Оренда автомобільного транспорту, відповідно код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів

У межах проведення моніторингу процедури закупівлі К021-2015: 60180000-3 — Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів (інформація оприлюднена в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-12-20-007336-a), яку проведено КП "Центр поводження з тваринами" КМР (далі Замовник) відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» 26 січня 1993 року №2939-XII, частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» 25 грудня 2015 року № 922-VIII із змінами (далі Закон №922-VIII), із урахуванням «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі Особливості), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Східний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Держаудитслужби від 02.06.2016 №23, постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів) із наступних питань:

1. Просимо надати інформацію та відповідні документи на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмету закупівлі та розраховано його очікувану вартість.

2. Відповідно підпункту 1 пункту 1 розділу ІІІ. «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та таблиці 1 Додатку 1 до тендерної документації Замовником визначено, що учасник у складі тендерної пропозиції, для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям щодо документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору повинен надати Довідку на фірмовому бланку (у разі наявності таких бланків) в довільній формі за підписом керівника або уповноваженої особи учасника з інформацією (дата укладання договору, номер договору, найменування контрагента) про виконання аналогічного договору затверджена не раніше дати оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі (вказати дату довідки) та повинна мати інформацію про ступінь виконання договору. В якості документального підтвердження досвіду виконання аналогічного договору надати завірену Учасником копію двох аналогічних договорів та копію первинних документів щодо виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо).

Учасником процедури закупівлі ФОП "ШИДЛОВСЬКИЙ ВАДИМ ІГОРОВИЧ" у складі тендерної пропозиції надана Довідка від 26.12.2022 Вих. №18 про виконання аналогічних договорів де зазначено інформацію про ступінь виконання договору від 04.04.2022 №0404 укладеного з КП «Центр поводження з тваринами» КМР на суму 292 160,00 грн., а саме: «Виконаний у повному обсязі. Завершений».

Проте, учасником надано копії первинних документів щодо виконання договору (акти виконаних робіт від 04.11.2022 №04/11, від 18.11.2022 №18/11) на загальну суму 35 200,00 грн. (файл: Акти до договору №0404.pdf - 27 грудня 2022 22:13), чим не підтверджено виконання договору у повному обсязі, що призвело до невідповідності у документах що подані учасником подання яких передбачалося тендерною документацією.

Слід зазначити, що відповідно до інформації розміщеної на веб-сайтах електронної системи https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-03-22-000196-b та https://openbudget.gov.ua виконання договору від 04.04.2022 №0404 складає у загальній сумі 167 200,00 гривень.

Відповідно до пункту 40 Особливостей визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.

Просимо пояснити, чому Замовником не дотримано вимог пункту 40 Особливостей та не розміщено повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель ?

3. У підпункті 2 пункту 4 розділу VI. «Результати тендеру та укладання договору про закупівлю» тендерної документації Замовником передбачено погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення;

Пунктом 28 Особливостей визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. При цьому слід зазначити, що Замовником вид предмета закупівлі визначено як послуга.

Проте зазначена норма зміни істотних умов договору стосується товару, про що свідчить пункт 19 Особливостей.

З огляду на зазначене, відображення у тендерній документації вказаної вище зміни істотних умов договору не відповідає абзацу першому частини 3 статті 22 Закону №922 в частині включення до тендерної документації інформації не у відповідності до законодавства. Чому Замовником не дотримано норми абзацу першого частини 3 статті 22 Закону №922?

Пояснення необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту з питань, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження (інформацію, документи).

У межах проведення моніторингу процедури закупівлі за код ДК 021-2015: 60180000-3 — Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів (інформація оприлюднена в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-12-20-007336-a), яку проведено КП "Центр поводження з тваринами" КМР (далі Замовник) відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» 25 грудня 2015 року № 922-VIII із змінами (далі Закон), із урахуванням «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі Особливості), Замовник надає відповіді на наступні питанні надані органами Державної аудиторської служби України в ході проведення моніторингу:

Питання 1: «Просимо надати інформацію та відповідні документи на підставі яких вами здійснено обґрунтування розміру витрат, технічних та якісних характеристик предмету закупівлі та розраховано його очікувану вартість.»

Відповідь 1:

КП "Центр поводження з тваринами" КМР - є комунальним підприємством, створене відповідно до рішення Криворізької міської ради від 27.06.2017 р. № 1787 зі змінами від 25.07.2018 р. № 2885, основною діяльністю відповідно до Статуту підприємства є: регулювання кількості безпритульних тварин у м. Кривому Розі гуманними методами, а саме: біостерилізація, що включає тимчасове утримання собак на території Центру, відповідно до Програми поводження з безпритульними тваринами та регулювання їх чисельності в м. Кривому Розі на період 2020–2024 років, затвердженою Рішенням міської ради від 24.12.2019 №4357 (далі - Програма).

