Висновок
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо наявності умов для застосування переговорної процедури установлено порушення вимог абзацу 2 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо відповідності повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону установлено порушення вимог пункту 8 частини 6 статті 40 Закону.
За результатами аналізу питання дотримання Замовником законодавства у сфері публічних закупівель щодо визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному плані, оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону, своєчасності укладання договору про закупівлю, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством,- порушень не встановлено.
Зобов'язання
З огляду на встановлені порушення законодавства у сфері публічних закупівель, керуючись статтями 5 та 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні», статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі», Управління Північного офісу Держаудитслужби в Житомирській області зобов’язує здійснити заходи щодо усунення виявлених порушень шляхом припинення зобов’язань за договором про закупівлю від 05.04.2022 № 29, в тому числі із застосуванням відповідних наслідків недійсності/нікчемності договору, та протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку оприлюднити через електронну систему закупівель інформацію та/або документи, що свідчать про вжиття таких заходів.
Констатуюча частина
Дата закінчення моніторингу: 06 вересня 2022 року.
Предметом аналізу були питання щодо: наявності умов для застосування переговорної процедури, визначення предмету закупівлі, відображення закупівлі у річному Новочорторийського технолого-економічного фахового коледжу (далі – Замовник), оприлюднення інформації щодо закупівлі, відповідності повідомлення про намір укласти договір під час застосування переговорної процедури закупівель вимогам Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон), своєчасності укладання договору про закупівлю, своєчасності надання інформації та документів у випадках, передбачених законодавством.
Під час моніторингу проаналізовано: річний план закупівель на 2022 рік, повідомлення про намір укласти договір (під час застосування переговорної процедури) від 29.03.2022, протоколи щодо прийняття рішення уповноваженою особою від 28.03.2022 № 7 та № 8, договір про закупівлю від 05.04.2022 № 29 (далі - Договір), додаткова угода від 06.04.2022 № 1, пояснення Замовника надане через електронну систему закупівель від 25.08.2022.
Відповідно до частини 1 статті 20 Закону визначено, що відкриті торги є основною процедурою закупівлі.
При цьому, частинами 1, 2, 5 та 6 статті 40 Закону передбачено, що переговорна процедура закупівлі використовується замовником лише як виняток, зокрема, за наявності підстав визначених в абзацу 2 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону, з розміщенням в електронній системі закупівель обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Так, аналізом умов застосування переговорної процедури закупівель встановлено, що переговорна процедура закупівель проведена відповідно до абзацу 2 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону, а саме: у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера.
При цьому, відповідно до пункту 8 частини 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури закупівлі) повинно містити таку інформацію, зокрема, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Разом з тим, Замовник в обґрунтуванні застосування переговорної процедури закупівлі повідомлення про намір укласти договір про закупівлю (під час застосування переговорної процедури закупівель) зазначив інформацію наступного змісту: «Законом України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) встановлено, що переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. При цьому згідно з пунктом третім частини другої статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера. Повноваження органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, завдання та обов’язки суб’єктів господарювання, права та обов’язки громадян України у сфері цивільного захисту визначені Главою 4 Кодексу цивільного захисту України. Відповідно до Положення про Державну службу України з надзвичайних ситуацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.12.2015 р. № 1052 (далі – Положення), Державна служба України з надзвичайних ситуацій (ДСНС) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ і який реалізує державну політику у сфері цивільного захисту, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій та запобіганню їх виникненню, ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, рятувальної справи, видає експертні висновки про рівень надзвичайної ситуації, веде їх облік, здійснює оповіщення та інформування центральних та місцевих органів виконавчої влади про загрозу виникнення і виникнення надзвичайних ситуацій. Указами Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та від 23.02.2022 № 63/2022 «Про введення надзвичайного стану в окремих регіонах України» на території України введено воєнний та надзвичайній стани. Враховуючи те, що ситуація із введенням воєнного і надзвичайного стану на території України, визначена в Україні як надзвичайна ситуація, Замовник має невідкладно здійснити Закупівлю задля належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на даний момент проживають переселенні особи та з метою ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, а також вирішення економічних та соціальних проблем пов’язаних із введенням воєнного стану в Україні, що в свою чергу також дасть змогу забезпечити виконання Указів Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні». Крім того, також слід зазначити, що Торгово-промислова палата України (далі – ТПП України) на підставі ст.