Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо відповідності вимог тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель установлено порушення вимог пункту 17 частини 2 та абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення вимоги передбаченої пунктом 9 частини 2 статті 21 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства в сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, дотримання вимог постанови № 710, розгляду тендерної пропозиції Переможця, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору умовам тендерної пропозиції переможця,- порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, та з огляду на відсутність механізму усунення таких порушень, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом забезпечення притягнення до відповідальності осіб, якими допущені порушення норм пункту 9 частини 2 статті 21, пункту 17 частини 2 та абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 07 грудня 2022 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оприлюднення інформації про закупівлю, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, відповідність вимог тендерної документації вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі - постанова № 710), розгляд тендерних пропозицій, своєчасність надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору умовам тендерної пропозиції переможця.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Національної академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі - Замовник) на 2022 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерна документація яка затверджена протоколом уповноваженою особою Замовника від 29.12.2021 року, тендерна пропозиція учасника ТОВ «Торгівельна компанія «Океан» (далі - Переможець), протокол розгляду тендерної пропозиції від 19.01.2022 № 26, повідомлення про намір укласти договір від 19.01.2022 договір про закупівлю від 03.02.2022 № 27-22 (далі-Договір), пояснення Замовника, отримане через електронну систему закупівель від 30.11.2022 року.
За результатами моніторингу відповідності вимог тендерної документації Замовника вимогам законодавства у сфері закупівель установлено, що в порушення вимог абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону встановлено умову щодо надання належним чином засвідчених копій митних декларацій відповідно до вимог ДСТУ 4163:2003, при тому, що зазначений нормативний документ з 01.09.2021 втратив чинність.
Також, на порушення вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону, в підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації Замовника, відсутня інформація щодо посади особи, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками (Валерія ДУКА).
Крім цього, на порушення пункту 9 частини 2 статті 21 Закону оприлюднене Замовником оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформацію щодо умов надання забезпечення тендерних пропозицій у той час, коли Замовник вимагає його надати
Усунення порушень
Звіт замовника від 14.12.2022
Безпосереднім керівником притягнуто до відповідальності уповноважену особу, що здійснювала закупівлю, Валерію Дуку та було застосовано заходи, передбачені статтею 45 Закону України «Про Дисциплінарний статут Збройних Сил України», оскільки вона є військовослужбовцем.
Оцінка ДАСУ від 25.08.2023
Порушення усунуто шляхом притягнення до відповідальності
Запити й пояснення
28.11.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Хек патраний без голови заморожений; минтай патраний без голови заморожений» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель) за номером ID: UA-2021-12-29-002918-a) та відповідно до пунктів 6, та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні інформації та копії документів.
1.Постала потреба в отриманні пояснення (інформації та документів), яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість, та надайте посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
30.11.2022 · Замовник: Надання пояснень щодо обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість
1. Яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
У Національної академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького (далі – Національна академія) виникла потреба у закупівлі за предметом «Хек патраний без голови заморожений; минтай патраний без голови заморожений» для забезпечення харчування персоналу та особового складу Національної академії та забезпечення діяльності військової частини. Розрахунки здійснювались з урахуванням норм харчування визначених Постановою КМУ від 29.03.2002 року № 426 (норма №1-загальновійськова). На підставі рапорту, начальника відділення продовольчого забезпечення відділу тилового забезпечення (відповідального за предмет закупівлі) № 701/13833-21-ВН від 28.12.2021 року, уповноваженою особою було оголошено відкриті торги з публікацією англійською мовою за предметом закупівлі. До рапорту додано: Додаток 4. Технічний опис предмета закупівлі (додається у форматі docx); довідка про стан цін від 02.12.2022 року та погодження ціни від керівного органу Держприкордонслужби України № 701-37061/0/6-21-Вих від 07.12.2021 року. Обґрунтування розміру витрат та визначення очікуваної вартості предмету закупівлі здійснювалось на підставі внутрішніх нормативно-правових актів з організації харчування органами Держприкордонслужби України та річного графіку проведення процедур закупівель Національної академії. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі здійснювалось виходячи з вимог законодавства України щодо якості товарів, а також відповідно ДСТУ 4868:2007 «Риба заморожена. Технічні умови» та ДСТУ 4378:2005 «Риба океанічного промислу заморожена. Технічні умови», що зазначено в Додатку 4. Технічний опис.
2. Надайте посилання на сторінку власного веб-сайту (або офіційного веб-сайту головного розпорядника бюджетних коштів), на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі відповідно до вимог пункту 4-1 постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 року № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами).
Посилання на сторінку вебсайту, на якому розміщено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат, очікуваної вартості предмета закупівлі - https://nadpsu.edu.ua/wp-content/uploads/2022/01/ryba-hek-myntaj-22.pdf (додається у форматі pdf), розміщено начальником відділення продовольчого забезпечення відділу тилового забезпечення (відповідального за предмет закупівлі).
08.12.2022 · Замовник: Запит щодо роз'яснення стосовно порушень норм пункту 9 частини 2 статті 21, пункту 17 частини 2 та абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону України "Про публічні закупівлі"
Замовник потребує роз’яснень щодо наступного.
1-е питання: За результатами моніторингу відповідності вимог тендерної документації Замовника вимогам законодавства у сфері закупівель установлено, що в порушення вимог абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону встановлено умову щодо надання належним чином засвідчених копій митних декларацій відповідно до вимог ДСТУ 4163:2003, при тому, що зазначений нормативний документ з 01.09.2021 втратив чинність.
