Висновок
За результатами аналізу питання внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у відповідності до вимог законодавства встановлено порушення частини п’ятої статті 41 Закону.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі (скорочена), відповідності повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури (скорочена) вимогам Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору узгодженій ціні пропозиції учасника при застосуванні переговорної процедури закупівлі (скорочена), надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, - порушень не установлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері закупівель та на відсутність механізму їх усунення, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі» Південний офіс Держаудитслужби зобов’язує здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу процедури закупівлі: 16 грудня 2022 року.
Предметом аналізу були наступні питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації про закупівлю, наявності умов застосування переговорної процедури закупівлі (скорочена), відповідності повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури (скорочена) вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору узгодженій ціні пропозиції учасника при застосуванні переговорної процедури закупівлі (скорочена), внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у відповідності до вимог законодавства та своєчасність їх оприлюднення, надання відповіді на запит органу державного фінансового контролю про надання пояснень щодо прийняття рішень та/або вчинення дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель Департаменту освіти та гуманітарної політики Черкаської міської ради (далі – Замовник) на 2021 рік, обґрунтування застосування переговорної процедури (скорочена), повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури закупівлі (скорочена), оприлюднене в електронній системі закупівель 24.03.2021, договір поставки товару від 31.03.2021 № 102 (далі – Договір), повідомлення про внесення змін до договору, додаткові угоди до Договору від 14.06.2021 № 1, від 15.07.2021 № 2, від 29.07.2021 № 3, пояснення на запит Південного офісу Держаудитслужби, отримані 09.12.2022 через електронну систему закупівель.
За результатами аналізу питання внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у відповідності до вимог законодавства встановлено наступне.
За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що Замовник за результатами переговорної процедури (скорочена) уклав з товариством з обмеженою відповідальністю «Торговий дім «Ходак»» Договір. Відповідно до пункту 3.2 Договору ціна Договору складає 2 386 332,60 грн з ПДВ. Додатком № 1 до Договору є Специфікація, в якій визначено найменування товару, одиниця виміру (кг) кількість, а також ціна та сума по кожному найменуванню товару окремо.
Відповідно до повідомлення про внесення змін до Договору, яке оприлюднено в електронній системі закупівель 15.06.2021, Замовником укладено додаткову угоду до Договору від 14.06.2021 № 1 з випадку щодо внесення змін до істотних умов договору відповідно до статті 41 Закону покращення якості предмета закупівлі, за умови що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
Аналогічно, відповідно до повідомлення про внесення змін до Договору, яке оприлюднено в електронній системі закупівель 15.07.2021, Замовником укладено додаткову угоду до Договору від 15.07.2021 № 2 з випадку щодо внесення змін до істотних умов договору відповідно до статті 41 Закону покращення якості предмета закупівлі, за умови що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю.
Також відповідно до повідомлення про внесення змін до Договору, яке оприлюднено в електронній системі закупівель 29.07.2021, Замовником укладено додаткову угоду до Договору від 29.07.2021 № 3 з випадків: зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника та погодження зміни ціни в договорі про закупівлю в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг), у тому числі у разі коливання ціни товару на ринку.
Зазначеними додатковими угодами до Договору від 14.06.2021 № 1, від 15.07.2021 № 2 та від 29.07.2021 № 3 Замовником внесено зміни до Специфікації (додаток № 1 до Договору) в частині збільшення кількості одного найменування товару за рахунок зменшення іншого.
Так, наприклад, відповідно до Специфікації (додаток № 1 до Договору) передбачено закупівлю бананів у кількості 2335,00 кг на суму 101 572,50 гривень.
Відповідно до додаткової угоди до Договору від 14.06.2022 № 1, якою внесено зміни до Специфікації, кількість бананів складає 5713 кг на суму 248 555,96 грн (з 05.04.2021 по 13.06.2021).
Відповідно до додаткової угоди до Договору від 15.07.2021 № 2 за період з 14.06.2021 по 13.07.2021 кількість бананів складає 3654,36 кг на суму 158 964,45 грн з ПДВ) та за період з 14.07.2021 по 31.12.2021 – 501 кг на суму 15030 гривень.
Відповідно до додаткової угоди до Договору від 29.07.2021 № 3 кількість бананів за період з 14.07.2021 по 31.12.2021 складає 237,28 кг на суму 7118,40 гривень.
Тобто в порівнянні з кількістю та ціною бананів, визначених у Специфікації до Договору, з кількістю та ціною, визначених відповідно до додаткових угод, всього збільшено обсяг зазначеного товару на 7270,57 кг на загальну суму 313 066,31 гривень.
