікував протокольне рішення від 31.10.2023 № 43-П, в якому зазначив, що уповноваженою особою під час оприлюднення договору про закупівлю було допущено технічну помилку, а саме: оприлюднено файл, який був пошкоджений та який не містить в повному обсязі необхідну інформацію, яка повинна бути опублікована згідно з Особливостями.
У межах проведення моніторингу Замовнику було надано запит на пояснення від 31.10.2023 стосовно вищезазначеного питання, на який Замовник 02.11.2023 надав пояснення, що уповноваженою особою було допущено технічну помилку, яка полягає в тому, що оприлюднено пошкоджений файл, що не містить додатків до договору, які є його невід'ємною частиною. У зв'язку з цим уповноваженою особою прийнято рішення оприлюднити додатки до договору через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстав для внесення змін до договору про закупівлю «покращення якості предмета закупівлі, за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної у договорі про закупівлі». Дане пояснення не спростовує факту виявленого порушення.
Отже, на порушення вимоги абзацу двадцять дев’ятого пункту 13 Особливостей Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, додатки до Договору, зазначені у пункті 5.1 Договору, а саме – план фінансування об'єкта (додаток № 1) та календарний графік виконання робіт (додаток № 2), натомість такі додатки до Договору оприлюднені з порушенням терміну, а саме на двадцять третій робочий день з дня укладення Договору.
Усунення порушень
Звіт замовника від 09.11.2023
Уважно ознайомившись з висновком про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-09-28-001674-a замовник зобов’язується забезпечити недопущення встановлених порушень у подальшому, шляхом оприлюднення інформації про закупівлю у відповідності до вимог Особливостей. Особа, якою допущено встановлені порушення притягнена до відповідальності.
Запити й пояснення
31.10.2023 · ДАСУ: Про надання пояснення
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні таких пояснень (інформації та документів), а саме:
1. Надати інформацію та відповідні документи (проектно-кошторисну документацію, технічне завдання, дефектні акти, експертні звіти, аналіз ринку щодо цін, листування з учасникам ринку (анкети, запити, запрошення до обговорення, тощо)) на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Як та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних виконавців робіт, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме товариство з обмеженою відповідальністю «Будівельна компанія «Бейсік Буд» (код ЄДРПОУ 44861161), з яким укладений договір від 28.09.2023 № 220/23 (далі – Договір) без використання електронної системи закупівель?
3. Як Замовник може обґрунтувати порушення терміну оприлюднення в електронній системі закупівель додатків до Договору, зазначених у пункті 5.1 Договору, а саме – локальних кошторисів з урахуванням плану фінансування об'єкта (додаток № 1) та календарного графіка виконання робіт (додаток № 2)?
Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень може бути долучено їх документальне підтвердження.
Разом з тим повідомляємо, що відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
02.11.2023 · Замовник: Відповідь замовника на пояснення
1. Надати інформацію та відповідні документи (проектно-кошторисну документацію, технічне завдання, дефектні акти, експертні звіти, аналіз ринку щодо цін, листування з учасникам ринку (анкети, запити, запрошення до обговорення, тощо) на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру бюджетних призначень, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
Відповідь: Очікувана вартість та розмір витрат було визначено на підставі виконаного проекту на капітальний ремонт та експертизи, проектно-кошторисної документації. Додаються дефектні акти, зведений кошторисний розрахунок вартості об’єкта будівництва, договірна ціна, експертний звіт (позитивний).
2. Як та за якими критеріями здійснено оцінку можливих потенційних виконавців робіт, що є предметом закупівлі, та вибрано для їх виконання саме товариство з обмеженою відповідальністю «Будівельна компанія «Бейсік Буд» (код ЄДРПОУ 44861161), з яким укладений договір від 28.09.2023 № 220/23 (далі – Договір) без використання електронної системи закупівель?
Відповідь.
Замовником було проведено моніторинг ринку. Серед можливих потенційних виконавців робіт, а саме: було направлено листи до різних будівельних компаній з метою моніторингу цін на проведення робіт відповідно до дефектних актів та можливий термін виконання робіт. Відповідь було отримано від трьох будівельних компаній (додається).
ТОВ «БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ «БЕЙСІК БУД» запропонувало нижчу ціну на виконання робіт та прийнятний строк виконання.
Окрім того, ТОВ «БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ «БЕЙСІК БУД» є надійним підрядником, який на протязі 2022-2023 років співпрацює з закладами освіти, сума укладених договорів понад 30 млн. грн.
3. Як Замовник може обґрунтувати порушення терміну оприлюднення в електронній системі закупівель додатків до Договору, зазначених у пункті 5.1 Договору, а саме – локальних кошторисів з урахуванням плану фінансування об'єкта (додаток № 1) та календарного графіка виконання робіт (додаток № 2)?
Відповідь: Уповноваженою особою було допущено технічну помилку, яка полягає в тому, що оприлюднено пошкоджений файл, що не містить додатків до договору, які є його невід'ємною частиною. З огляду на те, що процедура закупівлі знаходиться на стадії "Завершена", і на даному етапі відсутня технічна можливість видалити пошкоджений файл та замінити його договором про закупівлю із додатками. У зв'язку з цим уповноваженою особою прийнято рішення оприлюднити додатки до договору через функціонал для оприлюднення додаткових угод шляхом обрання підстав для внесення змін до договору про закупівлю “покращення якості предмета закупівлі, за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної у договорі про закупівлі”.