Відповідно до вимог абзацу 1 частини 3 статті 22 Закону - тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації. Також, згідно підпункту 2 «Інших умов тендерної документації» п. 2.2 «Супровідна інформація» розділу V «Оцінка тендерної пропозиції» тендерної документації (додається) - відсутність документів, що не передбачені законодавством для учасників - юридичних, фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, у складі тендерної пропозиції не може бути підставою для її відхилення замовником.
Таким чином, з урахуванням того, що ДСТУ 4163:2003 з 01.09.2021 втратив чинність – він припинив бути таким, що передбачений законодавством, а отже відсутність засвідчених копій митних декларацій у складі тендерних пропозицій не могла бути підставою для відхилення. Тобто, фактично замовник реалізував право на включення інших умов до тендерної документації, але передбачив дотримання Закону у тендерній документації, у видку, якщо документ, яким ця вимога обумовлена, втратив чинність.
2 питання: Також, на порушення вимог пункту 17 частини 2 статті 22 Закону, в підпункті 2.3 пункту 2 розділу І тендерної документації Замовника, відсутня інформація щодо посади особи, уповноваженої здійснювати зв'язок з учасниками (Валерія ДУКА).
Відповідно до пункту 9 частини 2 статті 21 Закону - у тендерній документації зазначаються такі відомості, а саме прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками.
В підпункті 2.3 «Посадова особа замовника, уповноважена здійснювати зв'язок з учасниками» пункту 2 розділу І «Загальні положення» Тендерної документації (додається) Замовника зазначено, що Валерія ДУКА є уповноваженою особою, що власне, є посиланням на посаду та визначено наказом ректора Національної академії Державної прикордонної служби України імені Богдана Хмельницького від 20.11.2020 року № 1121-аг. Інша інформація щодо структурних підрозділів замовника, який являється військовою частиною, посад в них та військових звань, призначена для службового користування відомства.
Також, згідно п. 35 ч. 1 ст. 1 Закону зазначається, що уповноважена особа (особи) – це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Таким чином, прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса Валерії ДУКИ містяться. На підставі вищевикладеного, Замовнику не зрозуміло, чому виявлено порушення 9 частини 2 статті 21 Закону, якщо інформація оприлюднена.
3 питання: Крім цього, на порушення пункту 9 частини 2 статті 21 Закону оприлюднене Замовником оголошення про проведення відкритих торгів не містить інформацію щодо умов надання забезпечення тендерних пропозицій у той час, коли Замовник вимагає його надати.
В оголошенні про проведення відкритих торгів розміщена інформація щодо умов надання забезпечення тендерних пропозицій, що підтверджується скріншотом із електронного майданчика «Smarttender.Biz» (мал. 1) та скріншотом із електронної системи закупівель «Prozorro» (мал. 2)
Відповідно до п. 9 ч. 2 ст. 21 Закону - розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати). З наведеного видно, що розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій оприлюдненні в оголошені про проведення закупівлі. Детальні умови зазначені в п. 2 «Забезпечення тендерної пропозиції» розділу ІІІ «Інструкція з підготовки тендерної пропозиції» Тендерної документації (додається), на що замовник посилається в оголошені. Оскільки опис умов в оголошені в повному обсязі не може бути оприлюдненим через обмеженість кількості символів у електронних полях електронного майданчику, а сам складає майже сторінку друкованого тексту. На підставі вищевикладеного, Замовнику не зрозуміло, чому виявлено порушення пункту 9 частини 2 статті 21 Закону, якщо інформація оприлюднена.
Враховуючи усю вищезазначену інформацію, закупівля була оголошена та проведена із дотриманням принципів здійснення публічних закупівель відповідно до ст. 5 та інших вимог Закону, уся інформація була оприлюднена в оголошені про закупівлю і тендерній документації та знаходилась у відкритому та вільному доступі для всіх учасників і не встановлювала дискримінаційних вимог. На підставі чого, просимо переглянути зміст висновку та надати роз’яснення щодо нього і зобов’язань по усуненні порушень, які фактично, не допущені Замовником.
09.12.2022 · ДАСУ: Розяснення щодо висновку
1. ДСТУ 4163:2003 з 01.09.2021 втратив чинність, дану інформацію можна знайти за посиланням(https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03#Text) Тому дані вимоги не передбачені законодавством.
2. Згідно пункту 17 частини 2 статті 22 Закону, У тендерній документації зазначаються такі відомості: прізвище, ім’я та по батькові, посада та електронна адреса однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв’язок з учасниками. Враховуючи Національний класифікатор України "Класифікатор професій" який призначений для застосування центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, Федерацією роботодавців України, всіма суб'єктами господарювання під час запису про роботу у трудові книжки працівників. (https://www.me.gov.ua/Profession/List?lang=uk-UA&id=d4162ef8-2771-4ac5-99ef-1d4b6f5336af&tag=KlasifikatorProfesii-Poshuk), відсутня професія як уповноважена особа, а лиш зазначено фахівець з публічних закупівель.
3. Відповідно до п. 9 ч. 2 ст. 21 Закону оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію: розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати), тому обмеженість кількості символів у електронних полях електронного майданчику не звільняє від відповідальності за не оприлюднення умов надання забезпечення тендерних пропозицій.