Висновок
За результатами аналізу питання щодо надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом установлено порушення вимог частини п’ятої статті 8 Закону.
За результатами аналізу питання щодо розгляду тендерної пропозиції установлено порушення вимог абзацу 5 підпункту 2 пункту 41 Постанови №1178.
За результатами аналізу питань щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону із урахуванням вимог Постанови №1178, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором, в тому числі із застосуванням відповідних наслідків недійсності/нікчемності договору та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 червня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) із урахуванням вимог Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року №1178, в редакції чинній на момент проведення закупівлі (далі – Постанова №1178), розгляду тендерної пропозиції, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2023 рік Комунального підприємства по будівництву, ремонту та експлуатації доріг виконавчого комітету Хмельницької міської ради (далі – Замовник), оголошення про проведення відкритих торгів, тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 02 березня 2023 року №166 (далі – тендерна документація), реєстр отриманих тендерних пропозицій, протокол розкриття тендерних пропозицій, тендерну пропозицію ТОВ фірма «АЛЕКО», повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей ТОВ фірма «АЛЕКО», рішення уповноваженої особи від 15 березня 2023 року №215, повідомлення про намір укласти договір, договір про закупівлю від 21 березня 2023 року №138, звіт про результати проведення процедури закупівлі та пояснення від 08 червня 2023 року, отримане від Замовника через електронну систему закупівель.
За результатами моніторингу закупівлі установлено, що Замовником в тендерній документації встановлено вимоги щодо надання учасником у складі тендерної пропозиції:
- належним чином завіреної копії або оригіналу статуту зі всіма зареєстрованими змінами та доповненнями у разі наявності таких (для юридичних осіб), а також сканованого листа учасника, в якому обов’язково зазначається код доступу, за яким можливо здійснити пошук установчих документів юридичної особи (Статуту та/або останніх змін до Статуту (нова редакція), у разі реєстрації Статуту або внесення змін до Статуту (нова редакція) з 01 січня 2016 року відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (пункт 3.1 розділу ІІІ);
- гарантійного листа щодо погодження з істотними (основними) умовами договору та можливістю їх включення до договору про закупівлю у разі перемоги в торгах (пункт 6.4 розділу VI).
Так, учасником ТОВ фірма «АЛЕКО» у складі своєї тендерної пропозиції надано Статут, затверджений рішенням учасника від 25 серпня 2020 року.
Однак, тендерна пропозиція учасника ТОВ фірма «АЛЕКО» не містить сканованого листа учасника, в якому обов’язково зазначається код доступу, за яким можливо здійснити пошук його Статуту, та гарантійного листа щодо погодження з істотними (основними) умовами договору та можливістю їх включення до договору про закупівлю у разі перемоги в торгах, чим порушено вимоги пункту 3.1 розділу ІІІ тендерної документації та пункту 6.4 розділу VI тендерної документації.
Крім того, Замовником в пункті 1.7 розділу І тендерної документації визначено, що усі документи, що мають відношення до тендерної пропозиції та складаються безпосередньо учасником, викладаються українською мовою. У разі надання інших документів складених мовою іншою ніж українська, такі документи повинні супроводжуватися перекладом українською мовою, переклад (або справжність підпису перекладача) - засвідчений нотаріально або легалізований у встановленому законодавством України порядку. Тексти повинні бути автентичними, визначальним є текст, викладений українською мовою.
При цьому, учасником ТОВ фірма «АЛЕКО», на виконання вимог пункту 3.1 розділу ІІІ тендерної документації, надано копію комерційного договору від 29 березня 2019 року №6/GT/2019, укладеного із заводом ORLEN Asfalt Sp. z.o.o. (Польща), який складений іншими мовами, ніж українська мова, без перекладу українською мовою, засвідченого нотаріально або легалізованого у встановленому законодавством України порядку, чим порушено вимоги пункту 1.7 розділу І тендерної документації.
