Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства встановлено порушення вимоги пункту 3 частини другої статті 22 Закону, абзаців першого та сьомого пункту 28 Особливостей №1178.
За результатами аналізу питання щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, розгляду тендерних пропозицій; своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю – порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та з огляду на відсутність механізму їх усунення, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Південного офісу Держаудитслужби в Херсонській зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 29 березня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та Особливостям здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 (далі – Особливості №1178); розгляду тендерних пропозицій; укладання договору про закупівлю та його оприлюднення; своєчасності надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального підприємства «Херсонський комунальний транспортний сервіс» Херсонської міської ради (далі – Замовник) на 2023 рік; оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 27.02.2023; тендерну пропозицію ТОВ «ОККО-ПОСТАЧ»»; повідомлення про намір укласти договір від 13.03.2023; договір про закупівлю товарів від 20.03.2023 №41ТЛБЗ-13097/23; пояснення Замовника, отримані через електронну систему закупівель від 23.03.2023.
Відповідно до норм частини 3-7 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» закону (в редакції Закону №2526-ІХ від 16.08.2022) установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених цим Законом, визначаються Кабінетом Міністрів України із забезпеченням захищеності таких замовників від воєнних загроз.
Так, постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 №1178 затверджено «Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Особливості №1178). Відповідно до норм пункту 28 Особливостей №1178, тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей. Враховуючи вимоги пункту 31 частини першої статті 1 Закону, тендерна документація розробляється та затверджується замовником і повинна містити перелік складових, визначених частиною другою статті 22 Закону, зокрема інформацію про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію.
Частиною першою статті 23 Закону встановлено, що технічна специфікація повинна містити опис усіх необхідних характеристик товарів, робіт або послуг, що закуповуються, у тому числі їх технічні, функціональні та якісні характеристики. Таким чином, Законом визначено імперативну вимогу до Замовника зазначити в тендерній документації всю необхідну технічну, якісну та кількісну інформацію по предмету закупівлі.
Разом з цим, за результатами проведеного моніторингу установлено, що Замовником у Додатку №4 до тендерної документації при визначенні технічних та якісних характеристик предмету закупівлі (бензин А-95 – 500 л, дизельне паливо – 37585 л) зазначено лише, що бензин А-95 та дизельне паливо повинно відповідати Державним стандартам України ДСТУ 7687:2015 та ДСТУ 7688:2015 відповідно.
Іншої інформації щодо технічних та якісних характеристик предмету закупівлі Замовником у тендерній документації не зазначено.
При цьому, постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 №927 (далі – Технічний регламент), затверджені вимоги до автомобільних бензинів, дизельного, суднових та котельних палив. Так, позначення автомобільного бензину повинно включати назву і марку бензину та містить такі групи знаків, розташовані у визначеній послідовності через дефіс: перша група – літера А, позначення бензину для автомобільних двигунів з примусовим/іскровим запалюванням; друга група – цифрове позначення октанового числа автомобільного бензину (80, 92, 95, 98) за дослідним методом; третя група – символи екологічного класу: Євро3, Євро4, Євро5; четверта група – символ визначення вмісту біоетанолу: Е5, Е7, Е10.
Позначення дизельного палива включає такі групи знаків, розташовані у визначеній послідовності через дефіс: перша група – літери ДП, позначення дизельного палива для автомобільних дизельних двигунів; друга група – літерне позначення кліматичного періоду: Л (літнє), З (зимове), Арк (арктичне); третя група – символи екологічного класу: Євро3, Євро4, Євро5; четверта група – символ визначення вмісту метилових/етилових естерів жирних кислот: В0 (за їх відсутності), В5, В7. Також, вищевказане позначення палив встановлено у п.3.4 ДСТУ 7687:2015 (Бензини автомобільні євро) та п.3.3 ДСТУ 7688:2015 (Паливо дизельне євро).
Таким чином, не зазначивши в тендерній документації повну інформацію про детальний опис товарів, що закуповуються та їх технічні та якісні характеристики або умовні позначення відповідно до технічного регламенту, а саме: відносно автомобільного бензину, щодо екологічного класу та вмісту біоетанолу, відносно дизельного палива, щодо кліматичного періоду та екологічного класу Замовником не додержано вимоги пункту 3 частини другої статті 22 Закону, чим порушено абзац перший пункту 28 Особливостей №1178.
