Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель установлено порушення норм пункту 8 частини 2, абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону, абзацу 1 пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника Філії «Городницьке лісове господарство» установлено порушення вимог підпункту 2 пункту 44 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору про закупівлю від 15.06.2023 № 56, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 11 серпня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та вимог «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості, в редакції, чинній на момент проведення процедури закупівлі), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Відділу освіти, сім'ї, молоді, спорту, культури і туризму Ярунської сільської ради (далі - Замовник) на 2023 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація, затверджена рішенням уповноваженої особи Замовника від 24.05.2023 № 31, тендерна пропозиція переможця Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» (далі - Філія «Городницьке лісове господарство»), повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей від 02.06.2023, протоколи щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 05.06.2023 № 34 та від 28.06.2023 № 39, повідомлення про намір укласти договір від 05.06.2023, договір про закупівлю від 15.06.2023 № 56, додаткова угода від 08.08.2023 № 1, повідомлення про внесення змін до договору від 28.06.2023 та від 10.08.2023, пояснення Замовника з копіями документів, отримані через електронну систему закупівель 02.08.2023.
За результатами моніторингу відповідності вимог тендерної документації Замовника вимогам законодавства у сфері закупівель установлено наступне.
Пунктом 8 частини 2 статті 22 Закону визначено, що тендерна документація повинна містити проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.
При цьому, відповідно до підпункту 7 пункту 10.1 розділу Х проєкту договору (Додаток № 6 до тендерної документації) встановлено умову, що істотні умови цього договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов'язань сторонами в повному обсязі, крім випадків зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів) і нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни.
Проте, моніторингом встановлено, що в порушення вимог пункту 8 частини 2 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей проєкт договору (Додаток № 6 до тендерної документації) не містить самого порядку змін його умов, зокрема, у випадках, встановлених підпунктом 7 пункту 19 Особливостей.
Також, моніторингом встановлено, що в Додатку № 6 до тендерної документації Замовником зазначено, що «Зазначені в цьому додатку основні вимоги до договору не є остаточними і вичерпними, і можуть бути доповнені і скориговані під час укладання договору з учасником-переможцем торгів в залежності від специфіки предмету, характеру, інших умов конкретного договору».
Водночас, за нормою абзацу 4 пункту 49 Особливостей визначено, що замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі.
Згідно з пунктом 18 Особливостей визначено, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами електронного аукціону переможця процедури закупівлі, крім випадків: визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті; перерахунку ціни в бік зменшення ціни тендерної пропозиції переможця без зменшення обсягів закупівлі; перерахунку ціни та обсягів товарів в бік зменшення за умови необхідності приведення обсягів товарів до кратності упаковки.
Таким чином, встановлення у тендерній документації умови щодо можливості доповнення і коригування умов договору під час його укладання з переможцем торгів суперечить вимогам пункту 18 та абзацу 4 пункту 49 Особливостей в частині відповідності умов договору змісту тендерної пропозиції учасника - переможця та умовам тендерної документації (проєкту договору про закупівлю), чим не дотримано вимоги абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання розгляду тендерних пропозицій встановлено, що тендерна пропозиція учасника Філії «Городницьке лісове господарство» не відповідала умовам тендерної документації Замовника.
Так, відповідно до вимог пункту 5 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та пункту 1 таблиці «Кваліфікаційні критерії» Додатку № 2 до тендерної документації, на підтвердження відповідності учасника кваліфікаційному критерію «наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)», від учасників процедури закупівлі імперативно вимагалося надання у складі тендерної пропозиції довідки в довільній формі з інформацією про виконання не менше одного аналогічного договору, не менше 1 копії договору, зазначеного в довідці в повному обсязі, копії/ю документів/а на підтвердження виконання не менше ніж одного договору, зазначеного в наданій учасником довідці.
На виконання вказаних вимог учасником Філією «Городницьке лісове господарство» у складі тендерної пропозиції надано довідку про досвід виконання аналогічних договорів від 31.05.2023 № 816 та копію аналогічного договору від 21.06.2022 № 40.
Однак, моніторингом встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасника Філії «Городницьке лісове господарство» відсутні копії документів, які підтверджують саме виконання аналогічного договору від 21.06.2022 № 40, що не відповідає умовам пункту 5 розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції», пункту 1 таблиці «Кваліфікаційні критерії» Додатку № 2 до тендерної документації та чим відповідно не підтверджено відповідність учасника кваліфікаційному критерію «наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)», встановленому в статті 16 Закону.
Також, моніторингом встановлено, що учасником Філією «Городницьке лісове господарство» у складі тендерної пропозиції не надано довідку в довільній формі про те, що він не здійснює господарську діяльність або його місцезнаходження не знаходиться на тимчасово окупованій території, чим не дотримано вимоги пункту 5 розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації.
Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей визначено, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Таким чином, за результатами проведеного моніторингу установлено, що на порушення вимог підпункту 2 пункту 44 Особливостей Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника Філії «Городницьке лісове господарство» як таку, що не відповідала вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 50 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 17.08.2023
Відділом освіти, сім'ї, молоді, спорту, культури і туризму Ярунської сільської ради повідомляє Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області, щодо здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором № 56 від 15 червня 2023 року
Оцінка ДАСУ від 17.08.2023
Замовником порушення усунуто шляхом розірвання договору про закупівлю.
Запити й пояснення
31.07.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Деревина» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-05-24-010441-a) та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні пояснень та документів до наступних питань.
1. Поясніть, яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
2. Відповідно до пункту 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Крім того, згідно із частиною 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.
Враховуючи вищевикладене, просимо надати інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» на відповідність тендерній документації Відділа освіти, сім'ї, молоді, спорту, культури і туризму Ярунської сільської ради (далі - Замовник) з наданням документального підтвердження (протоколу, рішення).
3. Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що тендерна документація Замовника складена не у відповідності до вимог законодавства, а саме:
- в порушення вимог пункту 8 частини 2 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) проєкт договору (Додаток № 6 до тендерної документації) не містить порядку змін його умов, зокрема, у випадках, встановлених підпунктом 7 пункту 19 Особливостей;
- в порушення вимог абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей Замовником встановлено у тендерній документації (Додаток № 6 до тендерної документації) умови щодо можливості доповнення і коригування умов договору під час його укладання, що суперечить вимогам пункту 18 та абзацу 4 пункту 49 Особливостей в частині відповідності умов договору змісту тендерної пропозиції учасника - переможця та умовам тендерної документації (проєкту договору про закупівлю).
Враховуючи викладене вище, поясніть чому Замовником при складенні та затвердженні тендерної документації порушено норми пункту 8 частини 2, абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону, абзацу 1 пункту 28 Особливостей?
4. Відповідно до підпункту 2 пункту 44 Особливостей, замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасником Філією «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» не надано копії/ю документів/а на підтвердження виконання не менше ніж одного аналогічного договору, чим не дотримано вимоги пункту 5 розділу 3, пункту 1 таблиці «Кваліфікаційні критерії» Додатку № 2 до тендерної документації.
Також, у складі тендерної пропозиції учасником Філією «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» не надано довідку в довільній формі про те, що він не здійснює господарську діяльність або його місцезнаходження (місце проживання – для фізичних осіб-підприємців) не знаходиться на тимчасово окупованій території, чим не дотримано вимоги пункту 5 розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації.
Враховуючи викладене вище, поясніть чому, в порушення підпункту 2 пункту 44 Особливостей, Замовником не відхилено тендерну пропозицію учасника Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України»?
Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 50 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
Пояснення та копії документів (за наявності) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
02.08.2023 · Замовник: Пояснення
1. Пояснення щодо документів на підставі яких документів здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість? «Деревина дров’яна непромислового використання 1-ї групи (береза, граб)» (ДК 021:2015 - 03410000-7 – Деревина)?
Обґрунтування технічних та якісних характеристик, його очікуваної вартості та розміру бюджетного призначення за предметом закупівлі Деревина дров’яна непромислового використання 1-ї групи (береза, граб)» (ДК 021:2015 - 03410000-7 – Деревина). З метою безперебійного забезпечення закладів освіти та культури дровами, виходячи з очікуваної річної вартості закупівлі , проведено відкриті торги з особливостями на закупівлю. Якість деревини повинна відповідати стандартам і технічним умовам, що діють в Україні на момент її постачання, ТУУ 16.1-00994207-005:2018.
Загальна кількість необхідної для закупівлі обсягу деревини сформовано виходячи із розрахунку поданих заявок та фактичної потреби закладів освіти та культури у дровах на опалювальний період. Очікувана вартість передбачена кошторисом та річним планом закупівель на 2023 рік, ґрунтується на всіх фактичних складових ціни та включає в себе вартість ціни на товар, податки і збори , що сплачуються або мають бути сплачені, усіх інших витрат та згідно з вимогами чинного законодавства щодо формування ціни на відповідний товар.
Розрахунок очікуваної вартості предмету закупівлі з урахуванням роз’яснення Мінекономіки щодо розрахунку очікуваної вартості предмета закупівлі №3301-04/34980-06 від 20.08.2019 року та Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, щодо передумов здійснення закупівель . Закупівля здійснювалась замовником шляхом моніторингу середньоринкових цін на деревину, актуальних на момент моніторингу. Замовником здійснювався пошук , збір та аналіз загальнодоступної цінової інформації про ціни товарів, що міститься у мережі Інтернет у відкритому доступі на сайтах постачальників , в електроному каталозі та запитом цінової політики на електрону адресу Постачальників (Листи Додаються).
