Висновок
Порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону
За результатами аналізу питання повноти відображення інформації в повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) встановлено порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
За результатами аналізу питань визначення предмета закупівлі, наявності закупівлі у річному плані, оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог постанови № 710, повноти відображення інформації у річному плані закупівель, наявності підстав щодо застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до Закону, своєчасності укладення договору про закупівлю, правомірності внесення змін до договору, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та з огляду на відсутність механізму їх усунення, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Управління Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань тощо), та протягом п'яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 02 лютого 2023 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, наявності закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі – постанова № 710), повноти відображення інформації у річному плані закупівель та в повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури), наявності підстав щодо застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю, правомірність внесення змін до договору, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених Законом.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) (далі – Замовник) на 2022 рік, протоколи щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 06.01.2022 по лоту № 1 - № 2/2022, по лоту № 2 - № 3/2022, по лоту № 3 - № 4/2022, повідомлення про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури), оприлюднене в електронній системі закупівель по лотах №№ 1-3 06.01.2022, договори про надання інформаційно – консультаційних послуг з навчання роботі з Єдиними та Державними реєстрами укладені, між Замовником та Державним підприємством «Національні інформаційні системи» по Лоту № 1 – від 18.01.2022 № СУ-43316700/ДП/Н/2022/1 та додаткові угоди до нього від 21.10.2022 № 1 та від 22.12.2022 № 2; по Лоту № 2 – від 18.01.2022 № 4331670 та додаткові угоди до нього від 21.10.2022 № 1 та від 22.12.2022 № 2; по лоту № 3 – від 18.01.2022 № ЧГ-43316700/ДП/Н/2022/1 та додаткові угоди до нього від 31.10.2022 № 1 та від 23.12.2022 № 2, звіт про результати проведення процедури закупівлі (по лотах №№ 1-3) від 18.01.2022, пояснення та документи Замовника на запит Управління Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області, оприлюднені в електронній системі закупівель 26.01.2023, звіти про виконання договорів (по лотах №№ 1-3) оприлюднені в електронній системі закупівель 27.01.2023.
Відповідно до вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Проте, в порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону в оприлюдненому Замовником повідомленні про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) відсутні експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Усунення порушень
Звіт замовника від 03.02.2023
Про вжиті заходи за результатами моніторингу
Східним міжрегіональним управління Міністерства юстиції розглянуто результати моніторингу закупівлі за предметом закупівлі «Консультаційні послуги з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) лот 1 - у Сумському регіоні- 203512,50, лот 2 - у Полтавському регіоні 223492,50, лот 3 - у Чернігівському регіоні - 244417,5», очікуваною вартістю 671 422,50 грн (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-01-06-000701-a), який було проведено Управлінням Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області у період з 12 січня по 02 лютого 2023 року і за результатами розгляду повідомляємо.
Абзацом 4 пункту 2 частини 2 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі відсутності конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Пунктом 8 частини 6 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» передбачено, що повідомлення про намір укласти договір повинне містити інформацію щодо обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування такої процедури.
З огляду на те, що Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції у розумінні частини першої статті 1 Закону України «Про доступ до публічної інформації» не є власником чи володільцем нормативно-правових актів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, і вони є у загальному доступі, тексти цих актів до обґрунтування та повідомлення про намір укласти договір не додавалися, а інформація, що регламентована пунктом 8 частини 6 статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» була відображена в обґрунтуванні та повідомленні про намір укласти договір.
Крім того, на початку процедури закупівлі, ми, як замовники, робили акцент на конкретні норми нормативно-правових актів, а не на акти вцілому, що дозволило конкретизувати предмет та мету закупівлі і у свою чергу забезпечувало ефективне та прозоре здійснення самої закупівлі.
Разом з цим, враховуючи висновок проведеного моніторингу Управлінням Північного офісу Держаудитслужби в Чернігівській області, в подальшому при проведенні закупівель за переговорною процедурою до повідомлення про намір
укласти договір будуть додаватися також закони, постанови Кабінету Міністрів України і інші нормативно-правові акти, які знаходяться в публічному доступі, що унормовують і є підставою проведення зазначеної процедури закупівлі.
Водночас повідомляємо, що з уповноваженими особами, відповідальними за організацію та проведення закупівель, була проведена роз’яснювальна робота щодо вимог та норм законодавства, регулюючого публічні закупівлі.
Також, уповноважені особи, відповідальні за організацію та проведення закупівель, пройшли відповідний курс навчання (сертифікат додається) для підвищення кваліфікації.
Крім того, уповноважені особи, відповідальні за організацію та проведення закупівель, попередженні про необхідність безумовного дотримання законодавства у сфері публічних закупівель та наголошено на їх персональну відповідальність відповідно до чинного законодавства
Запити й пояснення
23.01.2023 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу переговорної процедури закупівлі «Консультаційні послуги з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) лот 1 - у Сумському регіоні- 203512,50, лот 2 - у Полтавському регіоні 223492,50, лот 3 - у Чернігівському регіоні - 244417,5», очікуваною вартістю 671 422,50 грн (інформацію опубліковано в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-01-06-000701-a), та відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні пояснень.
1. Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість?
Також, просимо надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або головного розпорядника), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
2. Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
З урахуванням зазначеного, прошу надати експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
3. Чи були дотримані переможцем процедури закупівлі – Державне підприємство «Національні інформаційні системи» під час укладення договору вимоги частини другої статті 41 Закону, а саме «Переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати:
1) інформацію про право підписання договору про закупівлю;
2) достовірну інформацію про наявність у нього чинної ліцензії або документа дозвільного характеру на провадження виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом»?
Пояснення (інформацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
26.01.2023 · Замовник: Пояснення
Пояснення
щодо закупівлі по предмету «консультаційні послуги з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) лот 1 - у Сумському регіоні- 203512,50, лот 2 - у Полтавському регіоні 223492,50, лот 3 - у Чернігівському регіоні - 244417,50»
за номером ID: UA-2022-01-06-000701-a)
за переговорною процедурою
Відповідно до оголошення № UA-2022-01-06-000701-a замовником здійснювалася закупівля по предмету «консультаційні послуги з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) лот 1 - у Сумському регіоні- 203512,50, лот 2 - у Полтавському регіоні 223492,50, лот 3 - у Чернігівському регіоні - 244417,50».
ПО СУТІ 1 ПИТАННЯ «Яким чином та на підставі яких документів здійснено обґрунтування розміру призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість? Також, просимо надати посилання на сторінку власного веб-сайту (або головного розпорядника), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами)»
ІНФОРМУЄМО:
Затвердження коштів на придбання товарів, робіт та послуг здійснювалося у відповідності до бюджетного та спеціального законодавства відповідної сфери діяльності Міністерства юстиції України виходячи із реальної річної потреби структурних підрозділів Північно-Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Суми) відповідних товарів, робіт та послуг в межах передбачених кошторисом доходів та видатків на відповідний рік бюджетних асигнувань за відповідним кодом економічної класифікації видатків з урахуванням внесених до кошторису змін як за спеціальним, так і загальним фондами.
Технічні та якісні характеристики визначались на підставі запиту структурних підрозділів та підвідомчих установ замовника вищезазначених послуг та виходячи з потреби в академічних годинах навчання у кількості 1507,5 год з урахуванням плинності кадрів.
Очікувана вартість послуги визначена з урахуванням рекомендацій Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 від 18.02.2020 № 275 на підставі закупівельних цін попередніх закупівель.
Вартість послуги у розмірі 135грн з ПДВ за одну академічну годину (45 хвилин) за одну особу, про що зазначено у специфікації до договору закупівлі, встановлена надавачем послуг – державним підприємством «Національні інформаційні системи».
Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі розміщено на сторінці вебсайту Замовника за посиланням: https://www.sumyjust.gov.ua/wp-content/uploads/2023/01/ogoloshennya-0701-a.pdf
Відповідно до пункту 41 постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» обґрунтування розміру витрат не передбачено.
ПО СУТІ 2 ПИТАННЯ «Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі. З урахуванням зазначеного, прошу надати експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі»
ІНФОРМУЄМО:
Враховуючи норму, зазначену у пункті 2 частини другої статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) про те, що надання вказаних послуг можуть бути здійснені виключно певним суб’єктом господарювання, Міністерство юстиції України наказом від 25.06.2015 № 1059/5 «Деякі питання щодо визначення адміністратора Єдиних та Державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України» визначив державне підприємство «Національні інформаційні системи» адміністратором реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції цього Міністерства юстиції України.
Вищезазначеним наказом передбачено, що адміністратор реєстрів здійснює заходи зі створення, впровадження та супроводження програмного забезпечення реєстрів, відповідає за їх технічне і технологічне забезпечення, збереження та захист даних, здійснює технічні та технологічні заходи з надання, блокування та анулювання доступу до цих реєстрів, а також інші заходи (дії), передбачені законодавством.
Оскільки, надавачем послуг щодо користування автоматизованою системою виконавчого провадження є державне підприємство «Національні інформаційні системи», тому консультаційні послуги з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) може здійснювати виключно вищезазначене підприємство.
Отже, закупівля консультаційних послуг з питань систем та технічних питань (інформаційно-консультативні послуги з навчання роботі з Системами) здійснювалася за переговорною процедурою у зв’язку з відсутністю конкуренції з технічних причин, що підтверджується наступними нормативно-правовими актами включеними до Єдиного державного реєстру нормативних актів, який є відкритим та загальнодоступним для користувачів.
Додатки:
1) Закон України «Про виконавче провадження»;
2) постанова Кабінету Міністрів України від 14.07.1999 № 1272 «Деякі питання адміністрування Державних та Єдиних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України» (зі змінами);
3) наказ Міністерства юстиції України від 25.06.2015 № 1059/5 «Деякі питання щодо визначення адміністратора Єдиних та Державних реєстрів, держателем яких є Міністерство юстиції України», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 25.06.2015 за № 754/27199;
4) наказ Міністерства юстиції України від 05.08.2016 № 2432/5 «Про затвердження Положення про автоматизовану систему виконавчого провадження», зареєстрований в Міністерстві юстиції України 12.08.2016 за № 1126/29256.
ПО СУТІ 3 ПИТАННЯ «Чи були дотримані переможцем процедури закупівлі – Державне підприємство «Національні інформаційні системи» під час укладення договору вимоги частини другої статті 41 Закону, а саме «Переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати:
1) інформацію про право підписання договору про закупівлю;
2) достовірну інформацію про наявність у нього чинної ліцензії або документа дозвільного характеру на провадження виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом»?
ІНФОРМУЄМО:
При укладенні договору за результатами застосування переговорної процедури закупівлі державним підприємством «Національні інформаційні системи» дотримано в повному обсязі вимоги пункту 2 статті 41 Закону України та надано замовнику:
1) Статут державного підприємства «Національні інформаційні системи»
2) Положення про Полтавську регіональну філію державного підприємства «Національні інформаційні системи»;
3) Положення про Сумську регіональну філію державного підприємства «Національні інформаційні системи»;
4) Положення про Чернігівську регіональну філію державного підприємства «Національні інформаційні системи»;
5) Довіреності від 17.12.2020 ДВ-212/19.1-06, ДВ-214/19.1-06 та ДВ-221/19.1-06
Разом з цим інформуємо, що ліцензування даного виду діяльності не передбачено Законом України «Про ліцензування видів господарської діяльності».