Висновок
За результатами розгляду питання відповідності тендерної документації вимогам Закону та Особливостей № 1178 із змінами, встановлено порушення вимог пункту 41 Особливостей № 1178.
За результатами аналізу питання правомірності внесення змін до договору встановлено порушення вимог підпункту 2 пункту 19 Особливостей № 1178.
За результатами розгляду питань щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), повноти відображення інформації у формах документів у сфері публічних закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю, виконання Постанови № 710, розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання та оприлюднення договору про закупівлю, своєчасності та повноти надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством, – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» Управління Західного офісу Держаудитслужби в Чернівецькій області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення в подальшому встановлених порушень вимог пункту 41 Особливостей № 1178 (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо), усунення порушень вимог підпункту 2 пункту 19 Особливостей № 1178, із змінами, зокрема, шляхом припинення зобов’язань за додатковою угодою від 24.03.20223 № 1 із застосуванням юридичних наслідків до правочину, укладеного з порушенням Особливостей № 1178 з подальшим виконанням договірних зобов’язань відповідно до основного договору (в частині визначення ціни за 1 кг капусти білокачанної пізніх сортів, морки та цибулі ріпки, що діяла на час укладання договору від 26.01.2023 № 8) та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку, оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 12 травня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), повноти відображення інформації у формах документів у сфері публічних закупівель, оприлюднення інформації про закупівлю, виконання постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (із змінами), відповідності тендерної документації вимогам Закону України від 25 грудня 2015 року № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 року № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Особливості № 1178) із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1495 «Про внесення змін до особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Постанова № 1495), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладення та оприлюднення договору про закупівлю, правомірності внесення змін до істотних умов договору, своєчасності та повноти надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Управління освіти і науки Бориспільської міської ради (далі – Замовник) на 2023 рік (ID:UA-P-2023-01-11-000723-b); оголошення про проведення відкритих торгів; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника, протокол від 10.01.2023 № 10 (далі – тендерна документація); реєстр отриманих тендерних пропозицій; тендерну пропозицію учасника Товариства з обмеженою відповідальністю «РУОЛ СТАНДАРТ» (далі – ТОВ «Руол Стандарт»); протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 20.01.2023 № 20; повідомлення про намір укласти договір від 20.01.2023; договір про закупівлю товарів від 26.01.2023 № 8 (далі – Договір № 8); додаткову угоду до Договору № 8 від 24.03.2023 № 1; повідомлення про внесення змін до договору від 24.03.2023; пояснення Замовника з документами, надані 08.05.2023 через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання відповідності тендерної документації вимогам Закону та Особливостей № 1178 із змінами, внесеними Постановою № 1495 встановлено, що тендерна документація Замовником складена з порушенням вимог Особливостей № 1178 із змінами, внесеними Постановою № 1495, які набрали чинності з 03.01.2023 включно, а саме:
- у пункті 3 «Відхилення тендерних пропозицій» розділу V тендерної документації зазначено випадки, за яких Замовник відхиляє тендерну пропозицію учасника/переможця торгів із посиланням на норми статей Закону (зокрема, частина 14, частина 15 статті 29, частина 2 статті 28), в той час, коли такі підстави відхилення під час застосування відкритих торгів з особливостями передбачені Особливостями № 1178 із змінами (пункт 39, абзац п’ятий пункту 38, абзац другий пункту 36 особливостей), чим порушено вимоги пункту 41 Особливостей № 1178 із змінами, внесеними Постановою № 1495 (пункт 9).
За результатами аналізу питання правомірності внесення змін до договору встановлено наступне.
Між Замовником та ТОВ «Руол Стандарт» укладено Договір від 26.01.2023 № 8, відповідно до якого Постачальник зобов'язується в порядку, на умовах та в терміни, визначені цим договором, а також чинним законодавством України, постачати Замовникові продукти харчування, а замовник приймати та своєчасно здійснювати оплату за продукти харчування на умовах цього договору
Підпунктом 1.3.2 пункту 1.3 Договору № 8 визначено випадки зміни істотних умов Договору, зокрема, погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення.
Згідно додаткової угоди від 24.03.2023 № 1 Сторонами внесено зміни до додатку 1 до Договору № 8, а саме збільшено ціну за 1 кг:
- капусти білокачанної пізніх сортів з 18 грн./кг до 23,58 грн./кг або на 31% до ціни, зазначеної в договорі, при цьому обсяг закупівлі зменшився на 3160 кг.;
- моркви пізніх сортів з 24 грн./кг до 36,54 грн./кг або на 52,25% до ціни, зазначеної в договорі, при цьому обсяг закупівлі зменшився на 4419 кг.;
- цибулі ріпки з 36 грн./кг до 55,56 грн./кг або на 54,3 % до ціни, зазначеної в договорі, при цьому обсяг закупівлі зменшився на 5503 кг.