При виконанні Статутних завдань у 2022 році, з дотриманням норма чинного Законодавства, підприємство виконувало планові показники з відлову та стерилізації безпритульних тварин в кількості 2500 осіб, що реалізовувалось за рахунок двох одиниць власного автотранспорту і однієї одиниці орендованого автотранспорту.

Головним розпорядником бюджетних коштів – Департаментом розвитку інфраструктури міста Кривого Рогу плановий показних з відлову та стерилізації безпритульних тварин (собак) на 2023 рік встановлено в кількості 4000 особин (собак), що підтверджується витягом з паспорту бюджетної програми (додається). Для виконання даного планового показника було прийнято рішення, і погоджено з головним розпорядником бюджетних коштів, у залученні до відлову додаткових двох одиниць орендованого автотранспорту.

Саме такі вимоги, про залучення двох одиниць автотранспорту, наведені в Додатку 2 до Тендерної документації «Технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі «Оренда автомобільного транспорту, відповідно код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів»

Дані автомобілі задіяні саме для відлову і транспортування безпритульних тварин (собак) та ловців бездоглядних тварин (собак) в м. Кривому Розі на виконання Програми, а також для вчасної вакцинації безпритульних тварин (собак) для запобігання розповсюдження небезпечного інфекційного захворювання сказ.

Формування обсягу закупівлі наданих послуг ґрунтувалось на тому, що підприємство Замовника має 5ти денний робочий тиждень з 8ми годинним робочим днем (тобто 40а годинним робочим тижнем), на 2023 рік планувалось 251 робочий день, що становить 2008 робочих годин на одну одиницю автотранспорту, а відповідно на дві одиниці автотранспорту 4016 робочих годин на рік.

У зв’язку з тим, що на період дії воєнного стану, відповідно до Закону України № 2136 "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану", відмінено дію вихідних днів, на момент оголошення проведення процедури закупівлі в грудні 2022 року в межах запланованих коштів було прийнято рішення збільшити кількість обсягу закупівлі до 4020 робочих годин, для можливого проведення чергувань робочими екіпажами на урочистих заходах міста, що не забороняється Замовнику в межах діючого Законодавства.

Формування очікуваної вартості наданих послуг на етапі планування основних видатків Замовника на 2023 рік базувалось на результатах проведеного моніторингу цін та отриманих комерційних пропозицій від потенційних Постачальників, а саме:

ПАТ «ТЕРНИ-АВТО» - 303,00 грн/годину (додається)

ТОВ «ЕКОТРАНС-СЕРВІС» - 340,00 грн/годину ( додається)

ФОП Шидловський Вадим Ігорович - 305,00 грн/годину (додається)

Виходячи з розрахунків обсягу закупівлі і очікуваної вартості наданих послуг було заплановано придбання «Послуги оренди автотранспорту (2 одиниці) в кількості 4020 годин по 305,06 грн/годину, загальною очікуваною вартістю 1 226 365,92 грн.», що погоджено і затверджено головним розпорядником бюджетних коштів.

Відповідно до статті 4 Закону, в електронній системі закупівель Замовником було оприлюднено річний план закупівлі «Оренда автомобільного транспорту, відповідно код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів» і відповідно після цього оголошено про проведення процедури закупівлі – відкриті торги з особливостями на закупівлю послуг «Оренда автомобільного транспорту, відповідно код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів» в кількості 4020 годин на загальну очікувану суму 1 226 365,92 грн., ID: UA-2022-12-20-007336-a

В ході проведення процедури закупівлі єдиним учасником був ФОП Шидловський Вадим Ігоревич з пропозицією на суму 1 222 080,00 грн. відповідно до вимог Особливостей, відкриті торги відбуваються за участі одного учасника, який автоматично електронною системою закупівель виноситься на розгляд Замовнику. Уважно розглянувши документи Учасника, його було визнано переможцем та укладено договір надання послуг з дотриманням всіх норм чинного Законодавства.

Починаючи з 05.01.2023 р. ФОП Шидловський Вадим Ігоревич надає послуги з оренди автотранспорту в кількості дві одиниці вчасно та в повному обсязі, з дотриманням вимог технічного завдання, умов договору і норм чинного Законодавства.

