Висновок
Встановлено порушення вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082 .
За результатами аналізу питання дотримання замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю установлено порушення вимог пунктів 11 та 12 частини 1 статті 10 Закону, та пункту 3 Наказу № 1082.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), повноти відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів відповідно до вимог Закону, дотримання вимог постанови № 710, відповідності тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляду тендерної пропозиції переможця торгів ПП «Клінінг-Про», своєчасності надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасності укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідності умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству у сфері закупівель, дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору, - порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю від 31.12.2021 № 177, а також здійснити заходи направлені на недопущення встановлених порушень у подальшому, зокрема, шляхом притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення вимог передбачених пунктами 11 та 12 частини 1 статті 10 Закону, та пунктом 3 Наказу № 1082, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 01 грудня 2022 року.
Предметом аналізу були питання: визначення предмета закупівлі, відображення закупівлі у річному плані (додатку), оприлюднення інформації про закупівлю, повнота відображення інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», зі змінами (далі – постанова № 710), відповідність тендерної документації вимогам законодавства у сфері закупівель, розгляд тендерних пропозицій, своєчасність надання інформації та документів у випадках передбачених законодавством, своєчасність укладання договору про закупівлю та його оприлюднення, відповідність умов договору про закупівлю умовам тендерної пропозиції переможця та законодавству у сфері закупівель, дотримання законодавства у сфері закупівель в частині внесення змін до договору.
Під час моніторингу проаналізовані: річний план закупівель Головного управління ДПС у Сумській області (далі – Замовник) на 2021 рік, оголошення про проведення відкритих торгів, тендерна документація, затверджена рішенням уповноваженої особи Замовника від 23.11.2021 № 249, тендерна пропозиція учасника – переможця торгів ПП «Клінінг-Про», протокол щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 15.12.2021 № 291, повідомлення про намір укласти договір від 15.12.2021, договір про закупівлю від 31.12.2021 № 177, додаткові угоди до вказаного договору від 31.12.2021 № 1, від 12.01.2022 № 2 та від 30.09.2021 № 3, повідомлення про внесення змін до договору від 04.01.2022, від 13.01.2022 та від 04.10.2022, пояснення Замовника з копіями документів, що отримані через електронну систему закупівель 22.11.2022 та 29.11.2022.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо оприлюднення інформації про закупівлю встановлено наступне.
Відповідно до вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082 (далі - Наказ № 1082), розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника.
Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.
За нормою пункту 23 частини першої статті 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, а відповідно до пункту 17 частини 1 статті 1 зазначеного Закону засіб кваліфікованого електронного підпису – апаратно-програмний або апаратний пристрій чи програмне забезпечення, які реалізують криптографічні алгоритми генерації пар ключів та/або створення кваліфікованого електронного підпису, та/або перевірки кваліфікованого електронного підпису, та/або зберігання особистого ключа кваліфікованого електронного підпису, який відповідає вимогам цього Закону.
Згідно з частиною 2 статті 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо, серед іншого, під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису; під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов’язаний цей кваліфікований електронний підпис.
Відповідно до пункту 12 частини 2 статті 23 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфіковані сертифікати відкритих ключів обов’язково повинні містити, в тому числі, відомості про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису (для кваліфікованого сертифіката електронного підпису).
Однак, проведеним моніторингом встановлено, що після внесення Замовником інформації у відповідні електронні поля, реалізовані в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів (річний план, повідомлення про внесення змін до договору, тощо) на них накладено електронний цифровий підпис посадової особи Замовника (тип носія особистого ключа – незахищений, тип підпису – удосконалений, сертифікат – кваліфікований, інформація про зберігання особистого ключа в засобі кваліфікованого електронного підпису відсутня), який в розумінні Закону України «Про електронні довірчі послуги» не є кваліфікованим електронним підписом, чим порушено вимоги пункту 3 Наказу № 1082.
Крім того, проведеним аналізом встановлено, що Замовником, у порушення вимог передбачених пунктом 11 частини 1 статті 10 Закону, в електронній системі закупівель не оприлюднено зміни внесені до договору про закупівлю, а саме, не оприлюднено Додаток № 2 (розрахунок вартості) до додаткової угоди від 31.12.2021 № 1 до договору на закупівлю послуг від 31.12.2021 № 177, яка є її невід’ємною частиною.
Також, відповідно до наданих Замовником копій документів повне виконання сторонами зобов’язань за договором від 31.12.2021 № 177 відбулося 28.09.2022 (договір чинний до 30.09.2022).
Однак, Замовником в електронній системі закупівель не оприлюднено звіт про виконання договору про закупівлю, чим порушено вимоги передбачені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.