В ході проведення моніторингу постала потреба у наданні Замовником пояснень (інформації) та підтверджуючих документів щодо коливання ціни товару на ринку (капусти білокачанної пізніх сортів, морки та цибулі ріпки), які стали підставою для збільшення Додатковою угодою від 24.03.2023 № 1 ціни за одиницю товару.
Замовник на запит Управління Західного офісу Держаудитслужби в Чернівецькій області надав Пояснення, в якому зазначив, що підставою для внесення змін до договору став експертний висновок Чернігівської регіональної торгово-промислової палати від 13.03.2023 № ЧК-68 про вартість продуктів харчування по м. Києву та Київській області станом на 20.01.2023 та станом на 13.03.2023.
Проте, даний експертний висновок містить інформацію про вартість продуктів харчування (капусти білокачанної пізніх сортів, морки та цибулі ріпки) до дати укладення договору (20.01.2023) та не може слугувати належним підтвердженням факту коливання ціни на ринку, чим не дотримано підпункт 1.3.2 Договору № 8 в частині документального підтвердження періоду порівняння ціни щонайменше на дві дати, що визначають початок (момент укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару) та кінець часового інтервалу, у якому здійснювалося дослідження цін.
Отже, за результатами аналізу питання правомірності внесення змін до істотних умов договору встановлено, що Замовником безпідставно збільшено ціну за одиницю товару до 10% під час укладання додаткової угоди від 24.03.2023 № 1 до Договору № 8, чим порушено вимоги підпункту 2 пункту 19 Особливостей № 1178, відповідно до якого істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі, крім випадків, в тому числі, погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару.
Вищезазначені дії можуть призвести до недоотримання Замовником активів, а саме капусти білокачанної пізніх сортів, моркви та цибулі ріпки.
Усунення порушень
Звіт замовника від 18.05.2023
На виконання вимог щодо усунення порушень, Управління освіти і науки виконано ряд дій, а саме:
1. Видано Наказ №221 від 15.05.2023 "Про усунення порушень вимог пункту 41 Особливостей №1178, встановлених під час моніторингу закупівлі UA-2023-01-11-003197;
2. Проведено роз'яснювальну роботу з уповноваженою особою, відповідальну за організацію та проведення процедур закупівель;
3.Направлено листи постачальнику;
4. Укладено Угоду на припинення дії Угоди №1 від 24.03.2023;
5. Постачальником повернуто зайво перераховані кошти на рахунок управління освіти.
Запити й пояснення
05.05.2023 · ДАСУ: Про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі за предметом «Овочі та фрукти свіжі» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-01-11-003197-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Західного офісу Держаудитслужби в Чернівецькій області, затвердженого наказом Західного офісу Держаудитслужби від 22.02.2022 № 119 із змінами, постала потреба в отриманні пояснень (інформації та документів) із наступних питань:
1. Яким чином і на підставі яких документів Вами здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість? Надайте такі документи.
2. Надайте посилання на сторінку власного вебсайту (або офіційного вебсайту головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
3. З яких причин Вами тендерну документацію складено з порушенням вимог постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», а саме: не враховано зміни, внесені постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 р. № 1495 «Про внесення змін до особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», які набрали чинності з 03.01.2023 (включно)?
4. Яким (якими) документом (документами) підтверджується коливання ціни товару на ринку, що стало підставою для внесення Додатковою угодою від 24.03.2023 № 1 змін до Договору про закупівлю товарів від 26.01.2023 № 8 в частині збільшення ціни за одиницю товару? Надайте, будь ласка, такі підтверджуючі документи.
Відповідні пояснення, інформацію та документи, щодо яких буде зазначено у поясненнях та які обґрунтовують позицію Замовника з поставленого(-их) питання(-нь) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
08.05.2023 · Замовник: Пояснення «Овочі та фрукти свіжі», ідентифікатор закупівлі ID:UA-2023-01-11-003197-a,
Відповідно до Вашого запиту щодо надання пояснень відповідно закупівлі за предметом «Овочі та фрукти свіжі», ідентифікатор закупівлі ID:UA-2023-01-11-003197-a, повідомляємо наступне:
Формування вимог щодо якісних характеристик предмета закупівлі здійснювались відповідно до Законів України «Про безпечність та якість харчових продуктів», спільних наказів МОН України та МОЗ України від 17.04.2006 р. № 298/227 «Про затвердження Інструкції з організації харчування дітей у дошкільних закладах», від 15.08.2006 р. №620/563 «Щодо невідкладних заходів з організації харчування дітей у дошкільних, загальноосвітніх, позашкільних навчальних закладах», від 01.06.2005 № 242/329 «Про затвердження Порядку організації харчування дітей у навчальних та оздоровчих закладах», Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів».
