Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель встановлено, що тендерна документація не відповідає нормам абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» установлено порушення вимог підпункту 2 пункту 41 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору про закупівлю від 09.10.2023 № 225, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 17 жовтня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та вимог «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Управління поліції охорони в Житомирській області (далі - Замовник) на 2023 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація затверджена рішенням уповноваженої особи Замовника від 25.09.2023, тендерна пропозиція учасника-переможця процедури закупівлі ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС», протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 03.10.2023 № 97, повідомлення про намір укласти договір від 03.10.2023, договір про закупівлю від 09.10.2023 № 225, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 12.10.2023 року.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель установлено, що в пункті 12.2 розділу 12 проєкту договору (Додаток № 4 до тендерної документації) Замовником встановлено можливість внесення змін до істотних умов договору не передбачених пунктом 19 Особливостей, а саме: «збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, - не частіше 7 ніж один раз на 90 днів з моменту підписання договору про закупівлю. Обмеження щодо строків зміни ціни за одиницю товару не застосовується у випадках зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, газу та електричної енергії».
Крім того, в пункті 5 розділу 6 тендерної документації Замовником встановлено умову, що істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, зокрема, «погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення».
Проте, відповідно до даних оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації вид предмета закупівлі визначено як послуги.
При цьому, вказана підстава зміни істотних умов договору про закупівлю застосовується замовниками у разі, якщо предметом закупівлі є товар, про що свідчить підпункт 2 пункту 19 Особливостей.
З огляду на зазначене, відображення у тендерній документації вказаної вище зміни істотних умов договору не відповідає вимогам абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей в частині включення до тендерної документації інформації не у відповідності до законодавства.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції встановлено, що тендерна пропозиція учасника-переможця процедури закупівлі ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» не відповідає умовам тендерної документації Замовника.
Так, відповідно до вимог підпункту 1.1 пункту 1 розділу 3 та пункту 8 Додатку № 1 до тендерної документації від учасників у складі тендерної пропозиції імперативно вимагалось надання листа – згоди на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних, який повинен бути складений та підписаний безпосередньо особою (особами), персональні дані якої (-их) містить тендерна пропозиція учасника.
Слід зазначити, що у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» надано довідку від 28.09.2023 № 459 про наявність 10-ти працівників, яка містить інформацію про персональні дані фізичних осіб (працівників).
Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» надано лише лист-згоду на обробку персональних даних від 28.09.2023 за підписом директора ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» Гречковського О.Й., при цьому листи - згоди на обробку персональних даних ще 9-ти фізичних осіб (працівників) (Кучерчук Д.О., Войтко В.В., Сагайдак М.М., Ланкет М.М., Жигадло Д.В., Кириленко Д.М., Лістов Б.В., Тимошенко С.Ю., Черняховська Н.А.), персональні дані яких містить тендерна пропозиція, відсутні в даній пропозиції, чим не дотримано вимоги підпункту 1.1 пункту 1 розділу 3 та пункту 8 Додатку № 1 до тендерної документації.
Відповідно до вимог пункту 5 розділу 3 та Додатку № 3 до тендерної документації Замовником встановлено вимогу щодо місця надання послуг з ремонту і технічного обслуговування автомобілів, зокрема, в населених пунктах Житомирської області, де розміщені КТЗ Замовника (місця дислокації транспортних засобів), а саме: м. Житомир, м. Коростень, м. Новоград-Волинськ, м. Бердичів, м. Малин, м. Коростишів, м. Овруч.
Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» надано довідку від 28.09.2023 № 462, яка містить інформацію про те, що технічне обслуговування та ремонт службових автомобілів Замовника буде здійснюватися лише на станції технічного обслуговування за адресою м. Житомир, вул. Малинська, 10, що не відповідає вимогам пункту 5 розділу 3 та Додатку № 3 до тендерної документації.
Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що Замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі невідповідності її вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації.
Таким чином, за результатами проведеного моніторингу установлено, що на порушення підпункту 2 пункту 41 Особливостей Замовник не відхилив тендерну пропозицію ТОВ «АВТО ГЛАСС СЕРВІС» як таку, що не відповідає умовам установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації.
Разом з тим, відповідно до вимог пункту 2 пункту 47 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 24.10.2023
З метою виконання зобов’язань, установлених у висновку Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області, додержання принципу пропорційності, а саме: необхідності дотримання балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів контрагентів і цілями, на досягнення яких спрямоване відповідне рішення, дотримання строків, установлених статтею 188 Господарського кодексу України, ТОВ “Авто Гласс Сервіс” запропоновано розірвати Договір шляхом укладення додаткової угоди про розірвання з 20 листопада 2023 року (сканована копія листа від 24.10.2023 №7200/43/25/01-2023 додається)
Оцінка ДАСУ від 29.11.2023
Порушення усунуто шляхом розірвання договору.
Запити й пояснення
10.10.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Послуги з ремонту і технічного обслуговування автомобілів» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-09-25-006118-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні пояснення та документів до наступних питань.
Поясніть, яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
Пояснення та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
Відповідно до норм статті 351-1 Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
12.10.2023 · Замовник: Пояснення
У відповідь на запит від Державної аудиторської служби України північного офісу Держаудитслужби Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області від 10.10.2023 повідомляю, що 25.09.2023 було оголошено відкриті торги з особливостями (UA-2023-09-25-006118-a) на підставі змін до річного плану закупівель, та службової записки від відділу технічної охорони та логістики УПО Житомирської області в якій містилася інформація щодо необхідності в додатковому придбанні послуг з ремонту автомобілів для потреб УПО до кінця 2023 року із зазначенням необхідних якісних та кількісних характеристик предмету закупівлі, які були сформовані на основі фактичних потреб задля надійного та якісного надання охоронних послуг замовникам різних форм власності.
При визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі Управління поліції охорони в Житомирській області керувалося Методикою розрахунку очікуваної вартості предмету закупівлі (лист Національної поліції України від 28 лютого 2019 року №2387/09/31-2019), а саме проведення моніторингу цін шляхом отримання необхідної комерційної інформації від постачальників таких послуг.