Висновок
порушення вимог абзацу 4 пункту 46 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо розгляду тендерної пропозиції учасника ТОВ «ҐРІН БІН Україна» установлено порушення вимог підпункту 3 пункту 41 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо своєчасності укладання договору про закупівлю встановлено порушення вимог абзацу 4 пункту 46 Особливостей.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону та вимог Особливостей, дотримання вимог постанови № 710, відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, своєчасності оприлюднення договору про закупівлю, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором про закупівлю від 06.03.2023 № 03-37, в тому числі із застосуванням відповідних наслідків недійсності/нікчемності договору, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 20 березня 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до законодавства у сфері закупівель, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів з особливостями відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) та вимог «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі - Особливості), дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі – постанова № 710), відповідність вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору умовам тендерної пропозиції переможця, своєчасність надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Житомирського агротехнічного фахового коледжу (далі - Замовник) на 2023 рік, оголошення про проведення відкритих торгів з особливостями, тендерна документація Замовника від 06.02.2023 року, тендерна пропозиція переможця ТОВ «ҐРІН БІН Україна», протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 18.02.2023 № 02-53, повідомлення про намір укласти договір від 18.02.2023, договір про закупівлю від 06.03.2023 № 03-37, пояснення Замовника з копіями документів надані через електронну систему закупівель 01.03.2023 та 17.03.2023.
Відповідно до пункту 5 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та підпунктів 1, 2, 5, 6, 7, 8, 10 та 12 пункту 2 Додатку № 1 тендерної документації встановлено умову, що переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документи, що підтверджують відсутність підстав відхилення, визначених пунктами 2, 3, 6, 8, 9, 12 частини 1 та частиною 2 статті 17 Закону. Замовник не вимагає документального підтвердження публічної інформації, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним, або публічної інформації, що є доступною в електронній системі закупівель, крім випадків, якщо доступ до такої інформації є обмеженим на момент оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів, а саме:
- гарантійний лист в довільній формі про відсутність підстави для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі, передбаченої пунктом 2 частини 1 статті 17 Закону або інформаційну довідку з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення отриману з реєстру в онлайн-режимі за посиланням https://bit.ly/3sUToHs;
- гарантійний лист в довільній формі про відсутність підстави для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі, передбаченої пунктом 3 частини 1 статті 17 Закону та(або) скріншот, або інформаційну довідку з Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення отримуну з реєстру в онлайн-режимі за посиланням https://bit.ly/3sUToHs) в разі неможливості перевірити інформацію, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації", та/або міститься у відкритих єдиних державних реєстрах);
- витяг з інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості» з електронного сервісу мвс vytiah.mvs.gov.ua. Зазначений витяг надається щодо осіб (особи), визначених згідно пунктів 5, 6, частини 1 статті 17 Закону;
- гарантійний лист в довільній формі про відсутність підстави для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі, передбаченої пунктом 8 частини 1 статті 17 Закону;
- довідка або гарантійний лист довільної форми, що підтверджує відсутність підстави, для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі, передбаченої пунктом 9 частини 1 статті 17 Закону;
- гарантійний лист в довільній формі, що підтверджує відсутність підстави для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі, передбаченої пунктом 12 частини 1 статті 17 Закону;
- гарантійний лист в довільній формі, що підтверджує відсутність підстави, передбаченої абзацом 1 частини 2 статті17 Закону, або інформація у довільній формі, що підтверджує вжиття заходів для доведення надійності учасника, згідно абзацу 2 частини 2 статті 17 Закону.
Проте, за результатами проведеного моніторингу установлено, що на порушення вимог пункту 5 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» та підпунктів 1, 2, 5, 6, 7, 8, 10 та 12 пункту 2 Додатку № 1 тендерної документації, абзацу 3 пункту 44 Особливостей, переможцем торгів ТОВ «ҐРІН БІН Україна», у строк визначений пунктом 5 розділу «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» тендерної документації та абзацом 3 пункту 44 Особливостей, не надано вищевказані документи, шляхом оприлюднення їх в електронній системі закупівель, що підтверджують відсутність підстав відхилення, визначених пунктами 2, 3, 6, 8, 9, 12 частини 1 та частиною 2 статті 17 Закону (документи надано лише на 6 день з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю).
