Висновок
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 12 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання відповідності вимог ТД вимогам Закону встановлено порушення вимог частини третьої статті 17 та пункту 2 частини другої статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції встановлено порушення вимог абзаців 2 та 3 пункту 1 частини першої статті 31 Закону.
За результатами аналізу питання визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснення щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, яке є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Південний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 10 березня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації (далі – ТД) вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснення щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, яке є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Одеського науково-дослідного інституту судових експертиз Міністерства юстиції України (далі – Замовник) на 2021 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, ТД, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 15.11.2021, тендерну пропозицію учасника товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» (далі – ТОВ «ЕМСС»), протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою Замовника від 02.12.2021, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, оприлюднене в електронній системі закупівель 02.12.2021, договір про закупівлю товарів за державні кошти від 15.12.2021 № 91-21 (далі – Договір), звіт про виконання договору про закупівлю, оприлюднений в електронній системі закупівель 06.03.2023, пояснення та інформацію, отримані 06.03.2023 та 08.03.2023 через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено наступне.
За результатами проведення відкритих торгів за вищезазначеним предметом закупівлі Замовником укладено з ТОВ «ЕМСС» Договір на загальну суму 2 084 346,00 грн з ПДВ.
Відповідно до пункту 11.1 Договору зазначено, що цей Договір вважається укладеним з моменту його підписання сторонами та діє до 31.12.2021, але в будь-якому разі до повного виконання сторонами своїх зобов’язань за цим Договором.
Також, в пояснені Замовника, наданого на запит Південного офісу Держаудитслужби, зазначено, що виконання Договору в частині грошових зобов’язань відбулося 29.12.2021.
Відповідно до пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
Отже, відповідно до вимог Закону та з урахуванням останньої оплати за Договором, яка була здійснена 29.12.2021, кінцевим терміном оприлюднення звіту про виконання Договору є 01.02.2022, тобто 20 робочий день з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
Проте, станом на момент прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі (28.02.2023) в електронній системі закупівель була відсутня інформація щодо оприлюдненого звіту про виконання Договору. На запит Південного офісу Держаудитслужби від 01.03.2023 про надання пояснень стосовно зазначеного питання, Замовник 06.03.2023 надав пояснення, що Договір виконано у повному обсязі та оприлюднив 06.03.2023 звіт про виконання договору про закупівлю.
Враховуючи вищевикладене, на порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовником не оприлюднено в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
За результатами аналізу питання відповідності вимог ТД вимогам Закону встановлено наступне.
Відповідно до пункту 2 частини другої статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості: один або декілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 цього Закону, підстави, встановлені статтею 17 цього Закону, та інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність підставам, встановленим статтею 17 цього Закону, у разі якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом «Про доступ до публічної інформації», та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.
Відповідно до частини третьої статті 17 Закону учасник процедури закупівлі в електронній системі закупівель під час подання тендерної пропозиції підтверджує відсутність підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті. Спосіб документального підтвердження згідно із законодавством щодо відсутності підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті, визначається замовником для надання таких документів лише переможцем процедури закупівлі через електронну систему закупівель.
Так, на порушення вимог частини третьої статті 17 та пункту 2 частини другої статті 22 Закону Замовником у ТД не визначено спосіб документального підтвердження переможцем процедури закупівлі відсутності підстави, передбаченої частиною другою статті 17 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції встановлено наступне.
У підпункті г) пункту 5 Розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД Замовник визначив, що учасник у складі тендерної пропозиції повинен надати авторизаційний лист від виробника запропонованого в тендерній пропозиції обладнання, що є предметом закупівлі (у разі якщо товар не виробляється на території України, листом авторизації від офіційного представника або філії виробника в Україні, (інформація щодо представництва документально підтверджується у складі тендерної пропозиції офіційним документом від виробника обладнання, що є предметом закупівлі цих відкритих торгів). Авторизаційний лист має підтверджувати повноваження учасника на продаж та постачання обладнання у необхідній кількості, комплектацій, якості та у потрібні терміни; гарантує, що товар буде оригінальним і відповідає вимогам даних торгів. Авторизаційний лист має бути виданим із зазначенням замовника торгів та номером оголошення, що опубліковане в Prozorro.
Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «ЕМСС» вищезазначений авторизаційний лист відсутній, чим не дотримано вимоги підпункту г) пункту 5 Розділу ІІІ ТД.
У підпункті 9 пункту 1 Розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД Замовник визначив, що тендерна пропозиція, яку учасник подає відповідно до вимог документації, повинна містити завантажений файл із сканованого оригіналу або завіреної копії фінансового звіту за попередній звітній період.
Відповідно до частини першої статті 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік.
Проте, у складі тендерної пропозиції учасника ТОВ «ЕМСС» надано баланс за формою № 1-м та звіт про фінансові результати за формою № 2-м за І півріччя 2021 року, а не за попередній звітний період, тобто за 2020 рік, чим не дотримано вимоги підпункту 9 пункту 1 Розділу ІІІ ТД.