Також, відповідно до вимог абзацу сьомого пункту 28 Особливостей Замовник зобов’язаний у тендерній документації зазначити один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону.
Згідно з вимогами Додатку 2 до тендерної документації: «* Під аналогічним за предметом закупівлі договором слід розуміти договір, який був укладений учасником та виконаний в повному обсязі / або який виконується на даний час, предметом якого було поставка черевиків зимових повсякденних робочих.».
Роз’ясненням Замовника у примітках до пункту 1 Додатку 2 до тендерної документації «аналогічний предмет закупівлі» згідно з ДК 021:2015 має код 18810000-0 - Взуття різне, крім спортивного та захисного.
При цьому, згідно з оголошенням про проведення процедури предметом закупівлі є ДК 021:2015: 09130000-9 — Нафта і дистиляти.
Визначення Замовником у складі тендерної пропозиції черевиків зимових повсякденних робочих (ДК 021:2015: 18810000-0 - Взуття різне, крім спортивного та захисного) аналогічним предметом закупівлі для придбання палива (ДК 021:2015: 09130000-9 — Нафта і дистиляти) не відповідає вимогам абзацу сьомого пункту 28 Особливостей №1178.
На запит органу державного фінансового контролю від 22.03.2023 щодо причин визначення у Додатку 2 до тендерної документації аналогічного за предметом закупівлі договору, предметом якого було поставка черевиків зимових повсякденних робочих, Замовник надав відповідь 23.03.2023, про те, що уповноваженою особою під час проведення закупівлі виявлено технічну (механічну, формальну) помилку, допущену при внесенні інформації про закупівлю, фраза (черевиків зимових повсякденних робочих) зайва та яка не призвела до невірного трактування та складання і подання Учасником тендерної пропозиції. Також, уповноваженою особою стосовно технічної (механічної, формальної ) описки зафіксовано протокольне Рішення №3 від 13.03.2023.
Разом з цим, Замовник у відповіді від 23.03.2023 на запит органу державного фінансового контролю протокольне Рішення №3 від 13.03.2023 не надав, тобто документально не підтвердив об’єктивні обставини виявлення технічної (механічної, формальної) помилки допущеної при внесенні інформації про закупівлю та віднесення фрази (черевиків зимових повсякденних робочих) як зайвої.
Таким чином, надані пояснення Замовника від 23.03.2023 на запит органу державного фінансового контролю від 22.03.2023 щодо причин визначення у Додатку 2 до тендерної документації аналогічного за предметом закупівлі договору придбання черевиків зимових повсякденних робочих не підтверджує факт відсутності або усунення порушення у зв’язку з наступним.
Разом з цим, відповідно до пункту 19 частини другої статті 22 Закону, формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов’язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 15.04.2020 № 710 (далі – Наказ №710) затверджено вичерпний Перелік формальних помилок при проведенні процедур закупівлі.
Встановлення у тендерній документації вимог щодо документально підтвердження учасниками наявності досвіду виконання аналогічного договору за предметом закупівлі, який не відповідає предмету закупівлі самої процедури закупівлі, не входить до переліку формальних помилок затверджених Наказом №710.
Крім того, Замовник не скористався правом щодо внесення змін до тендерної документації для усунення порушення у порядку, встановленому вимогами абзацом третім пункту 51 Особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 02.04.2023
К П «ХЕРСОНСЬКИЙ КОМУНАЛЬНИЙ ТРАНСПОРТНИЙ СЕРВІС» надає інформацію на висновок про результати моніторингу процедури закупівлі ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо) за ID: UA-2023-03-01-012581-a.
Здійснені заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, а саме з уповноваженою особою проведено роз'яснювальну роботу, акцентовано увагу на беззаперечне дотримання вимог чинного законодавства . Для єфективності та повноти виконання поставлених задач Замовником у сфері здійснення публічних закупівель та відповідність вимогами чинного законодавства К П «ХЕРСОНСЬКИЙ КОМУНАЛЬНИЙ ТРАНСПОРТНИЙ СЕРВІС» Наказом № 1 від 29 березня 2023 року створив робочу групу з питань супроводу закупівель , яка має дорадчий характер і буде брати участь у плануванні , підготовці тендерної документації , вимог до предмета закупівлі та розгляд тендерних пропозицій на відповідність технічним вимогам, про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби - плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі).