Відповідно до частини першої статті 41 Закону договір про закупівлю укладається відповідно до норм Цивільного та Господарського кодексів України з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.
Відповідно до статті 180 Господарського кодексу України господарський договір вважається укладеним, якщо між сторонами у передбачених законом порядку та формі досягнуто згоди щодо усіх його істотних умов. Істотними є умови, визнані такими за законом чи необхідні для договорів даного виду, а також умови, щодо яких на вимогу однієї із сторін повинна бути досягнута згода.
При укладенні господарського договору сторони зобов'язані у будь-якому разі погодити предмет, ціну та строк дії договору.
Умови про предмет у господарському договорі повинні визначати найменування (номенклатуру, асортимент) та кількість продукції (робіт, послуг), а також вимоги до їх якості.
Відповідно до вимог Закону істотні умови договору про закупівлю не можуть змінюватися після його підписання до виконання зобов’язань сторонами в повному обсязі крім випадків, визначених частиною п’ятою статті 41 Закону. Слід зазначити, що частиною п’ятою статті 41 Закону не передбачено випадки щодо збільшення кількості (обсягу) одного найменування товару за рахунок зменшення іншого у межах одного календарного року.
Отже на порушення частини п’ятої статті 41 Закону Замовником внесено зміни до істотних умов Договору відповідно до додаткових угод від 14.06.2021 № 1, від 15.07.2021 № 2 та від 29.07.2021 № 3 в частині збільшення обсягу закупівлі товару у випадках, не передбачених Законом.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено наступне.
За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що Замовник за результатами переговорної процедури (скорочена) уклав з товариством з обмеженою відповідальністю «Торговий дім «Ходак»» Договір, відповідно до пункту 10.2. якого дія Договору припиняється при настанні однієї з умов: закінчення терміну дії Договору - 31.12.2021; за згодою сторін; з інших підстав, передбачених чинним законодавством України.
На запит Південного офісу Держаудитслужби від 06.12.2022 про надання інформації щодо стану виконання Договору, оплати за Договором та внесення змін до Договору, окрім тих, що оприлюднені в електронній системі закупівель, Замовником 09.12.2022 надано пояснення, в якому зазначено, що Договір виконано та оплачено на суму 2 385 222,36 грн (з урахуванням додаткової угоди до Договору від 29.07.2021 № 3); зміни до Договору, окрім тих, що оприлюднені в електронній системі закупівель, не вносилися.
Відповідно до інформації, розміщеної на офіційному державному вебпорталі з відкритими даними про використання розпорядниками та одержувачами публічних коштів державного та місцевих бюджетів https://spending.gov.ua/new/, що є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно із Законом «Про відкритість використання публічних коштів», остання оплата за Договором здійснювалася Замовником 26.07.2021.
Відповідно до пункту 12 частини першої статті 10 Закону замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом звіт про виконання договору про закупівлю - протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.
Отже, відповідно до вимог Закону та з урахуванням умов його виконання сторонами кінцевим терміном оприлюднення звіту про виконання Договору протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю є 01.02.2022.
Таким чином, на порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовником не оприлюднено в електронній системі закупівель звіт про виконання Договору протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
Запити й пояснення
06.12.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення
У межах проведення моніторингу цієї закупівлі відповідно до пунктів 6 та 11 статті 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», частини п’ятої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та підпунктів 2 та 9 пункту 6 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, постала потреба в отриманні таких пояснень (інформації та документів).
1. Яким чином Замовник може обґрунтувати відповідність оприлюдненого повідомлення про намір укласти договір про закупівлю вимогам пункту 8 частини шостої статті 40 Закону, тоді як в оприлюдненому Замовником повідомленні про намір укласти договір про закупівлю відсутні експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі (скорочена)?
Звертаємо Вашу увагу, що 26.06.2021 набув чинності Закон України про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та інших законів України щодо вдосконалення системи функціонування та оскарження публічних закупівель, яким внесено зміни в тому числі щодо виключення у пункті 8 частини шостої статті 40 Закону слів «з посиланням на». Таким чином оприлюднене Замовником повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити саме документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
2. Відповідно до пункту 10.2. договору поставки товару від 31.03.2021 № 102 (далі - Договір) дія Договору припиняється при настанні однієї з умов:
- закінчення терміну дії Договору - 31.12.2021;
- за згодою сторін;
- з інших підстав, передбачених чинним законодавством України.