ст. 14, 14¹ Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 № 671/97-ВР, Статуту ТПП України, засвідчує форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили): військову агресію Російської Федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 05 години 30 хвилин 24 лютого 2022 року строком на 30 діб, відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні». Враховуючи це, згідно офіційного Листа ТПП України щодо засвідчення форс-мажору №2024/02.0-7.1 від 28.02.2022 року, ТПП України підтверджує, що зазначені обставини з 24 лютого 2022 року до їх офіційного закінчення, є надзвичайними, невідворотними та об’єктивними обставинами для суб’єктів господарської діяльності та/або фізичних осіб по договору, окремим податковим та/чи іншим зобов’язанням/обов’язком, виконання яких/-го настало згідно з умовами договору, контракту, угоди, законодавчих чи інших нормативних актів і виконання відповідно яких/-го стало неможливим у встановлений термін внаслідок настання таких форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили). Таким чином, у зв’язку з тим, що в країні введено воєнний і надзвичайний стан, проведення процедури відкритих торгів розпочати неможливо, оскільки процедура відкритих торгів триває в часі орієнтовано 40-60 днів, за умови, що вона відбудеться за достатньої кількості учасників та буде визначено переможця, і договір з постачальником може бути укладений не раніше квітня місяця, що унеможливлює дотримання замовником строків проведення процедури (оскільки строк розгляду тендерної пропозиції, яка за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, складає до п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції та при виникненні потреби може бути продовжено замовником до 20 робочих днів, окрім цього з метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю та замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем торгів протягом строку дії його пропозиції у строк 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця, а у разі обґрунтованої необхідності строк для укладання договору може бути продовжений до 60 днів). Тобто, підсумовуючи усе вищевикладене, можна дійти до висновку, що задля укладання договору за процедурою відкритих торгів потрібна значна кількість часу (приблизно від 1,5 до 3-х місяців з урахуванням можливих оскаржень та продовження строків розгляду пропозицій та укладення договору), що виключає та не дає можливість підписання договору та завершення відкритих торгів у найближчий час, так як за результатами торгів договір про закупівлю можливо буде укласти лише наприкінці квітня 2022 року (за умови, що не буде подано скарг до органу оскарження АМКУ та блокування процедури закупівлі, а також продовження строків розгляду пропозицій та укладення договору), що є недопустимим, так як на сьогоднішній день дана Закупівля потрібна для належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на даний момент проживають переселенні особи та вирішення економічних та соціальних проблем пов’язаних із введенням воєнного та надзвичайного станів в Україні. Слід зазначити, що не укладання з Учасником найближчим часом договору на Закупівлю може призвести до негативних соціальних та економічних наслідків, поставити під загрозу здоров’я та життя населення України; призведе до унеможливлення ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, що є недопустимим в реаліях сьогодення. Виходячи з усього вищевикладеного та з урахуванням фактичних обставин, які склались і які прямо зачіпають права й інтереси суспільства, держави, особистості, Указів Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та від 23.02.2022 № 63/2022 «Про введення надзвичайного стану в окремих регіонах України», лист ТПП України щодо засвідчення форс-мажору №2024/02.0-7.1 від 28.02.2022 року, було визнано як виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендеру, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, відповідно до пункту третього частини другої статті 40 Закону шляхом застосування переговорної процедури закупівлі з Учасником.».
При цьому необхідно зазначити, що відповідно до Указу Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні», зі змінами, що внесені Указом Президента України від 14.03.2022 № 133/2022 «Про продовження строку дії воєнного стану в Україні», воєнний стан в Україні станом на момент оприлюднення Замовником в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір діяв до 25 квітня 2022 року, в той час як відповідно до пункту 5.1 Договору строк поставки предмету закупівель в кількості 1200 куб.м до 31.12.2022.