Також, Замовником в пункті 3.1 розділу ІІІ тендерної документації установлено вимогу щодо надання учасником у складі тендерної пропозиції інформації та документів, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним критеріям, визначеним у статті 16 Закону, згідно додатку 2 до тендерної документації, зокрема довідки у довільній формі, яка містить інформацію про виконання аналогічного договору (не менше двох) разом з копіями підтверджуючих документів до цього договору та листа-відгуку до нього з позитивним відзивом, в якому має бути чітко зазначено щодо яких договорів надано відгук та інформацію про фактично поставлений товар (сума та кількість), спосіб доставки та якість їх виконання. При цьому, Замовником визначено, що під копіями підтверджуючих документів до договору слід вважати видаткові накладні на підставі яких здійснювались розрахунки за договором, вказаним у довідці. З метою перевірки виконання договору, сума усіх наданих накладних повинна відповідати сумі наданого договору.
Учасником ТОВ фірма «АЛЕКО», якого обрано переможцем, у складі своєї тендерної пропозиції надано довідку про досвід виконання аналогічного договору від 10 березня 2023 року №2, в якій наявна інформація щодо виконання ним двох аналогічних договорів, укладених із Комунальним підприємством «Управління автомобільних шляхів» Житомирської міської ради (далі – КП «УАШ») на загальну суму 7 729 000,00 грн та Замовником на загальну суму 1 250 280,00 грн, а також зазначено про надання копій вказаних договорів, видаткових накладних до них та листів-відгуків.
Водночас, учасником ТОВ фірма «АЛЕКО» в складі тендерної пропозиції надано копію договору від 16 листопада 2022 року №103, укладеного із КП «УАШ» на загальну суму 7 729 000,00 грн, та підтверджуючі документи щодо його виконання на загальну суму 4 146 520,00 грн, а саме копії видаткових накладних: від 26 листопада 2022 року №794 на суму 716 260,00 грн; 06 грудня 2022 року №812 – 692 070,00 грн; 14 грудня 2022 року №852 – 678 500,00 грн; 16 грудня 2022 року №870, 871, 872 – 667 880,00 грн, 676 730,00 грн, 715 080,00 грн).
Також, тендерна пропозиція учасника ТОВ фірма «АЛЕКО» містить лист-відгук від Замовника (від 05 жовтня 2022 року №747), в якому відсутня інформація про спосіб доставки товару.
Виходячи із вищевикладеного, учасником ТОВ фірма «АЛЕКО» порушено вимоги пункту 3.1 розділу ІІІ тендерної документації та додатку 2 тендерної документації.
Відповідно до абзацу 5 підпункту 2 пункту 41 Постанови №1178 замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель у разі невідповідності вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини третьої статті 22 Закону.
Однак, на порушення вимог абзацу 5 підпункту 2 пункту 41 Постанови №1178 Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника торгів ТОВ фірма «АЛЕКО», як таку, що не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини третьої статті 22 Закону, а обрав його переможцем та уклав з ним договір загальною вартістю 6 712 500,00 грн.
Згідно із частиною п’ятою статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.
З огляду на викладене, під час здійснення моніторингу Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області 02 червня 2023 року звернулось через електронну систему закупівель до Замовника з метою отримання інформації, яка необхідна для дослідження питань в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Однак, Замовник надав відповідні пояснення (інформацію та документи) з порушенням строку, визначеного законодавством, чим порушив вимоги частини п’ятої статті 8 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.06.2023
На виконання рішення Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області від 12.06.2023 року замовником було розірвано Договір про закупівлю №138 від 21.03.2023 року з 13.06.2023 року.
Оцінка ДАСУ від 14.06.2023
Порушення усунуто шляхом розірвання договору про закупівлю.