З огляду на зазначене прошу надати інформацію про стан виконання Договору на цей час.
2. Чому Замовником за Договором сплачено коштів на загальну суму 2 412 948,05 грн (відповідно до інформації, розміщеної на офіційному державному вебпорталі з відкритими даними про використання розпорядниками та одержувачами публічних коштів державного та місцевих бюджетів https://spending.gov.ua/new/, що є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно із Законом «Про відкритість використання публічних коштів»), тоді як згідно з пунктом 3.2. Договору (з урахуванням додаткової угоди до Договору від 29.07.2021 № 3) ціна Договору складає 2 385 222,36 грн з ПДВ?
3. Чи вносилися Замовником ще зміни до Договору, окрім тих, що оприлюднені в електронній системі закупівель? У разі внесення змін до Договору надати всі додаткові угоди до Договору.
Пояснення, інформацію та документи необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
09.12.2022 · Замовник: відповідь на запит
У відповідь на запитання у межах проведення моніторингу закупівлі за ID: UA-2021-03-24-007734-c, яка проводилась Департаментом освіти та гуманітарної політики Черкаської міської ради (далі – Замовник), повідомляємо наступне.
1. На питання - Чому Замовником за Договором сплачено коштів на загальну суму 2 412 948,05 грн (відповідно до інформації, розміщеної на офіційному державному вебпорталі з відкритими даними про використання розпорядниками та одержувачами публічних коштів державного та місцевих бюджетів https://spending.gov.ua/new/, що є офіційним державним інформаційним ресурсом у мережі Інтернет, на якому оприлюднюється інформація згідно із Законом «Про відкритість використання публічних коштів»), тоді як згідно з пунктом 3.2. Договору (з урахуванням додаткової угоди до Договору від 29.07.2021 № 3) ціна Договору складає 2 385 222,36 грн з ПДВ та Чи вносилися Замовником ще зміни до Договору, окрім тих, що оприлюднені в електронній системі закупівель, повідомляємо наступне.
Згідно з пунктом 3.2. Договору (з урахуванням додаткової угоди до Договору від 29.07.2021 № 3) ціна Договору складає 2 385 222,36 грн з ПДВ, зміни до Договору, окрім тих, що оприлюднені в електронній системі закупівель, не вносились, договір на даний час виконано та оплачено Департаментом на суму 2 385 222,36 грн. з ПДВ.
23.12.2022 · Замовник: Роз'яснення щодо висновку
За результатами проведення моніторингу закупівлі Код ДК 021-2015 (CPV) 03220000-9 - Овочі, фрукти та горіхи (Банан Мандарини, Апельсини, Лимони, полуниця, смородина, малина, груші, яблука свіжі, персик, черешня, вишня, абрикос, слива, виноград, морква, буряк, цибуля, цибуля зелена, томати свіжі, огірки свіжі, гарбузи, перець, баклажани, кабачки, часник, кріп, петрушка, редис, капуста свіжа, цвітна капуста) (UA-2021-03-24-007734-c), що проводилася Південним офісом Держаудитслужби та згідно п. 3 ч. ІІ Висновку, зобов’язано Замовника – Департамент освіти та гуманітарної політики здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Керуючись ч. 8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», згідно якого Замовник має право протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення висновку одноразово звернутися до органу державного фінансового контролю за роз’ясненням змісту висновку та його зобов’язань, визначених у висновку.
Просимо роз’яснити зміст висновку про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2021-03-24-007734-c від 19 грудня 2022 року в частині зобов’язань, вказаних у ньому, а саме:
1) яку особу притягнути до відповідальності з чітким посиланням на норми чинного законодавства?
2) до якої саме відповідальності (виду) та згідно якої норми закону?
3) яким чином та ким (органом, посадовою особою тощо) буде визначена міра такої відповідальності?
27.12.2022 · ДАСУ: Роз'яснення змісту висновку
Південним офісом Держаудитслужби проведено моніторинг переговорної процедури (скорочена) за предметом закупівлі: ДК 021:2015: 03220000-9 Овочі, фрукти та горіхи (банан, мандарини, апельсини, лимони, полуниця, смородина, малина, груші, яблука свіжі, персик, черешня, вишня, абрикос, слива, виноград, морква, буряк, цибуля, цибуля зелена, томати свіжі, огірки свіжі, гарбузи, перець, баклажани, кабачки, часник, кріп, петрушка, редис, капуста свіжа, цвітна капуста), яка проводилась Департаментом освіти та гуманітарної політики Черкаської міської ради (далі – Замовник) (повідомлення про намір укласти договір про закупівлю оприлюднено за номером ID: UA-2021-03-24-007734-c), очікуваною вартістю 2 386 332,60 грн з ПДВ.