Лист Херсонської Міської Ради Департаменту міського господарства вих №244 від 31.03.2023 р. щодо заходів додається
Запити й пояснення
22.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
Відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Управлінням Південного офісу Держаудитслужби в Херсонській області моніторингу закупівлі ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо) за ID: UA-2023-03-01-012581-a, яка проводиться КОМУНАЛЬНИМ ПІДПРИЄМСТВОМ «ХЕРСОНСЬКИЙ КОМУНАЛЬНИЙ ТРАНСПОРТНИЙ СЕРВІС» ХЕРСОНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі – Замовник), постала потреба в отриманні пояснень (інформації) із таких питань:
1. Поясніть, чому при закупівлі товару за кодом ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо), в Додатку 2 до тендерної документації, вимагається документальне підтвердження досвіду виконання аналогічного* за предметом закупівлі договору, де вказуєте «*Під аналогічним за предметом закупівлі договором слід розуміти договір, який був укладений учасником та виконаний в повному обсязі / або який виконується на даний час, предметом якого було поставка черевиків зимових повсякденних робочих.»?
2. Поясніть, чому не відхилено учасника процедури закупівель ТОВ «ОККО-ПОСТАЧ», відповідно до підпунктів 4.4. та 4.9. пункту 4 Додатку 4 до тендерної документації у зв’язку з ненаданням документального підтвердження у пропозиції єдиних зразків талонів номіналом 15 літрів та інформацію про вказаний номінал талонів?
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
23.03.2023 · Замовник: ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо)
Відповідь на запит
Держаудитслужби України від 22.03.2023( 16:40) про надання пояснень, відповідно до частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Управлінням Південного офісу Держаудитслужби в Херсонській області моніторингу закупівлі ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо) за ID: UA-2023-03-01-012581-a, яка проводиться КОМУНАЛЬНИМ ПІДПРИЄМСТВОМ «ХЕРСОНСЬКИЙ КОМУНАЛЬНИЙ ТРАНСПОРТНИЙ СЕРВІС» ХЕРСОНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ (далі – Замовник),
Надаємо пояснення (інформацію) із питань:
1. По першому питанню :
"... чому при закупівлі товару за кодом ДК 021:2015 – 09130000-9 «Нафта і дистиляти» (Бензин А-95, Дизельне паливо), в Додатку 2 до тендерної документації, вимагається документальне підтвердження досвіду виконання аналогічного* за предметом закупівлі договору, де вказуєте «*Під аналогічним за предметом закупівлі договором слід розуміти договір, який був укладений учасником та виконаний в повному обсязі / або який виконується на даний час, предметом якого було поставка черевиків зимових повсякденних робочих."
Уповноваженою особою під час проведення закупівлі за ідентифікатором № UA-2023-03-01-012581-a щодо закупівлі було виявлено технічну (механічну, формальну ) помилку , допущену при внесенні інформації про закупівлю, а саме :
в Додатку 2 до тендерної документації в ссилці під таблицею для надання Учасником Довідки у довільній формі про наявність укладених аналогічних* договорів (один або декілька) прописано: " * Під аналогічним за предметом закупівлі договором слід розуміти договір, який був укладений учасником та виконаний в повному обсязі / або який виконується на даний час, предметом якого було поставка черевиків зимових повсякденних робочих."
Описка в ссилці - технічна (механічна, формальна ), а фраза (черевиків зимових повсякденних робочих) зайва , яка не призвела до невірного трактування та складання і поданя Учасником у складі Тендерної пропозиції Інформаційної Довідки (Вих.№2023/10/01 від 06.03.2023 р. Інформаційна довідка про досвід виконання аналогічних договорів ) у довільній формі про наявність укладених анологічних договорів Учасником та копії договору і інших документів.
Уповноваженою Особою стосовно технічної (механічної, формальної ) описки зафіксовано Протокольне Рішення №3 від 13.03.2023 р.
2. По другому питанню
Стосовно того,"... чому не відхилено учасника процедури закупівель ТОВ «ОККО-ПОСТАЧ», відповідно до підпунктів 4.4. та 4.9. пункту 4 Додатку 4 до тендерної документації у зв’язку з ненаданням документального підтвердження у пропозиції єдиних зразків талонів номіналом 15 літрів та інформацію про вказаний номінал талонів?"