Запити й пояснення
02.06.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі бітуму нафтового дорожнього БНД 70/100 (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером UA-2023-03-02-008861-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» та підпунктів 2, 9 пункту 6 Положення про Управління Північного офісу Держаудитслужби у Вінницькій області, затвердженого наказом Північного офісу Держаудитслужби від 20 жовтня 2016 року №18, постала потреба в отриманні пояснення з питань:
1. Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
2. Яким чином учасником ТОВ фірма «Алеко», якого обрано переможцем, виконано вимоги тендерної документації щодо надання:
- довідки у довільній формі, яка містить інформацію про виконання аналогічного договору (не менше двох) разом з копіями підтверджуючих документів до цього договору (видатковими накладними на підставі яких здійснювались розрахунки за договором, вказаним у довідці. З метою перевірки виконання договору, сума усіх наданих накладних повинна відповідати сумі наданого договору) та листом-відгуком до нього з позитивним відзивом, в якому має бути зазначена інформація про спосіб доставки товару (додаток 2 тендерної документації), оскільки у складі тендерної пропозиції учасником ТОВ фірмою «Алеко» надано копію аналогічного договору від 16 листопада 2022 року №103 на загальну суму 7729000,00 грн та копії підтверджуючих документів до нього на суму 4146520,00 грн та лист-відгук до договору від 06 червня 2022 року №239, в якому відсутня інформація про спосіб доставки товару?
- в разі реєстрації Статуту або внесення змін до Статуту (нова редакція) з 01.01.2016 сканованого листа учасника в якому обов’язково зазначається код доступу за яким можливо здійснити пошук установчих документів юридичної особи (пункт 3.1 розділу ІІІ тендерної документації)?
- гарантійного листа щодо погодження з істотними (основними) умовами договору та можливістю їх включення до договору про закупівлю у разі перемоги в торгах (пункт 6.4 розділу VI тендерної документації)?
- документів, що мають відношення до тендерної пропозиції, викладених українською мовою, а у разі надання документів, складених мовою іншою ніж українська, такі документи повинні супроводжуватися перекладом українською мовою, переклад (або справжність підпису перекладача) - засвідчений нотаріально або легалізований у встановленому законодавством України порядку (пункт 1.7 розділу І тендерної документації), оскільки учасником ТОВ фірми «Алеко» у складі тендерної пропозиції на виконання вимог пункту 3.1 розділу ІІІ тендерної документації надано договір, що підтверджує офіційні взаємовідносини з виробником товару, а саме «ORLEN Asfalt Sp. z.o.o.» (Польща), який викладено польською та російською мовами?
Відповідні пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
08.06.2023 · Замовник: Пояснення на запит ДАСУ
На Ваш запит від 02.06.2023 року про надання інформації по закупівлі: «Матеріали для утримання доріг комунальної власності: бітум нафтовий дорожній БНД 70/100», код ДК 021:2015:44110000-4 – Конструкційні матеріали (номенклатурна позиція: 44113610-4 Бітум), ідентифікатор закупівлі UA-2023-03-02-008861-a, повідомляємо на ступне:
По першому питанню
Постановою Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до постанов Кабінету міністрів України України від 1 серпня 2013 р. №631 і від 11 жовтня 2016 р. №710» від 16.12.2020 року №1266 в постанову №710 було добавлено новий пункт 4-1 такого змісті:
“4-1. Головним розпорядникам бюджетних коштів (розпорядникам бюджетних коштів нижчого рівня), суб’єктам господарювання державного сектору економіки з метою прозорого, ефективного та раціонального використання коштів забезпечити:
обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі;
оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель або повідомлення про намір укласти договір про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівель.”;
В п.1 ст.2 Бюджетного кодексу наведено наступні терміни:
38) одержувач бюджетних коштів – суб’єкт господарювання, громадська чи інша організація, яка не має статусу бюджетної установи, уповноважена розпорядником бюджетних коштів на здійснення заходів, передбачених бюджетною програмою та отримує на їх виконання кошти бюджету;
47) розпорядних бюджетних коштів – бюджетна установа в особі її керівника, уповноважена на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов’язань, довгострокових зобовязань за енергосервісом, середньострокових зобовязань у сфері охорони здоров’я та здійснення витрат бюджету.