Таким чином, за результатами проведеного моніторингу установлено, що на порушення підпункту 3 пункту 41 Особливостей Замовник не відхилив тендерну пропозицію учасника ТОВ «ҐРІН БІН Україна» як такого, що не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документів, що підтверджують відсутність підстав, установлених статтею 17 Закону, з урахуванням пункту 44 Особливостей.
Разом з тим, відповідно до вимог підпункту 2 пункту 47 Особливостей встановлено імперативну умову, що замовник відміняє відкриті торги у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень.
За результатом аналізу питання своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення встановлено наступне.
Відповідно до абзацу 4 пункту 46 Особливостей визначено, що замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі.
Рішення про намір укласти договір про закупівлю з переможцем процедури закупівлі ТОВ «ҐРІН БІН Україна» прийнято Замовником 18.02.2023.
Разом з тим, на запит посадової особи органу державного фінансового контролю від 14.03.2023 щодо надання документального підтвердження обґрунтованої необхідності продовження строку укладання договору, Замовником надано пояснення від 17.03.2023 про відсутність такого документального підтвердження.
Таким чином, за результатами моніторингу встановлено, що в порушення вимог абзацу 4 пункту 46 Особливостей, Замовником укладено договір про закупівлю від 06.03.2023 № 03-37 пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю (на 16 день).
При цьому, підпунктом 4 пункту 21 Особливостей встановлено імперативну умову, що договір про закупівлю є нікчемним у разі його укладення з порушенням строків, передбачених, зокрема абзацом 4 пункту 46 цих особливостей.
Усунення порушень
Звіт замовника від 27.03.2023
Виявлені порушення усунено замовником шляхом розірвання (припинення зобов'язань) по Договору від 06.03.2023 року № 03-37 із ТОВ Грін Бін Україна.
На підставі висновку Управляння Північного офісу Дераудит служби у житомирській області про виявлені порушення дати укладання договоу та пісьвового звернення замовника про розірвання договору 03-37 від 06.03.2023 р., укладено додаткову угоду № 3 від 24.03.2023 року про припинення із 31.03.2023 року зобов'язань між сторонами, що виникають з Договору від 06.03.2023 рокук № 03-37. та оголошено нові, повторні відкриті торги з особливостями. Уповноважену особу коледжу серйозно попереджено про особисту неуважність та безвідповідальність у питаннях проведення заккупівель та вказано на недопустимість порушення термінів укладання договорів у подібних закупівлях надалі.Дирекцією коледжу прийнято роішення направити на навчання іншу посадову особі на яку надалі буде покладено обов'язки уповноваженої особи, із наступною здачею електронного іспиту.
Оцінка ДАСУ від 11.05.2023
Порушення усунуто шляхом розірвання договору.
Запити й пояснення
28.02.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі по предмету: «Утилізація/видалення сміття та поводження зі сміттям. Послуги зі збору, вивезення та захоронення твердих побутових відходів.» (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2023-02-06-010305-a) та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів), яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
01.03.2023 · Замовник: Відповідь на запит
Визначення якісних та кількісних показників потреби у послугах із організації збору, вивезення та захоронення твердих побутових відходів здійснено шляхом проведення моніторингу виконання аналогічних послуг у фізичних одиницях (об'єм наданих послуг) у попередні періоди 2021, 2022 років на підставі фактично виконаних обсягів наданих послуг з збору, вивезення та утилізації ТПВ. Цінові показники вартості послуг визначено шляхом аналізу вартості оплати подібних послуг у попередні періоди отримання подібних послуг. При оголошенні закупівлі послуг було визначено межу кроку зниження пропозицій, але учасник який прийняв участь у аукціоні приймав самостійно рішення щодо оцінки вартості своїх послуг. Впливати на пропозицію учасника не межах компетенції Замовника. Замовнику необхідно мати впевненість шо послуги будуть надані у заявленому обсязі і з належним рівнем якості виконання послуг. На даний час у Замовника серйозні проблеми із вивезенням ТПВ через відсутність Договору на виконання подібних послуг.