Вимогу щодо надання Тендерної пропозиції , яка відповідає вимогам Тендерної документації Учасник виконав , відповідно погодився і тим самим на підтвердження надав підписаний і скріплений печаткою Додаток 4 до документації Вих.№ 2020/11 від 06.03.2023 , тому підстави для відхилення пропозиції відсутні.
Учасник підтвердив, що має зразки талонів та у разі виконання умов договору надасть Замовнику талони в номіналах.
Відповідно до поданої Учасником у складі Тендерної Пропозиції Додаток 4 до документації Інформація про технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі: Паливно-мастильні матеріали (Бензин А-95, Дизельне паливо), згідно з ДК 021:2015: 09130000-9 «Нафта і дистиляти» ТОВ «ОККО-ПОСТАЧ» підтвердило , що «..у разі укладання Договору із Замовником про поставку Товару згодні та підтверджуємо свою можливість і готовність виконувати усі Технічні вимоги Замовника, зазначені у цій тендерній документації.
Перелік необхідних технічних характеристик, яким повинна відповідати пропозиція Учасника постачання палива за бланками дозволами (талонами)...
...4.4. Учасник повинен мати єдині зразки талонів з можливістю заправки по усіх запропонованих АЗС (зразки надаються Учасником у складі документів (інформації) згідно з Додатком 3 проекту Договору про закупівлю Товару цього Оголошення).
...4.9. Поставку здійснювати; талонами номіналом 10 літрів в кількості 50% , 15 літрів в кількості 10 % від заявленої кількості, а номіналом 20 літрів в кількості 40%...»
По суті другого питання Додатку 4 п.4.4 та п. 4.9, Тендерна пропозиція Учасника повністю відповідає вимогам встановленим Тендерною документацією Замовника, а саме:
підпункт 4.4."… Учасник повинен мати єдині зразки талонів з можливістю заправки по усіх запропонованих АЗС (зразки надаються Учасником у складі документів (інформації) згідно з Додатком 3 проекту Договору про закупівлю Товару цього Оголошення)…"
Учасник надав зразки талонів в Додатку 3 проекту Договору , чим підтвердив , що він має такі зразки. Надання зразків всіх номіналів талонів цим підпунктом не передбачено.
Відповідно до Наказу МІНІСТЕРСТВО ПАЛИВА ТА ЕНЕРГЕТИКИ УКРАЇНИ, МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ, МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ,ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ТЕХНІЧНОГО РЕГУЛЮВАННЯ ТА СПОЖИВЧОЇ ПОЛІТИКИ від 20.05.2008 N 281/171/578/155 Про затвердження Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України є затверджені нормативні поняття, а саме :
1.Відповідно до п. 3 «…Талон - спеціальний талон, придбаний за умовами та відпускною ціною обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки, які позначені на ньому…»;
2.Відповідно до п.10.3.3 Відпуск нафтопродуктів за талонами.пп.10.3.3.1 «…Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. При цьому необхідними елементами змісту талона є його серійний та порядковий номери…».
Підтвердження щодо інформації про номінали в талонах (в т. ч. 15 літрів) передбачено тільки в момент поставки товару, а саме :
підпунктом 4.9."… Поставку здійснювати; талонами номіналом 10 літрів в кількості 50% ,15 літрів в кількості 10 % від заявленої кількості, а номіналом 20 літрів в кількості 40%...
Зважаючи на вищевикладене , просимо уважно розглянути пояснення, прийняти неупереджене правильне рішення , оскільки Замовником виконані всі вимоги чинного законодавства. КОМУНАЛЬНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ХЕРСОНСЬКИЙ КОМУНАЛЬНИЙ ТРАНСПОРТНИЙ СЕРВІС» ХЕРСОНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ повинно своєчасно виконувати покладені на нього функції . Згідно зі ст.5 Закону, одним з основних принципів здійснення публічних закупівель є ефективність. Для замовника, як правило, порівняно з якістю, дуже важливим є терміновість проведення конкретної закупівлі, аби якомога швидше закупити необхідні товар та забезпечити потреби держави та територіальної громади м.Херсон в такий складний для держави та міста воєнний час.