Питання 2. «Відповідно підпункту 1 пункту 1 розділу ІІІ. «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та таблиці 1 Додатку 1 до тендерної документації Замовником визначено, що учасник у складі тендерної пропозиції, для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям щодо документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору повинен надати Довідку на фірмовому бланку (у разі наявності таких бланків) в довільній формі за підписом керівника або уповноваженої особи учасника з інформацією (дата укладання договору, номер договору, найменування контрагента) про виконання аналогічного договору затверджена не раніше дати оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі (вказати дату довідки) та повинна мати інформацію про ступінь виконання договору. В якості документального підтвердження досвіду виконання аналогічного договору надати завірену Учасником копію двох аналогічних договорів та копію первинних документів щодо виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо). Учасником процедури закупівлі ФОП "ШИДЛОВСЬКИЙ ВАДИМ ІГОРОВИЧ" у складі тендерної пропозиції надана Довідка від 26.12.2022 Вих. №18 про виконання аналогічних договорів де зазначено інформацію про ступінь виконання договору від 04.04.2022 №0404 укладеного з КП «Центр поводження з тваринами» КМР на суму 292 160,00 грн., а саме: «Виконаний у повному обсязі. Завершений». Проте, учасником надано копії первинних документів щодо виконання договору (акти виконаних робіт від 04.11.2022 №04/11, від 18.11.2022 №18/11) на загальну суму 35 200,00 грн. (файл: Акти до договору №0404.pdf - 27 грудня 2022 22:13), чим не підтверджено виконання договору у повному обсязі, що призвело до невідповідності у документах що подані учасником подання яких передбачалося тендерною документацією. Слід зазначити, що відповідно до інформації розміщеної на веб-сайтах електронної системи https://prozorro.gov.ua/tender/UA-2022-03-22-000196-b та https://openbudget.gov.ua виконання договору від 04.04.2022 №0404 складає у загальній сумі 167 200,00 гривень. Відповідно до пункту 40 Особливостей визначено, що якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель. Просимо пояснити, чому Замовником не дотримано вимог пункту 40 Особливостей та не розміщено повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель»

Відповідь 2: На виконання вимоги підпункту 1 пункту 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та таблиці 1 Додатку 1 до тендерної документації Замовником визначено, що учасник у складі тендерної пропозиції, для підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям щодо документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору повинен надати Довідку на фірмовому бланку (у разі наявності таких бланків) в довільній формі за підписом керівника або уповноваженої особи учасника з інформацією (дата укладання договору, номер договору, найменування контрагента) про виконання аналогічного договору затверджена не раніше дати оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі (вказати дату довідки) та повинна мати інформацію про ступінь виконання договору,

на що Учасником процедури закупівлі ФОП Шидловський Вадим Ігоревич в складі тендерної пропозиції надано довідку про виконання аналогічних договорів від 26.12.2022 р. № 18, в якій зазначено два аналогічні договори із замовником КП «Центр поводження з тваринами» КМР, в якій також зазначено, ступінь виконання обох укладених договорів «Виконаний в повному обсязі. Завершений»

На виконання вимоги підпункту 1 пункту 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та таблиці 1 Додатку 1 до тендерної документації Замовником визначено, що в якості документального підтвердження ДОСВІДУ виконання аналогічного договору надати завірену Учасником копію двох аналогічних договорів та копію первинних документів щодо виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо), Предметом аналогічного договору повинні бути «Оренда автотранспорту (транспортні послуги з автомобільних перевезень)» за код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів , згідно Додатку 2, наголошуємо, що надання ВСІХ підтвердних документів, щодо виконання ВСЬОГО обсягу аналогічного договору НЕ ВИМАГАЛОСЬ,

Учасником ФОП Шидловський Вадим Ігоревич в складі тендерної пропозиції надано копії договорів № 2409 від 24.09.2021 р. та № 0404 від 04.04.2022 р., та копії актів надання послуг № 1-10/07 від 07.10.2021 р., № 2-10/21 від 21.10.2021 р., № 3-11/04 від 04.11.2021 р., № 4-11/18 від 18.11.2021 р., № 5-12/07, № 04/11 від 04.11.2022 р., № 18/11 від 18.11.2022 р.

Оскільки Замовником в тендерній документації вказано, що саме на підтвердження досвіду виконання аналогічного договору надати завірену Учасником копію двох аналогічних договорів та конкретно не зазначено, про необхідність надати копію ВСІХ первинних документів щодо виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо) щодо надання всього обсягу послуг, тому при розгляді документів Учасника у Замовника не виникло необхідності розміщення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель відповідно до пункту 40 Особливостей.

Надані первинні документи щодо досвіду виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо) є документальним підтвердженням для Замовника фактичної спроможності Учасника виконати роботи по договору відповідною якістю та в терміни, передбачені предметом закупівлі.