Крім того, Комунальне підприємство по будівництву, ремонту та експлуатації доріг виконавчого комітету Хмельницької міської ради (Далі – Замовник) є балансоутримувачем вулично-дорожньої мережі м.Хмельницький.
Відповідно до п.п. 2.2 п.2 Наказу Держжитлокомунгоспу України від 23.09.2003 р. №154 про затвердження «Порядку проведення ремонту та утримання об’єктів благоустрою населених пунктів» балансоутримувач забезпечує належне утримання та своєчасний ремонт об’єкта благоустрою власними силами або може на конкурсних засадах залучати до цього інші підприємства, організації.
Відповідно до п.п. 2.3 п.2 вищезазначеного наказу Власник, за поданням балансоутримувача, щорічно затверджує заходи з виконання послуг по поточному ремонту та утриманню вулично-дорожньої мережі на наступний рік та передбачає кошти на виконання цих заходів. Затверджується також перелік об’єктів проведення капітального ремонту. Балансоутримувач об’єктів благоустрою несе повну відповідальність за виконання затверджених заходів у повному обсязі.
На підставі затверджених заходів з виконання послуг по утриманню вулично-дорожньої мережі був затверджений кошторис на 2023 рік.
Дані заходи передбачають використання матеріалів (природного газу, бітуму, відсіву, щебнів різних фракцій, бітумної емульсії, кам’яної солі з антизлежувачем для посипання доріг тощо) в кількості, достатній для їх виконання.
Фінансування на закупівлю матеріалів, необхідних для виконання заходів, відбувається на підставі плану використання бюджетних коштів на 2023 рік та підписаних актів виконаних робіт (наданих послуг).
Отже, враховуючи вище викладене, Замовник не є розпорядником бюджетних коштів, а відтак не зобов’язаний розміщувати на власному веб-сайті обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Що стосується запитання, яким чином Замовник визначив очікувану вартість предмету закупівлі, то Замовником проведено розрахунок очікуваної вартості предмету закупівлі: «Матеріали для утримання доріг комунальної власності: бітум нафтовий дорожній БНД 70/100», код ДК 021:2015:44110000-4 – Конструкційні матеріали (номенклатурна позиція: 44113610-4 Бітум), ідентифікатор закупівлі UA-2023-03-02-008861-a, у кількості 250 т на загальну суму 6712500,00 грн. (шість мільйонів сімсот дванадцять тисяч п’ятсот грн. 00 коп.) з ПДВ, та сформований на підставі аналізу обсягів аналогічних закупівель, здійснених замовником у минулих роках та з урахуванням інфляційних процесів та темпів зростання ціни на бітум нафтовий дорожній у 2022-2023 роках.
Також до уваги взято комерційні пропозиції ТОВ Фірма «АЛЕКО» від 20.02.2023 року, ТОВ «БУГ ПОДІЛЛЯ» від 24.02.2023 року №12 та ТОВ «ТЕКА ПЕТРОЛЕУМ» від 23.02.2023 року №23/02-1.
Обгрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі замовником оприлюднено на власному веб-сайті за посиланням:
https://www.kpbred.com.ua/pay-plans/%d0%bc%d0%b0%d1%82%d0%b5%d1%80%d1%96%d0%b0%d0%bb%d0%b8-%d0%b4%d0%bb%d1%8f-%d1%83%d1%82%d1%80%d0%b8%d0%bc%d0%b0%d0%bd%d0%bd%d1%8f-%d0%b4%d0%be%d1%80%d1%96%d0%b3-%d0%ba%d0%be%d0%bc%d1%83%d0%bd%d0%b0-11/
По другому питанню
Відповідно до Додатку2 тендерної документації замовником на підтвердження кваліфікаційного критерію «Наявність документального підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів)» вимагалось від учасників надати довідку у довільній формі, яка містить інформацію про виконання аналогічного договору, надається разом з копіями підтверджуючих документів* до цього договору та лист-відгук до нього з позитивним відзивом. У листі-відгуці має бути чітко зазначено щодо яких договорів надається відгук і, відповідно, інформація про фактично поставлений товар (сума та кількість), спосіб доставки та якість їх виконання.
