Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Особливостей встановлено порушення вимог пункту 8, 11 частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Особливостей.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції встановлено порушення вимог абзацу другого пункту 1 частини першої статті 31 Закону, абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 41 Особливостей.
За результатами аналізу питання визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору та своєчасності їх оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері публічних закупівель, які є значущим через необ’єктивне та упереджене визначення переможця процедури закупівлі, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом розірвання договору та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 28 червня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору та своєчасності їх оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального підприємства Сумської міської ради «Електроавтотранс» (далі – Замовник) на 2023 рік; оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями; тендерну документацію затверджену протокольним рішенням уповноваженої особи Замовника від 01.02.2023 № 62, (далі – тендерна документація); тендерну пропозицію товариства з обмеженою відповідальністю «Компанія Геонікс» (далі – ТОВ «НОВА БУС»); повідомлення про намір укласти договір від 20.02.2023; договір про закупівлю від 27.02.2023 № 103 на суму 5 516 414,40 гривень; відповідь Замовника від 22.06.2023 на запит органу державного фінансового контролю, оприлюднені в електронній системі закупівель.
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону з урахуванням Постанови №1178 встановлено наступне.
Відповідно до пункту 28 Постанови №1178 тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
Відповідно до пункту 8 частини другої статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості, зокрема: проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.
Однак, Замовником у Додатку 4 до тендерної документації «Проєкт договору поставки», не зазначено порядку змін умов договору.
Отже, на порушення пункту 8 частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Постанови №1178, Замовником у тендерній документації не зазначено порядку змін умов договору.
Крім того, Замовником у пункті 4 «Строк, протягом якого тендерні пропозиції є дійсними» розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» зазначено «Тендерні пропозиції вважаються дійсними протягом 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій» а не «строк дії тендерної пропозиції, протягом якого тендерні пропозиції вважаються дійсними, але не менше 90 днів із дати кінцевого строку подання тендерних пропозицій», чим не дотримано пункт 11 частини другої статті 22 Закону та пункту 28 Постанови №1178.
Проведеним аналізом розгляду Замовником тендерної пропозиції ТОВ «НОВА БУС» встановлено наступне.
Відповідно до пункту 1 «Зміст і спосіб подання тендерної пропозиції» розділу 3 «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» визначено, що: «Всі копії документів, повинні мати напис про засвідчення, який складається із слів «згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копія, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії».
Однак у наданих скан копіях документів: (файл «Договір 176-21 від 07.12.2021_аналог).рdf» та файл «договір автосвіт.рdf) відсутній напис про засвідчення, який складається із слів «згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копія, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії та у файлі («Витяг ЄДРПОУ 06042021.рdf) відсутня дата засвідчення копії, чим порушено вимоги пункту 1 розділу 3 тендерної документації.
Отже, в порушення вимог абзацу п’ятого підпункту 2 пункту 41 Особливостей, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника закупівлі ТОВ «НОВА БУС», як такої, що не відповідає вимогам тендерної документації, визначив його переможцем та укладено з ним договір від 27.02.2023 № 103.
Відповідно до пункту 3 Особливостей Замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі відповідно до Закону з урахуванням Особливостей.
Таким чином, на порушення вимог абзацу другого пункту 1 частини першої статті 31 Закону, Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника закупівлі ТОВ «НОВА БУС», як такої, що не відповідає вимогам тендерної документації, визначив його переможцем та уклав з ним договір від 27.02.2023 № 103.
Запити й пояснення
19.06.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу процедури публічної закупівлі запасні частини для ремонту автобусів (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-02-01-017315-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», пункту 23 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби у Волинській області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 №113, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів):
Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
22.06.2023 · Замовник: відповідь
Комунальне підприємство (далі – підприємство) являється одержувачем бюджетних коштів та платником податку на прибуток. Відповідно до ч. 1 ст. 22 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ) для здійснення програм заходів, які реалізуються за рахунок коштів бюджету, бюджетні асигнування надаються розпорядникам бюджетних коштів. Розпорядником бюджетних коштів може бути бюджетна установа ( п. 47 ч. 1 ст. 2 БКУ). Отже наше комунальне підприємство не являється розпорядником бюджетних коштів.
Відповідно до затвердженого річного плану (опублікованого в електронній системі Ідентифікатор плану закупівлі:UA-P-2023-02-01-005450-b) джерело фінансування даної закупівлі: власні кошти від господарської діяльності підприємства.
Отже, з вище вказаного не підлягало визначенню розмір бюджетного призначення та використано бюджетних коштів. На дату оголошення закупівлі підприємству не було виділено бюджетні кошти на закупівлю запасних частин на транспортні засоби.
Відповідно до примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом МІНЕКОНОМІКИ ВІД 18.02.2020 № 275 "ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ПРИМІРНОЇ МЕТОДИКИ ВИЗНАЧЕННЯ ОЧІКУВАНОЇ ВАРТОСТІ ПРЕДМЕТА ЗАКУПІВЛІ" було проведено наступні етапи визначення очікуваної вартості предмета закупівлі:
1. Етап: Визначення потреби в товарах, роботах, послугах згідно методики (номенклатура, кількісні та якісні показники тощо) здійснювалася на підставі аналізу фактичного використання товарів, робіт та послуг для забезпечення діяльності замовника відповідно до об’ємів парку підприємства, прописувалась можлива потреба в запчастинах на весь поточний рік, при цьому було проведено аналіз використаних запчастин минулих років та проаналізовано можливі заміни запасних частин в залежності від пробігу транспорту.
2. Етап: Формування опису предмета закупівлі із зазначенням технічних і якісних характеристик.
Для формування опису предмета закупівлі було задіяно фахівців нашого підприємства.
Профільними структурними підпозділами підприємства вивчалась питання щодо визначення необхідних технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, надавалися запити на різні підприємства в тому числі і комунальні, які могли б надати консультації по технічним питанням.
Якісні характеристики прописувались для того, щоб учасник, який подає тендерну пропозицію міг відповідати всім критеріям та був постачальником якісного товару.
Так як підприємство здійснює перевезення пасажирів Сумської міської територіальної громади, в тому числі пільгове перевезення окремих категорій громадян. У зв’язку з специфікою діяльності підприємства, ми повинні розраховувати не лише на найбільш економічну пропозицію, а й обирати найбільш надійних постачальників та якісний товар для того щоб надавати якісні та безпечні послуги пасажирам.
З метою забезпечення якості запасних частин дійшли висновку з механіками щодо не включення до пропозиції запасних частин торгової марки RIDER та DK, так як відповідно до проведеного аналізу минулих років дійшли висновку, що дані запчастини швидше приходять в несправність тобто швидше зношуються, при цьому виходить більш частіша заміна ніж при придбанні оригінальних, тому більш економічно вигідніше здійснювати закупку оригінальних запасних частин. Виробників запасних частин, які було включено до потреби налічується більше 5, а отже дискримінація відсутня.
3. Етап: було здійснено аналіз ринку, здійснено розрахунок очікуваної вартості товарів/послуг методом порівняння ринкових цін:
- здійснено письмові запити на цінові пропозиції (електронною поштою) для отримання комерційних пропозицій;
- здійснено пошук, збір та аналіз загальнодоступної цінової інформації;
Після здійснення пошуку, збору аналіз було визначено оптимальну очікувану вартість предмета закупівлі, яка б не привела до дискримінації та підвищила б конкурентність закупівлі.