14.03.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Утилізація/видалення сміття та поводження зі сміттям. Послуги зі збору, вивезення та захоронення твердих побутових відходів» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель) за номером ID: UA-2023-02-06-010305-a) та відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні інформації та копії документів.
Відповідно до пункту 46 «Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178, Замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі.
В ході проведення моніторингу встановлено, що за результатом розгляду тендерних пропозицій 18.02.2023 було оприлюднено повідомлення про намір укласти договір з учасником ТОВ «ҐРІН БІН УКРАЇНА» та укладено договір 06.03.2023 (16й день).
Поясніть, чому замовником укладено договір з переможцем торгів на 16 день з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю.
Пояснення та підтверджуючі документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
17.03.2023 · Замовник: Відповідь на запит.
При проведенні закупівлі послуг із утилізації сміття і поводження із сміттям, ID:UA-2023-02-06-010305-а, через особисту неуважність уповноваженою особою коледжу не вірно визначено кінцевий термін укладання договору № 03-37 із учасником - ТОВ Грін Бін Україна у строки регламентовані Постановою КМУ № 1178, що призвело до перевищення граничної дати укладання договору на один день, тобто не 15 днів , а 16-ть.Безперечно механічна помилка яка при цьому виникла призвела до порушення строку укладання Договору.Одним із варіантів виходу із ситуації, що виникла при цьому, можливо спробувати звернутися з клопотання до учасника-ТОВ Грін Бін Україна, щодо укладання додаткової угоди про коригування дати укладання Договору № 03-37 для приведення у відповідність до вимог діючого законодавства дати укладання Договору. Обсяг послуг, загальна сума Договору та терміни надання послуг при цьому не змінюються. Якщо такі дії будуть суперечити вимогам законодавства та вплинуть на характер надання послуг при отримання висновку Держаудитслужби з визнанням Договору та закупівлі нікчемними Договір №03-37 буде розірвано у встановленому порядку та оголошено повторно відкриті торги з особливостями.
Уповноваженій особі серйозно вказано на недопустимість неуважної процедури визначення термінів при укладанні Договорів при подальшій роботі, або буде відсторонено від виконання обов'язків УО за сумісництвом.
21.03.2023 · Замовник: Реагування на висновок від 21.03.2023 року.
На виконання висновку Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області по суті встановлених порушень законодавства у сфері публічних закпуівель при проведенні закупівлі ID:UA-2023-02-06-010305-a, уповноваженою особою коледжу допущено помилку при визначенні кінцевої дати укладання договору, що призвело до порушення встановленого п.п 4 п21 Особливостей терміну укладання Договору, внаслідок щого Договір є нікчемним і зобов'язання за договором мають бути припинені у встановленому порядку. Для усунення виявлених порушень у встановлені терміни на адресу ТОВ Грін Бін Україна 21.03.2023 року направлено письмове клопотання про припинення дії договору № 03-37 від 06.03.2023 року за результатами висновку моніторингу закупівлі. Після розірвання договору, складання акту взаєморозрахунків дія Договору № 03-37 від 06.03.2023 року буде припинена. Станом на 21.03.2023 року розробляється нова тендерна документація для оголошення нових відкритих торгів з особливостями із врахуванням останніх змін законодавства по закупівлі послуг з вивезення та утилізації ТПВ з коригуванням обсягів послуг та загальної суми очікуваної закупівлі. Уповноважену особу дирекцією коледжу суворо попереджено пронегативні наслідки, що мають місце внаслідок допущеної помилки при органзації закупівель. Для запобігання подібних випадків у подальшій роботі прийнято рішення невідкладно направити на навчання, з подальшою здачею електронного іспиту на майданчику Прозоро, нового відповідального працівника коледжу, якого буде призначено уповноваженою особою.