Усунення порушень
Звіт замовника від 05.12.2022
Стосовно порушення вимог передбачених пунктами 11 та 12 частини 1 статті 10 Закону, та пунктом 3 Наказу № 1082 повідомляємо.
З уповноваженою особою проведено роз’яснювальну роботу щодо посилення уваги та вжиття максимальних заходів щодо недопущення у подальшому порушень чинного законодавства у сфері публічних закупівель. Зобов’язано оприлюднити в електронній системі закупівель звіт про виконання договору про закупівлю від 31.12.2021 № 177. В подальшій роботі використовувати кваліфікований електронний підпис, у відповідності до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги».
Щодо притягнення до відповідальності осіб, якими допущено порушення вимог передбачених пунктами 11 та 12 частини 1 статті 10 Закону, та пунктом 3 Наказу № 1082 повідомляємо. Уповноваженій особі ГУ ДПС у Сумській області - заступнику начальника відділу інфраструктури та господарського забезпечення Головного управління ДПС у Сумській області, буде зменшено розмір премії за грудень 2022 року в розмірі десяти відсотків. Службовий лист до управління фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку щодо зменшення розміру премії додається.
Додаток: на 4 арк. у 1 прим.
Уповноважена особа Наталія КІСЕЛЬОВА
Оцінка ДАСУ від 05.12.2022
Порушення усунуто шляхом притягнення до відповідальності посадової особи Головного управління ДПС у Сумській області, якою вчинено порушення вимог передбачених пунктами 11 та 12 частини 1 статті 10 Закону України "Про публічні закупівлі", та пунктом 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 11.06.2020 № 1082.
Запити й пояснення
21.11.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення (інформації, документів) № 1
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі відкритих торгів по предмету «Комплексне обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за ID: UA-2021-11-23-015076-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі», постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації, документів).
Поясніть, яким чином та на підставі яких документів вами здійснено обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру витрат та визначено його очікувану вартість?
Пояснення (інормацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
22.11.2022 · Замовник: Відповідь на запит
Головне управління ДПС у Сумській області на запит Північного офісу Держаудитслужби про надання пояснень в межах моніторингу переговорної процедури за предметом закупівлі «Комплексне обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за ID: UA-2021-11-23-015076-a), що проводиться на підставі наказу Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській службі від 17.11.2022 № 53-3 Житомир, надає пояснення:
1. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі.
Надання послуг з комплексного обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області передбачало здійснення комплексу робіт, спрямованих на забезпечення утримання в належному санітарному стані внутрішньобудинкових систем, службових приміщень, та прибудинкових територій.
При визначенні технічних та якісних характеристик предмета закупівлі враховано:
- вимоги чинного законодавства України: норм з охорони праці, оплати праці, інструкцій з пожежної безпеки, норм з охорони навколишнього природного середовища, Закону України «Про охорону праці» від 14.10.1992 р. №2694-ХІІ (зі змінами), Закону України «Про охорону навколишнього природного середовища» від 25.06.1991 р. №1264-ХІІ (зі змінами), Закону України «Про відходи» від 05.03.1998 р. №187/98-ВР (зі змінами), Закону України «Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення» від 24.02.1994 р. №4004-ХІІ (зі змінами), Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995р. № 108/95-ВР (зі змінами), тощо;
— наявність обладнання та матеріально-технічної бази, необхідної для надання послуг, що є предметом закупівлі;
— наявність працівників відповідної кваліфікації, в т.ч. за місцезнаходженням об’єктів обслуговування, які будуть залучені до виконання договору та мають необхідні знання та досвід у наданні послуг, що є предметом закупівлі.
Загальна кількість працівників, необхідних для забезпечення комплексного обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області , - 25 од., а саме:
- 6 од. робітники з комплексного обслуговування;
- 18 од. прибиральники службових приміщень та територій;
- 1 од. кочегар.
При розрахунку чисельності кількості прибиральників враховувалась категорія приміщень, їх площа, вид підлоги, заставленість меблями у відповідності до Міжгалузевиї норм чисельності робітників, що обслуговують громадські будівлі (будівлі управлінь, конструкторські і проектні організації), затверджені наказом Мінпраці від 11.05.2004 № 105 (опис приміщень та прибудинкової території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області додається).
Графік надання послуг : згідно режиму роботи Головного управління ДПС у Сумській області:
- понеділок, вівторок, середа, четвер – з 8.00 до 17.00 год;
- п’ятниця – з 8.00 до 15.45 год;
- субота, неділя, святкові дні – вихідний.
2. Обґрунтування розміру витрат та визначення його очікуваної вартості.
Розмір бюджетного призначення для предмета закупівлі «Комплексне обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області» ДК 021:2015 (CPV) 70330000-3 — послуги з управління нерухомістю, надавані на платній основі чи на договірних засадах визначено, виходячи із доведених граничних обсягів видатків на 2021–2023 роки для територіальних органів ДПС, аналізу розміру мінімальної заробітної плати та фактичного обсягу надання послуг з комплексного прибирання службових приміщень і прибудинкової території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області протягом попередніх періодів.
