Висновок
За результатами аналізу питання відповідності вимог ТД вимогам Закону встановлено порушення частини третьої статті 17 та пункту 2 частини другої статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання розгляду тендерної пропозиції встановлено порушення абзацу 2 пункту 1 та абзацу 2 пункту 2 частини першої статті 31 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, – порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель та з огляду на відсутність механізму його усунення, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Південний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 10 березня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, відповідності вимог тендерної документації (далі – ТД) вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), розгляду тендерних пропозицій, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Одеського науково-дослідного інституту судових експертиз Міністерства юстиції України (далі – Замовник) на 2021 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, ТД, затверджену рішенням уповноваженої особи Замовника від 05.11.2021 б/н, тендерну пропозицію учасника товариство з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» (далі – ТОВ «ЕМСС»), протокольне рішення уповноваженої особи Замовника від 23.11.2021 б/н, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, оприлюднене 23.11.2021 в електронній системі закупівель, договір про закупівлю від 06.12.2021 № 87-21 (далі – Договір), повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю, додаткову угоду від 17.12.2021 №1, пояснення та документи, отримані 06.03.2023 через електронну систему закупівель, звіт про виконання договору про закупівлю.
За результатами аналізу питання відповідності вимог ТД вимогам Закону встановлено наступне.
Відповідно до пункту 2 частини другої статті 22 Закону у тендерній документації зазначаються такі відомості - один або декілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 цього Закону, підстави, встановлені статтею 17 цього Закону, та інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність підставам, встановленим статтею 17 цього Закону, у разі якщо така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.
Відповідно до частини третьої статті 17 Закону учасник процедури закупівлі в електронній системі закупівель під час подання тендерної пропозиції підтверджує відсутність підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті. Спосіб документального підтвердження згідно із законодавством щодо відсутності підстав, передбачених пунктами 5, 6, 12 і 13 частини першої та частиною другою цієї статті, визначається замовником для надання таких документів лише переможцем процедури закупівлі через електронну систему закупівель.
Проте, на порушення частини третьої статті 17 та пункту 2 частини другої статті 22 Закону Замовником у ТД не визначено для переможця процедури закупівлі способу документального підтвердження згідно із законодавством відсутності підстави, передбаченої частиною другою статті 17 Закону.
За результатами аналізу розгляду тендерної пропозиції встановлено наступне.
Відповідно до підпункту 9 пункту 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД Замовником встановлено, що учасник на підтвердження відповідності кваліфікаційному критерію щодо наявності фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю повинен надати фінансовий звіт за попередній звітний період.
Відповідно до статті 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємства зобов’язані складати фінансову звітність на підставі даних бухгалтерського обліку. Порядок та строки подання фінансової звітності, консолідованої фінансової звітності, звіту про управління та звіту про платежі на користь держави до органів державної влади, крім суб’єктів господарювання, які здійснюють діяльність у видобувних галузях, визначаються Кабінетом Міністрів України, для банків - Національним банком України.
Згідно з частиною першою статті 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік.
Проте у складі тендерної пропозиції учасником ТОВ «ЕМСС» не надано фінансову звітність за попередній звітний період, а саме: баланс та звіт про фінансові результати за 2020 рік, чим не дотримано вимоги підпункту 9 пункту 1 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД.
Отже, на порушення абзацу 2 пункту 1 частини першої статті 31 Закону Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «ЕМСС» у зв’язку із невідповідністю його такому кваліфікаційному критерію, установленому статтею 16 Закону, як наявність фінансової спроможності, яка підтверджується фінансовою звітністю.
Також, відповідно до підпункту г пункту 5 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД Замовником встановлено, що учасник повинен надати у складі тендерної пропозиції авторизаційний лист від виробника запропонованого в тендерній пропозицій обладнання, що є предметом закупівлі (у разі якщо товар не виробляється на території України, листом авторизації від офіційного представника або філії виробника в Україні, (інформація щодо представництва документально підтверджується у складі тендерної пропозиції офіційним документом від виробника обладнання, що є предметом закупівлі цих відкритих торгів). Авторизаційний лист має підтверджувати повноваження учасника на продаж та постачання обладнання у необхідній кількості, комплектацій, якості та у потрібні терміни; гарантує, що товар буде оригінальним і відповідає вимогам даних торгів. Авторизаційний лист має бути виданим із зазначенням замовника торгів та номером оголошення, що опубліковане в Prozorro. У разі відсутності виробників обладнання або їх офіційних представників на території України – авторизаційний лист від офіційного дистриб’ютора виробника на території України.