2. Пояснення що до пункту 19 частини 2 статті 22 Закону в тендерній документації зазначаються опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Крім того, згідно із частиною 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи (тендерного комітету) оформлюється протоколом.
Враховуючи вищевикладене, просимо надати інформацію чи були встановлені факти формальних (несуттєвих) помилок при розгляді тендерної пропозиції учасника Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» на відповідність тендерній документації Відділа освіти, сім'ї, молоді, спорту, культури і туризму Ярунської сільської ради (далі - Замовник) з наданням документального підтвердження (протоколу, рішення).
Відповідно до Тендерної документації Замовника Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст пропозиції, а саме на виконання вимог викладених в пункті 1 розділу ІІІ тендерної документації - технічні помилки, описки в тексті документа та/або орфографічні помилки в словах. Згідно з ч. 3 ст. 22 Закону України «Про публічні закупівлі» формальні (несуттєві) помилки, допущені учасниками не призводять до відхилення їх пропозицій. З огляду на це їх наявність чи відсутність не встановлюється на засіданні Уповноваженої Особи (Тендерного комітету), тому що це не має жодних юридичних наслідків. Тендерна пропозиція Учасника Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» відповідає всім критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації Замовника, і визнана найбільш економічно вигідною. (Протокол додається).
3. Пояснення щодо інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що тендерна документація Замовника складена не у відповідності до вимог законодавства, а саме:
- в порушення вимог пункту 8 частини 2 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) проєкт договору (Додаток № 6 до тендерної документації) не містить порядку змін його умов, зокрема, у випадках, встановлених підпунктом 7 пункту 19 Особливостей;
- в порушення вимог абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону та абзацу 1 пункту 28 Особливостей Замовником встановлено у тендерній документації (Додаток № 6 до тендерної документації) умови щодо можливості доповнення і коригування умов договору під час його укладання, що суперечить вимогам пункту 18 та абзацу 4 пункту 49 Особливостей в частині відповідності умов договору змісту тендерної пропозиції учасника - переможця та умовам тендерної документації (проєкту договору про закупівлю).
Враховуючи викладене вище, поясніть чому Замовником при складенні та затвердженні тендерної документації порушено норми пункту 8 частини 2, абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону, абзацу 1 пункту 28 Особливостей?
При публікації Додатку 6 «Проект Договору» уповноваженою особою, внаслідок технічного збою при роботі з відсканованим зображенням аркушів вище викладеним Договором, випадково завантажено документ з неактуальною інформацією до Договору про закупівлю товарів №56 від 15.06.2023 року, а саме: - зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів) і нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю, у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни п. 10.1 п.п. 7 розділу Х. «Інші Умови»
Враховуючи вище викладене Відділ освіти, сім'ї, молоді, спорту, культури і туризму Ярунської сільської ради зобов’язується в найкоротший термін відкоригувати Договір додатковою угодою щодо технічної помилки та оприлюднити на електронному майданчику prozorro.
4.Пояснення щодо підпункту 2 пункту 44 Особливостей, замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі, коли тендерна пропозиція не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону.
Аналізом інформації, розміщеної в електронній системі закупівель встановлено, що у складі тендерної пропозиції учасником Філією «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» не надано копії/ю документів/а на підтвердження виконання не менше ніж одного аналогічного договору, чим не дотримано вимоги пункту 5 розділу 3, пункту 1 таблиці «Кваліфікаційні критерії» Додатку № 2 до тендерної документації.
Також, у складі тендерної пропозиції учасником Філією «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» не надано довідку в довільній формі про те, що він не здійснює господарську діяльність або його місцезнаходження (місце проживання – для фізичних осіб-підприємців) не знаходиться на тимчасово окупованій території, чим не дотримано вимоги пункту 5 розділу 1 «Загальні положення» тендерної документації.
Враховуючи викладене вище, поясніть чому, в порушення підпункту 2 пункту 44 Особливостей, Замовником не відхилено тендерну пропозицію учасника Філії «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України»?
Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 50 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
Пояснення та копії документів (за наявності) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
Відповідно до тендерної документації Замовника було вказано в Додатку 2 «Кваліфікаційні критерії» : - На підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) Учасник має надати:
довідку в довільній формі, з інформацією про виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) (не менше одного договору). Аналогічним вважається договір за аналогічним предметом закупівлі не менше 1 копії договору, зазначеного в довідці в повному обсязі, копії/ю документів/а на підтвердження виконання не менше ніж одного договору, зазначеного в наданій Учасником довідці. Учасник а саме Філія «Городницьке лісове господарство» Державного спеціалізованого господарського підприємства «Ліси України» виконала вимогу Замовника та надала дані документи завантаживши їх на прозоро (Документи додаються).