Розрахунок очікуваної вартості визначено з урахуванням площ приміщень
об’єктів ГУ ДПС у Сумській області, відповідно до середньої ринкової вартості послуг з прибирання приміщень, вартості витратних матеріалів, розрахунку кількості прибиральників службових приміщень та територій, робітників з комплексного обслуговування, який проведено відповідно до Міжгалузевих норм чисельності робітників, що обслуговують громадські будівлі (будівлі управлінь, конструкторські і проектні організації), затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 11.05.2004 № 105, обсягу послуг та періодичність надання послуг з комплексного обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів (додається) та періодом надання послуг (з 01.01.2022 по 30.09.2022).
Вартість технічних засобів (витратні матеріали) становить складову частину вартості прибирання приміщень та прилеглої території).
28.11.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснення (інформації, документів) № 2
У межах проведення моніторингу процедури закупівлі відкритих торгів по предмету «Комплексне обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за ID: UA-2021-11-23-015076-a) та відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні наступних пояснень (інформації, документів).
1) Чи відбулося повне виконання зобов'язань за договором від 31.12.2021 № 177 (в т.ч. надання послуг та оплата за вказані послуги) і коли? Разом з тим, прошу надати документальне підтвердження виконання зобов'язань за договором від 31.12.2021 № 177 (у разі такого виконання).
2) Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону, Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, зокрема, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону - протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.
Так, в електронній системі закупівель Вами оприлюднено додаткову угоду від 31.12.2021 № 1 до договору від 31.12.2021 № 177 (далі – Договір), якою внесено зміни до додатку 2 до Договору та зазначено, що вказані зміни викладено у редакції, що додається.
Однак, в електронній системі закупівель Вами не оприлюднено вищевказані зміни, зокрема, не оприлюднено нову редакцію додатку 2 до Договору.
Поясніть, чому Вами не оприлюднено додаток 2 до Договору зі змінами внесеними додатковою угодою від 31.12.2021 № 1?
Пояснення (інормацію, документи) необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення цього запиту.
29.11.2022 · Замовник: Про надання пояснень
Головне управління ДПС у Сумській області на запит про надання пояснення (інформації, документів) № 2 Північного офісу Держаудитслужби про надання пояснень в межах моніторингу переговорної процедури за предметом закупівлі «Комплексне обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за ID: UA-2021-11-23-015076-a), що проводиться на підставі наказу Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській службі від 17.11.2022 № 53-3 Житомир, надає пояснення:
1) Чи відбулося повне виконання зобов'язань за договором від 31.12.2021 № 177 (в т.ч. надання послуг та оплата за вказані послуги) і коли? Разом з тим, прошу надати документальне підтвердження виконання зобов'язань за договором від 31.12.2021 № 177 (у разі такого виконання).
За договором від 31.12.2021 № 177, укладеного з ПП «Клінінг-Про», виконані всі зобов’язання, що підтверджується Актами здачі-прийняття робіт (надання послуг) комплексного обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області та платіжними дорученнями (додаються).
2) Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону, Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом та цим Законом, інформацію про закупівлю, зокрема, повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону - протягом трьох робочих днів з дня внесення змін. Так, в електронній системі закупівель Вами оприлюднено додаткову угоду від 31.12.2021 № 1 до договору від 31.12.2021 № 177 (далі – Договір), якою внесено зміни до додатку 2 до Договору та зазначено, що вказані зміни викладено у редакції, що додається. Однак, в електронній системі закупівель Вами не оприлюднено вищевказані зміни, зокрема, не оприлюднено нову редакцію додатку 2 до Договору. Поясніть, чому Вами не оприлюднено додаток 2 до Договору зі змінами внесеними додатковою угодою від 31.12.2021 № 1?
Додатковою угодою від 31.12.2021 № 1 до договору від 31.12.2021 № 177 (далі – Договір) внесено зміни до Договору в частині зменшення ціни. Також в пункті 2 зазначено: додаток 2 до Договору викласти у редакції, що додається. У зв’язку з допущенням технічної помилки в електронній системі закупівель оприлюднено Додаткову угоду № 1 без Додатка 2 до Договору.
Додатки: 1. Копії актів здачі-прийняття робіт (надання послуг) комплексного обслуговування адміністративних приміщень та прилеглої території об’єктів Головного управління ДПС у Сумській області та платіжних доручень на 26 арк. у 1 прим.
2. Копія Додатку 2 до договору від 31.12.2021 № 177 зі змінами, внесеними додатковою угодою від 31.12.2021 № 1.