Проте у складі тендерної пропозиції учасником ТОВ «ЕМСС» не надано вищезазначений авторизаційний лист, чим не дотримано вимоги підпункту г пункту 5 розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» ТД.
Таким чином, на порушення абзацу 2 пункту 2 частини першої статті 31 Закону Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «ЕМСС», у зв’язку з тим, що тендерна пропозиція учасника не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено наступне.
Відповідно до пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що Замовник за результатами процедури відкритих торгів уклав з ТОВ «ЕМСС» Договір загальна сума якого становить 1 469 004,00 грн з ПДВ. Відповідно до пункту 11.1 якого цей Договір вважається укладеним з моменту його підписання сторонами та діє до 31.12.2021, але в будь-якому разі до повного виконання сторонами своїх зобов’язань за цим Договором. Відповідно до додаткової угоди від 17.12.2021 № 1 до Договору термін поставки та передачі товару до 24.12.2021.
Отже, відповідно до вимог Закону та з урахуванням терміну дії Договору до 31.12.2021 кінцевим терміном оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю від 06.12.2021 № 87-21 є 01.02.2022, тобто 20 робочий день з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
Проте, станом на момент прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі (28.02.2023) в електронній системі закупівель була відсутня інформація щодо оприлюдненого звіту про виконання Договору.
На запит Південного офісу Держаудитслужби від 01.03.2023 про надання інформації щодо стану виконання Договору та документів, які підтверджують повне виконання сторонами своїх зобов’язань за Договором, а також документів щодо що підтверджують якість товару, Замовником 06.03.2023 надано пояснення, в якому зазначено про усунення недоліку та оприлюднення звіту про виконання Договору. Крім того, Замовником в електронній системі закупівель надано документи, що підтверджують виконання Договору, зокрема: видаткову накладну від 24.12.2021 № 270 щодо передачі товару на суму 1 469 004,00 грн з ПДВ, виписки з казначейского рахунку Замовника від 29.12.2021.
Також Замовником під час проведення моніторингу закупівлі в електронній системі закупівель 06.03.2023 оприлюднено звіт про виконання Договору.
Таким чином, на порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовником не оприлюднено в електронній системі закупівель звіт про виконання Договору протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
Усунення порушень
Звіт замовника від 16.03.2023
Уповноважена особа ОДЕСЬКОГО НАУКОВО-ДОСЛІДНОГО ІНСТИТУТУ СУДОВИХ ЕКСПЕРТИЗ МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ (надалі – Уповноважена особа), ознайомилась з висновком «про результати моніторингу процедури закупівлі» (надалі - Висновок). Відповідно до зобов'язання щодо усунення порушення про яке зазначене у висновку, уповноважена особа повідомляє Південний офіс Держаудитслужби про прийняті заходи: 1. Уповноваженою особою були здійснені заходи направлені як на усунення порушення так і на недопущення встановлених порушень у подальшому. 2. Стосовно особи, якою було допущене порушення з боку замовника були прийняті заходи реагування (був складений наказ №44 від 13.03.2023 р.).
Запити й пояснення
01.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів) з наступних питань.
1. Чому Замовником не оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю від 06.12.2021 № 87-21 (далі – Договір) протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання? Відповідно до пункту 11.1 Договору цей Договір вважається укладеним з моменту його підписання сторонами та діє до 31.12.2021 р., але в будь-якому разі до повного виконання сторонами своїх зобов’язань за цим Договором.
2. Надати документи, які підтверджують повне виконання сторонами своїх зобов’язань за Договором (видаткові накладні, акти приймання-передачі, казначейські виписки, що підтверджують повну оплату товару).
Також надати документи, які товариством з обмеженою відповідальністю «ЕМСС» відповідно до умов підпункту 4.6.1 пункту 4.6 Договору, надано Замовнику при поставці товару, що підтверджують його якість (сертифікат, паспорт або інше).
3. Чи вносились Замовником зміни до Договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 Закону, крім продовження строку поставки та передачі товару згідно з додатковою угодою від 17.12.2021 № 1 до Договору? У разі внесення відповідних змін до договору про закупівлю, просимо надати усі додаткові угоди.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
06.03.2023 · Замовник: Відповідь на запит
1 Повідомлю Вас, що недолік був усунутий та оприлюднений звіт про виконання Договору від 06.12.2021 р. № 87-21
2. На вашу вимогу надаємо документи, які підтверджують повне виконання сторонами своїх зобов’язань за Договором від 06.12.2021 р. № 87-21 та документи, які підтверджують якість товару.
3. Змін до договору від 06.12.2021 р. № 87-21 не вносилось (крім продовження строку поставки та передачі товару згідно з додатковою угодою від 17.12.2021 р. № 1 до Договору).