Поряд з тим, відповідно до наданого Замовником пояснення від 31.08.2022 та копій документів встановлено, що станом на 31.08.2022 Замовником по Договору від ДП «Бердичівське лісове господарство» відповідно до видаткових накладних від 06.04.2022 № 3 та від 04.05.2022 № 9 отримано деревини дров`яної непромислового використання І, ІІ, ІІІ групи, в кількості 734,798 куб.м. на загальну суму 918 500,00 гривень.
Таким чином, моніторингом установлено, що на порушення вимог пункту 8 частини 6 статті 40 Закону, обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи повідомлення про намір укласти договір не підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі, за умови нагальної потреби здійснити закупівлю 1200 м.куб деревини, зокрема, у разі виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера, чим відповідно не підтверджено наявність умов щодо застосування переговорної процедури закупівлі на придбання 1200 м.куб деревини відповідно до норм абзацу 2 пункту 3 частини 2 статті 40 Закону.
Разом з тим, слід відмітити, що відповідно до вимог пункту 2 частини 8 статті 40 Закону визначено, що у разі неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства з питань публічних закупівель переговорна процедура закупівлі відміняється замовником.
Усунення порушень
Звіт замовника від 13.09.2022
Договір розірвано 13.09.2022 року.
Запити й пояснення
23.08.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Деревина дров`яна непромислового використання І, ІІ, ІІІ групи» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-03-29-000533-c) відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні інформації та копій документів.
Так, відповідно до частини 1 статті 40 Закону визначено, що переговорна процедура закупівлі - це процедура, що використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.
Відповідно до пункту 2 частини 2 статті 40 Закону передбачено, що переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі, якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків, зокрема, відсутності конкуренції з технічних причин.
Слід зазначити, що згідно пункту 8 частини 6 статті 40 Закону повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі з посиланням на експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.
Так, аналізом даних електронної системи закупівель встановлено, що було прийняте рішення провести переговорну процедуру відповідно до ЗУ »Про публічні закупівлі» ст.40 п.2 п.п 3) якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі: виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера.
Отже, надайте експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій.
Пояснення з документами необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
25.08.2022 · Замовник: ПОЯСНЕННЯ
[11:39] ТЕФК Новочорторийський
Законом України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) встановлено, що переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення переговорів з одним або кількома учасниками. При цьому згідно з пунктом третім частини другої статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера.
24 лютого 2022 року розпочалася військова агресія Російської Федерації проти України, так як на території Житомирської області відбувалися військові дії та не було відомо скільки буде тривати військова агресія на даній території, і які території будуть окуповані було прийняте рішення терміново закупити Деревина дров’яна непромислового призначення для належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на той момент проживали переселенні особи та будуть проживати студенти з початком навчального року.
Указами Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та від 23.02.2022 № 63/2022 «Про введення надзвичайного стану в окремих регіонах України» на території України введено воєнний та надзвичайний стани. Враховуючи те, що ситуація із введенням воєнного і надзвичайного стану на території України, визначена в Україні як надзвичайна ситуація, Замовник має невідкладно здійснити Закупівлю задля належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на даний момент проживають переселенні особи.
Крім того, також слід зазначити, що Торгово-промислова палата України (далі – ТПП України) на підставі ст.ст. 14, 14¹ Закону України «Про торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 № 671/97-ВР, Статуту ТПП України, засвідчує форс-мажорні обставини (обставини непереборної сили): військову агресію Російської Федерації проти України, що стало підставою введення воєнного стану із 05 години 30 хвилин 24 лютого 2022 року строком на 30 діб, відповідно до Указу Президента України від 24 лютого 2022 року №64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні». Враховуючи це, згідно офіційного Листа ТПП України щодо засвідчення форс-мажору №2024/02.0-7.1 від 28.02.2022 року, ТПП України підтверджує, що зазначені обставини з 24 лютого 2022 року до їх офіційного закінчення, є надзвичайними, невідворотними та об’єктивними обставинами для суб’єктів господарської діяльності та/або фізичних осіб по договору, окремим податковим та/чи іншим зобов’язанням/обов’язком, виконання яких/-го настало згідно з умовами договору, контракту, угоди, законодавчих чи інших нормативних актів і виконання відповідно яких/-го стало неможливим у встановлений термін внаслідок настання таких форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили).