З огляду на зазначене, на порушення вимог абзаців 2 та 3 пункту 1 частини першої статті 31 Закону Замовником не відхилено тендерну пропозицію учасника ТОВ «ЕМСС», у зв’язку із невідповідністю його такому кваліфікаційному критерію, установленому статтею 16 Закону, як наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю та встановленим абзацом першим частини третьої статті 22 Закону вимогам до учасника відповідно до законодавства.
На запит Південного офісу Держаудитслужби від 03.03.2023 щодо невідповідності тендерної пропозиції учасника ТОВ «ЕМСС» умовам ТД та законодавству, Замовник 08.03.2023 надав пояснення, яке не спростовує фактів встановлених порушень.
Усунення порушень
Звіт замовника від 16.03.2023
Уповноважена особа ОДЕСЬКОГО НАУКОВО-ДОСЛІДНОГО ІНСТИТУТУ СУДОВИХ ЕКСПЕРТИЗ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ (надалі – Уповноважена особа), ознайомилась з висновком «про результати моніторингу процедури закупівлі» (надалі - Висновок). Відповідно до зобов'язання щодо усунення порушення про яке зазначене у висновку, уповноважена особа повідомляє Південний офіс Держаудитслужби про прийняті заходи: 1. Уповноваженою особою були здійснені заходи направлені як на усунення порушення так і на недопущення встановлених порушень у подальшому. 2. Стосовно особи, якою було допущене порушення з боку замовника були прийняті заходи реагування (був складений наказ №44 від 13.03.2023 р.).
Запити й пояснення
01.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі, відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні таких пояснень (інформації та документів).
1. Чому Замовником не оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю товарів за державні кошти від 15.12.2021 № 91-21 (далі – Договір), укладеного з товариством з обмеженою відповідальністю «ЕМСС», протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання?
У пункті 11.1 Договору зазначено, що цей Договір вважається укладеним з моменту його підписання сторонами та діє до 31.12.2021, але в будь-якому разі до повного виконання сторонами своїх зобов’язань за цим Договором.
2. Надати документи, які підтверджують повне виконання сторонами своїх зобов’язань за Договором (видаткові накладні, акти приймання-передачі, казначейські виписки, що підтверджують повну оплату товару).
Також надати документи, які товариством з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» відповідно до умов підпункту 4.6.1 пункту 4.6 Договору, надано Замовнику при поставці товару, що підтверджують його якість (сертифікат, паспорт або інше).
3. Чи вносились Замовником зміни до договору про закупівлю товарів за державні кошти від 15.12.2021 № 91-21 у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 Закону? У разі внесення відповідних змін до договору про закупівлю, просимо надати усі додаткові угоди.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
03.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі, відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні таких пояснень (інформації та документів).
1. Яким чином Замовник може обґрунтувати рішення щодо відповідності тендерної пропозиції учасника товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» умовам підпункту г) пункту 5 Розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, тоді як учасником у складі тендерної пропозиції надано авторизаційний лист від виробника запропонованого в тендерній пропозиції обладнання, в якому відсутня гарантія, що товар буде оригінальним і відповідати вимогам даних торгів, а також не зазначено замовника торгів, номера оголошення, що опубліковане в Prozorro?
2. Яким чином Замовник може обґрунтувати рішення щодо відповідності тендерної пропозиції учасника товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» умовам підпункту 9 пункту 1 Розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, тоді як учасником у складі тендерної пропозиції надано баланс та звіт про фінансові результати за І півріччя 2021 року, а не за попередній звітний період?
Відповідно до частини першої статті 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
06.03.2023 · Замовник: Відповідь на запит
Відповідь на запит
1 Повідомлю Вас, що недолік був усунутий та оприлюднений звіт про виконання Договору від 15.12.2021 р. № 91-21
2. На вашу вимогу надаємо документи, які підтверджують виконання сторонами своїх зобов’язань за Договором від 15.12.2021 р. № 91-21 та документи, які підтверджують якість товару (наведено у додатках).
3. Змін до договору від 15.12.2021 р. № 91-21 не вносилось.
08.03.2023 · Замовник: Відповідь на запит
1. Уповноважена особа замовника обґрунтовує рішення щодо відповідності тендерної пропозиції учасника Товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» умовам підпункту г) пункту 5 Розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації, тим що учасник надав документи які свідчать що останній має необхідну кваліфікацію відповідно до усіх кваліфікаційних критеріїв і здатен виконати замовлення згідно з умовами тендерної документації. Не зазначення замовника торгів, номера оголошення, що опубліковане в Prozorro є формальною несуттєвою помилкою.
2. Уповноважена особа замовника отримала від учасника інформацію щодо показників господарської діяльності учасника Товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМСС».