Висновок
порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону
За результатами аналізу питання розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону, надання учасником-переможцем документів під час проведення переговорів, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору – порушень не встановлено
Зобов'язання
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель та відсутність механізму його усунення на етапі укладання та виконання договору про закупівлю, керуючись статтею 2 та 5 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Західний офіс Держаудитслужби зобов’язує вжити заходів (зокрема, шляхом проведення роз’яснювальної роботи, економічних навчань, тощо) щодо не допущення в подальшому порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону.
Протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку, або аргументовані заперечення до висновку, або інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 21 грудня 2022 року.
Предметом аналізу закупівлі були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі, розміщення та оприлюднення інформації про закупівлю, правильності заповнення документів, що оприлюднюються відповідно до Закону України №922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), надання учасником-переможцем документів під час проведення переговорів, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Комунального закладу «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» на 2022 рік (UA-P-2021-12-15-024742-c); оприлюднене в електронній системі закупівель обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі; протокол засідання тендерного комітету від 14.12.2021 №17; повідомлення про намір укласти договір; договір від 15.12.2021 №2/02-10; додаткову угоду від 19.01.2022 №1 до вказаного договору; опубліковані Замовником пояснення та документи на запити органу державного фінансового контролю.
Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити: обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Одночасно, відповідно до пункту 2 частини другої статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток, зокрема, у разі якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за відсутності конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником.
Моніторингом встановлено, що Замовником при проведенні переговорної процедури закупівлі UA-2021-12-15-021101-c у повідомленні про намір укласти договір підставою зазначено - відсутність конкуренції з технічних причин (пункт 2 частини другої статті 40 Закону), а в обґрунтуванні застосування переговорної процедури закупівлі здійснено посилання на Закони України: «Про музеї та музейну справу», «Про охорону культурної спадщини», «Про охоронну діяльність», «Про культуру», постанови Кабінету Міністрів України: від 21.11.2018 №975 «Про затвердження категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах, від 02.02.2000 №209 «Про затвердження переліку музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України» та від 20.07.2000 №1147 «Про затвердження Положення про Музейний фонд України, із зазначенням, що Управління поліції охорони в Кіровоградській області являється єдиним надавачем послуг з охорони об’єктів державної форми власності, музейних закладів, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України.
Так, відповідно до постанови Кабінету Міністрів від 21.11.2018 №975, до Категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах, включено музейні заклади, в яких зберігаються музейні предмети державної частини Музейного фонду України, внесені до Державного реєстру національного культурного надбання (пункт 10).
Замовником, на запит Західного офісу Держаудитслужби про надання документального підтвердження щодо внесення до Державного реєстру національного культурного надбання музейних предметів державної частини Музейного фонду України, які зберігаються у Замовника, повідомлено, що відповідно наказу Міністерства культури і мистецтв України від 25.10.2001 №653 «Про затвердження Порядку занесення унікальних пам’яток Музейного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання», статті 15 Закону України «Про музеї та музейну справу» та п. 7 постанови Кабінету міністрів України від 20.07.2000 №1147 «Про затвердження Положення про Музейний фонд України» Замовник постійно проводить системну науково–дослідну та фондову роботу з виявлення та занесення унікальних музейних предметів з фондового зібрання музею до Державного реєстру національного культурного надбання та що відповідно зазначеного Порядку та наказів управління культури ОДА від 30.05.2005 №264 «Про затвердження Переліку унікальних пам’яток Музейного фонду України» та Управління культури та туризму від 14.11.2005 №577 «Про затвердження переліку унікальних пам’яток Музейного фонду України» Кіровоградського обласного художнього музею (зараз КЗ «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради») до Міністерства культури і мистецтв України було надані переліки унікальних пам’яток України Кіровоградського художнього музею, які рекомендовано для занесення до Державного реєстру національного культурного надбання.
Водночас, на порушення вимог пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, експертні, нормативні, технічні та інші документи (в тому числі ті, на які здійснено посилання у повідомленні про намір укласти договорів та у наданому під час моніторингу поясненні Замовника), що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, при опублікуванні повідомлення про намір укласти договір про закупівлю Замовником не оприлюднено.
Проведеним під час моніторингу аналізом наявної у вільному публічному доступі на офіційному сайті Міністерства культури та інформаційної політики України інформації (https://mkip.gov.ua/, розділ «Діяльність» - «Культурна спадщина» - «Музейна справа» - «Державний реєстр національного культурного надбання») встановлено, що на час проведення моніторингу доступ до Державного реєстру національного культурного надбання на вказаному сайті закритий.
З врахуванням ненадання до моніторингу Замовником документального підтвердження щодо внесення до Державного реєстру національного культурного надбання музейних предметів державної частини Музейного фонду України, які зберігаються у Замовника, а також відсутності вільного доступу до Державного реєстру національного культурного надбання на офіційному сайті Міністерства культури та інформаційної політики України інформації (https://mkip.gov.ua) дослідити під час моніторингу питання правомірності, обґрунтованості та наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі UA-2021-12-15-021101-c не видалося за можливе.
Усунення порушень
Звіт замовника від 28.12.2022
З огляду на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель та відсутності механізмів його усунення на етапі укладання та виконання договору згідно висновку Західного офісу Держаудитслужби України та з метою виконання зобов’язань по усуненню виявлених порушень за результатами проведеного моніторингу, а також недопущення в подальшому порушення вимог п.8 частини шостої статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» видано наказ КЗ «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» від 28 грудня 2022 року «31 «Про усунення порушень у сфері закупівель» (копія додається) де тендерному комітету вказано на встановлене порушення законодавства у сфері закупівель, зокрема вимог п.8 частини шостої статті 40 Закону України «Про публічні закупівлі» щодо не оприлюднення в повному обсязі документів, які б підтверджували наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі та вжиття заходів з недопущення даних порушень під час проведення подальших процедур закупівлі при складанні тендерної документації.
З метою недопущення порушень в подальшому Уповноваженій особі рекомендовано посилити увагу та постійно здійснювати контроль за змінами в законодавстві у сфері закупівель, підвищувати свій кваліфікаційний рівень шляхом участі у семінарах, вебінарах, інших економічних навчаннях з питань публічних закупівель.
Запити й пояснення
08.12.2022 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 № 2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ІD:UA-2021-12-15-021101-c , яка проводилась Комунальним закладом «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
1. Надати інформацію про те, яким чином та на підставі яких документів Замовником здійснено обґрунтування розміру бюджетного призначення, технічних та якісних характеристик предмета закупівлі та визначено його очікувану вартість.
2. Надати посилання на сторінку власного веб-сайту або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі.
Відповідно до п.2 частини другої статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі: якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків: відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником;
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
3. Прошу надати документальне підтвердження, послуги можуть бути виконані виключно певним суб’єктом господарювання.
Відповідно до пункту 8 частини шостої статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
4. Пояснити причини не оприлюднення експертних, нормативних, технічних чи інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі UA-2021-12-15-021101-c ?
Відповідно до частини другої статті 41 Закону переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю, а також копію ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законом та у разі якщо про це було зазначено у тендерній документації чи вимагалося замовником під час переговорів у разі застосування переговорної процедури закупівлі.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступних питань:
5. Надати відповідну інформацію щодо надання учасником-переможцем переговорної процедури закупівлі при укладанні договору відповідних документів про підтвердження права підписання договору про закупівлю та копій ліцензії або документа дозвільного характеру (у разі їх наявності) на провадження певного виду господарської діяльності (з обов’язковим долученням до пояснення відповідних підтверджуючих документів)?
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
13.12.2022 · Замовник: відповідь на питання від аудиторської служби по закупівлі UA-2021-12-15-021101-c.
Розглянувши питання від аудиторської служби по закупівлі UA-2021-12-15-021101-c комунальний заклад «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» повідомляємо наступне.
Для визначення розміру бюджетного призначення по послугах з охорони громадського порядку на території орендованого музеєм приміщення комунальним закладом «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» було надано лист від 07 липня 2021 року №01-39/374 «Про підготовку бюджетного запиту на 2022 рік» (лист додається) Управлінню поліції охорони в Кіровоградської області та одержано відповідь (лист від 14.07.2021 р. № 31/9/01-2021р. додається), що орієнтовна вартість послуг цивільної охорони приміщень орендованих музеєм за адресою вул. Велика Перспективна, 33 на 2022 рік буде становити 1 236 400,00 грн.
КЗ «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» є музейним закладом , в якому зберігаються музейні предмети державної частини Музейного фонду України, внесені до Державного реєстру національного культурного надбання, тому необхідно забезпечити здійснення його охорони органами поліції. Разом з тим, відповідно діючого законодавства, зокрема: Закону України «Про музеї та музейну справу», «Про охорону культурної спадщини», «Про охоронну діяльність», «Про культуру», Постанови Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2018 року №975 «Про затвердження категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах, Постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2000 р. №209 «Про затвердження переліку музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України», Положення про Музейний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.07.2000 №1147 зі змінами (які є в загальному доступі), Управління поліції охорони в Кіровоградській області являється єдиним надавачем послуг з охорони об’єктів державної форми власності, музейних закладів, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України.
На підставі викладеного, керуючись п.2 ч.2 ст.40 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), з причини відсутності конкуренції з технічних причин, проведено закупівлю послуг з охорони громадського порядку на території орендованого музеєм приміщення (площею 1207,7 кв.м., за адресою м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, 33), застосувавши переговорну процедуру закупівлі. (Протокол переговорів додається).
14 грудня 2021 р. о 10.30 год. на закупівлю послуг з охорони громадського порядку на території орендованого музеєм приміщення (площею 1207,7 кв.м., за адресою м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, 33) було проведено переговори з УПО в Кіровоградській області під час яких представники УПО в Кіровоградській доповіли про те, що УПО в Кіровоградській області має все необхідне обладнання та матеріально–технічну базу, працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання, а також досвід виконання аналогічних послуг (довідки додаються), що є предметом закупівлі та надали всі документи, які вимагались листом-запрошення від 13 грудня 2021 р. № 01-39/664, також згідно протоколу переговорів було погоджено наступні умови закупівлі:
• найменування предмету закупівлі: за кодом ДК 021:2015 (75240000-0) Послуги із забезпечення громадської безпеки, охорони правопорядку та громадського порядку (Послуги з охорони громадського порядку на території орендованого музеєм приміщення (площею 1207,7 кв.м., за адресою м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, 33)).
• строк надання послуг: з 01.01.2022 року по 31.12.2022 року включно
• місце надання послуг: 25006, Кіровоградська обл., м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, буд. 33
• процедура закупівлі: переговорна процедура закупівлі
• ціна пропозиції 1 226 400,00 грн. (один мільйон двісті двадцять шість тисяч чотириста гривень, 00 копійок) з ПДВ. (протокол переговорів додається).
За результатами проведених переговорів прийнято рішення про намір укласти договір про закупівлю послуг з охорони громадського порядку на території орендованого музеєм приміщення (площею 1207,7 кв.м., за адресою м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, 33) на 2022 рік з УПО в Кіровоградській області.
Так, як КЗ «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» є комунальним закладом і фінансується за рахунок коштів місцевого бюджету оприлюднення обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, його очікуваної вартості та/або розміру бюджетного призначення, відповідно постанови пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 11 .10.2016р. №710 «Про ефективне використання державних коштів», не є обов’язковим.
15.12.2022 · ДАСУ: Про надання пояснення
Відповідно до статті 19 Конституції України, абзацу 2 статті 2, статті 5 Закону України від 26.01.1993 № 2939-ХІІ «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та частини 5 статті 8 Закону України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), в межах здійснення Західним офісом Держаудитслужби моніторингу закупівлі за ІD:UA-2021-12-15-021101-c , яка проводилась Комунальним закладом «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» (далі – Замовник), виникла необхідність в отриманні пояснень.
В оприлюдненому Замовником обґрунтуванні застосування переговорної процедури закупівлі зазначено, що з урахуванням приписів діючого законодавства, зокрема: Закону України «Про музеї та музейну справу», «Про охорону культурної спадщини», «Про охоронну діяльність», «Про культуру», Постанови Кабінету Міністрів України від 21 листопада 2018 року №975 «Про затвердження категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах, Постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2000 р. №209 «Про затвердження переліку музеїв, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України», Положення про Музейний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.07.2000 №1147 зі змінами, Управління поліції охорони в Кіровоградській області являється єдиним надавачем послуг з охорони об’єктів державної форми власності, музейних закладів, в яких зберігаються музейні колекції та музейні предмети, що є державною власністю і належать до державної частини Музейного фонду України.
Так, до Категорій об’єктів державної форми власності та сфер державного регулювання, які підлягають охороні органами поліції охорони на договірних засадах, затверджених постановою Кабінету Міністрів від 21.11.2018 № 975, включено музейні заклади, в яких зберігаються музейні предмети державної частини Музейного фонду України, внесені до Державного реєстру національного культурного надбання (пункт 10).
Слід зазначити, що на час проведення моніторингу доступ до Державного реєстру національного культурного надбання, розміщеного на офіційному сайті Міністерства культури та інформаційної політики України (https://mkip.gov.ua) відсутній.
Враховуючи вищенаведене, прошу надати пояснення з наступного питання:
1. Надати документальне підтвердження (витяг з Державного реєстру національного культурного надбання та копію наказу Міністерства культури та інформаційної політики України щодо внесення до такого реєстру) щодо внесення до Державного реєстру національного культурного надбання музейних предметів державної частини Музейного фонду України, які зберігаються у Замовника (на території орендованого музеєм приміщення (площею 1207,7 кв.м., за адресою м. Кропивницький, вул. Велика Перспективна, 33).
Пояснення необхідно надати через інформаційно–телекомунікаційну систему закупівель «ProZorro» протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту. При цьому до пояснень необхідно долучити їх документальне підтвердження.
20.12.2022 · Замовник: відповідь на питання від аудиторської служби по закупівлі
Розглянувши питання від аудиторської служби по закупівлі комунальний заклад «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради» повідомляє наступне.
Відповідно наказу Міністерства культури і мистецтв України від 25 жовтня 2001 №653 «Про затвердження Порядку занесення унікальних пам’яток Музейного фонду України до Державного реєстру національного культурного надбання», статті 15 Закону України «Про музеї та музейну справу» та п. 7 постанови Кабінету міністрів України від 20 липня 2000 року №1147 «Про затвердження Положення про Музейний фонд України» Музей мистецтв постійно проводить системну науково – дослідну та фондову роботу з виявлення та занесення унікальних музейних предметів з фондового зібрання музею до Державного реєстру національного культурного надбання. Відповідно зазначеного Порядку та наказів управління культури ОДА від 30 травня 2005 року № 264 «Про затвердження Переліку унікальних пам’яток Музейного фонду України» та Управління культури та туризму від 14 листопада 2005 року № 577 «Про затвердження переліку унікальних пам’яток Музейного фонду України» (скан.копії надаються) Кіровоградським обласним художнім музеєм (зараз КЗ «Музей мистецтв Кіровоградської обласної ради», копія розпорядження надається) до Міністерства культури і мистецтв України було надані переліки унікальних пам’яток України Кіровоградського художнього музею, які рекомендовано для занесення до Державного реєстру національного культурного надбання.
Окрім того Музей мистецтв в своїй діяльності проводить активну виставкову роботу та систематично експонує музейні предмети з інших музеїв України, в тому числі і тих що входять до Переліку закладів, які зберігають унікальні пам’ятки Музейного фонду України, внесені до Державного реєстру національного культурного надбання. Зокрема, Національного художнього музею України, Національного музею історії України, Національного Києво - Печерського історико- культурного заповідника та з іншими. Однією з умов договорів на період експонування є вимога забезпечення безпеки і збереження творів з дотриманням усіх охоронних вимог щодо здійснення охорони унікальних пам’яток державної частини Музейного фонду України.
Фондове зібрання музею в тому числі і унікальні пам’ятки зберігаються та експонуються і в основному приміщенні музею (вул. Велика Перспективна,60) і в орендованому приміщенні (вул. Велика Перспективна 33). При здійсненні основної діяльності музею місце зберігання та експонування музейних предметів періодично змінюється.