Висновок
У річному плані закупівель встановлено порушення вимог пункту 3 частини другої статті 4 Закону.
За результатами аналізу питання відображення закупівлі у річному плані закупівель встановлено порушення вимог пункту 3 частини другої статті 4 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення договору про закупівлю встановлено порушення вимог абзацу четвертого підпункту 16 пункту 13 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання законодавства під час оприлюднення змін до договору про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 11 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері закупівель щодо визначення предмета закупівлі, наявності підстав застосування закупівлі без використання електронної системи, повноти відображення інформації в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, дотримання законодавства під час внесення змін до договору про закупівлю, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Західного офісу Держаудитслужби в Хмельницькій області зобов’язує врахувати виявлені порушення та дотримуватись вимог пункту 3 частини другої статті 4 Закону щодо відображення у річному плані інформації про очікувану вартість предмета закупівель, абзацу четвертого підпункту 16 пункту 13 Особливостей щодо оприлюднення в електронній системі закупівель договору про закупівлю, пункту 11 частини першої статті 10 Закону щодо оприлюднення змін до договору.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 05 жовтня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю, наявності підстав застосування закупівлі без використання електронної системи та обґрунтування здійснення такої закупівлі, оприлюднення договору про закупівлю, повноти відображення інформації в звіті про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднення договору про закупівлю, дотримання законодавства під час внесення змін до договору про закупівлю та їх оприлюднення, своєчасності надання інформації, документів у випадках, передбачених законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2023 рік Управління соціального захисту населення Конотопської районної державної адміністрації (далі – Замовник), звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель від 01.07.2023, договір від 26.05.2023 №29-512 (далі договір), додаткова угода від 01.06.2023 №1, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю від 01.06.2023, протокол уповноваженої особи від 02.10.2023 №19, пояснення (інформацію, документи) від 03.10.2023, від 04.10.2023, від 05.10.2023 надані Замовником через електронний кабінет Держаудитслужби в електронній системі закупівель.
Відповідно до пункту 3 Особливостей замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.
Пунктом 14 Особливостей встановлено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
Відповідно до частини першої статті 4 закону закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Відповідно до пункту 3 частини другої статті 4 Закону у річному плані повинна міститися, крім іншого, інформація про розмір бюджетного призначення та/або очікувану вартість предмета закупівель.
Так, замовником завантажено в електронній системі закупівель річний план 01.06.2023 о 16:32 на суму 104 685,92 грн., що не відповідає очікуваній вартості закупівлі (257 233,92 гривень), чим не дотримано вимог пункту 3 частини другої статті 4 Закону.
Пунктом 13 Особливостей встановлено вичерпний перелік випадків, коли придбання замовником товарів, робіт і послуг може здійснюватися без застосування електронної системи закупівель (далі - ЕСЗ), шляхом укладання прямих договорів, з подальшим розміщенням в ЕСЗ відповідних звітів про такі договори, а також повідомлень про внесення змін до договорів.
Моніторингом встановлено, що замовник здійснив закупівлю шляхом укладення договору про закупівлю під час закупівлі послуг з поточного ремонту за підставою згідно до абз.1 та абз. 4 пп.5 пункту 13 Особливостей (протокол уповноваженої особи Замовника від 31.05.2023 №14).
Водночас, абзацом четвертим підпункту 16 пункту 13 Особливостей встановлено, що у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 5-11, 14 цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також зазначає підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.
За результатами проведення моніторингу закупівлі встановлено, що в порушення абзацу четвертого підпункту 16 пункту 13 Особливостей Замовник не оприлюднив в електронній системі закупівель договір про закупівлю.
Відповідно до пункту 19 Особливостей істотні умови договору про закупівлю, укладеного відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпункту 13 пункту 13) цих особливостей, не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім виключного переліку випадків.
У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 Особливостей, замовник обов’язково оприлюднює повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.
Згідно пункту 11 частини першої статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.
Так, 01.06.2023 о 16.40 замовником оприлюднено повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору, внесені додатковою угодою № 1 від 01.06.2023 (далі – додаткова угода №1), проте не оприлюднено специфікацію до додаткової угоди №1, яка є невід’ємною частиною додаткової угоди №1.
Таким чином, Замовник не дотримав вимог пункту 11 частини першої статті 10 Закону в частині оприлюднення змін до договору.
В ході моніторингу Замовник 05.10.2023 оприлюднив в електронній системі закупівель договір про закупівлю і додатки до нього та специфікацію до додаткової угоди №1.
Запити й пояснення
02.10.2023 · Замовник: Поштові послуги
Під час оприлюднення в електронній системі закупівель через авторизований електронний майданчик інформації про річний план закупівлі за предметом Поштові послуги (предмет закупівлі) UA- 2023-06-01-012547-a сталася технічна (механічна) помилка, а саме: помилково було опубліковано скан копію іншого річного плану.
02.10.2023 · ДАСУ: Про надання інформації (пояснень, документів)
У межах проведення моніторингу закупівлі (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-06-01-012547-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 лютого 2016 р. № 43, постала потреба в отриманні пояснення.
1. Яким чином та на підставі яких документів Вами здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
2. Відповідно до пункту 3 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей.
Відповідно до частини першої статті 4 закону закупівля здійснюється відповідно до річного плану.
Відповідно до пункту 3 частини другої статті 4 Закону у річному плані повинна міститися, крім іншого, інформація про розмір бюджетного призначення та/або очікувану вартість предмета закупівель.
Чому сума в річному плані, який завантажено в електронній системі закупівель 01.06.2023 о 16:32 (104 685,92 грн.) не відповідає очікуваній вартості закупівлі (257 233,92 гривень)?
3. Згідно з протоколом уповноваженої особи Замовника від 31.05.2023 №14 закупівлю здійснено відповідно до абз.1 та абз. 4 пп.5 пункту 13 Особливостей.
Відповідно до пункту 13 Особливостей у разі укладення договору про закупівлю відповідно до підпунктів 5-11, 14 цього пункту замовник разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього, а також зазначає підстави для здійснення закупівлі відповідно до цього пункту.
Замовником завантажено в електронній системі закупівель 01.06.2023 о 16:31 файл договір 29-512.part1.rar, який недоступний для перегляду.
Враховуючи вищевикладене, для уточнення питань, що виникли в ході моніторингу, прошу надати інформацію (пояснення) чому не оприлюднено в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього?
4. Пунктом 10 Особливостей визначено, що повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, укладеного відповідно до цього пункту, та зміни до договору про закупівлю у випадках, передбачених пунктом 19 цих особливостей, оприлюднюються відповідно до вимог Закону з урахуванням цих особливостей.
Згідно пункту 11 частини першої статті 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону оприлюднюється протягом трьох робочих днів з дня внесення змін;
Так, 01.06.2023 о 16,40 замовником оприлюднено додаткову угоду № 1 від 01.06.2023 до договору від 26.05.2023 без додатку №1, яка є додатком до цієї угоди.
Враховуючи вищевикладене надайте інформацію (пояснення) чому не оприлюднено в електронній системі закупівель додатку №1 до додаткової угоди № 1 від 01.06.2023?
5. Замовником в електронній системі закупівель обрано підставу для оприлюднення додаткової угоди №1 - збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, - не частіше ніж один раз на 90 днів з моменту підписання договору про закупівлю. Обмеження щодо строків зміни ціни за одиницю товару не застосовується у випадках зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, газу та електричної енергії (Закон).
При цьому, Особливостями в редакції від 20.05.2023 встановлено підставу для зміни істотних умов договору - погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення.
Виходячи з умов додаткової угоди №1 підставою для внесення змін до договору стало зменшення ціни договору.
Враховуючи вищевикладене надайте інформацію (пояснення) чому Замовником в електронній системі закупівель обрано підставу для оприлюднення додаткової угоди №1 збільшення ціни за одиницю товару до 10 відсотків пропорційно збільшенню ціни такого товару на ринку у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що така зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю, - не частіше ніж один раз на 90 днів з моменту підписання договору про закупівлю. Обмеження щодо строків зміни ціни за одиницю товару не застосовується у випадках зміни умов договору про закупівлю бензину та дизельного пального, газу та електричної енергії (Закон) у випадку зменшення ціни договору?
Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснення необхідно долучити його документальне підтвердження.
Відповідно до норм статті 351¹ Кримінального кодексу України за перешкоджання діяльності органу державного фінансового контролю, зокрема за невиконання службовою особою законних вимог органу державного фінансового контролю, створення штучних перешкод у їх роботі, надання їм завідомо неправдивої інформації, встановлена кримінальна відповідальність.
03.10.2023 · Замовник: Поштові послуги.
1. Яким чином та на підставі яких документів Вами здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
Відповідь
Очікувана вартість закупівлі планується згідно кошторису який надходить до Управління соціального захисту населення на початку року від Департаменту соціального захисту населення Сумської ОДА згідно Додатку 11 інструкції про складання і виконання розпису Державного бюджету України.
09.01.2023 надійшов кошторис по КПКВК 1501530 "Соціальний захист громадян, які потрапили у складні життєві обставини " де вказана сума по КЕКВ 2240 Оплата послуг (крім комунальних) у розмірі 23135,92 грн.
26.01.2023 надійшла довідка про зміни до кошторису по КПКВК 1501530 "Соціальний захист громадян, які потрапили у складні життєві обставини " де вказана сума по КЕКВ 2240 Оплата послуг (крім комунальних) у розмірі - 234098 грн.
Разом сума складає 257233,92 грн.
03.10.2023 · Замовник: поштові послуги
Чому сума в річному плані, який завантажено в електронній системі закупівель 01.06.2023 о 16:32 (104 685,92 грн.) не відповідає очікуваній вартості закупівлі (257 233,92 гривень)?
відповідь.
В зв’язку з повномасштабним вторгненням на територію України та враховуючи напружену ситуацію в Сумський області (перебої з світлом, повітряні тривоги при яких необхідно залишати робоче місце) була допущена технічна помилка, а саме: під час оприлюднення в електронній системі закупівель через авторизований електронний майданчик інформації про річний план закупівлі за предметом Поштові послуги (предмет закупівлі) UA- 2023-06-01-012547-a. помилково було опубліковано скан копію іншого річного плану.
Порядок не містить механізму виправлення технічних (механічних) помилок, допущених замовником під час заповнення в Електронній системі інформації та документів у сфері публічних закупівель. З огляду на зазначене та зміст статті 11 Закону після оприлюднення відповідної інформації уповноважена особа може прийняти рішення про виправлення таких помилок шляхом оформлення відповідного протоколу, який підписується уповноваженою особою.
03.10.2023 · Замовник: Поштові послуги
Чому не оприлюднено в електронній системі закупівель договір про закупівлю та додатки до нього?
Відповідь.
Договір 29-519 від 26.05.2023 року в паперовому вигляді з додатками складається із 70 сторінок. і складає 8Мб., тому його підгрузити в система було неможливо, великий обєм завантаження. Для завантаження в систему І подальшого його викаристання його було жжато і заархівовано. У нас час на компютерах стоять програми які відкривають архівні документи і тому ми вважали що і наш договір буде доступний для перегляду.
По дпнному договору станом на 02.10.2023 рік було використано 199271,46 коп. Згідно витягу з казначейської програми.
04.10.2023 · Замовник: поштові послуги
З додаткової угоди №1 01.06.2023 видно що ціна в договорі зменшується, При внесенні в систему додаткової угоди сталася технічна механічна, момилка, а саме випадково у причинах змін було відмічено неправельну відповідь, а от у описі причин змін там описано вірну причуну. (зменшення ціни).
Незважаючі на ситуацію яка склалась в нашій країні, та в необізнаності в деяких питання стосовно процедур закупівель ми намагаємось (стараємось) вивчати законодавство яке стосується правельності проведення закупівель, щоб недопускати технічних(механічних) помилок.
Слава Україні!!!!!
05.10.2023 · Замовник: поштові послуги
надсилаємо договір та специвікацію до додаткової угоди №1