Таким чином, у зв’язку з тим, що в країні введено воєнний і надзвичайний стан, проведення процедури відкритих торгів розпочати було неможливо, оскільки процедура відкритих торгів триває в часі орієнтовано 40-60 днів, за умови, що вона відбудеться за достатньої кількості учасників та буде визначено переможця, і договір з постачальником може бути укладений не раніше квітня місяця, що унеможливлює дотримання замовником строків проведення процедури (оскільки строк розгляду тендерної пропозиції, яка за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, складає до п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції та при виникненні потреби може бути продовжено замовником до 20 робочих днів, окрім цього з метою забезпечення права на оскарження рішень замовника договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через 10 днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір про закупівлю та замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем торгів протягом строку дії його пропозиції у строк 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та пропозиції учасника-переможця, а у разі обґрунтованої необхідності строк для укладання договору може бути продовжений до 60 днів). Тобто, підсумовуючи усе вищевикладене, можна дійти до висновку, що задля укладання договору за процедурою відкритих торгів потрібна значна кількість часу (приблизно від 1,5 до 3-х місяців з урахуванням можливих оскаржень та продовження строків розгляду пропозицій та укладення договору), що виключає та не дає можливість підписання договору та завершення відкритих торгів у найближчий час, так як за результатами торгів договір про закупівлю можливо буде укласти лише наприкінці квітня 2022 року (за умови, що не буде подано скарг до органу оскарження АМКУ та блокування процедури закупівлі, а також продовження строків розгляду пропозицій та укладення договору), що є недопустимим, так як дана Закупівля потрібна була для належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на даний момент проживають переселенні особи будуть проживати студенти з початком навчального року та вирішення економічних та соціальних проблем пов’язаних із введенням воєнного та надзвичайного станів в Україні. Слід зазначити, що не укладання з Учасником найближчим часом договору на Закупівлю може призвести до негативних соціальних та економічних наслідків, поставити під загрозу здоров’я та призведе до унеможливлення ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, що є недопустимим в реаліях сьогодення.
Виходячи з усього вищевикладеного та з урахуванням фактичних обставин, які склались і які прямо зачіпають права й інтереси суспільства, держави, особистості, Указів Президента України від 23.02.2022 № 64/2022 «Про введення воєнного стану в Україні» та від 23.02.2022 № 63/2022 «Про введення надзвичайного стану в окремих регіонах України», лист ТПП України щодо засвідчення форс-мажору №2024/02.0-7.1 від 28.02.2022 року, було визнано як виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендеру.
27.08.2022 · ДАСУ: Запит про надання пояснень
У межах проведення моніторингу закупівлі по предмету «Деревина дров`яна непромислового використання І, ІІ, ІІІ групи» (інформацію оприлюднено в електронній системі закупівель за номером ID: UA-2022-03-29-000533-c) відповідно до частини 5 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), постала потреба в отриманні інформації та копій документів.
Надайте інформацію щодо стану виконання договору від 05.04.2022 № 29, зокрема, кількості поставленої продукції та суму оплати за поставлений товар, з наданням відповідних копій первинних документів, які підтверджують вказану інформацію (видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, платіжні доручення, тощо).
Крім того, поясніть чому рішення щодо проведення переговорної процедури закупівлі прийнято 28.03.2022 року, а не перед початком опалювального періоду.
Пояснення з документами необхідно надати через електронну систему закупівель протягом трьох робочих днів з дня отримання цього запиту.
31.08.2022 · Замовник: ПОЯСНЕННЯ
Рішення щодо проведення переговорної процедури закупівлі прийнято 28.03.2022 року, а не перед початком опалювального періоду так як було достатньо закуплено паливної деревини на опалювальний сезон 2021-2022. 24 лютого 2022 року розпочалася військова агресія Російської Федерації проти України, так як на території Житомирської області відбувалися військові дії та не було відомо скільки буде тривати військова агресія на даній території, і які території будуть окуповані і чи буде можливість закупівлі даної продукції тому було прийняте рішення терміново закупити Деревина дров’яна непромислового призначення для належного функціонування навчальних корпусів та гуртожитку в якому на той момент проживали переселенні особи та будуть проживати студенти з початком навчального року.