Висновок
За результатами аналізу питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення абзацу 1 пункту 40 Постанови № 1178. За результатами аналізу своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю встановлено порушення пункту 5 статті 8 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення абзацу 4 пункту 51 Постанови № 1178.
За результатами аналізу питання відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону та Постанові № 1178 встановлено порушення пункту 28 Постанови № 1178 та пункту 17 частини другої статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення абзацу 1 пункту 40 Постанови № 1178.
За результатами аналізу своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю встановлено порушення пункту 5 статті 8 Закону.
За результатами аналізу питань: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; внесення змін до тендерної документації; своєчасності укладання договору про закупівлю; відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця; дотримання вимог Постанови № 710 в частині оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області зобов’язує здійснити заходи, направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 21 березня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі; відображення закупівлі у річному плані; оприлюднення інформації про закупівлю; відповідності вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі − Закон) та Постанові Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування» (далі – Постанова № 1178); внесення змін до тендерної документації; дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника; своєчасності укладання договору про закупівлю; відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця; своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю; дотримання вимог Постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами) (далі – Постанова № 710) в частині оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Відділу освіти Новосанжарської селищної ради Полтавської області (далі – замовник) на 2023 рік; оголошення про проведення відкритих торгів UA-2023-02-07-003561-a; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 № 16, оприлюднену 07 лютого 2023 року; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 № 16, оприлюднену 08 лютого 2023 року о 10:20; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 № 16 (зі змінами), оприлюднену 08 лютого 2023 о 10:30; тендерну пропозицію ТОВ «ФУДГРАНД»; протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 15.012.2023 № 20; повідомлення про намір укласти договір про закупівлю UA-2023-02-07-003561-a; договір про закупівлю від 23 лютого 2023 року № 59, укладений з ТОВ «ФУДГРАНД» на суму 197 904,50 грн (без ПДВ); відповідь замовника на запит органу державного фінансового контролю, оприлюднену в електронній системі закупівель 09.03. 2023.
Моніторингом питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення чинного законодавства.
Замовником в порушення абзацу четвертого пункту 51 Постанови №1178 не оприлюднено перелік змін до тендерної документації.
Так, згідно вищевказаної норми Постанови № 1178 «Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у вигляді нової редакції тендерної документації додатково до початкової редакції тендерної документації. Замовник разом із змінами до тендерної документації в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення».
Замовником в електронній системі закупівель оприлюднено тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 №16, оприлюднену 07 лютого 2023 року; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 № 16, оприлюднену 08 лютого 2023 року о 10:20; тендерну документацію, затверджену рішенням уповноваженої особи від 07.02.2023 № 16 (зі змінами: на титульній сторінці; в Розділі 4. «Подання та розкриття тендерної пропозиції», в Розділі 5: «Оцінка тендерної пропозиції»; в Додатку 3 «Інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі (технічне завдання)»), оприлюднену 08 лютого 2023 о 10:30.
При цьому, замовник не оприлюднив перелік змін до тендерної документації окремим файлом в електронній системі закупівель, чим порушив абзац 4 пункту 51 Постанови №1178.
Моніторингом питання відповідності тендерної документації вимогам Закону та Постанови № 1178 встановлено порушення чинного законодавства.
Замовник в порушення пункту 28 Постанови № 1178 та пункту 17 частини другої статті 22 Закону не зазначив посаду та електронну адресу однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками.
Так, відповідно до пункту 28 Постанови № 1178 (особливості) тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
Разом з цим, відповідно до пункту 17 частини другої статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості: прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками, що не забезпечено замовником.
Моніторингом питання дотримання замовником вимог Закону та Постанови № 1178 під час розгляду тендерної пропозиції учасника встановлено порушення чинного законодавства.
Замовником в тендерній документації (Додаток 1 до тендерної документації) зазначено: «Надати в пропозиції гарантійний лист щодо погодження із наданням у строк, що не перевищує 4 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, документів, визначених тендерною документацією для подання переможцем закупівлі».
Вище зазначений документ учасником ТОВ «ФУДГРАНД» у складі тендерної пропозиції не наданий, про що свідчить електронна система закупівель.
Також моніторингом установлено, що замовником в тендерній документації (Розділ II Додатку 3 до тендерної документації) зазначено: «для підтвердження відповідності вимогам учасник повинен надати в складі пропозиції: копію декларації виробника (або посвідчення про якість) на всі найменування товару, що планується для постачання».
Крім цього, в тендерній документації (п. 7 Розділу 1. «Загальні положення» тендерної документації) зазначено: «Тендерна пропозиція та всі документи, які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї, складаються українською мовою. Документи або копії документів (які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї), які надаються Учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою».
При цьому, в складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «ФУДГРАНД» подано сертифікат якості на номенклатурну позицію «ізюм» складений російською мовою. Документ з перекладом на українську мову вказаного сертифікату учасником в електронну систему закупівель не завантажений, чим порушено вказані вимоги тендерної документації.
Відповідно до абзацу 1 пункту 40 Постанови № 1178 якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником, він розміщує повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
З метою підтвердження або спростування порушення в ході моніторингу органом державного фінансового контролю через електронну систему закупівель 14.03.2023 надано запит замовнику щодо причин не надання ним учаснику повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель при допущених учасником невідповідностях.
Замовником 20.03.2023 в електронній системі закупівель було надано відповідь на запит, яка не свідчить про відсутність порушень з даного питання. Зокрема, замовником зазначено, що: «гарантійний лист вимагався від ТОВ Фудгранд, при цьому вимагалося виправлення помилок щодо деяких пунктів документації, (розмова про що була телефонним зв'язком)».
З урахуванням викладеного, замовником на порушення абзацу 1 пункту 40 Постанови № 1178 не надано учаснику повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Натомість замовник оголосив учасника ТОВ «ФУДГРАНД» переможцем і підписав з ним договір про закупівлю від 23 лютого 2023 року № 59 на суму 197 904,50 грн (без ПДВ).
Моніторингом питання своєчасності надання відповіді на запити органу державного фінансового контролю встановлено порушення чинного законодавства.
Так, згідно пункту 5 статті 8 Закону замовник має надати відповідь протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту через електронну систему закупівель.
В той же час, замовником надано відповідь на четвертий робочий день з дня оприлюднення запиту, чим порушено пункт 23 Постанови № 1178 та пункт 5 статті 8 Закону в частині недотримання строку надання відповіді.
Запити й пояснення
07.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету Оброблені фрукти та овочі. Очікуваною вартістю 197 910,00 гривень (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2023-02-07-003561-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів із такого питання:
1. Яким чином забезпечено виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами) пункту 4-1 в частині оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі шляхом розміщення на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки) протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення конкурентної процедури закупівель?
Інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
09.03.2023 · Замовник: Відповідь на звернення щодо порушення закупівлі UA-2023-02-07-003561-a
На виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами) відділом освіти Новосанжарської селищної ради усунуто порушення, виявлені в результаті моніторингу Управління північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області. Документи, опубліковані на сайті Замовника (розпорядника бюджетних коштів), додаються. Особа, винна в вищевказаному порушенні, притягнута до відповідальності та попереджена про недопущення подібних проступків в майбутньому.
14.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
В ході проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету «Оброблені фрукти та овочі», очікуваною вартістю 197 910,00 гривень (інформацію опубліковано в інформаційно-телекомунікаційній системі закупівель Prozorro за номером ID: UA-2023-02-07-003561-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Управління Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області, затвердженого наказом Північно-східного офісу Держаудитслужби від 25.08.2016 № 2, постала потреба в отриманні інформації та підтверджуючих документів із такого питання:
В тендерній документації (пункт 7 «Інформація про мову (мови), якою (якими) повинно бути складено тендерні пропозиції» Розділ 1. «Загальні положення») зазначено: «Тендерна пропозиція та всі документи, які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї, складаються українською мовою. Документи або копії документів (які передбачені вимогами тендерної документації та додатками до неї), які надаються Учасником у складі тендерної пропозиції, викладені іншими мовами, повинні надаватися разом із їх автентичним перекладом українською мовою.
В складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «ФУДГРАНД» на вимогу замовника (п. 2 Розділ ІІ Додаток 3) тендерної документації подано сертифікат якості на номенклатурну позицію «ізюм» складений російською мовою. Документ з перекладом на українську мову вказаного сертифікату учасником в електронну систему закупівель не завантажений, чим порушено вказані вимоги тендерної документації.
Також в Додатку 1 до тендерної документації замовником вимагалося «надати в пропозиції гарантійний лист щодо погодження із наданням у строк, що не перевищує 4 днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, документів, визначених тендерною документацією для подання переможцем закупівлі».
Вищезгаданий гарантійний лист відсутній в тендерній пропозиції ТОВ «ФУДГРАНД», чим порушено вказані вимоги тендерної документації.
Чому не було надано замовнику повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель?
Інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
20.03.2023 · Замовник: Надання пояснень по моніторингу Північно-східного офісу Держаудитслужби в Полтавській області
Відділ освіти Новосанжарської селищної ради проводить закупівлі відповідно до чинного законодавства України та нормативно-правових актів, що регулюють ту чи іншу сфери закупівель. При здійсненні процедури відділ освіти, як замовник чітко усвідомлює всю відповідальність порушень профільних НПА і тому надає наступні пояснення щодо виявлених порушень: гарантійний лист вимагався від ТОВ Фудгранд, при цьому вимагалося виправлення помилок щодо деяких пунктів документації, але Фудгранд лише пообіцяли внести зміни до документації в комплексі (розмова про що була телефонним зв'язком), але нічого не відбулося. Натомість від їхнього менеджера, який не представився надійшов телефонний дзвінок з вимогою приймати всі умови, інакше вони будуть оспорювати наше рішення, при цьому Замовник враховував ситуацію з терміновим початком харчування. Відповідно до Положення про відділ освіти перевірку документації Учасника в процедурах закупівель здійснює Уповноважена особа (Дашко О.К.) та юрисконсульт (Лисенко О.І.), який відмовляється надавати будь-які пояснення з даного питання, адже всю відповідальність з перевірки документації словесно було в повному обсязі покладено на Уповноважену особу. До цього ще додаю перебої з електропостачанням, нехай і не масштабні, але мали місце. Я, як Уповноважена особа та винна особа, несу відповідальність: мене буде звільнено за порушення законодавства у сфері закупівель.
22.03.2023 · Замовник: Надання пояснень та копій документів про притягнення до дисциплінарної відповідальності
Доброго дня. Відділ освіти повідомляє, що правопорушення вчинене службовими особами відділу мало місце до проведення моніторингу і дисциплінарне стягнення у вигляді догани службовцю Дашко Олегу Костянтиновичу винесено за результатами перевірок та висновкуів монторингів.