На виконання даної вимоги учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» у складі тендерної пропозиції було подано наступні документи: 1) довідку про досвід виконання аналогічних договорів №2 від 10.03.2023 року; 2) Копію договору поставки №239 від 06.06.2022 р.; 3) копії видаткових накладних до договору №239 від 06.06.2022 року; 4) Лист відгук КП БРЕД №747 від 05.10.2023року; 5) Копія договору купівлі-продажу №103 від 16.11.2022 року; 6) Копії видаткових накладних до договору №103 від 16.11.2022 року; 7) Лист відгук КП «Управління автомобільних шляхів» №105/03/23 від 03.03.2023 року.
З поданих учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» документів, зокрема листа відгуку КП «Управління автомобільних шляхів» №105/03/23 від 03.03.2023 року, випливає, що Договір купівлі-продажу №103 від 16.11.2023 року було виконано в повному обсязі 140,56 т на загальну вартість 4 414 520,00 грн., яка також підтверджується наданими копіями видаткових накладних до даного договору.
По третьому питанню
Відповідно до п.3.1 тендерної документації замовником вимагалось надати належним чином завірену копію або оригінал статуту зі всіма зареєстрованими змінами та доповненнями у разі наявності таких (для юридичних осіб). В разі реєстрації Статуту або внесення змін до Статуту (нова редакція) з 01.01.2016 відповідно ЗУ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» учасник надає на підтвердження реєстрації Статуту або реєстрації змін до Статуту (нова редакція) наступні документи: Сканований лист учасника в якому обов’язково зазначається код доступу за яким можливо здійснити пошук установчих документів юридичної особи (Статуту та/або останніх змін до Статуту (нова редакція).
На виконання даної вимоги учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» надано завірену належним чином копію Статуту від 25.08.2020 року, гарантійний лист №5 від 10.03.2023 року про те, що поданий у складі пропозиції Статут зареєстровано відповідно до чинного законодавства України, а також гарантійний лист №11 від 10.03.2023 року про те, що подана інформація та документи тендерної пропозиції є оригінальними та достовірними.
На підставі поданих документів замовником прийнято рішення про чинність поданого у складі тендерної пропозиції учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» Статуту.
По четвертому питанню
Відповідно до п.6.4 тендерної документації замовником вимагалось від учасників надати проект Договору згідно Додатку №3 і гарантійний лист щодо погодження з Істотними (основними) умовами договору та можливістю їх включення до договору про закупівлю у разі перемоги в торгах
На виконання даної вимоги учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» у складі тендерної пропозиції було надано підписаний проект договору (файл «Додаток 3_Специфікація.pdf»), що було оцінено замовником як погодження з істотними (основними) умовами договору.
По п’ятому питанню
Відповідно до п.3.1 тендерної документації замовником вимагалось від учасника, який не є виробником товару, що є предметом цієї закупівлі, надати документ (копію чинного договору), що підтверджує офіційні взаємовідносини з виробником Товару та/або офіційним представником виробника Товару/дилером, або гарантійний лист виробника Товару та/або офіційного представника виробника Товару/дилера, що підтверджує можливість постачання Учасником Товару.
На виконання даної умови учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» у складі тендерної пропозиції було надано копію комерційного договору із заводом Orlen Asfalt №6/GT/2019 від 29.03.2019 року, лист роз’яснення №9 від 10.03.2023 року щодо заключеного договору із заводом Orlen Asfalt, Сертифікат відповідності від 08.09.2022 року на бітум нафтовий дорожній, оригінал та перекладений на українську мову паспорт якості на бітум, виданий Польським нафтовим концерном ORLEN S.A.
З поданих учасником ТОВ Фірма «АЛЕКО» документів замовником встановлено наявність взаємовідносин із заводом виробником Товару.