Визначення розміру витрат та очікуваної вартості закупівлі за предметом «Овочі та фрукти свіжі» здійснювалось на підставі аналізу фактичного використання предмету закупівлі у минулих періодах та з урахуванням запланованих поточних завдань, покладених на замовника. Розмір витрат бюджетних призначень на продукти харчування на період проведення даної закупівлі було розраховано відповідно до норм харчування, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 24 березня 2021 року № 305 «Про затвердження норм та Порядку організації харчування у закладах освіти та дитячих закладах оздоровлення та відпочинку» (із змінами). Окрім цього, використовувалась примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затверджена наказом Мінекономіки «Про затвердження примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі» від 18.02.2020 № 275.
Головними критеріями якими керувався Замовник під час формування очікуваної вартості, є специфіка предмету закупівлі, умови, періодичність та місце поставки товару, що є предметом закупівлі. Овочі та фрукти свіжі, мають поставлятись у 19 закладів дошкільної освіти (далі - ЗДО) Бориспільського ОТГ (12 ЗДО м. Бориспіль, Іванківський ЗДО, Рогозівський ЗДО, Любарецький ЗДО, Глибоцький ЗДО, Сеньківський ЗДО, Кучаківський ЗДО, Лебединський ЗДО) та в 7 Бориспільських ліцеїв, що обслуговуються централізовано управлінням освіти і науки Бориспільської міської ради.
Щоб визначити очікувану вартість закупівлі «Овочі та фрукти свіжі», взято до уваги ціни з веб – сайту https://prozorro.gov.ua/search/tender?cpv=03220000-9&proc_type=aboveThreshold®ion=7-9, дані ДЕРЖСТАТ Головного управління статистики у Київській області про середньомісячні ціни за жовтень, листопад 2022 року. Також, було проведено моніторинг цін в торгівельних мережах міста Бориспіль: «Сільпо», «АТБ», «Фора».
На підставі отриманих цінових даних використовувалась формула середнього арифметичного значення, з урахуванням низької та високої ціни, а саме: Цод = (Ц1 + … + Цк)/К, де:
Цод — очікувана ціна за одиницю товару;
Ц1, Цк — ціни отримані з відкритих джерел інформації;
К — кількість цін отриманих з відкритих джерел інформації.
Запит комерційних пропозицій у виробників, постачальників відповідного товару не проводився, через тривалі відключення електричної енергії, повітряні тривоги, у зв’язку з введенням військового стану в Україні із 05 год. 30 хв. 24 лютого 2022 року, на території України, згідно Наказу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення військового стану в Україні», затвердженого Законом України «Про введення військового стану в Україні» №2002-ІХ від 24.02.2022 року, через військову агресією Російської Федерації проти України.
На виконання вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективність використання державних коштів», надаємо посилання на сторінку веб-сайту на якому розміщено обґрунтування технічних, кількісних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі https://www.borosvita.com.ua/.
Щодо тендерної документації складеної без врахування змін постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», а саме: не враховано зміни, внесені постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 р. № 1495 «Про внесення змін до особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», через часті перебої з електропостачанням в зв’язку з воєнними діями в країні та велике навантаження на початку року, не дало можливості уповноваженій особі Замовника вчасно вивчити такі зміни та внести їх до тендерної документації.
Щодо підтверджуючих документів про коливання ціни товару на ринку на підставі яких було укладено додаткову угоду №1 24.03.2023 надаємо наступну інформацію та документи.
13 березня 2023 року від Постачальника надійшов лист з проханням погодити зміну ціни за одиницю товару (капуста білокачанна пізніх сортів, морква пізніх сортів, цибуля ріпка) через значне збільшення ринкових цін на овочі та фрукти. На підтвердження коливання ціни вищезазначеного товару Постачальник надав експертний висновок №ЧК-68 від 13.03.2023 року, щодо середнього рівня цін станом на поточний період на товар, виданий Чернігівською регіональною Торгово-промисловою платою (копію додаємо).
Замовником було вивчено дані про коливання ціни на овочі та фрукти свіжі (капуста білокачанна пізніх сортів, морква пізніх сортів, цибуля ріпка) та керуючись статтею 41 Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами), підпунктом 2 пункту 19 Постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (зі змінами), було внесено зміни до Договору №8 від 26.01.2023 року шляхом укладання додаткової угоди №1 від 24.03.2023 року.