З наведеного слідує, що при формуванні тендерної документації Замовник скористався своїм правом щодо самостійного визначення поняття «аналогічних договорів» та обсягу копій первинних документів щодо виконання договору (видаткові накладні, акти приймання-передачі виконаних робіт тощо з дотриманням вимог та принципів Закону України «Про публічні закупівлі».

Тому надані Учасником документи в складі тендерної пропозиції цілком відповідають вимогам Замовника, наведеними в тендерній документації.

Питання 3. «У підпункті 2 пункту 4 розділу VI. «Результати тендеру та укладання договору про закупівлю» тендерної документації Замовником передбачено погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення; Пунктом 28 Особливостей визначено, що тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. При цьому слід зазначити, що Замовником вид предмета закупівлі визначено як послуга. Проте зазначена норма зміни істотних умов договору стосується товару, про що свідчить пункт 19 Особливостей. З огляду на зазначене, відображення у тендерній документації вказаної вище зміни істотних умов договору не відповідає абзацу першому частини 3 статті 22 Закону №922 в частині включення до тендерної документації інформації не у відповідності до законодавства. Чому Замовником не дотримано норми абзацу першого частини 3 статті 22 Закону №922?»

Відповідь 3:

Дійсно у підпункті 2 пункту 4 розділу VI. тендерної документації на закупівлю: Оренда автомобільного транспорту, відповідно код ДК 021:2015 - 60180000-3 – Прокат вантажних транспортних засобів із водієм для перевезення товарів визначено «Результати тендеру та укладання договору про закупівлю» тендерної документації Замовником передбачено погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі про закупівлю у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору про закупівлю або останнього внесення змін до договору про закупівлю в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання та не повинна призвести до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю на момент його укладення.

З цього приводу Замовник хоче зауважити, що Закон України “Про публічні закупівлі” (далі – Закон) визначає правові та економічні засади здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб держави, територіальних громад та об’єднаних територіальних громад.

Згідно з пунктом 31 частини першої статті 1 Закону тендерна документація – документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель.

Тендерна документація Замовника була розроблена з урахуванням наказу Мінекономрозвитку від 13.04.2016 № 680 “Про затвердження примірної тендерної документації” затверджено Примірну тендерну документацію для процедури закупівлі − відкриті торги. Примірна тендерна документація містить, зокрема обов’язкову інформацію, визначену статтею 22 Закону, яка оформлюється у вигляді таблиці, що складається з трьох граф та подається замовником окремим файлом та інформацію, що формується замовником шляхом заповнення окремих полів електронних форм електронної системи закупівель і додатки, що завантажуються до електронної системи закупівель окремими файлами. При цьому зміст кожного розділу Примірної тендерної документації визначається замовником.

Крім того пунктом 8 частини 2 статті 22 Закону передбачено, що у тендерній документації зазначаються такі відомості, як проект договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Замовником сформована тендерна документація на основі примірної тендерної документації відповідно до норм Закону з урахуванням Особливостей, а пункт 4 розділу VI тендерної документації формувався шляхом копіювання норм Закону, і Замовником не надано суттєвого значення щодо підпункту 2, а саме зміни ціни за одиницю товару, що немає відношення до даного виду закупівлі, а саме «послуги». Крім того слід зазначити, що вказана Замовником інформація викладена в рамках пункту 8 частини 2 статті 22 і не являється іншою інформацією в розумінні абзаці 1 частини 3 статті 22 Закону

Враховуючи той факт, що Законом не передбачено коливання ціни на послуги, це немає суттєвого значення до виконання договору і не є підставою для відміни закупівлі.

Тому вважаємо, що в цьому випадку дане включення підпункту 2 до істотних умов можливо віднести до формальних (несуттєвих) помилок, що не вплинуло ні на проведення торгів, ні на заключення договору та не впливає на його виконання, та не могло стати підставою відхилення тендерних пропозицій.

Законом чи іншими нормативно-правовими актами не визначено механізм виправлення технічних(механічних) помилок, допущених Замовником при заповненні форм документів публічних закупівель

Таким чином вважаємо, що Замовником дотримано основних норм чинного Законодавства, в тому числі Закону “Про публічні закупівлі” з урахуванням Особливостей

Підсумовуючи все вищевикладене Замовник наголошує, що на момент розгляду тендерної пропозиції та укладання договору з переможцем процедури закупівлі, не було виявлено підстав для відхилення тендерної пропозиції чи відміни закупівлі, також не виявлено недостовірності інформації, що є суттєвою під час визначення результатів відкритих торгів з особливостями.

Разом з тим, уповноважена особа вважає, що надана Східним офісом Держаудитслужби інформація не є суттєвою під час визначення результатів відкритих торгів для Замовника, не призводить до спотворення процедури закупівлі та не впливає на вартість тендерної пропозиції /суми договору.