Результати моніторингу процедури закупівлі відображені у висновку про результати моніторингу процедури закупівлі від 16.12.2022, який оприлюднено в електронній системі закупівель відповідно до норм частини шостої статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) 19.12.2022.
За результатами аналізу питання внесення змін до істотних умов договору про закупівлю у відповідності до вимог законодавства встановлено, що на порушення частини п’ятої статті 41 Закону Замовником внесено зміни до істотних умов договір поставки товару від 31.03.2021 № 102 (далі – Договір) відповідно до додаткових угод від 14.06.2021 № 1, від 15.07.2021 № 2 та від 29.07.2021 № 3 в частині збільшення обсягу закупівлі товару у випадках, не передбачених Законом.
За результатами аналізу питання оприлюднення інформації про закупівлю встановлено, що на порушення пункту 12 частини першої статті 10 Закону Замовником не оприлюднено в електронній системі закупівель звіт про виконання Договору протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору про закупівлю.
Відповідно до абзацу 1 частини восьмої статті 8 Закону замовник має право протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення висновку одноразово звернутися до органу державного фінансового контролю за роз’ясненням змісту висновку та його зобов’язань, визначених у висновку.
Замовником в електронній системі закупівель 23.12.2022 оприлюднено звернення за роз’ясненням змісту висновку в частині зобов’язань, які направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому.
Слід зазначити, що Замовник звернувся до Південного офісу Держаудитслужби через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо змісту висновку з порушенням строків, визначених частиною восьмою статті 8 Закону.
Разом з тим Південний офіс Держаудитслужби роз’яснює наступне.
Згідно із частиною другою статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Правові основи діяльності органів державного фінансового контролю визначені Законом України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», Положенням про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженим наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 № 23, та статтею 113 Бюджетного кодексу України.
Відповідно до частини сьомої статті 8 Закону у висновку про результати моніторингу процедури закупівлі обов’язково зазначаються, зокрема, опис порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель, виявленого за результатами моніторингу процедури закупівлі та зобов’язання щодо усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель.
У зв’язку з тим, що станом на час проведення моніторингу Договір було виконано та враховуючи відсутність механізму усунення виявлених порушень законодавства у сфері закупівель, Південним офісом Держаудитслужби визначено зобов’язання, зокрема: здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Відповідно до частини першої статті 44 Закону відповідальність за порушення вимог, установлених цим Законом та нормативно-правовими актами, прийнятими на виконання цього Закону, несуть уповноважені особи, службові (посадові) особи замовника.
Відповідно до частини першої статті 11 Закону відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів: шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством, введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб) та укладення трудової угоди (контракту) згідно із законодавством.
Згідно з частиною сьомою статті 11 Закону уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення. У разі визначення кількох уповноважених осіб розмежування їх повноважень та обов’язків визначається рішенням замовника.
Щодо притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення законодавства у сфері публічних закупівель, рекомендуємо керуватися положеннями Закону України «Про місцеве самоврядування» та Кодексу законів про працю України.
Також інформуємо, що статтею 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) визначено перелік порушень законодавства про закупівлі, які належать до адміністративних правопорушень та розміри штрафів за допущені порушення у сфері закупівель.
Відповідно до пункту 3 частини першої статті 8 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» та підпункту 7 пункту 4 Положення про Південний офіс Держаудитслужби, затвердженого наказом Державної аудиторської служби України від 02 червня 2016 року № 23, Південний офіс Держаудитслужби вживає в установленому порядку заходів до усунення виявлених під час здійснення державного фінансового контролю порушень законодавства та притягнення до відповідальності винних осіб.
Відповідно до статті 255 КУпАП уповноважені посадові особи Держаудитслужби мають право складати протоколи про адміністративні правопорушення за статтею 164-14 КУпАП.
Процедура складання Державною аудиторською службою України та її міжрегіональними територіальними органами протоколів про адміністративні правопорушення, у тому числі за статтею 164-14 КУпАП, визначено Порядком оформлення Держаудитслужбою та її міжрегіональними територіальними органами матеріалів про адміністративні правопорушення, затвердженим наказом Держаудитслужби від 01 грудня 2016 року № 168, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21 грудня 2016 року за № 1674/29804.